Utilizar um software para clínicas é uma ótima maneira de otimizar a gestão da clínica e organizar os processos da rotina. Apesar disso, nem todos os médicos sabem exatamente o que analisar na hora de encontrar a tecnologia ideal para as suas necessidades.
Hoje, no mercado, é possível encontrar uma grande variedade de softwares médicos, com ferramentas e funcionalidades distintas, que podem ser mais ou menos indicadas, dependendo do perfil da sua clínica e dos médicos que trabalham nela.
Através de funcionalidades essenciais é possível entender qual o melhor software para clínicas tem melhor usabilidade e aplicabilidade no dia a dia. Quer saber quais são elas? Então, continue a leitura!
Por que conhecer a fundo as funcionalidades de um software para clínicas?
Porque escolher um software para clínicas com as funcionalidades certas é o que garante uma gestão mais eficiente, segura e alinhada com a rotina da clínica.
Na hora de buscar um sistema para clínicas, é comum se deparar com muitas opções e diferentes promessas de funcionalidades. Mas, para facilitar essa escolha, o ideal é entender o que de fato o software precisa entregar, desde o atendimento ao paciente até o controle financeiro e a gestão estratégica do negócio.
Para tornar isso mais prático, dividimos as funcionalidades por categorias. Assim, você consegue identificar com mais clareza o que é essencial em cada área da sua clínica e tomar uma decisão mais assertiva.
Funcionalidades para atendimento
Garantir a satisfação dos pacientes é um dos benefícios trazidos com o uso da tecnologia médica. Afinal, com um bom software para clínica, você terá um controle maior sobre sua agenda médica, tempo médio de cada atendimento e até uma interação mais próxima com os seus pacientes.
Tudo isso favorece para que haja uma identificação maior e mais fidelização com os seus serviços. Por todos esses pontos, é indispensável que o software para clínicas apresente algumas funcionalidades, descritas abaixo.
1. Gestão de agendamento de multiagendas
A sua clínica trabalha com diversos profissionais? Então, essa funcionalidade certamente lhe trará muitas facilidades no dia a dia. Com ela, será possível reduzir drasticamente a confusão de horários.
Normalmente, esse problema é causado pelo excesso de tarefas destinadas às secretárias, que precisam cuidar de várias agendas, além de oferecer o primeiro atendimento aos pacientes.
Com o Clínica nas Nuvens, por exemplo, é possível acompanhar as agendas dos vários especialistas, o que facilita na hora de marcar consultas, controlar procedimentos médicos, fazer encaixe de horários e até estimar melhor o uso de equipamentos e salas. Tudo isso em tempo real e de maneira centralizada.
Ou seja, você consegue “desafogar” as suas equipes de trabalho, já que, de maneira simples, é possível visualizar todos os horários disponíveis, otimizando os atendimentos e, claro, melhorando a lucratividade.
2. Controle do tempo de espera e duração dos atendimentos
Com um bom software médico, é possível monitorar o tempo que o paciente fica aguardando pelo atendimento, controlando desde o horário da sua entrada na clínica até ser chamado para a consulta.
Assim, você consegue gerenciar melhor quanto tempo leva, em média, cada um dos seus atendimentos, o que otimiza a sua agenda e impede que os atrasos sejam recorrentes, ou ainda que você marque consultas em horários muito apertados.
Esse controle vem através de indicadores de desempenho, que incluem outros dados tanto de atendimento quanto de financeiro e gestão da clínica. Essas funcionalidades são muito importantes, afinal, ter uma clínica de ponta ou fazer uma consulta memorável pode não adiantar se for preciso aguardar horas na recepção porque o médico está sempre atrasado.
3. Interação automatizada com pacientes via e-mail e SMS
Bons sistemas para clínicas oferecem integração com ferramentas de marketing de relacionamento, como RD Station e automatizam contato via e-mail e SMS.
Dessa maneira, ao fazer o cadastro de um paciente, você poderá incluir dados pessoais no seu sistema e enviar mensagens para lembrar de uma consulta, programar retornos, acompanhar o tratamento, ou até em datas especiais, como aniversário e fim de ano.
Com essa proximidade, dificilmente seu paciente se esquecerá da sua clínica e ainda perceberá que ele é realmente importante, aumentando o grau de fidelização e, claro, a sua lucratividade. Afinal, pacientes fiéis, não trocam os seus serviços pela concorrência e ainda indicam o seu consultório para outras pessoas.
4. Confirmação de consultas com disparo automático
Reduzir as faltas dos pacientes é uma das metas de várias clínicas. Afinal, o absenteísmo causa muitos problemas financeiros, porque faz com que o médico deixe de atender outras pessoas e fique com o horário vago na agenda.
Mais do que imprevistos, o fato que leva as pessoas a faltarem as consultas é o esquecimento. Por isso, a confirmação do horário por e-mail, SMS ou WhatsApp é uma ótima funcionalidade que precisa estar presente no seu software para clínicas.
Com ela, o próprio programa faz disparos automáticos para os pacientes, enviando um link no qual a pessoa poderá confirmar o dia e a hora agendados, além de ter as informações de contato caso deseje remarcar o agendamento.
5. Painel de chamada
Clínicas maiores, ou com vários especialistas, podem se beneficiar muito com essa funcionalidade. Afinal, é possível automatizar a chamada dos pacientes, usando monitores dispostos no consultório.
Suas equipes poderão programar como será feita a chamada: por ordem de chegada ou por horário de agendamento, o que permite gerenciar melhor as filas e simplificar o controle dos atendimentos, oferecendo também mais tranquilidade aos pacientes.
Funcionalidades para consulta
Na hora da consulta, um software de gestão para clínica deve entregar tudo o que o profissional precisa para oferecer um atendimento completo, seguro e com foco total no paciente. Veja o que é necessário:
1. Prontuário eletrônico completo e personalizável
Cada especialidade tem uma forma única de atender, por isso o prontuário eletrônico deve ter a possibilidade de ser ajustado conforme a necessidade de cada profissional. Com campos personalizados, histórico do paciente, imagens de exames e acesso rápido a evoluções anteriores, o médico deve ter tudo à mão para tomar decisões com mais segurança.
Mas além disso, prontuários mais completos, sistemas para clínicas como o Clínica nas Nuvens, vão além no quesito tecnologia e oferece Inteligência Artificial integrada. A tecnologia grava, transcreve e organiza as informações da consulta para um atendimento mais ágil e eficiente.
2. Modelos de anamnese por especialidade
Não é preciso reinventar a roda a cada atendimento, os softwares médicos também devem apresentar praticidade. Os modelos prontos de anamnese, organizados por especialidade, ajudam a padronizar o atendimento e economizar tempo, sem perder a personalização. E o melhor: podem ser editados e atualizados sempre que necessário.
3. Evolução clínica e anexos de exames
Durante a consulta, o profissional pode registrar a evolução do quadro clínico do paciente e anexar exames diretamente no prontuário. Através dele, fica disponível uma linha do tempo clara do atendimento, contribuindo para diagnósticos mais precisos e acompanhamentos eficientes.
Nas melhores opções disponíveis no mercado, também é possível acrescentar imagens de antes e depois para procedimentos estéticos, dermatológicos, dentais e fisioterapêuticos. A funcionalidade serve tanto para os profissionais de saúde quanto para os pacientes acompanharem a evolução dos tratamentos de forma visual.
4. Atalhos inteligentes para ganho de tempo
Imagine abrir o prontuário e, com poucos cliques, já emitir receitas, pedidos de exames ou atestados. A exemplo do Clínica nas Nuvens, é possível ter um software para clínicas que oferece atalhos inteligentes para que o profissional foque nos aspectos mais importantes da consulta.
Funcionalidades para a gestão
Modernizar uma clínica passa por garantir uma gestão mais adequada, ou seja, com dados mais precisos e capazes de embasar a tomada de decisões. É importante ter um controle de tudo o que acontece na sua clínica, assegurando uma atuação dentro das exigências legais e uma melhor distribuição dos recursos.
É claro que a tecnologia é uma aliada nesse ponto. Veja algumas funcionalidades indispensáveis nesse quesito.
1. Padrões TISS e TUSS
Atuar dentro da lei é indispensável para qualquer clínica, independentemente do porte ou do segmento. Porém, com tantas exigências, nem sempre é fácil ter certeza de que tudo está sendo feito de acordo com as regras.
Por isso, alguns softwares permitem que você exporte as suas consultas para o padrão TISS e envie esses dados às operadoras de planos privados e prestadores de serviços médico-hospitalares.
Outra funcionalidade interessante é a tabela TUSS, usada principalmente para a solicitação de exames e procedimentos, oferecendo mais agilidade e eficiência ao profissional.
2. Gestão de múltiplas unidades e usuários
Com essa funcionalidade, é possível ter uma visão completa de cada uma das suas clínicas, considerando suas particularidades, premissas de acesso, agendas e pacientes. Além disso, você poderá adicionar mais clínicas e gerenciá-las de qualquer lugar do país ou do mundo.
Ainda é permitido configurar horários de acesso para cada profissional ou funcionário, evitando multas trabalhistas e outros problemas.
As ferramentas para multiclínicas são muito importantes para clínicas médicas que estão se expandindo para várias regiões distintas de cidades, estados e até do país, com a criação de franquias ou apenas escritórios descentralizados.
3. Sistema compatível com dispositivos móveis e com dados em nuvem
A tecnologia não para de evoluir e, hoje, sabemos que a mobilidade é algo indispensável no nosso dia a dia. Claro que isso não deve ser diferente com o software da sua clínica.
Então, quando for analisar as opções disponíveis no mercado, lembre-se de verificar como é a compatibilidade do sistema com smartphones e tablets, para que você tenha acesso à sua agenda ou a outros dados essenciais da gestão de qualquer lugar e a qualquer momento.
Outro ponto essencial é garantir que esses dados estarão hospedados em nuvem, oferecendo mais segurança de informação.
4. Chat interno para comunicação da equipe
Reduzir os ruídos na comunicação interna é indispensável para a gestão de qualquer clínica e, por isso, os melhores softwares médicos do mercado contam com a funcionalidade do chat.
Com ele, é possível interagir em tempo real com os demais usuários do sistema, enviando mensagens para lembretes ou notificações. Você ainda poderá vincular as mensagens ao perfil dos pacientes e, assim, sempre que precisar poderá visualizar essas informações.
Essa ferramenta permite melhorar a comunicação de toda a sua equipe de trabalho, de maneira mais simples, rápida e dinâmica, evitando que os dados se percam ou que haja ruídos na transmissão de informações importantes.
5. Pesquisa avançada com filtros inteligentes
A rotina de uma clínica, muitas vezes, exige que as tarefas sejam realizadas de forma urgente e com rapidez. Em razão disso, é indispensável encontrar as informações necessárias de forma ágil.
Um bom sistema de pesquisa, com filtros configuráveis, permite que você encontre o que procura rapidamente, selecionando campos como: especialidades, horários de atendimentos, profissionais, tipos de procedimentos e exames, entre muitos outros.
Assim, em vez de passar horas procurando em um arquivo físico, em poucos cliques, você ou a sua equipe conseguem encontrar a informação que procuram, de modo simples e muito mais rápido.
6. Relatórios de gestão e indicadores de desempenho
Contar com um sistema para clínicas capaz de gerar relatórios diversos e que possam ser visualizados de maneira simples e intuitiva é muito importante para conseguir analisar melhor as situações.
Em casos como do Clínica nas Nuvens é possível ter acesso a indicadores de desempenho de extrema importância para sua clínica. Você pode visualizar informações como:
- Tempo médio de espera;
- Taxa de no-show (quando o paciente falta a consulta);
- Procedimentos ou especialidades que mais trazem receia;
- Quantos orçamentos estão abertos, perdidos e cancelados;
- Entre outros.
Funcionalidades do financeiro
Por último, não poderíamos deixar de falar sobre a gestão financeira de clínica, algo fundamental para o sucesso do seu negócio. Dessa maneira, confira quais funcionalidades o software apresenta nesse quesito, para tornar mais simples o seu controle.
1. Controle de orçamento
Alguns softwares oferecem a possibilidade de, rapidamente, criar e enviar orçamentos para os seus pacientes, controlando o status (aprovado ou não aprovado) de cada um deles e favorecendo a sua lucratividade.
Em alguns casos o orçamento fica conectado diretamente ao prontuário para que fique especificado cada procedimento de forma clara e organizada para pacientes, profissionais de saúde e financeiro.
Esse é um recurso extremante importante para otimizar o seu planejamento financeiro, ao garantir que as informações estarão visíveis e tornar fácil acompanhar a evolução de cada uma dessas solicitações. Algumas soluções permitem ainda vincular os orçamentos ao agendamento de pacientes.
2. Receita Saúde
A partir de 01 de janeiro de 2025 tornou-se obrigatória a emissão do Recibo Eletrônico de Prestação de Serviços Médicos voltado para profissionais que atuam como pessoa física.
Estar em dia com o Fisco é algo essencial para uma clínica de sucesso. Tendo isso em vista, algumas tecnologias permitem que, em tempo real e pelo próprio software, o médico controle todos os recibos emitidos aos pacientes.
Esses recibos podem ser gerados sobre as contas baixadas e integrados aos demais módulos como contas a pagar e a receber. Em alguns casos, também é possível fazer a emissão da segunda via. Assim você terá um controle além das exigências da Receita Federal, para checar informações importantes.
3. Repasse médico e divisão dos lucros
Como é feita a divisão dos lucros da sua clínica pelos sócios e profissionais? Com o auxílio da tecnologia, esse momento se torna mais simples e preciso. Você será capaz de gerar o faturamento diretamente por meio das informações das agendas de cada profissional, ou pelo módulo financeiro, identificando o valor referente a cada procedimento executado na clínica.
Ainda é possível gerar relatórios variados para a análise financeira ou o acompanhamento das agendas faturadas e não faturadas. Algumas soluções também permitem que cada faturamento seja dividido em diferentes categorias do plano financeiro, o que oferece um controle melhor das receitas e despesas de cada departamento.
4. Contas a pagar e a receber
Tomar decisões mais adequadas depende, principalmente, das informações que você tem sobre a vida financeira da sua clínica. Nesse módulo, os dados de todas as contas a pagar e a receber ficam organizados, inclusive, com possibilidades de configuração, como: percentual cobrado de cada cartão, conta recorrente ou parcelamentos.
5. Demonstrativo de resultados
O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é uma ferramenta contábil indispensável para visualizar todas as operações financeiras realizadas pela sua clínica dentro de um determinado tempo. Muitos softwares já oferecem essa funcionalidade, permitindo a personalização de acordo com o período.
6. Controle de estoque
Controlar o estoque corretamente também tem um impacto importante na vida financeira da sua clínica. Por isso, confira como funciona esse módulo no software para clínicas em questão, assegurando que exista a possibilidade de personalização e também acesso a informações sobre as movimentações dos produtos e das quantidades.
É claro que todos esses dados precisam estar integrados à sua gestão financeira, permitindo um planejamento mais acertado em termos de compras, validade e outros aspectos.
7. Fluxo de caixa
Quando falamos em organização financeira, o fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes, pois garante um planejamento adequado e em longo prazo da sua clínica.
Verifique se existe essa funcionalidade e se ela está integrada às contas a pagar e a receber, se a tecnologia permite o download desses dados e como é feita a visualização dessas informações (que deve ser simples e acessível, facilitando a tomada de decisões).
8. Conciliação de extratos bancários
Otimizar o tempo dedicado à gestão financeira é uma das vantagens do uso da tecnologia. Assim, confira se essa funcionalidade está presente, facilitando na hora de conciliar de forma rápida e automática os lançamentos e os extratos bancários das contas da sua clínica.
Com isso, automaticamente, o sistema conseguirá informar sobre alterações de datas e valores, lançamentos iguais, ou a ausência de lançamentos.
9. Nota Fiscal (NF-e e NFS-e)
Garantir que todas as suas informações fiscais estejam em dia com as exigências legais é uma das vantagens da tecnologia. Com essa funcionalidade, você assegura uma integração transparente com as prefeituras homologadas, podendo emitir notas sem ter que acessar outros sistemas, controlar as notas emitidas e consultar de forma simples o status de cada uma delas.
10. Administração financeira completa
Analise quais as possibilidades de controle financeiro o software apresenta. O recomendado é que, de maneira simples, você consiga controlar as contas bancárias da clínica, analisar as contas a pagar e a receber, em tempo real e com lançamentos automáticos, acessar faturas pendentes e extratos, trabalhar o seu fluxo de caixa, ter acesso a relatórios, entre outras funções.
Além dessas, existem outras ferramentas importantes para uma ótima gestão financeira, como:
- Juros para parcelamento: com cálculo automático e já incluído nos orçamentos enviados aos pacientes;
- Contratos: oferecendo um controle maior dos contratos firmados com seus pacientes;
- Descontos máximos por usuário: ou seja, o gestor poderá configurar os limites máximos de descontos para que eles não afetem a lucratividade.
Clínica nas Nuvens e as ferramentas fundamentais
Depois de ler este conteúdo, deu para perceber que existem inúmeras funcionalidades indispensáveis em um bom software para clínicas, não é mesmo? É claro que algumas são mais ou menos interessantes dependendo da sua realidade.
Por isso, é sempre indispensável fazer uma análise do que exatamente você precisa em termos de gestão e atendimento. Indicamos que você comece sua pesquisa pelo Clínica nas Nuvens, que além de contar com todas as ferramentas citadas, ainda tem diversas outras funcionalidades, suporte especializado e atualizações frequentes.
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