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Agenda médica: como evitar erros que prejudicam a qualidade do seu atendimento

Agenda médica: como evitar erros que prejudicam a qualidade do seu atendimento

Os relatos por atendimento de baixa qualidade em clínicas e consultórios têm aumentado substancialmente. Não é incomum encontrar pacientes descontentes por algum acontecimento pontual, a começar pela agenda médica.

Atrasos nos horários, que resultam em recepções lotadas de pacientes “impacientes”, e os desencontros de informações entre a equipe podem gerar muitas dores de cabeça para os médicos.

A partir do momento em que são identificados os erros, é possível corrigi-los para manter a satisfação de seus pacientes. Confira, agora mesmo, algumas dicas que preparamos para garantir excelência na gestão da agenda médica! Continue a leitura!

Planejamento

Antes de tudo, o primeiro aspecto que deve ser considerado para uma boa agenda médica é o seu planejamento. Para que sejam disponibilizados os horários, é preciso saber quantas consultas disponibilizar, quais profissionais estarão disponíveis e qual o tempo de duração estimado.

Sendo assim, é fundamental para o gestor considerar as particularidades do seu corpo clínico, baseando-se nos dias em que cada colaborador atua, bem como em quais são os procedimentos por eles realizados. Com esse conhecimento prévio, o planejamento é o primeiro passo a ser dado.

Flexibilidade

Independentemente da área, contar com processos engessados dificulta a construção de um bom relacionamento com clientes e, nesse caso, com os pacientes. A correria do dia a dia requer um feeling apurado de secretárias e médicos para entender que, algumas vezes, pacientes atrasam ou desmarcam de última hora.

Da mesma forma que imprevistos podem acontecer com os pacientes, também podem acontecer com a clínica. Por vezes, determinada consulta dura um tempo maior que o estimado ou o profissional pode ser solicitado para atender a alguma urgência.

Embora haja todo um cuidado em planejar-se de maneira mais próxima da realidade, o ideal é que a agenda médica do dia seja composta por intervalos. Assim, por meio da flexibilidade, nenhuma das partes envolvidas ficará prejudicada.

Atendimento

A recorrência em problemas de atendimento pode denunciar uma situação maior. Imagine um cenário em que um colaborador fica sobrecarregado em detrimento de outro. Isso causaria atrasos, certo? E caso faltem materiais para realizar procedimentos? Seria imensurável o impacto disso.

Todos os exemplos dados retratam o que a falta de gestão pode causar. Nesses casos, os fatores externos têm menor proporção, e a solução está em reorganizar a casa, buscando ajuda em ferramentas, como softwares e sistemas. Essas soluções se apresentam como um investimento que impactará positivamente a credibilidade diante dos pacientes.

Tecnologia

Diante do que já foi apresentado, a tecnologia seria uma grande aliada para o gestor e sua expertise. Contar com o auxílio da automação para o dia a dia da agenda médica seria uma maneira de facilitar os processos para clientes e funcionários.

Sob o ponto de vista dos clientes, por exemplo, seria possível realizar os agendamentos de forma online, sem a necessidade de ligações demoradas até encontrar o horário que seja mais adequado à sua rotina.

Já pelo âmbito da clínica, a equipe da recepção poderia destinar sua atenção para solucionar processos que requerem, de fato, o raciocínio dos profissionais.

Ainda sob a perspectiva da tecnologia, disponibilizar o pagamento dos serviços por meio do site da clínica seria uma excelente aposta para o empreendimento, facilitando para o cliente e assegurando o retorno financeiro.

Gastos

Você já mensurou, na ponta do lápis, os valores que perdeu por não contar com uma agenda médica organizada? Esse tipo de situação ocorre em decorrência do mau planejamento e da falta de flexibilidade, impedindo o encaixe de horários e mantendo “buracos” na rotina diária. Anular esses problemas significa aumentar o faturamento da clínica.

A maneira ideal de contornar essas situações é mantendo sempre uma lista de espera. Tal lista pode ser obtida de maneira automatizada ou por meio da própria equipe, que estará atenta a essas solicitações e terá, em mãos, uma listagem com os nomes dos primeiros interessados.

Dessa forma, caso alguém desmarque ou não apareça, você conseguirá, em tempo, entrar em contato com outro paciente para preencher a vaga.

Treinamento

Por fim, de que adiantariam uma tecnologia de ponta e um planejamento eficiente se a equipe não estiver apta para colocá-los em prática?

Sendo assim, é fundamental para a clínica investir no treinamento periódico de todos os seus colaboradores. O primeiro atributo que deve ser contemplado é o domínio das funcionalidades que o software oferece, disponibilizando os horários e avaliando as marcações.

Além disso, é importante também que o time conheça os processos não automatizados, como a realização de encaixes urgentes, lidando com possíveis eventualidades do dia a dia. Tudo isso deve ser feito de forma humanizada e valorizando os seus pacientes.

Evitar erros na agenda médica vai muito além de garantir apenas a organização diária. Com um bom planejamento, a tecnologia como aliada e a excelência ao colocá-la em prática, será possível perceber a melhora no fluxo de pacientes e, consequentemente, no faturamento da clínica. Ressaltamos, ainda, que toda a equipe deve se mobilizar para garantir a satisfação dos pacientes. Além de aumentar a produtividade, isso ainda auxilia na fidelização daqueles que buscam pelos seus serviços.

Agora que você conhece as dicas que podem auxiliar no melhor desempenho da agenda médica, que tal conferir os benefícios do agendamento online?

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.