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5 riscos reais de manter o gerenciamento de clínicas e consultórios no papel

5 riscos reais de manter o gerenciamento de clínicas e consultórios no papel

Agenda para marcar horários, livro caixa, pasta com histórico do paciente: esses são apenas alguns dos arquivos físicos que clínicas e consultórios possuem para fazer a gestão administrativa completa.

Essa maneira de administrar os processos, controlar o fluxo de informações, foi um primeiro passo muito importante em direção ao gerenciamento eficaz. Por muito tempo, essa alternativa se adequou muito bem às necessidades e demandas de clínicas e consultórios.

Modelo tradicional de gestão de clínicas e consultórios

A tradicional agenda física, por exemplo, para controlar os horários disponíveis dos médicos e, portanto, agendar novas consultas, era a fiel companheira das secretárias médicas. O paciente liga para o consultório, pede para agendar uma consulta, a secretária verifica a disponibilidade do médico e, então, sugere uma data e um horário. O paciente verifica a sua disponibilidade e confirma (ou solicita outro horário).

Feito esse processo, o paciente precisava encontrar meios de lembrar do horário marcado: lembrete no celular, anotação na agenda pessoal, recadinho na porta da geladeira, tudo valia para não esquecer do compromisso.

No entanto, os pacientes têm mudado seus comportamentos, seus estilos de vida, sua forma de se comunicar e também a maneira como se relacionam com as empresas que prestam serviços. E a área médica sentiu a necessidade de se adaptar a esse novo modelo de vida, buscando ferramentas que permitissem alcançar com mais facilidade e mais sucesso seus pacientes.

Manter o modelo tradicional pode ser bastante arriscado para clínicas e consultórios por diversos motivos. Um deles está em não ser mais uma opção para o paciente já que ele verifica que o estabelecimento não oferece os meios que ele precisa e utiliza para se comunicar.

???? Descentralização de informações e registros

Agenda na mesa, prontuários no arquivo na sala ao lado, livro caixa na gaveta da mesa do médico: a descentralizacão de informações, mais dia ou menos dia, acaba em bagunça. Além disso, na pressa, é normal que anotações sejam feitas em rascunhos que correm o risco de se perder, levando consigo a informação registrada.

Este item leva a outro risco que impacta diretamente na saúde financeira de clínicas e consultórios.

???? Alto custo de manutenção

Papéis, agendas, pastas, arquivos, mesas: os custos de continuar fazendo o gerenciamento de clínicas e consultórios de maneira tradicional podem ser bastante altos. A infraestrutura investida para operar e arquivar os documentos e registros dos pacientes e do próprio estabelecimento pesa no orçamento mensal.

Além do impacto financeiro, verifica-se a perda de outro importante recurso: o tempo.

???? Desperdício de tempo

Tempo é dinheiro; e gastar tempo procurando papéis, pastas e arquivos é jogar dinheiro fora. A descentralização de informações reflete diretamente no tempo que a equipe tem para melhorar processos, manter contato com pacientes, auxiliar no que realmente é necessário.

Sem organização, sem verba e sem tempo, as clínicas e consultórios não conseguem criar relatórios para analisar e saber como tomar decisões mais assertivas.

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???? Dificuldade em criar relatórios

Os relatórios – apesar da fama ruim atribuída ao longo do tempo – são documentos essenciais para que gestores possam tomar decisões mais assertivas. Mas, para um relatório ser completo, é necessário ter acesso às informações de maneira fácil, além de essa ser uma prática constante. Com a gestão tradicional, essa tarefa torna-se complicada e, muitas vezes, não é realidade.

Com tanta coisa pra ser feita, como fica o atendimento ao paciente?

???? Menos atenção a quem realmente interessa: o paciente

Em meio à papelada, torna-se humanamente impossível encontrar tempo para dar atenção ao paciente. E, paciente insatisfeito deixa de ser paciente. Dessa maneira, automatizar tarefas e buscar meios para aumentar o contato com os pacientes e humanizar o atendimento deve ser prioridade.

Acompanhar a evolução tecnológica e fazer dela uma parceira para administrar clínicas e consultórios não é mais um diferencial de mercado: trata-se de uma necessidade para profissionais da saúde que querem continuar crescendo, aumentando sua carteira de pacientes e expandindo sua atuação.

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.

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