Organizar a clínica para atingir sucesso e sustentabilidade não é tão misterioso quanto isso pode parecer. A criação de um plano de negócios para clínicas e consultórios é o primeiro passo para profissionalizar a gestão. A ideia é deixar claro para o gestor quais são as iniciativas-chave no empreendimento, bem como quais são as próximas ações e melhores práticas para alocar recursos.
Quer descobrir como fazer um plano de negócios eficiente, descomplicado e profissional para sua clínica ou consultório? Veja como neste artigo!
O que é um plano de negócios?
O plano de negócios para clínicas é o documento que centraliza todas as informações estratégicas para a gestão da empresa. Normalmente, ele é elaborado antes do início das operações, mas também é útil para quem quer profissionalizar a gestão de empresas em operação. O plano de negócios contém, pelo menos, as seguintes informações:
- descrição do negócio;
- indicação dos objetivos de curto, médio e longo prazo;
- quais são as métricas usadas para avaliar o cumprimento dos objetivos;
- iniciativas que serão implementadas para atingir os objetivos.
O plano de negócios é um verdadeiro mapa para navegação do gestor da clínica ou consultório! Importante ressaltar, aqui, que as informações do plano de negócios não são uma lista de desejos. Elas são baseadas em pesquisas, análises de mercado e também na performance do negócio até o momento, se ele já está em operação.
Quais os benefícios de preparar um plano de negócios para clínicas?
A organização e uma gestão profissional são essenciais para que a clínica tenha sucesso e saiba identificar se está cumprindo seus objetivos. O plano de negócios para clínicas oferece este panorama de iniciativas e perspectivas para a empresa, que vão guiar os processos de ação e decisão do gestor.
Assim, o plano de negócios viabiliza a organização das ideias e processos gerenciais. Dessa forma, é possível alocar recursos de maneira a priorizar o que realmente contribui para atingir os objetivos da clínica.
Elaborar um plano de negócios dá a vantagem de pensar sobre diversos cenários antes mesmo que eles aconteçam. Ou seja, antes de estar com o problema em mãos, o gestor já criou um plano de contingência e sabe como lidar com ele. As simulações de cenários não se restringe a solucionar problemas: é importante saber o que fazer se tudo der muito certo e a clínica puder alcançar patamares ainda mais elevados do que inicialmente previsto.
Outro aspecto positivo de ter um plano de negócios claro e bem escrito é alinhar as expectativas e informações entre os sócios. Se o documento deixa claro o caminho que se pretende percorrer, as chances de conflitos ou frustrações se reduzem de forma significativa. Para quem tem sócios investidores, menos focados na gestão do cotidiano da clínica, o plano de negócios fornece uma visão completa das motivações dos sócios administradores ao tomar certas decisões.
Um plano de negócios é capaz de demonstrar a viabilidade do empreendimento, sob os vieses estratégico, de mercado, operacional e financeiro. Esse documento ajuda o gestor, mas também facilita a obtenção de investimentos e crédito, pois demonstra que o empresário é profissional, sabe o que quer e onde consegue chegar.
Além de todas as vantagens acima, o plano de negócios para clínicas também permite comparar de onde a empresa partiu, na primeira versão do documento, para o que aconteceu depois. Os resultados, mudanças no mercado, alterações de planos e áreas de atuação, ficarão registrados para análise e reflexão. Com o tempo, a intimidade com as iniciativas que funcionam e o que não funciona na prática torna os próximos planos ainda mais efetivos.
Como criar um plano de negócios?
Diante dessa visão de um plano de negócios e suas diversas vantagens, é hora de partir para a prática. Veja a seguir os passos para elaborar o plano de negócios de sua clínica ou consultório!
Sumário executivo
A primeira parte do documento no plano de negócios para clínicas é o sumário executivo. Ele é o resumo de todas as informações e relatórios que vão compor os próximos planos. É uma apresentação do que se espera ao analisar o plano de negócios. O sumário executivo tradicionalmente contém, ao menos, os seguintes itens, de forma resumida:
- descrição da clínica ou consultório, área de atuação, pontos fortes e diferenciais competitivos no mercado;
- qual a missão do negócio: não pense em termos genéricos. Uma boa missão deixa claro o que sua empresa fornece à sociedade. A clínica popular, por exemplo, provavelmente tem como missão “oferecer procedimentos e consultas com preços acessíveis, facilidade no pagamento e atendimento de qualidade para a população”. Pense no que é mais importante no trabalho de sua clínica para elaborar sua missão;
- indicação do perfil dos empreendedores e dos funcionários: isso vale para quem já está atuando e para quem, idealmente, poderia integrar os quadros da empresa, contribuindo com a análise de propostas para ingresso na sociedade e também para processos de seleção de funcionários;
- descrição dos produtos, serviços e diferenciais de cada um deles para os pacientes;
- indicação de um paciente ideal (também chamado de “persona”): quem vai à sua clínica? O que essa pessoa procura? Como ela se comporta? Quais os interesses pessoais? Faixa etária? Grau de instrução? Isso ajudará a refinar as estratégias de marketing;
- se houver sede física, descrever a localização da sede, clínicas, consultórios;
- se houver estrutura de atendimento online, descrever as plataformas utilizadas e forma de prestação do serviço remoto;
- qual é o investimento total para início ou expansão do negócio;
- estrutura societária, formato jurídico e regimes tributários a que as clínicas ou consultórios vão se sujeitar.
É comum fazer um esboço do sumário executivo para começar a delinear o plano de negócios, mas a verdade é que ele precisará ser revisado ao final do planejamento. No sumário consta apenas o essencial para fornecer um bom panorama da empresa. Algumas coisas podem mudar ao longo do detalhamento no plano de negócios, por isso lembre-se de refinar seu sumário executivo quando tudo estiver pronto.
Análise de Mercado
A análise de mercado envolve três pilares: clientes, concorrência e fornecedores. Entramos no aspecto operacional e baseado em fatos do plano de negócio. Hora de fazer pesquisas.
Identifique, em primeiro lugar, a segmentação de clientes da clínica ou consultório. Encomende pesquisas para identificar hábitos de compra, expectativas e diferenciais para o seu paciente. Não tente adivinhar o que o público que vai atender deseja: use dados!
Para começar a formatar seu paciente ideal, você pode usar dados demográficos (faixa etária, gênero, escolaridade, estado civil). No entanto, se você se limitar a isso, terá uma visão muito genérica. Na área da saúde, é muito importante raciocinar e coletar dados sobre o que esse público busca em uma clínica ou consultório. As respostas variam muito de acordo com o perfil da clientela, mas alguns diferenciais que normalmente surgem são:
- facilidade de agendamento de consultas;
- atendimento em horários alternativos;
- uso de tecnologia e internet como parte do serviço;
- atendimento humanizado;
- agilidade e pouco tempo de espera em filas;
- facilidade de pagamento;
- preços atrativos;
- profissionais altamente especializados.
Para conseguir identificar as aspirações específicas do seu potencial paciente, faça pesquisas. Quanto mais você ouvir o que o cliente tem a dizer, maiores as chances de formatar seu negócio para atender às expectativas de seus pacientes.
Durante a pesquisa é possível, até mesmo, descobrir que algum item que, para os empreendedores seria um diferencial, é irrelevante para o consumidor. Por isso, se baseie em dados, deixando as especulações de lado.
Análise da concorrência
Concorrente é toda empresa que atua no mesmo ramo e na mesma localidade. Para quem atua de forma online, isso inclui todas as clínicas e consultórios brasileiros do mesmo ramo. Olhar para quem já faz sucesso na área em que sua empresa quer se especializar é uma ótima forma de identificar o que pode funcionar ou não em seu negócio.
Para fazer uma boa análise de concorrência, selecione os principais nomes de clínicas concorrentes, ou seja, clínicas e consultórios com perfis parecidos com o da sua empresa. Depois, indique pontos fortes e fracos desses concorrentes. Compare com os seus planos e descubra se há diferenciais ou se talvez seja o caso de revisitar alguns planos.
Nem sempre ser inovador é importante para o sucesso de uma empresa. Aplicar fórmulas já consagradas também é importante. Se você identificar que tem uma proposta muito diferente da concorrência, volte para a coleta de dados. Se você for atender a demandas dos pacientes com esses diferenciais, ótimo! Caso contrário, pode ser necessário repensar o formato do negócio para que seja bem aceito pelo público.
Alguns itens a considerar na comparação com concorrentes:
- qualidade de produtos e serviços oferecidos;
- precificação;
- como funcionam as modalidades de atendimento: horários, formas de pagamento, meios de comunicação com clientes;
- qual a opinião dos clientes sobre o trabalho da concorrência;
- quais as iniciativas de marketing, promoções, descontos por fidelidade, onde são feitos os anúncios;
- qual a principal queixa dos clientes insatisfeitos (procure em sites de avaliações de clínicas e consultórios, depoimentos, resenhas e redes sociais);
- o que é possível oferecer a mais para atrair os clientes que hoje usam os serviços da concorrência;
- possibilidades de reação da concorrência com o fortalecimento de sua marca.
Análise de fornecedores
Os fornecedores são um componente muito importante do trabalho das clínicas e consultórios. Como os materiais e insumos da área da saúde possuem especificações relevantes, só é possível adquirir produtos e serviços com quem entende do assunto.
Entenda como funcionaria a cadeia de suprimentos e também a organização do descarte de materiais nas localidades em que a clínica atua. Será necessário comprar em grande quantidade? Manter estoque? O local é de fácil acesso? Tudo isso influencia na escolha dos potenciais fornecedores.
Os preços praticados no mercado também interferem diretamente na lucratividade da clínica. Por isso, faça cotações com os possíveis fornecedores, analise os números e verifique questões como capital de giro, estoque e caixa necessário para manter a clínica funcionando, considerando, inclusive, um fundo de emergências, o que fazer em caso de desabastecimento e uma segunda opção de fornecimento.
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Plano de marketing
Como alcançar seus pacientes? Onde é necessário divulgar o trabalho de sua clínica ou consultório? Tudo isso entrará no plano de negócios, na parte do plano de marketing.
Todos os produtos e serviços devem ser descritos de forma minuciosa. Assim, será possível identificar o que será comunicado e como é a estratégia de divulgação da empresa.
No marketing, será criada a estratégia de vendas. Tanto para conquistar novos pacientes, quanto para manter um bom relacionamento e fidelizar os que chegaram a fazer um atendimento.
Lembre-se que não é possível e nem mesmo necessário vender para todo mundo. Sua clínica só precisa atingir os potenciais pacientes, que se interessam e apreciam seus produtos e serviços. Faça uma comunicação e iniciativas focados, otimizando recursos e atingindo melhores resultados.
Plano operacional
No plano operacional, todo o funcionamento das clínicas e consultórios, inclusive no atendimento online, será descrito de forma minuciosa. A ideia é identificar a capacidade de atendimento de pacientes para direcionar as iniciativas de vendas.
Afinal de contas, o potencial de atendimento é limitado, certo? Quanto mais otimizados os processos de agendamento, para garantir o máximo de atendimentos, melhor. Para que isso possa acontecer, é importante identificar a capacidade máxima da clínica em termos de agenda, fila na recepção e tempo de resposta e partir daí.
Nesse momento, pode ser que se identifique a necessidade de investir em ferramentas de agenda médica online, mais funcionários no atendimento ou até mesmo um horário de atendimento maior. Essa é a hora de projetar e fazer simulações para criar um plano que seja possível para trabalhar o máximo possível, sem perder qualidade.
Plano Financeiro
O dinheiro é muito importante nas empresas. Trata-se de um elemento naturalmente limitado, e que define o que pode ser feito ou não. No plano financeiro, a empresa coloca na ponta do lápis os custos, investimentos, necessidade de estoque, capital de giro e perspectivas de lucros.
Todos os elementos do plano financeiro são fundamentais para a saúde do negócio. Ao elaborar o plano financeiro, sua empresa conseguirá entender melhor como definir preço dos serviços, bem como o que é necessário para operar de forma lucrativa.
Trabalhar com números e dados concretos é essencial para um plano de negócios para clínicas que seja realista. Os números são o melhor critério para planejar o desempenho da empresa no curto, médio e longo prazo. Por meio da avaliação das contas, pode ser necessário procurar investimentos, crédito ou até mesmo aumentar preços. Tomar essas decisões com dados reais é muito mais certeiro.
Por que incluir a tecnologia no plano de negócios das clínicas?
Ao elaborar o plano de negócios para clínicas, não deixe de pensar nos aspectos práticos do trabalho e como alguns investimentos trazem otimização de custos. Este é o caso do uso de ferramentas tecnológicas de gestão para clínicas e consultórios.
Ao usar ferramentas inteligentes, todo o trabalho fica mais ágil, o atendimento melhora e os clientes ficam satisfeitos. Com isso, a empresa ganha maior potencial de crescimento. Incluir o investimento em software para clínica no plano de negócios é uma excelente ideia para quem quer implementar melhorias na clínica.
O plano de negócios para clínicas é fundamental para trabalhar de maneira profissional. Um bom planejamento ajuda a fortalecer a marca, consolidar a empresa no mercado e alcançar novos patamares. Adotar ferramentas tecnológicas no processo é uma excelente forma de otimizar a gestão e reduzir custos, aprimorando a gestão do negócio.
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