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Confirmação de Consulta: Importância, desafios e como fazer a gestão

Confirmação de Consulta: Importância, desafios e como fazer a gestão

Em certos períodos, a falta de pacientes pode até ser um problema comum para a maioria das clínicas.

Contudo, isso não significa que não seja necessário tomar medidas para melhorar essa situação. A confirmação de consulta, por exemplo, pode ser uma ótima forma de evitar que esse tipo de comportamento ocorra com frequência.

Afinal, além do grande problema financeiro que a desistência de pacientes traz para a clínica, ainda é preciso lidar com o desperdício de tempo e de produtividade dos funcionários.

Para ajudar você a entender melhor como a confirmação de consulta pode auxiliar a sua clínica, neste texto vamos apresentar algumas dicas sobre esse assunto. Confira!

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O que é a confirmação de consulta?

A confirmação de consulta nada mais é do que uma estratégia para verificar se o paciente realmente irá comparecer à clínica no dia e horário combinado.

Esse pequeno gesto aumenta as chances do paciente comparecer à consulta e evita prejuízos ocasionados por lacunas na agenda do profissional de saúde.

Como funciona a estratégia de confirmação de consulta?

Para se prevenir contra a desistência de clientes, a confirmação de consulta é uma tática que consiste em uma série de estratégias para antecipar a chegada do paciente.

Nesse sentido, por meio do contato prévio é possível saber se ele comparecerá à consulta ou se pretende remarcá-la.

É importante saber que, tendo isso como objetivo, a clínica pode utilizar diferentes opções de comunicação, como contato por telefone, por e-mail, por SMS etc.

Qual é a importância da confirmação de consulta?

Utilizar essa estratégia oferece diferentes benefícios para o desempenho da clínica como um todo.

Isso acontece porque, ao confirmar a consulta, os funcionários obtêm mais controle sobre a rotina, principalmente em relação à sua disponibilidade e também ao faturamento.

Assim sendo, o tempo de espera até o paciente chegar pode ser aproveitado para adiantar o atendimento de novos pacientes ou, até mesmo, antecipar alguma operação administrativa da clínica. Isso acaba auxiliando também na economia financeira.

Além disso, quando a clínica está ciente de que o paciente faltará na consulta, consegue remanejar a agenda e disponibilizar encaixes para outros clientes.

Inclusive, o ato de realizar a confirmação da consulta evita faltas do paciente, que podem ocorrer simplesmente porque ele se esqueceu do compromisso.

Por que os pacientes faltam às consultas médicas?

Muitos motivos levam os pacientes a faltarem nas consultas. Por exemplo, uma pessoa pode agendar um clínico geral quando apresenta sintomas graves e não comparecer ao consultório simplesmente por melhorar.

Além dessa situação, os principais motivos que geram absenteísmo são:

  • esquecimento;
  • imprevistos na agenda do cliente;
  • falta de tempo;
  • desinteresse do paciente;
  • longas filas de espera;
  • qualidade do atendimento no momento do agendamento da consulta;
  • falta de opções práticas e ágeis para desmarcar a consulta

Quais são os métodos de confirmação de consulta mais usados?

Existem algumas estratégias que podem melhorar o alcance e a agilidade da confirmação de consulta. A seguir, vamos ver os principais:

Define um meio de confirmação

Sinta-se livre para escolher a melhor maneira de entrar em contato e fique atento para o perfil de seus pacientes, especialmente no que se refere a quais meios (telefone, SMS, e-mail e WhatsApp) é mais fácil que eles respondam.

Tenha um padrão para o contato

Ter um horário padrão para entrar em contato com o cliente para confirmar a consulta é muito interessante. Nesse sentido, ele dependerá da disposição da sua clínica, mas o recomendado é que seja, pelo menos, até o dia anterior da consulta.

Otimize o atendimento

Para ajudar na organização dos atendimentos da sua clínica, pensar em gerenciar a agenda para facilitar os horários da consulta é a dica.

O objetivo é fazer uma alternância em relação aos pacientes de retorno e de primeiro atendimento, utilizando dois horários por dia.

Em um dia, as novas consultas são feitas primeiro, em outro, são as do paciente de rotina. Assim, sobra mais tempo para outros tipos de atendimento.

confirmação de consulta experiência paciente

Quais são os principais desafios da confirmação de consultas?

Quando você define que a secretária ou outro funcionário será responsável por realizar a confirmação de consultas, essa tarefa pode ser desafiadora.

Ainda que pareça uma atividade simples e rápida, quando acompanhada de diversos outros afazeres e ainda do atendimento direto ao paciente, o que geralmente é o caso, a confirmação pode ficar em segundo plano.

Além do mais, é importante destacar que a rotina do consultório varia bastante de um dia para o outro e sempre há a possibilidade de surgir imprevistos. Isso torna o planejamento das pequenas atividades ainda mais complicado a ponto de passarem despercebidas.

Se for realizar a confirmação por telefone, fica mais complicado ainda. Será necessário um profissional específico para essa atividade, o que gera mais custos para a clínica. Isso sem mencionar o fato de que uma linha poderá ficar ocupada por longos períodos.

Portanto, otimizar esse processo por meio da tecnologia é crucial para torná-lo mais eficiente e assertivo.

Como a tecnologia pode te ajudar na gestão de confirmação de consultas?

A tecnologia pode ser uma boa aliada para realizar a confirmação da consulta. Nesse caso específico, há uma série de ferramentas que podem ajudar.

Softwares especializados em atendimento que oferecem automatização de processos e diferentes possibilidades — como agenda, prontuário eletrônico e até controle financeiro — são ótimos nesse momento.

Um exemplo é o nosso software Clínica nas Nuvens, que, além de oferecer todas essas funcionalidades, disponibiliza uma excelente interface online.

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Por que investir em um software para confirmação de consultas?

Na maioria dos casos, a confirmação é feita por telefone. Além do alto custo das ligações telefônicas, na maioria das vezes as ligações são feitas por meio do celular, portanto, muitas pessoas não conseguem atender ligações durante o horário de trabalho.

Isso não só desperdiça o tempo do colaborador designado para a função, como também afeta negativamente a imagem de clínicas e hospitais.

Por outro lado, com a tecnologia, é possível usar técnicas menos invasivas para confirmar a consulta.

A sua correta utilização, aliada a equipas qualificadas e processos eficazes, podem proporcionar mais comodidade, agilidade e atendimento personalizado, o que terá um impacto decisivo para diminuir as faltas nas consultas.

Entenda mais sobre quais as vantagens de usar a tecnologia ao seu favor para realizar a confirmação de atendimentos médicos:

Automatização

De forma automatizada e personalizada, o sistema envia SMS, WhatsApp e/ou e-mail para os pacientes com o objetivo de relembrar os horários agendados.

O paciente tem a opção de confirmar ou cancelar o agendamento e você será avisado da ação. Simples assim!

Essa tarefa não precisará tomar tempo de trabalho e gerar custos para a clínica. Também evitará que seja deixada de lado naquelas dias de rotina intensa.

Evita prejuízos

Além de gerar redução de custos devido ao baixo custo da automatização, ainda mais que você não precisará designar um profissional para essa atividade, nem tomar o tempo das secretarias que realizam atendimentos presenciais, você evita prejuízos.

Isso ocorre porque a confirmação evita a perda de dinheiro e de tempo ocasionada pela hora vaga na agenda devido ao não comparecimento do paciente à consulta.

Quando você sabe com antecedência sobre a presença do paciente consegue ter maior previsibilidade dos rendimentos da clínica, além de conseguir organizar a agenda para aproveitar o tempo livre em casos de faltas.

Ajuda a melhor a experiência do paciente

Oferecer uma boa experiência ao paciente é um requisito indispensável para qualquer empresa de saúde, e a tecnologia contribui para esse processo por vários motivos.

Ao ser lembrado da consulta, o paciente sente que a clínica se preocupa com ele. Ainda mais quando a mensagem enviada é personalizada e humanizada!

Além disso, por meio de um processo ágil e prático de confirmação de atendimento, que não envolve telefonemas invasivos, você também gera uma experiência positiva para o paciente.

Além disso, um sistema de gestão também facilita na organização dos dados do paciente, como nome, telefone e motivo da consulta.

Por meio desse recurso, os médicos conhecerão mais o paciente e suas necessidades antes mesmo do primeiro contato, o que contribui para um excelente atendimento.

Essas atitudes favorecem a criação de um relacionamento entre as clínicas, os profissionais de saúde e o paciente, que se baseia em confiança e credibilidade, o que é crucial para fidelização.

Organização da agenda

Um sistema de gestão facilita o fluxo de informações e ajuda na organização da agenda, como também das tarefas administrativas no geral. Ter esse controle é fundamental para manter a dinâmica de funcionamento dentro da clínica.

Afinal, uma agenda organizada permite otimizar o tempo livre com intuito de aproveitá-lo de maneira mais inteligente e estratégica.

Como a Clínica nas Nuvens pode te ajudar?

A agenda médica online do Clínica nas Nuvens permite organizar melhor a rotina do consultório! Nosso sistema envia automaticamente SMS, WhatsApp e e-mail para confirmação de consulta.

Quando o paciente confirma presença, o sistema atualiza a agenda médica de forma automática. Agora, se houver o cancelamento, você será avisado com antecedência para conseguir encaixar outro paciente no horário que ficou vago.

O melhor de tudo é que você pode acessar a agenda online de qualquer dispositivo, em qualquer lugar e em tempo integral. Simples e eficaz para otimizar o seu tempo e o da sua equipe!

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confirmação de consulta automatizar

Conclusão

Implementar uma estratégia de confirmação de consulta em sua clínica é fundamental para evitar o alto índice de faltas que geram prejuízos de dinheiro e tempo.

Para ajudar no gerenciamento da sua agenda e das suas finanças, você pode contar com um software de gestão de clínicas. Assim, você precisará apenas focar no que realmente importante: a experiência do cliente.

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.