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Guia sobre como utilizar Split de Pagamento da melhor maneira

Guia sobre como utilizar Split de Pagamento da melhor maneira

Uma boa gestão de clínica requer atenção a variados aspectos. Do ponto de vista financeiro, o cuidado especial tem que ser com processos de pagamento, tributação e contabilidade. Nesse sentido, o Split de Pagamento surge como uma excelente alternativa.

Relativamente recente, ele utiliza a tecnologia para que clínica, profissionais e pacientes possam aproveitar diversos benefícios. Quando adotado corretamente, garante um processo melhor para todos os envolvidos. No entanto, muitos ainda desconhecem como o recurso atua.

Para que não restem dúvidas, entenda tudo sobre o Split de Pagamento e saiba como aplicá-lo do modo certo.

A definição de Split de pagamento

Em tradução livre, “Split” significa “divisão”, então essa é uma ferramenta voltada para dividir o pagamento em uma determinada operação. Por meio de configuração específica, é possível estabelecer quanto cada um vai receber, assim que um valor é pago.

É uma ferramenta que já existia, mas que ganhou projeção nos últimos anos. Isso ocorreu, principalmente, por causa do surgimento de marketplaces. Como vários vendedores se agrupam sob uma marca, a divisão passou a ser necessária para direcionar os valores em cada venda.

Hoje, é um recurso que pode ser utilizado com sucesso para o pagamento de profissionais em uma clínica, por exemplo. Com utilização simplificada, atende a clínicas médicas, odontológicas, de estética e assim por diante.

 

O funcionamento de um Split de Pagamento

Para entender todo o potencial dessa ferramenta, é interessante conhecer como ela funciona. O Split traz uma proposta totalmente automatizada, o que garante resultados melhores.

O processo exige uma configuração inicial, mas, após esse período, tudo ocorre de maneira automática. O mais importante: o procedimento não é percebido por quem faz o pagamento, o que impede o comprometimento da experiência, por exemplo.

Para saber melhor como funciona, veja quais são os passos necessários para concluir a etapa.

Configuração de dados

Tudo começa com a definição das informações a respeito do processo. No caso de clínicas, os profissionais devem receber parte do pagamento, assim como o próprio empreendimento.

Pense em uma consulta de R$ 300,00. Nesse cenário, fica acordado que o profissional da saúde terá R$ 200,00 e a clínica, R$ 100,00. Então, esses valores são configurados no recurso de Split de Pagamento — normalmente, em porcentagens.

Também são adicionadas as informações de cada profissional. Além de nome, documentos e identificação, pode ser incluída na conta bancária.

Seleção dos beneficiários

Depois dessa etapa inicial, é hora de partir para o processo de quitar os valores, em si. Assim que ele vai fazer o pagamento, o próprio operador do sistema já seleciona quem vai receber os montantes combinados.

O paciente, então, realiza a etapa de uma única vez e sem ter que se preocupar com nenhum detalhe extra. Com a seleção adequada, entretanto, o valor seguirá as configurações especificadas no começo.

Distribuição dos valores

Pense em uma pessoa que se consultou com três especialistas. Ao total, o paciente paga R$ 900,00 e cada médico deve receber R$ 200,00. No final, a clínica fica com R$ 300,00, do que é pago.

Com o Split, essa distribuição acontece de maneira automática. Assim que o pagamento é aprovado (como por meio de um cartão de crédito, por exemplo), cada montante segue para a conta de destino.

No final, o paciente receberá quatro notas fiscais: uma de cada especialista e uma da clínica. Elas terão os valores distribuídos, em vez de ser apenas uma com o total de R$ 900,00. Na prática, isso ajuda a evitar a bitributação, que você poderá conhecer na sequência.

A relação entre o Split de Pagamento e a clínica

Como visto, o recurso se tornou mais popular por conta da economia compartilhada. Marketplace e aplicativos de serviços aproveitam a abordagem. No entanto, as clínicas também estão entre as maiores beneficiadas.

Pelo funcionamento, deu para notar que todo o processo acontece de forma automatizada e para ajudar a clínica, de maneira ampla. Já que é algo tão necessário para o cotidiano do empreendimento, vale se aprofundar na relação. Por isso, veja alguns pontos fundamentais sobre a ligação entre a clínica e o uso do Split de Pagamento.

Evitando a bitributação

Toda vez que a clínica emite uma nota fiscal, ela precisa fazer o pagamento de tributos referentes ao serviço. Isso garante a regularidade fiscal do empreendimento, mas gera custos extras que devem ser considerados.

O grande problema surge por conta da bitributação. Imagine que um paciente paga diretamente à clínica, para quem ela emite uma nota. Há, então, uma cobrança de imposto. Depois, a clínica tem que pagar os profissionais envolvidos no processo. Como a nova emissão de nota, ocorre a chamada bitributação.

Isso é muito prejudicial para a clínica, já que reduz a margem recebida ao final pelo pagamento do paciente. Com o Split, no entanto, não acontece. Em vez de ser a clínica que paga o profissional, é a própria pessoa, o que diminui a carga tributária.

Emissão de notas no nome de cada envolvido

Por falar no elemento fiscal, é interessante entender como o processo ocorre. De forma simples, as notas passam a ser emitidas no nome do responsável por cada etapa, justamente para evitar a cobrança excessiva de impostos.

Considere que uma pessoa pagou R$ 500,00 por uma consulta e um exame. Desse total, a clínica tem direito a receber R$ 200,00. Quando o paciente faz o pagamento, tudo é emitido de forma individual.

Uma nota de R$ 200,00 é gerada pelo médico que a atendeu, enquanto uma de R$ 100,00 sai referente ao especialista que realizou o exame. Os R$ 200,00 restantes são emitidos em nome da clínica.

Isso faz com que cada porção receba apenas uma incidência de impostos, sem que nada seja ignorado. Na prática, o empreendimento se mantém regular quanto às obrigações tributárias, mas diminui a carga atuante.

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Otimização da lucratividade

O pagamento de impostos é um dos maiores obstáculos para que a clínica obtenha uma lucratividade mais elevada. A quitação desses valores compromete, por exemplo, a margem de lucro. Com isso, fica difícil equilibrar os custos e atingir o nível esperado de resultados para determinado período.

Como é de se imaginar, a bitributação torna o problema ainda maior. Pense que, a cada R$ 300,00, a clínica deseja receber R$ 200,00. No entanto, se ela for bitributada, isso não será possível. Como não é viável diminuir a margem paga ao profissional, são os ganhos do negócio que são comprometidos.

Já com o Split de Pagamento, o processo acontece de maneira bem melhor. Há uma redução nos custos tributários e, portanto, um reforço nos resultados de lucratividade. Desse modo, o empreendimento consegue ser mais bem-remunerado pela prestação de serviços.

Melhoria da gestão financeira

Não é apenas a questão ligada à lucratividade que se torna melhor. Toda a gestão financeira é beneficiada quando esse recurso para a divisão é utilizado. Isso acontece porque o controle fica fácil e, principalmente, mais confiável.

Como tudo é configurado e ocorre de maneira automática, não é preciso se preocupar com certos aspectos do processo. Então, o gerenciamento é simplificado, assim como as tomadas de decisões.

Com a emissão automatizada de notas, é possível acompanhar os recebimentos de forma simples. Sem a bitributação, fica fácil fazer um planejamento de orçamento e prever os custos associados, por exemplo.

Isso é fundamental para a manutenção de clínica e para garantir um bom potencial de crescimento. Então, é uma solução que ajuda o empreendimento a se manter no mercado.

Possibilidade de integração de software

Além de tudo, dá para recorrer ao Split de Pagamento com o uso de soluções que já são adotadas. É simples: com um bom software de gestão, é viável realizar a integração de sistemas para esses e outros procedimentos.

Nesse caso, o software faz todo o processo de maneira automática. Basta digitar, na maquininha de pagamento, o valor a ser repassado para cada conta — e só.

Todas as informações são enviadas para o sistema, o que garante máxima centralização. No final do mês, dá para fazer a emissão de relatórios sobre a receita e os repasses. A clínica, então, acompanha os valores e é capaz de tomar decisões melhores.

A automatização de processos por meio do Split de Pagamento

Um dos maiores benefícios de usar o Split de Pagamento é que ele permite incluir a tecnologia de maneira prática e integrada. O processo acontece de forma rápida e, principalmente, dá origem a um “efeito dominó” de outros pontos positivos.

Tudo isso é possível graças à automatização de etapas. Entenda essa relação e veja quais são os impactos positivos gerados.

Configuração simplificada

A automação começa logo no momento de configuração. É muito simples incluir os dados de pagamento de cada profissional, bem como as informações referentes ao valor destinado para cada clínica. Esses elementos só precisam ser adicionados uma vez, o que ajuda a garantir máxima praticidade.

Depois que essa configuração é feita, o processo acontece de forma rápida e automática. Não é necessário realizar nenhuma intervenção extra, além da escolha de quem receberá os valores.

Caso seja preciso modificar o procedimento, como ao aumentar os preços, a configuração também é bem fácil. Assim, a clínica consegue obter um nível maior de produtividade até na hora de pagamento e de emissão de notas.

Gestão automática do fluxo de caixa

Outro ponto importante dessa automação é que ela dá origem a um elemento essencial: o fluxo de caixa automatizado. Principalmente graças à integração de sistemas, é possível obter lançamentos completos sobre os montantes destinados à clínica e aos profissionais.

Isso é muito relevante para evitar um planejamento que se baseia em valores que não se concretizam. Pense que uma clínica cobra R$ 300,00 por consulta, mas recebe efetivamente R$ 100, devido aos repasses. Se ela lançar todas as marcações como entradas de R$ 300,00, terá uma previsão 3 vezes maior que o real.

Já com o Split, os valores incluídos são, de fato, os repassados e que podem ser trabalhados. Desse jeito, é possível melhorar o cuidado com as movimentações — e isso beneficia até a gestão de fornecedores, de outras contas a pagar e assim por diante.

Acompanhamento de valores

Graças à geração dessa visualização completa, o Split de Pagamento ajuda a garantir um acompanhamento preciso de valores. Dá para ter uma ideia clara de quanto a clínica já recebeu e de quanto poderá ganhar em determinado período.

A emissão de notas e recibos, por exemplo, auxilia a confirmar todos os processos ocorridos, de modo a manter tudo registrado. Já a integração à agenda, ao faturamento e ao orçamento garante total visibilidade sobre a clínica.

Isso é essencial para que o gerenciamento financeiro seja mais eficiente e considere todas as movimentações.

Eliminação de falhas e retrabalhos

Se o processo de direcionamento dos valores é automático, significa que ele praticamente não depende de atuação humana. Exceto no momento de fazer a seleção para quem o dinheiro será direcionado, não existe a necessidade extra de utilizar a abordagem das pessoas.

Isso é essencial porque ajuda a reduzir e até a eliminar os erros a respeito dos dados. Nenhuma nota fiscal sai com o nome incorreto e nem os profissionais recebem um valor diferente do combinado.

Também há uma redução no nível de retrabalho. Retificar notas fiscais gera novas incidências tributárias e mesmo corrigir problemas de valores podem causar perda de produtividade. Então, toda a clínica se beneficia a partir dessa decisão.

Diminuição dos custos tributários

Como visto, um dos pontos mais relevantes para a escolha do Split de Pagamento é que ele evita a bitributação. Com a automação oferecida pelo processo, portanto, é possível diminuir os gastos com tributos relacionados a serviços.

Trata-se de uma excelente solução para tornar a fase menos complexa e, ao mesmo tempo, mais barato. Como há um ganho de eficiência e como não ocorrem perdas quanto a erros cometidos, a distribuição de valores é favorecida.

Principalmente, é uma forma de ampliar a lucratividade, já que o ganho de produtividade gerado pela automação associado à tributação simples leva a grandes economias.

Um exemplo poderia ilustrar bem a situação. Imaginando-se que o taxa de imposto ISS da sua cidade seja 2% e a sua consulta seja de R$ 300,00, onde o profissional de saúde ganha R$ 200,00 e a clínica R$ 100,00, a conta ficaria assim.

Com bitributação: a clínica emite nota de R$ 300,00 ao paciente, pagando R$ 6,00 de imposto; o profissional emite nota para cobrar a clínica, no valor de R$ 200,00, gerando um imposto de R$ 4,00. Total de imposto pago, somando os dois: R$ 10,00.

Sem bitributação: a clínica emite nota de R$ 100,00 ao paciente, pagando R$ 2,00 de imposto. O profissional emite nota para o paciente, no valor de R$ 200,00, gerando um imposto de R$ 4,00. Total de imposto pago somando os dois: R$ 6,00.

Ou seja: há uma economia de R$ 4,00. Paga-se 40% menos de imposto nesse cenário.

O Split de Pagamento e a garantia de transparência

Ao recorrer a essa possibilidade, também dá para deixar os processos de gerenciamento mais transparentes. A administração de finanças pode trazer alguns problemas nesse sentido e, por isso, todo cuidado é necessário para que não ocorram dúvidas ou dificuldades.

Especialmente do ponto de vista dos profissionais, essa é uma escolha essencial. Na sequência, descubra o motivo.

Visibilidade sobre recebimentos

Graças ao direcionamento automático de valores, cada profissional consegue saber, exatamente, o quanto vai receber em determinado período. Pense em um médico que deseja aferir seus ganhos na clínica durante a semana. Sem o Split de Pagamento, teria que confirmar diversos lançamentos, checar a agenda e conciliar os números.

Com o recurso, por outro lado, tudo exige apenas alguns cliques. O profissional acompanha de maneira fácil os valores das notas geradas e quanto foi realmente destinado à conta que ele cadastrou.

Isso melhora a organização financeira individual, bem como garante uma verificação precisa dos valores.

Geração facilitada de documentação

Outro ponto essencial é que o profissional não tem que se preocupar em emitir notas ou recibos. Tudo acontece de forma imediata e automática, na hora do pagamento. Como consequência, a relação com quem paga é bem transparente e não há questionamentos sobre o valor pago, por exemplo.

Além de tudo, há um aspecto relevante quanto ao registro. Conforme os documentos são gerados, o profissional tem a chance de armazená-los e consultá-los sempre que se faça necessário. Desse modo, dá para ter uma visão clara e completa sobre todas as informações.

Melhoria do relacionamento entre clínica e profissional

Quando a clínica não atua de maneira profissional, há riscos de o empreendimento comprometer o relacionamento estabelecido com os profissionais. Imagine que um médico acredita que deve receber determinado valor, mas apenas uma quantia está na conta. Ao questionar a clínica, nota-se que o depósito foi executado incorretamente. No mínimo, isso causa uma quebra de confiança, certo?

Por outro lado, com o Split de pagamento tudo é feito automaticamente. Sem interferência humana, fica mais fácil garantir que os valores adequados sejam direcionados, conforme o combinado. Assim, o relacionamento entre as partes é favorecido e não sofre com problemas ligados à burocracia.

Facilidade de conferência

Como dito, as chances de erros diminuem drasticamente com o uso de uma ferramenta que automatiza a distribuição dos montantes. Mesmo assim, é natural que os profissionais (e a clínica) queiram conferir se todos os números estão adequados.

Com a geração automática de documentos fiscais e com total integração de sistemas, é fácil acompanhar a gestão de vendas, como no caso de consultas e procedimentos. O profissional verifica, exatamente, quais são os valores confirmados, quais foram os descontos tributários e assim por diante. Desse jeito, não restam dúvidas sobre os números.

A experiência do paciente melhorada pelo Split de Pagamento

Não são apenas a clínica e os profissionais que se beneficiam com o uso dessa ferramenta. O processo também é positivo para os pacientes, que estão na “ponta final” de atuação do Split de Pagamento.

Quando adotado corretamente, ele gera benefícios que favorecem a experiência dessas pessoas. A seguir, veja por que isso acontece e conheça os impactos na hora de quitar os valores.

Pagamento simplificado

Não adianta planejar um excelente atendimento na recepção da clínica e dentro dos consultórios se a pessoa vai ter problemas para pagar. O atendimento rápido e eficaz é fundamental para a maioria dos indivíduos e esse é um ponto do qual não dá para abrir mão.

Sem o Split, ocorrem dificuldades para redirecionar valores. Se a clínica decidir fazer o processo à mão, a pessoa terá que esperar algum tempo até que os dados sejam obtidos e que as notas sejam geradas.

Já com a solução automática não há esse risco. O indivíduo paga normalmente, exatamente como faria em qualquer lugar. A distribuição dos valores ocorre de forma automatizada e nos “bastidores”. Então, a experiência não é prejudicada de nenhum modo.

Obtenção de notas e recibos completos

Outro aspecto positivo é que a pessoa sai da clínica com todos os recibos e demais documentos, sem nenhuma falha ou dúvida. Ela receberá uma nota fiscal gerada pela clínica e uma pelo profissional que a atendeu. Na prática, é um jeito de estabelecer total transparência sobre os valores e sobre o que significa o seu pagamento.

Também é muito importante para o controle de cada um. Há quem use esses recibos para o ambiente de trabalho, enquanto outros podem utilizar para certas declarações tributárias. Com a emissão, a clínica garante o atendimento aos direitos do consumidor.

Potencial redução de custos

Quando a clínica é bitributada, ela perde dinheiro. Afinal, o mesmo serviço encara a incidência da alíquota duas vezes, o que compromete a lucratividade. Para compensar as perdas, uma clínica pode recorrer ao aumento dos custos, repassando os gastos extras para o paciente.

Se o Split de pagamento é utilizado, como visto, há uma diminuição nos gastos com impostos. Isso otimiza a margem do empreendimento e, desse jeito, é possível controlar melhor as despesas.

Para o paciente, é algo que, potencialmente, evita o aumento dos preços como compensação. Assim, há ainda mais valor agregado para quem se consulta, sem que a clínica seja prejudicada.

Integração ao prontuário

Graças à integração de sistemas, o paciente pode aproveitar outro benefício: a união de seus recibos de pagamento ao prontuário eletrônico. Isso é muito importante para ajudar a construir um histórico na clínica e para garantir melhores resultados em tratamentos futuros.

Quando alguém precisa passar em vários especialistas, por exemplo, essa união de dados auxilia os profissionais a terem uma visão do histórico. Assim, o paciente não depende apenas da própria memória.

Caso necessite, ele poderá solicitar todo esse histórico para acompanhar seus gastos ou quais procedimentos realizou. Então, o atendimento fica ainda mais adequado às necessidades de cada um.

O Split de Pagamento é uma solução eficaz, segura e ágil para distribuir os valores. Embora tenha se popularizado em marketplaces, pode ser usada em clínicas para garantir uma experiência melhor para todos.

Como ter um bom software ajuda nisso, entre em contato conosco e veja como funciona essa função no Clínica nas Nuvens!

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.