O gerenciamento de um consultório é um dos fatores que determinam se o estabelecimento terá sucesso. É preciso cuidar do atendimento ao paciente e, ao mesmo tempo, lidar com questões como as finanças e o estoque.
Muitos profissionais de saúde não têm formação específica ou experiência nessas áreas. Então, é natural não saber por onde começar ou como superar os desafios. Consegue se identificar?
A boa notícia é que os obstáculos podem ser contornados com uma gestão de clínicas bem planejada. Continue a leitura e aprenda como fazer isso!
Qual a importância de otimizar a gestão da minha clínica?
Para se convencer da relevância da administração, é interessante entender quais são os impactos que ela causa. A seguir, veja por que acertar nessa etapa faz toda a diferença.
Garante a saúde das finanças
O cuidado com as pessoas é o grande objetivo de ter uma clínica. No entanto, também é preciso considerar o aspecto prático, pois o lucro é necessário para que você possa se manter no mercado. Sem um gerenciamento adequado, há um desequilíbrio entre gastos e recebimentos.
Com boas práticas, como o controle e a organização, é possível instituir uma gestão financeira de qualidade. Assim, há um equilíbrio de contas, aumento da lucratividade e possibilidade de novos investimentos.
Aumenta o número de clientes
Pense na gestão do consultório odontológico. Além das questões administrativas, as boas práticas interferem no cuidado com os pacientes. A atenção com a agenda, por exemplo, garante que ninguém tenha que ficar esperando além do necessário. A disponibilização adequada de materiais e o apoio dos profissionais certos levam a uma experiência tranquila e segura. Tudo isso contribui, enfim, para a satisfação das pessoas.
A boa reputação atrai interessados, o que gera o aumento do fluxo de clientes. Além disso, é possível fazer investimentos em divulgação para a captação de novos pacientes. Com o cuidado financeiro, a resposta vem na forma de uma clínica saudável e que caminha para o sucesso.
Fortalece a estabilidade no mercado
A relação com o sucesso é muito delicada em uma clínica médica ou odontológica. É preciso cuidar da captação de pessoas, ao mesmo tempo em que os custos devem ser controlados para garantir o lucro. Somente assim há como criar uma operação que se sustenta.
Como resultado, há uma atuação consistente e alinhada com exigências como o bom atendimento ao paciente e o controle das questões burocráticas.
Amplia a competitividade
O paciente deseja, acima de tudo, ser bem tratado e ter as suas necessidades atendidas. Para fazer isso, a clínica deve ter muito planejamento e capacidade de resolver as demandas. O cuidado com o gerenciamento ajuda a clínica ou o consultório a se destacar dos demais.
Trata-se de um ponto muito importante porque é imperativo vencer a competição para se manter no mercado. Já com as ações de diferenciação, há a construção de uma imagem de qualidade e confiança, capaz de atrair novos interessados. Acima de tudo, é um meio de estabelecer uma reputação melhor, de modo a ser vista como uma clínica com bom atendimento.
Quais são os pilares da administração de clínicas?
Para que a gestão de consultório seja feita de maneira adequada, ela deve seguir algumas etapas essenciais. Com esses passos, é possível obter os impactos desejados com consistência e capacidade de repetir o desempenho.
Para colocá-los em prática, veja quais são os pilares da administração e as suas principais características.
Planejamento
Não há fórmulas prontas para a gestão de clínicas, então é preciso reconhecer quais são os pontos que merecem mais atenção. Se esses são os primeiros meses de atuação, as necessidades são diferentes das de um consultório que já está estabilizado.
Fique atento a questões como:
- atendimento;
- finanças;
- estoque;
- contratação de profissionais;
- gestão de pessoas;
- relações com fornecedores;
- gerenciamento do estoque;
- cumprimento de obrigações fiscais e assim por diante.
É interessante definir metas e estabelecer quais são os pontos que devem ser trabalhados. É o caso de definir o faturamento desejado, se vai haver alguma expansão do local de atendimento ou até a abertura de outra unidade.
Organização
A organização compreende entender quais são os objetivos Em seguida, é a hora de estabelecer quais estratégias devem ser colocadas em prática, de modo a criar um plano de ação. Estabeleça quais são os interesses em relação ao crescimento, quantas consultas por mês devem ser agendadas e como o negócio deve se posicionar.
Também é preciso definir questões como orçamentos, cronogramas e outros aspectos relacionados.
Execução
Depois que tudo está no papel, é a hora de agir para chegar aos resultados, como na gestão financeira para clínicas. Se um dos objetivos é aumentar o controle, é indispensável executar um fluxo de caixa da maneira adequada. Ele deve ser realizado todos os dias, com o registro de todas as entradas e saídas financeiras. Assim, é possível identificar os momentos com mais recursos e com mais necessidade de caixa.
Essa etapa consiste em colocar as ações em prática. É quando o planejamento ganha vida e todos os passos geram resultados concretos para o consultório. Assim, é muito importante que tudo seja feito dentro do plano estabelecido.
Controle
Não basta planejar e colocar em prática. É preciso ter a certeza de que as várias etapas têm transcorrido conforme o previsto. Caso algo saia do esperado, o acompanhamento permite identificar se existe a necessidade de fazer modificações. É nessa fase que a tomada de decisão acontece para mudar o rumo do planejamento, acrescentar itens ou retirar alguns deles.
A maneira mais adequada de realizar o controle é com métricas e indicadores. Acompanhar elementos como o número de consultas e o fundo de caixa no final do mês é um meio de identificar se os esforços estão surtindo efeito. Conforme os dados são coletados e analisados, há um retorno para o planejamento e o ciclo recomeça.
Quais os principais desafios da gestão de clínica e como superá-los?
Ao mesmo tempo em que são essenciais, os processos da gestão de clínicas são desafiadores. Ao longo de sua execução, há alguns obstáculos que precisam ser superados.
O único jeito de vencer tais dificuldades é, primeiramente, reconhecê-las. Então, veja quais são os principais obstáculos e como eles podem ser encarados.
Controle eficiente da agenda
A agenda é um dos pontos cruciais para o sucesso da clínica. Ela tem que ser administrada corretamente para melhorar e maximizar o fluxo. Por outro lado, não pode ficar superlotada. Afinal, se há um excesso de marcações em relação à capacidade de atendimento, muitas pessoas poderão ficar insatisfeitas.
O melhor jeito de lidar com isso é ter o máximo controle das marcações. Com a ajuda de um sistema online e centralizado, fica mais fácil garantir que todos os agendamentos sejam visualizados. Assim, é possível conquistar a organização e fazer com que os pacientes possam ser atendidos de forma ágil e eficiente.
Gerenciamento das finanças
Conforme ressaltado, todo consultório ou clínica tem que cuidar para que a atividade seja lucrativa. Para tanto, os ganhos devem superar os gastos, o que leva à necessidade de reduzir as despesas.
Também é necessário fazer um gerenciamento pensando na imprevisibilidade do número de pacientes que serão atendidos. Provisionar recursos ajuda a garantir que todos os fornecedores sejam pagos e que o atendimento não seja prejudicado.
É preciso, ainda, ficar de olho em questões como a inadimplência. Se os pacientes não pagam em dia, há problemas no equilíbrio do fluxo de caixa, o que prejudica as finanças. Então, é indicado emitir relatórios, gráficos e análises para verificar essas ocorrências.
Organização de dados
A geração de dados é intensa em uma clínica movimentada. Há informações financeiras de um lado, dados sobre os funcionários de outro e, em meio a tudo isso, os prontuários dos pacientes. Essas informações não apenas devem ser protegidas, como analisadas para tomar decisões melhores.
Também é importante criar proteções de acesso aos dados dos pacientes, de modo a evitar o vazamento. É exatamente nesses aspectos em que há desafios para conseguir bons resultados.
, disponha das ferramentas adequadas, como os relatórios, e utilize-as para tratar os dados. Por meio de análises baseadas em dados, a atuação é mais certeira.
Não se esqueça de investir na segurança, implementando senhas de acesso e um antivírus de qualidade, para garantir que as informações não vão cair em mãos erradas.
Atendimento humanizado
Quando um paciente procura uma clínica médica ou odontológica, ela precisa de apoio e orientação. Dependendo do caso, sua saúde está fragilizada, o que exige um contato diferenciado. É essencial ver cada um como um indivíduo com necessidades e desejos — e esse pode ser um desafio. Entre tantas exigências práticas e financeiras, a gestão tem que encontrar um caminho de proximidade.
O recomendado é colocar os pacientes no foco de atuação da gestão de clínicas. Busque criar um atendimento preparado, humanizado e que acolha todas as pessoas que chegam à clínica ou consultório.
Também é essencial ter uma equipe treinada e capaz de atender às principais exigências dos pacientes, como a competência de oferecer informações precisas e um atendimento prestativo.
O cuidado que vai da recepção ao consultório é determinante para criar boas experiências. Isso significa que a recepcionista deve ser simpática e educada e que o ambiente deve oferecer conforto. Do lado de dentro do consultório, tenha um contato próximo com o paciente, ouvindo com atenção o que ele tem a dizer e demonstrando interesse em ajudá-lo.
Boa imagem da clínica
As pessoas têm que confiar para marcar consultas e retornar outras vezes. Falhas nessa etapa impedem a obtenção de novas indicações e podem até comprometer a continuidade no mercado.
O único jeito de mudar essa situação é por meio do bom atendimento. É preciso encantar as pessoas, fazer com que elas se sintam acolhidas e garantir a máxima satisfação. Invista em um atendimento personalizado, como chamar o paciente pelo nome e já ter seu histórico médico revisado antes da consulta. Em relação ao ambiente, dispor de climatização na sala de espera e de cadeiras confortáveis são pontos favoráveis.
Desse modo, há chances melhores de se posicionar no mercado de uma maneira diferente e transparecer uma boa imagem da clínica aos interessados.
Retenção de talentos
O profissional de saúde é, sem dúvidas, o mais importante para a clínica. No entanto, o funcionamento não depende apenas dele. É preciso ter profissionais qualificados na recepção, na marcação de consultas e até na limpeza. No entanto, um dos problemas da gestão de clínicas está em conseguir manter esses talentos e evitar a rotatividade.
O cuidado em fazer uma boa seleção e o uso de mecanismos de incentivo são essenciais nesse ponto. É interessante oferecer feedback e criar políticas de reconhecimento, como premiações para o melhor funcionário do mês.
Também é preciso criar condições adequadas de trabalho e de capacitação, como um bom clima organizacional e a realização de cursos e treinamentos. Desse modo, dá para manter os profissionais satisfeitos e o fluxo de tarefas é otimizado.
Quais as melhores práticas de gestão de clínicas?
Com alguns passos de gerenciamento, a clínica atinge as metas estratégicas e consegue se destacar no mercado. A seguir, veja quais são as melhores recomendações nesse sentido.
Colete informações na marcação
Assim que alguém ligar para marcar uma consulta, é muito importante que o responsável realize uma boa coleta de dados. É interessante verificar questões como idade, sexo, localização e até se há plano de saúde. Não se esqueça dos dados de contato, como telefone e e-mail.
Essas informações são úteis para conhecer melhor os pacientes, bem como para planejar abordagens no futuro. Ao segmentar ações de conscientização para as mulheres, por exemplo, é possível abordar o cuidado preventivo com a saúde feminina.
Envie confirmação de consulta
Muitas vezes, as pessoas faltam a uma consulta porque não se lembram dela. Para evitar os “buracos na agenda”, o ideal é enviar uma confirmação de consulta, que pode ser feita por e-mail ou SMS, por exemplo.
Torne o contato pessoal e garanta que a mensagem seja enviada com alguma antecedência. Assim, a taxa de comparecimento será maior.
Cuide da agenda e do tempo de espera
Como vimos, um dos desafios da gestão de clínicas é cuidar da agenda da melhor maneira. É preciso equilibrar a capacidade de oferecer uma data próxima com a lotação da agenda. Assim, é possível evitar a marcação em excesso. Por isso, reunir os dados e fazer uma avaliação cuidadosa antes de agendar novas pessoas é essencial.
Na área de recepção, é importante informar o paciente sobre o tempo de espera. Assim, todo mundo sabe o quanto deve aguardar, em média, antes de ser chamado.
Use ferramentas e relatórios financeiros
Cuidar das finanças é outro ponto importante e o acompanhamento deve ser feito da forma apropriada. O ideal é utilizar ferramentas, como o fluxo de caixa, para verificar as movimentações e entender custos e ganhos.
Já os relatórios gerenciais, como o Demonstrativo de resultado do Exercício (DRE), trazem uma visão ampla da atuação. Assim, é mais fácil definir questões sobre lucros e investimentos de sua clínica.
Fique de olho no estoque
Imagine dar início a um atendimento e descobrir que já não há luvas ou outros materiais descartáveis. Isso causa uma má impressão e pode prejudicar o consultório de diversas maneiras.
Para prevenir essas e outras situações, é essencial fazer um bom controle de estoque. Verifique quais foram os produtos adquiridos, quais estão em falta e quais devem ser repostos em breve. Isso evita ter itens sobrando (o que pode levar à perda dos prazos de validade) e também previne o desabastecimento.
Automatize etapas
Fazer tudo à mão não é produtivo e aumenta as chances de erro. Além de tudo, é praticamente impossível dar conta de todas as exigências sobre a gestão de clínicas dessa forma. Nesse caso, uma boa prática consiste em automatizar procedimentos.
Realizar o envio automático de TISS e TUSS, por exemplo, melhora o relacionamento com os convênios e o recebimento dos valores. Já o armazenamento de informação pode ser feito de maneira muito mais proveitosa, por exemplo, por meio de backups automáticos. Além de economizar tempo, há um ganho expressivo na qualidade geral da atuação.
Utilize um software de gestão
Já que a automação é uma possibilidade a ser trabalhada, o melhor é adotar um sistema de gestão. Ele consiste em uma plataforma que reúne recursos diversos, como módulos do setor financeiro, de atendimento e de burocracia com convênios médicos.
É indispensável fazer uma boa pesquisa para escolher a melhor alternativa do mercado. Quanto mais completa ela for, maior é a conveniência. Observe, ainda, questões como o suporte e a qualidade oferecida. Com a escolha correta, é possível levar o gerenciamento para um novo nível.
Quais os principais erros de gestão que devem ser evitados?
Ao entender os pontos de possíveis falhas, fica mais fácil identificá-los de forma rápida e evitar que eles ocorram. A seguir, veja quais são os maiores erros de gestão de clínicas e como você pode se prevenir para que não ocorram!
Ignorar a importância do relacionamento
Muitos gestores encaram os pacientes como números ou, pior, simplesmente como uma fonte de renda. Embora as consultas e os exames sejam um meio de obter lucros, esse não pode ser o foco principal da atuação. Ao ignorar a relevância de ter um bom relacionamento com os pacientes, a imagem não será positiva e o consultório tende a fracassar.
Em vez disso, invista em conhecer bem os seus pacientes. Também é indispensável que todo o fluxo, do agendamento à recepção, seja conveniente e descomplicado. Ao final, além dos outros benefícios, é possível conquistar a satisfação das pessoas.
Não entrar na era digital
O cenário empresarial está cada vez mais conectado — e não é diferente com a prática de saúde. Isso tanto é verdade que há um número crescente de novas técnicas e equipamentos que garantem resultados incríveis. Então, por que deixar o consultório de fora dessa tendência?
Ao não aderir aos avanços proporcionados pela era digital, há perda de oportunidades e de competitividade. Por outro lado, ter os recursos adequados, como um sistema de gestão, faz a diferença. Com essa solução é possível, por exemplo, montar um prontuário eletrônico, proteger as informações e automatizar a confirmação de consulta. As demais etapas também são favorecidas, o que leva a um gerenciamento completo.
Atuar sempre no limite financeiro
Outra falha na gestão de clínicas é a perda do controle sobre as contas. Um dos indícios de que isso tem ocorrido é a falta de previsibilidade financeira ou a atuação no limite. É o que acontece ao tirar uma margem de lucro muito pequena ou quando não sobra dinheiro para investir.
Em vez disso, é importante ter um capital extra. Portanto, não abra mão de ter uma reserva financeira, guardando parte dos lucros todos os meses Com ela, dá para alocar recursos caso surja uma oportunidade imperdível. Se algum imprevisto ocorrer, o valor extra garante que as contas se mantenham sempre em dia.
Desconsiderar o potencial de divulgação
Um dos segredos para o sucesso é conseguir mais pacientes. Afinal, de nada adianta equilibrar as contas e criar o atendimento adequado se não há pessoas que procuram um lugar na agenda. Por isso, uma das falhas é ignorar o potencial que as ações de divulgação têm.
Se o objetivo é crescer e se destacar, é essencial provisionar recursos para o investimento em marketing. A gestão de clínicas deve se preocupar com esse aspecto para ampliar a base de contatos e gerar novas oportunidades. Além das estratégias mais usadas atualmente, como as redes sociais, não ignore o poder das indicações.
Pedir que os pacientes indiquem o serviço para outros é um jeito barato e muito eficiente de conseguir novos horários tomados na agenda. Ofereça vantagens para quem trouxer novos pacientes, como uma consulta gratuita ou um desconto na próxima visita. Com o senso de recompensa, é mais fácil convencer as pessoas.
Não fazer um acompanhamento contínuo
Por mais que a gestão de clínicas esteja indo bem em determinado momento, não significa que esse cenário se manterá. As necessidades mudam e o mercado, também. Portanto, é preciso ficar de olho para ter a certeza de que a atuação vigente é a mais indicada para as exigências apontadas.
Use as métricas e os indicadores levantados no planejamento e na organização e sempre acompanhe os resultados. Com dados concretos, é possível tomar decisões que levam o consultório a um novo patamar.
A gestão de clínicas encara problemas como as dificuldades de marcação, problemas com a gestão financeira e falta de acompanhamento dos resultados. Ao resolver essas e outras questões estratégicas, é possível se destacar e chegar ao sucesso.
Já que adotar a tecnologia é tão relevante, entre em contato com o Clínica nas Nuvens e conheça todos os nossos recursos!
