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7 técnicas de organização para recepção de clínicas

7 técnicas de organização para recepção de clínicas

A recepção da clínica é mais do que um espaço para o paciente aguardar por suas consultas; trata-se da primeira impressão que ele terá a respeito do serviço como um todo. Por isso, é necessário ter um cuidado especial na hora de organizar esse ambiente, criando as condições perfeitas para acomodar os clientes com conforto e de maneira agradável. 

Nesse sentido, a escolha da decoração e organização dos móveis são aspectos que merecem atenção. Isso significa que você não pode ignorar alguns critérios que dizem respeito a esses ambientes.

Quer saber como criar uma área agradável para receber os pacientes? Continue lendo este post e veja 7 técnicas de decoração e organização que devem ser utilizadas para esse tipo de ambiente.

1. Crie um espaço funcional

O primeiro ponto que deve ser levado em conta ao organizar a recepção da clínica é a funcionalidade do ambiente. Tratando-se de um estabelecimento de saúde, é preciso observar que tudo o que estiver nesse local deve ter o intuito de trazer bem-estar ao paciente, assim como atender à diferentes necessidades.

Sendo assim, a presença de sanitários, água para beber, poltronas confortáveis e uma estrutura acessível para diferentes tipos de necessidades especiais são alguns dos pontos que precisam ser considerados. Além disso, a limpeza do local também deve ser impecável, a fim de garantir um ambiente saudável.

2. Organize a recepção da clínica

A recepção normalmente é o primeiro local que o paciente vê quando chega na sua clínica. Por isso, manter o ambiente organizado é fundamental para criar uma boa impressão. Você precisa garantir que haverá espaço para todo o tipo de material que circula na recepção, assim como para que as pessoas se locomovam com tranquilidade.

Não há nada mais desagradável do que ver revistas jogadas, papéis espalhados e perder vários minutos enquanto a recepcionista tenta encontrar canetas e documentos perdidos na bancada.

Em relação a esse aspecto, vale destacar que a tecnologia pode trazer inúmeros benefícios. Afinal, a automatização de tarefas do consultório médico reduz significativamente o espaço físico utilizado para armazenar materiais.

3. Garanta o conforto dos pacientes

Na hora de montar a recepção, além de pensar nas funções e na organização do ambiente é preciso ter em vista outra preocupação: o conforto dos pacientes na hora de esperar pela consulta.

Por isso, na hora de escolher os móveis, o tipo de iluminação e a climatização da recepção você precisa pensar no que será mais agradável para as pessoas que passarão algum tempo por ali. Um ambiente bem decorado e acolhedor transmite uma imagem agradável e de cuidado.

Os arquitetos consideram que os três principais elementos para criar um ambiente confortável são cor, iluminação e climatização. Saiba mais sobre eles a seguir!

Cor

Recomenda-se que sejam evitados o branco total e o amarelo. Algumas combinações sugeridas são: turquesa e pêssego com branco e branco gelo; azul e rosa claro com branco gelo; verde e pêssego; verde e bege com branco; prata (inox) com azul e branco ou bege e outros tons pastéis.

Iluminação

É preciso equilibrar a iluminação quente e fria. Sempre que possível, aproveite a iluminação natural do ambiente, utilizando persianas para controlar a claridade e focos de luz estratégicos.

Climatização

Aqui, a recomendação é básica: jamais deixe o cliente com calor, mas também evitar temperaturas muito baixas. O ideal é que o ambiente esteja climatizado entre 22º C e 23º C.

4. Encante os pacientes

É muito provável que você já tenha se deslumbrado ao entrar em alguma clínica. Você provavelmente imaginou que os profissionais daquele local deveriam ser realmente bons, não é mesmo? A sensação de encantamento na recepção da clínica ajuda a conquistar credibilidade e confiança no seu trabalho.

Ao pensar nos pacientes do consultório como clientes, você passa a oferecer um serviço mais completo, preocupando-se com cada etapa da interação entre a clínica e o seu público. Por isso, procure fugir do comum.

Use ferramentas eficientes e modernas, como os recursos tecnológicos. Agenda digital, aviso de consultas por WhatsApp ou SMS, prontuário eletrônico e e-mail marketing são alguns dos instrumentos que podem impressionar clientes e gerar fidelidade.

5. Invista no treinamento dos atendentes

É muito comum que os pacientes que frequentam sua cínica estejam passando por alguma situação que os deixem fragilizados. Por isso, o tratamento que recebem da sua equipe com certeza é um grande diferencial.

É muito desagradável chegar a um local como esse e ser atendido com apatia e má vontade. Por isso, invista em profissionais bem preparados e atenciosos. Promova treinamentos regulares e crie uma cultura de bom atendimento em todos os setores da sua clínica. Simpatia, eficiência e atenção aos problemas do paciente com certeza fazem toda a diferença!

6. Encontre boas opções de entretenimento

Aguardar por longos períodos dificilmente é algo agradável. Por essa razão, encontrar formas de entreter as pessoas antes das consultas é sempre uma ideia positiva. Livros, revistas atualizadas, uma boa televisão, fones de ouvido e até mesmo tablets com joguinhos podem criar uma excelente impressão.

Crie um bom espaço para as crianças com brinquedos interessantes. Se for uma clínica pediátrica, você pode acrescentar paredes coloridas e pisos emborrachados para que elas possam se sentar no chão e brincar, por exemplo.

7. Crie um serviço de copa

Oferecer comida é sempre um gesto de cuidado e carinho. Por isso, criar um espaço para o café e um serviço de copa na recepção da clínica também é um diferencial e tanto.

É claro que você não precisa fornecer uma refeição completa. Alguns aperitivos simples já cumprem muito bem esse papel. Crie um espaço com café, leite e água quente para fazer chá. Ofereça biscoitinhos doces e salgados, amendoins, castanhas e outros agrados.

Se a clínica for muito grande, você pode criar uma cantina e um pequeno refeitório. Assim, quem precisar aguardar entre um atendimento e outro não vai precisar sair de lá para se alimentar.

Como se pode perceber, a recepção da clínica é como a sala de visitas da sua casa. Por isso, ela precisa ser acolhedora, confortável, organizada e funcional. Assim como você quer que seus convidados se sintam bem-vindos na sua residência, os pacientes também precisam se sentir bem recebidos na clínica!

Invista no treinamento dos funcionários e crie boas opções de entretenimento, assim como pequenos agrados para que eles se sintam realmente especiais já na recepção da clínica. Certamente isso vai contribuir muito para o sucesso da sua organização e para que os clientes sempre pensem no seu local em primeiro lugar.

Pronto para melhorar o atendimento aos seus pacientes? Continue com a gente e entenda como a gestão do tempo pode aumentar a produtividade do seu negócio.

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.