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11 técnicas de organização para recepção de clínicas

11 técnicas de organização para recepção de clínicas

A recepção da clínica é mais do que um espaço para o paciente aguardar por suas consultas; trata-se da primeira impressão que ele terá a respeito do serviço como um todo. Por isso, é necessário ter um cuidado especial na hora de organizar esse ambiente, criando as condições perfeitas para acomodar os clientes com conforto e de maneira agradável.

Nesse sentido, desde a escolha da decoração até a organização dos móveis você precisa ter atenção para passar a imagem correta para os clientes. Isso significa que você não pode ignorar alguns critérios que dizem respeito a esses ambientes.

Quer saber como criar uma área agradável para receber os pacientes? Continue lendo este post e veja 11 técnicas de decoração e organização que devem ser utilizadas para a recepção da sua clínica.

1. Crie um espaço funcional

O primeiro ponto que deve ser considerando ao organizar a recepção da clínica é a funcionalidade do ambiente. Tratando-se de um estabelecimento de saúde é preciso observar que tudo o que estiver nesse local deve ter o intuito de trazer bem-estar ao paciente, assim como atender a diferentes necessidades.

Sendo assim, a presença de sanitários, água para beber, poltronas confortáveis e uma estrutura acessível para diferentes tipos de necessidades especiais são alguns dos pontos que precisam ser considerados. Além disso, a limpeza do local também deve ser impecável, a fim de garantir um ambiente saudável.

2. Organize a recepção da clínica

A recepção normalmente é o primeiro local que o paciente vê quando chega na sua clínica. Por isso, manter o ambiente organizado é fundamental para criar uma boa impressão. Você precisa garantir que haverá espaço para todo o tipo de material que circula na recepção, assim como para que as pessoas se locomovam com tranquilidade.

Não há nada mais desagradável do que ver revistas jogadas, papéis espalhados e perder vários minutos enquanto a recepcionista tenta encontrar canetas e documentos perdidos na bancada.

Em relação a esse aspecto, vale destacar que a tecnologia pode trazer inúmeros benefícios. Afinal, a automatização de tarefas do consultório médico reduz significativamente o espaço físico utilizado para armazenar materiais.

3. Atente para os aspectos de higiene e limpeza da recepção

Além da boa organização, a limpeza e a higiene são essenciais! Em primeiro lugar, trata-se de um ambiente da área de saúde. Isso quer dizer que todos esperam um cuidado extra com a esterilização. Dependendo do tipo de pacientes atendidos, um ambiente mal cuidado pode aumentar o risco de contágio e até mesmo de infecções.

Sem contar que um espaço cheio de poeira, teias de aranha e um piso sujo, por exemplo, passam a imagem de desleixo e pouco profissionalismo. Você não quer que a imagem da sua empresa seja prejudicada por uma simples falta de cuidados, não é verdade?

4. Garanta o conforto dos pacientes

Na hora de montar a recepção da clínica, além de pensar nas funções e na organização do ambiente é preciso ter em vista outra preocupação: o conforto dos pacientes na hora de esperar pela consulta.

Por isso, na hora de escolher os móveis, o tipo de iluminação e a climatização do ambiente você deve pensar no que será mais agradável para as pessoas que passarão algum tempo por ali. Um ambiente bem decorado e acolhedor transmite uma imagem agradável e de cuidado.

Se você não sabe ao certo como criar esse efeito no seu espaço, os arquitetos consideram que os três principais elementos para criar um ambiente confortável são cor, iluminação e climatização. Saiba mais sobre eles a seguir!

Escolha bem a cor

As cores transmitem sensações e, por isso, devem ser escolhidas com cuidado. Especialmente em ambientes específicos como a recepção da clínica. Recomenda-se que sejam evitados o branco total e o amarelo. O primeiro é muito impessoal, e o segundo não costuma estar relacionado à credibilidade e eficiência, além de ser elétrico demais.

Algumas combinações sugeridas são: turquesa e pêssego com branco e branco gelo, azul e rosa-claro com branco gelo, verde e pêssego, verde e bege com branco, prata (inox) com azul e branco ou bege, cinza e outros tons pastéis. A ideia é que você consiga imprimir um sentimento de limpeza, bom gosto, eficiência e tranquilidade para os pacientes e acompanhantes.

Capriche na iluminação

É preciso equilibrar a iluminação quente e fria. Sempre que possível, aproveite a iluminação natural do ambiente, utilizando persianas para controlar a claridade e focos de luz estratégicos. O ideal é criar um espaço confortável, bem iluminado e acolhedor. Por isso, evite usar exclusivamente a luz branca.

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Invista na climatização

Algumas clínicas precisam de uma temperatura mais baixa para manter o bom funcionamento de equipamentos e evitar a proliferação de fungos e bactérias. Contudo, quando o assunto é a recepção da clínica, a recomendação é básica: jamais deixe o cliente com calor, mas também evitar temperaturas muito baixas. O ideal é que o ambiente esteja climatizado entre 22º C e 23º C.

5. Mantenha uma boa disposição dos móveis

Você já sabe que a escolha dos móveis é muito importante para criar um ambiente agradável na recepção da clínica. No entanto, a maneira como eles estarão dispostos no espaço é um ponto essencial. Pense que algumas pessoas têm dificuldade de deslocamento e precisam chegar até cadeiras e mesas com facilidade, sem disputar espaço com outros pacientes ou qualquer item que esteja no caminho.

Se houver uma televisão, por exemplo, é interessante que seja possível ver o aparelho de todas as poltronas ou cadeiras. Isso também serve para um porta-revistas ou banqueta de livros. Outra dica é tomar cuidado com plantas. Elas são bonitas, mas devem ser posicionadas em um ponto que não atrapalhem a passagem de ninguém dentro do espaço.

6. Encante os pacientes

É muito provável que você já tenha se deslumbrado ao entrar em alguma clínica. Você provavelmente imaginou que os profissionais daquele local deveriam ser realmente bons, não é mesmo? A sensação de encantamento na recepção da clínica ajuda a conquistar credibilidade e confiança no seu trabalho.

Ao pensar nos pacientes do consultório como clientes, você passa a oferecer um serviço mais completo, preocupando-se com cada etapa da interação entre a clínica e o seu público. Por isso, procure fugir do comum.

Use ferramentas eficientes e modernas, como os recursos tecnológicos. Agenda digital, aviso de consultas por WhatsApp ou SMS, prontuário eletrônico e e-mail marketing são alguns dos instrumentos que podem impressionar clientes e gerar fidelidade.

7. Informatize a recepção da clínica

Ainda seguindo o pensamento do item anterior, uma boa maneira de cativar os pacientes é informatizar e automatizar a recepção. Não há nada mais chato do que ficar esperando vários minutos até que as atendentes localizem as fichas e façam todo o processo de forma manual.

Alguns softwares permitem que o paciente seja identificado por biometria, por exemplo, e rapidamente os profissionais tenham acesso a todos os seus dados, incluindo consultas e recomendações anteriores. Isso poupa tempo, demonstra eficiência e profissionalismo.

8. Invista no treinamento dos atendentes

É muito comum que os pacientes que frequentam sua cínica estejam passando por alguma situação que os deixem fragilizados. Por isso, o tratamento que recebem da sua equipe, com certeza, é um grande diferencial.

Seria desagradável chegar a um local como esse e ser atendido com apatia e má vontade. Por isso, invista em profissionais bem preparados e atenciosos. Promova treinamentos regulares e crie uma cultura de bom atendimento em todos os setores da sua clínica. Simpatia, eficiência e atenção aos problemas do paciente, com certeza, fazem toda a diferença!

9. Encontre boas opções de entretenimento

Vale a pena encontrar formas de entreter as pessoas antes das consultas. Isso será visto como uma iniciativa mais cuidadosa e positiva por parte da clínica. Livros, revistas atualizadas, uma boa televisão, fones de ouvido e até mesmo tablets com joguinhos podem criar uma excelente impressão.

Monte um bom espaço para as crianças com brinquedos interessantes. Se for uma clínica pediátrica, você pode acrescentar paredes coloridas e pisos emborrachados para que elas possam se sentar no chão e brincar, por exemplo.

10. Crie um serviço de copa

Oferecer comida é sempre um gesto de cuidado e carinho. Por isso, ter um espaço para o café e trazer um serviço de copa na recepção da clínica também são diferenciais consideráveis. É claro que você não precisa fornecer uma refeição completa. Alguns aperitivos simples já cumprem muito bem esse papel.

Coloque uma garrafa de café, outra de leite e água quente para fazer chá. Apresente biscoitinhos doces e salgados, amendoins, castanhas e outros agrados. Se a clínica for muito grande, você pode criar uma cantina e um pequeno refeitório. Assim, quem precisar aguardar entre um atendimento e outro não vai precisar sair de lá para se alimentar.

11. Mantenha seus colaboradores bem informados

A especialização faz com que cada colaborador saiba muito sobre a sua área, mas ocasionalmente pouco sobre as demais. No entanto, as pessoas responsáveis por prestar atendimento na recepção devem ser sempre bem informadas! Ninguém gosta de ser redirecionado várias vezes até falar com a pessoa certa. Portanto, certifique-se de que seus colaboradores são capazes de prestar todas as informações básicas referentes a serviços, valores e agendamentos.

Como se pode perceber, a recepção da clínica é como a sala de visitas da sua casa! Por isso, ela precisa ser acolhedora, confortável, organizada e funcional. Assim como você quer que seus convidados se sintam bem-vindos na sua residência, os pacientes também precisam se sentir bem-recebidos na clínica! Pequenos agrados já são suficientes para que eles se sintam realmente especiais.

Como anda o atendimento na recepção da sua clínica? Está precisando modernizar seus serviços? Entre em contato conosco e conheça nossas soluções!

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.