A gestão financeira é um dos segredos para o sucesso de uma clínica. É preciso acompanhar esse setor e desenvolver práticas que conduzam ao equilíbrio e à sustentação do negócio. Nesse sentido, uma das abordagens inclui cuidar dos pacientes inadimplentes.
As pessoas que não pagam tratamentos, consultas e exames conforme o acordado geram desequilíbrio nas contas. Então, é importante estabelecer algumas práticas para reduzir esse percentual, especialmente quando existe a possibilidade de parcelamento.
Na sequência, veja como diminuir o total de pacientes inadimplentes e conquiste mais segurança financeira para a sua clínica.
1. Tenha um setor exclusivo para cobranças
Depois que os atrasos ocorrem, é preciso agir rapidamente e do jeito certo. A intenção é não constranger o paciente e nem prejudicar o relacionamento com ele. Ao mesmo tempo, a atuação tem que ser direcionada — e não apenas “quando sobrar tempo” para a atividade.
Por isso, o recomendado é desenvolver um setor exclusivo voltado para a área de cobranças. O comum é envolver telemarketing e uma equipe responsável por fechar os contatos e conseguir retornar parte dos valores. Com uma boa estrutura, os resultados são melhores.
Mas para que isso funcione, é essencial contar com bons profissionais para o setor, que tenham facilidade em dialogar, que saibam ser simpáticos e ao mesmo tempos bons em negociar, mantendo a calma e cautela no diálogo com os pacientes inadimplentes. Na hora de contratar profissionais para esse setor, preste atenção nesses perfis.
2. Crie uma política de negociação
Ainda que seja relevante diminuir o número de pacientes inadimplentes, é indispensável que o processo não cause prejuízos para a clínica. Além do mais, todos devem ter acesso a condições semelhantes. Não é recomendado oferecer 30% de desconto a uma pessoa e apenas 5% a outra, por exemplo. Isso só levaria a um tratamento diferenciado e prejudicaria a relação com os pacientes.
O melhor é elaborar uma política padronizada para ser seguida pelos colaboradores. Desse jeito, o setor consegue apresentar acordos estruturados e que sempre mantêm os resultados para a clínica.
Antes de definir qual a condição ideal para oferecer aos pacientes inadimplentes, converse com a equipe do setor de cobranças e entenda o perfil desse público. Após isso, alinhe a melhor estratégia e oriente a equipe como repassar isso aos pacientes devedores.
Com o tempo, talvez seja interessantes mudar a condição oferecida, tendo em vista os resultados alcançados desde a primeira estratégia utilizada. Para isso, ter uma conversa semanal com a equipe é essencial para definir os próximos passos.
3. Capacite a equipe de cobranças
Depois de criar um segmento exclusivo e de montar uma política de negociação, é o momento de garantir que os profissionais possam executar todas as tarefas adequadamente. Então, é essencial formar um bom time de cobranças.
O processo inclui, por exemplo, definir um script com falas principais e meios de abordagem. Também é importante estabelecer como vencer as maiores objeções e como não constranger quem é cobrado. Por meio de treinamentos, todos os colaboradores entendem o que fazer para conquistar bons resultados.
Pacientes inadimplentes podem gerar um prejuizo gritante para a sua clínica ou consultório médico, por isso é importante seguir orientações e buscar acordos, diálogos e intervenções. As pessoas devedoras, geralmente, estão passando por alguma dificuldade, mas querem liquidar suas dívidas. Por isso é importante ter controle mental e lidar com essas situações de forma lúcida e demonstrando compreensão pelo atual momento do seu paciente.
4. Tenha o apoio de um bom software
Uma das questões sobre pacientes inadimplentes é que, quanto maior for o tempo de atraso, menores são as chances de pagamento. Então, é muito importante realizar um acompanhamento robusto para identificar os atrasos o mais rapidamente possível.
Por meio um software de gestão integrada, é possível verificar os dados e saber quando agir. Também é fácil automatizar tarefas, como o envio de mensagens com avisos sobre o atraso ou o vencimento. Assim, a política de cobranças se torna ainda mais efetiva.
Para reduzir a taxa de pacientes inadimplentes é fundamental ter um setor estruturado e utilizar a abordagem correta. Além de boas negociações, é preciso garantir a adequação às exigências legais, de modo a coibir abusos.
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