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Guia sobre como utilizar split de pagamento da melhor maneira

Guia sobre como utilizar split de pagamento da melhor maneira

Uma boa gestão de clínica requer atenção a vários aspectos. Do ponto de vista financeiro, o cuidado especial tem que ser com processos de pagamento, tributação e contabilidade. Nesse sentido, o split de pagamento surge como uma excelente alternativa.

Relativamente recente, ele utiliza a tecnologia para que clínicas, profissionais e pacientes possam aproveitar diversos benefícios. Quando adotado corretamente, garante um processo melhor para todos os envolvidos. No entanto, muitos ainda desconhecem como o recurso funciona.

Para que não restem dúvidas, entenda tudo sobre o split de pagamento em clínicas médicas e saiba como aplicá-lo do modo certo.

A definição de split de pagamento

Em tradução livre, “split” significa “divisão”, então essa é uma ferramenta voltada para dividir o pagamento em uma determinada operação. Por meio de configuração específica, é possível estabelecer quanto cada um vai receber, assim que um valor é pago.

É uma ferramenta que já existia, mas que ganhou projeção nos últimos anos. Isso ocorreu, principalmente por conta do surgimento de marketplaces. Como vários vendedores se agrupam sob uma marca, a divisão passou a ser necessária para direcionar os valores em cada venda.

Hoje, é um recurso que pode ser utilizado com sucesso para o pagamento de profissionais em uma clínica, por exemplo. Com utilização simplificada, atende a clínicas médicas, odontológicas, de estética e assim por diante.

Como funciona um split de pagamento

Para entender todo o potencial dessa ferramenta, é interessante conhecer como ela funciona. O split traz uma proposta totalmente automatizada, o que garante resultados melhores.

O processo exige uma configuração inicial, mas, após esse período, tudo ocorre de maneira automática. O mais importante: o procedimento não é percebido por quem faz o pagamento, o que impede o comprometimento da experiência, por exemplo.

Para saber melhor como funciona, veja quais são os passos necessários para concluir a etapa.

Configuração de dados

Tudo começa com a definição das informações a respeito do processo. No caso de clínicas, os profissionais devem receber parte do pagamento, assim como o próprio empreendimento.

Imagine uma consulta de R$ 300. Nesse cenário, fica acordado que o profissional da saúde terá R$ 200 e a clínica R$ 100. Então, esses valores são configurados no recurso de split de pagamento — normalmente em porcentagens.

Também são adicionadas as informações de cada profissional. Além de nome, documentos e identificação, pode ser incluída a conta bancária.

Seleção dos beneficiários

Depois dessa etapa inicial, é hora de partir para o processo de quitar os valores em si. Assim que ele vai fazer o pagamento, o próprio operador do sistema já seleciona quem vai receber os montantes combinados.

O paciente, então, realiza a etapa de uma única vez e sem ter que se preocupar com nenhum detalhe extra. Com a seleção adequada, entretanto, o valor seguirá as configurações especificadas no começo.

Distribuição dos valores

Pense em uma pessoa que se consultou com três especialistas. Ao total, o paciente paga R$ 900 e cada médico deve receber R$ 200. No final, a clínica fica com R$ 300 do valor pago.

Com o split, essa distribuição acontece de maneira automática. Assim que o pagamento é aprovado (por meio de um cartão de crédito, por exemplo), cada montante segue para a conta de destino.

No final, o paciente receberá quatro notas fiscais: uma de cada especialista e uma da clínica. Elas terão os valores distribuídos, em vez de ser apenas uma com o total de R$ 900. Na prática, isso ajuda a evitar a bitributação, que você poderá conhecer na sequência.

A relação entre o split de pagamento e a clínica

Como visto, o recurso se tornou mais popular por conta da economia compartilhada. Marketplace e aplicativos de serviços aproveitam a abordagem. No entanto, as clínicas também estão entre as maiores beneficiadas.

Pelo funcionamento, deu para notar que todo o processo acontece de forma automatizada e para ajudar a clínica, de maneira ampla. Já que é algo tão necessário para o cotidiano do empreendimento, vale se aprofundar na relação. Por isso, veja alguns pontos fundamentais sobre a ligação entre a clínicas e o uso do split de pagamento.

Evitando a bitributação

Toda vez que a clínica emite uma nota fiscal, ela precisa fazer o pagamento de tributos referentes ao serviço. Isso garante a regularidade fiscal do empreendimento, mas gera custos extras que devem ser considerados.

O grande problema surge por conta da bitributação. Imagine que um paciente paga diretamente à clínica, para quem ela emite uma nota. Há, então, uma cobrança de imposto. Depois, a clínica tem que pagar os profissionais envolvidos no processo. Como a nova emissão de nota, ocorre a chamada bitributação.

Isso é muito prejudicial para a clínica, já que reduz a margem recebida ao final pelo pagamento do paciente. Com o split, no entanto, isso não acontece. Em vez de ser a clínica que paga o profissional, é a própria pessoa, o que diminui a carga tributária.

Emissão de notas no nome de cada envolvido

Por falar no elemento fiscal, é interessante entender como o processo acontece. De forma simples, as notas passam a ser emitidas no nome do responsável por cada etapa, justamente para evitar a cobrança excessiva de impostos.

Considere que uma pessoa pagou R$ 500 por uma consulta e um exame. Desse total, a clínica tem direito a receber R$ 200. Quando o paciente faz o pagamento, tudo é emitido de forma individual.

Uma nota de R$ 200 é gerada pelo médico que a atendeu, enquanto uma de R$ 100 sai referente ao especialista que realizou o exame. Os R$ 200 restantes são emitidos em nome da clínica.

Isso faz com que cada porção receba apenas uma incidência de impostos, sem que nada seja ignorado. Na prática, o empreendimento se mantém regular quanto às obrigações tributárias, mas diminui a carga atuante.

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Otimização da lucratividade

O pagamento de impostos é um dos maiores obstáculos para que a clínica obtenha uma lucratividade mais elevada. A quitação desses valores compromete, por exemplo, a margem de lucro. Com isso, fica difícil equilibrar os custos e atingir o nível esperado de resultados para determinado período.

Como é de se imaginar, a bitributação torna o problema ainda maior. Pense que, a cada R$ 300, a clínica deseja receber R$ 200. No entanto, se ela for bitributada, isso não será possível. Como não é viável diminuir a margem paga ao profissional, são os ganhos do negócio que são comprometidos.

Já com o split de pagamento, o processo acontece de uma maneira bem melhor. Há uma redução nos custos tributários e, portanto, um reforço nos resultados de lucratividade. Desse modo, o empreendimento consegue ser mais bem remunerado pela prestação de serviços.

Melhoria da gestão financeira

Não é apenas a questão ligada à lucratividade que se torna melhor. Toda a gestão financeira é beneficiada quando esse recurso para a divisão é utilizado. Isso acontece porque o controle fica fácil e, principalmente, mais confiável.

Como tudo é configurado e ocorre de maneira automática, não é preciso se preocupar com certos aspectos do processo. Então, o gerenciamento é simplificado, assim como as tomadas de decisões.

Com a emissão automatizada de notas, é possível acompanhar os recebimentos de forma simples. Sem a bitributação, fica fácil fazer um planejamento de orçamento e prever os custos associados, por exemplo.

Isso é fundamental para a manutenção de clínica e para garantir um bom potencial de crescimento. Então, é uma solução que ajuda o empreendimento a se manter no mercado.

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Possibilidade de integração de software

Além de tudo, dá para recorrer ao split de pagamento com o uso de soluções que já são adotadas. É simples: com um bom software de gestão, é viável realizar a integração de sistemas para esses e outros procedimentos.

Nesse caso, o software faz todo o processo de maneira automática. Basta digitar, na maquininha de pagamento, o valor a ser repassado para cada conta — e só.

Todas as informações são enviadas para o sistema, o que garante máxima centralização. No fim do mês, dá para fazer a emissão de relatórios sobre a receita e os repasses. A clínica, então, acompanha os valores e é capaz de tomar decisões melhores.

A automatização de processos por meio do split de pagamento

Um dos principais benefícios de usar o split de pagamento em clínicas médicas é que ele permite incluir a tecnologia de maneira prática e integrada. O processo acontece de forma rápida e, principalmente, dá origem a um “efeito dominó” de outros pontos positivos.

Tudo isso é possível graças à automatização de etapas. Entenda essa relação e veja quais são os impactos positivos gerados.

Configuração simplificada

A automação começa logo no momento de configuração. É muito simples incluir os dados de pagamento de cada profissional, bem como as informações referentes ao valor destinado para cada clínica. Esses elementos só precisam ser adicionados uma vez, o que ajuda a garantir máxima praticidade.

Depois que essa configuração é feita, o processo acontece de forma rápida e automática. Não é necessário realizar nenhuma intervenção extra, além da escolha de quem receberá os valores.

Caso seja preciso modificar o procedimento, como ao aumentar os preços, a configuração também é bem fácil. Assim, a clínica consegue obter um nível maior de produtividade até na hora de pagamento e de emissão de notas.

Gestão automática do fluxo de caixa

Outro ponto importante dessa automação é que ela dá origem a um elemento essencial: o fluxo de caixa automatizado. Principalmente graças à integração de sistemas, é possível obter lançamentos completos sobre os montantes destinados à clínica e aos profissionais.

Isso é muito relevante para evitar um planejamento que se baseia em valores que não se concretizam. Supondo que uma clínica cobre R$ 300 por consulta, mas recebe efetivamente R$ 100, devido aos repasses. Se ela lançar todas as marcações como entradas de R$ 300, terá uma previsão três vezes maior que o real.

Já com o split, os valores incluídos são, de fato, os repassados e que podem ser trabalhados. Desse jeito, é possível melhorar o cuidado com as movimentações — e isso beneficia até a gestão de fornecedores, de outras contas a pagar e assim por diante.

Acompanhamento de valores

Graças à geração dessa visualização completa, o split de pagamento ajuda a garantir um acompanhamento preciso de valores. Dá para ter uma ideia clara de quanto a clínica já recebeu e de quanto poderá ganhar em determinado período.

A emissão de notas e recibos, por exemplo, auxilia a confirmar todos os processos ocorridos, de modo a manter tudo registrado. Já a integração à agenda, ao faturamento e ao orçamento garante total visibilidade sobre a clínica.

Isso é essencial para que o gerenciamento financeiro seja mais eficiente e considere todas as movimentações.

Eliminação de falhas e retrabalhos

Se o processo de direcionamento dos valores é automático, significa que ele praticamente não depende de atuação humana. Exceto no momento de fazer a seleção para quem o dinheiro será direcionado, não existe a necessidade extra de utilizar a abordagem das pessoas.

Isso é essencial porque ajuda a reduzir e até a eliminar os erros a respeito dos dados. Nenhuma nota fiscal sai com o nome incorreto e nem os profissionais recebem um valor diferente do combinado.

Também há uma redução no nível de retrabalho. Retificar notas fiscais gera novas incidências tributárias e mesmo corrigir problemas de valores podem causar perda de produtividade. Então, toda a clínica se beneficia a partir dessa decisão.

Diminuição dos custos tributários

Como visto, um dos pontos mais relevantes para o uso do split de pagamento em clínicas médicas é que ele evita a bitributação. Com a automação oferecida pelo processo, portanto, é possível diminuir os gastos com tributos relacionados a serviços.

Trata-se de uma excelente solução para tornar a fase menos complexa e, ao mesmo tempo, mais barato. Como há um ganho de eficiência e como não ocorrem perdas quanto a erros cometidos, a distribuição de valores é favorecida.

Principalmente, é uma forma de ampliar a lucratividade, já que o ganho de produtividade gerado pela automação associado à tributação simples leva a grandes economias.

Um exemplo poderia ilustrar bem a situação. Imaginando-se que a taxa de imposto ISS da sua cidade seja 2% e a sua consulta seja de R$ 300, em que o profissional de saúde ganha R$ 200 e a clínica R$ 100, a conta ficaria da seguinte forma:

Com bitributação: a clínica emite nota de R$ 300 ao paciente, pagando R$ 6 de imposto; o profissional emite nota para cobrar a clínica no valor de R$ 200, gerando um imposto de R$ 4. Total de imposto pago, somando os dois: R$ 10.

Sem bitributação: a clínica emite nota de R$ 100 ao paciente, pagando R$ 2 de imposto. O profissional emite nota para o paciente, no valor de R$ 200, gerando um imposto de R$ 4. Total de imposto pago somando os dois: R$ 6.

Ou seja: há uma economia de R$ 4. Paga-se 40% menos de imposto nesse cenário.

O split de pagamento e a garantia de transparência

Ao recorrer a essa possibilidade, também dá para deixar os processos de gerenciamento mais transparentes. A administração de finanças pode trazer alguns problemas nesse sentido e, por isso, todo cuidado é necessário para que não ocorram dúvidas ou dificuldades.

Especialmente do ponto de vista dos profissionais, essa é uma escolha essencial. Na sequência, descubra o motivo.

Visibilidade sobre recebimentos

Graças ao direcionamento automático de valores, cada profissional consegue saber, exatamente, o quanto vai receber em determinado período. Pense em um médico que deseja aferir seus ganhos na clínica durante a semana. Sem o split de pagamento, teria que confirmar diversos lançamentos, checar a agenda e conciliar os números.

Com o recurso, por outro lado, tudo exige apenas alguns cliques. O profissional acompanha de maneira fácil os valores das notas geradas e quanto foi realmente destinado à conta que ele cadastrou.

Isso melhora a organização financeira individual, bem como garante uma verificação precisa dos valores.

Geração facilitada de documentação

Outro ponto essencial é que o profissional não tem que se preocupar em emitir notas ou recibos. Tudo acontece de forma imediata e automática, na hora do pagamento. Como consequência, a relação com quem paga é bem transparente e não há questionamentos sobre o valor pago, por exemplo.

Além de tudo, há um aspecto relevante quanto ao registro. Conforme os documentos são gerados, o profissional tem a chance de armazená-los e consultá-los sempre que necessário. Desse modo, dá para ter uma visão clara e completa sobre todas as informações.

Melhoria do relacionamento entre clínica e profissional

Quando a clínica não atua de maneira profissional, há riscos de o empreendimento comprometer o relacionamento estabelecido com os profissionais. Imagine que um médico acredita que deve receber determinado valor, mas apenas uma quantia está na conta. Ao questionar a clínica, nota-se que o depósito foi executado incorretamente. No mínimo, isso causa uma quebra de confiança, certo?

Por outro lado, com o split de pagamento tudo é feito automaticamente. Sem interferência humana, fica mais fácil garantir que os valores adequados sejam direcionados, conforme o combinado. Assim, o relacionamento entre as partes é favorecido e não sofre com problemas ligados à burocracia.

Facilidade de conferência

Como dito, as chances de erros diminuem drasticamente com o uso de uma ferramenta que automatiza a distribuição dos montantes. Mesmo assim, é natural que os profissionais (e a clínica) queiram conferir se todos os números estão adequados.

Com a geração automática de documentos fiscais e com total integração de sistemas, é fácil acompanhar a gestão de vendas, como no caso de consultas e procedimentos. O profissional verifica, exatamente, quais são os valores confirmados, quais foram os descontos tributários e assim por diante. Desse jeito, não restam dúvidas sobre os números.

A experiência do paciente melhorada pelo split de pagamento

Não são apenas a clínica e os profissionais que se beneficiam com o uso dessa ferramenta. O processo também é positivo para os pacientes, que estão na “ponta final” de atuação do split de pagamento.

Quando adotado corretamente, ele gera benefícios que favorecem a experiência dessas pessoas. A seguir, veja por que isso acontece e conheça os impactos na hora de quitar os valores.

Pagamento simplificado

Não adianta planejar um excelente atendimento na recepção da clínica e dentro dos consultórios se a pessoa vai ter problemas para pagar. O atendimento rápido e eficaz é fundamental para a maioria dos indivíduos e esse é um ponto do qual não dá para abrir mão.

Sem o split, ocorrem dificuldades para redirecionar valores. Se a clínica decidir fazer o processo à mão, a pessoa terá que esperar algum tempo até que os dados sejam obtidos e que as notas sejam geradas.

Já com a solução automática não há esse risco. O indivíduo paga normalmente, exatamente como faria em qualquer lugar. A distribuição dos valores ocorre de forma automatizada e nos “bastidores”. Então, a experiência não é prejudicada de nenhum modo.

Obtenção de notas e recibos completos

Outro aspecto positivo é que a pessoa sai da clínica com todos os recibos e demais documentos, sem nenhuma falha ou dúvida. Ela receberá uma nota fiscal gerada pela clínica e uma pelo profissional que a atendeu. Na prática, é um jeito de estabelecer total transparência sobre os valores e sobre o que significa o seu pagamento.

Também é muito importante para o controle de cada um. Há quem use esses recibos para o ambiente de trabalho, enquanto outros podem utilizar para certas declarações tributárias. Com a emissão, a clínica garante o atendimento aos direitos do consumidor.

Potencial redução de custos

Quando a clínica é bitributada ela perde dinheiro. Afinal, o mesmo serviço encara a incidência da alíquota duas vezes, o que compromete a lucratividade. Para compensar as perdas, uma clínica pode recorrer ao aumento dos custos, repassando os gastos extras para o paciente.

Se o split de pagamento é utilizado, como visto, há uma diminuição nos gastos com impostos. Isso otimiza a margem do empreendimento e, desse jeito, é possível controlar melhor as despesas.

Para o paciente, é algo que, potencialmente, evita o aumento dos preços como compensação. Assim, há ainda mais valor agregado para quem se consulta, sem que a clínica seja prejudicada.

Integração ao prontuário

Graças à integração de sistemas, o paciente pode aproveitar outro benefício: a união de seus recibos de pagamento ao prontuário eletrônico. Isso é muito importante para ajudar a construir um histórico na clínica e para garantir melhores resultados em tratamentos futuros.

Quando alguém precisa passar por vários especialistas, por exemplo, essa união de dados auxilia os profissionais a terem uma visão do histórico. Assim, o paciente não depende apenas da própria memória.

Caso necessite, ele poderá solicitar todo esse histórico para acompanhar seus gastos ou quais procedimentos realizou. Então, o atendimento fica ainda mais adequado às necessidades de cada um.

O split de pagamento em clínicas médicas é uma solução eficaz, segura e ágil para distribuir os valores. Embora tenha se popularizado em marketplaces, pode ser usada em clínicas para garantir uma experiência melhor para todos.

Agora que você conhece o funcionamento do split de pagamento, entenda porque ter um bom software de gestão pode melhorar ainda mais os processos da sua clínica. Entre em contato e veja como é feita a integração dessa funcionalidade ao Clínica nas Nuvens.

Prontuário Eletrônico

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.