Uma requisição de estoque nada mais é do que um documento, que pode ser físico ou manual, utilizado em empresas para solicitar a reposição de itens no estoque. Por se tratar de algo essencial, as clínicas devem conhecer bem sua função para utilizá-la com eficiência e sempre que possível otimizar o processo para evitar erros.
Caso sua clínica já utilize o documento de requisição de estoque, continue a leitura para entender como otimizá-la e torná-la ainda mais eficiente. Caso não faça uso, fique por aqui porque este pode ser o início de um controle de estoque com resultados muito positivos para sua clínica. Boa leitura!
Como funciona uma requisição de estoque
A requisição de estoque geralmente é elaborada por um setor ou pessoa responsável, como o departamento de compras ou um gestor, com base nas necessidades identificadas por outros setores.
Através do documento, é possível formalizar e registrar os pedidos para que a compra de insumos médicos e outros materiais seja feita de forma transparente e organizada. Nele a clínica vai declarar informações importantes sobre o material necessário, como quantidade, especificações técnicas e até prazos de entrega desejados.
A partir daí, o setor financeiro ou administrativo faz a aprovação e a requisição é transformada em pedido ao fornecedor. O objetivo central é garantir que não haja faltas para o funcionamento das operações ao mesmo tempo em que não haja materiais em excesso e desperdícios, minimizando custos.
O que costuma constar numa requisição de estoque
Não existe um modelo de requisição de estoque obrigatório, mas existe uma série de informações importantes que devem conter no documento para que ele seja eficiente. Tais como:
- Nome da clínica;
- Endereço, logotipo e informações de contato;
- Um número único atribuído a cada requisição para fins de rastreamento e controle;
- Data da requisição;
- Lista detalhada dos materiais que estão sendo requisitados, incluindo nome do item, código, quantidade necessária, unidade de medida e se necessário, especificações técnicas;
- Prazo de entrega desejado;
- Assinaturas com ou sem carimbos de aprovação.
Algumas clínicas adicionam justificativas para a solicitação de cada pedido, assim como espaço para observações. Esses são os elementos essenciais, mas dependendo dos procedimentos internos da clínica, o formato e o conteúdo do documento podem variar.
Como entender o momento certo para requisição de estoque
Existem três conceitos muito importantes para identificar a necessidade da requisição de estoque. São eles ponto de requisição estoque mínimo e estoque máximo e ponto de pedido:
Estoque mínimo
É o nível mínimo de estoque que uma clínica deve manter para evitar a falta de materiais em períodos de demanda inesperada ou atrasos no fornecimento.
Para saber o estoque mínimo é preciso considerar tempo de entrega de fornecedores, taxa de consumo do item, e tolerância da empresa ao risco de falta de estoque. Quando é chegado o nível de estoque mínimo, é hora de fazer a reposição.
Estoque máximo
É o máximo que uma clínica deseja manter para evitar custos excessivos de armazenamento e deterioração de algum material.
Para saber o estoque máximo deve-se levar em conta fatores como espaço de armazenamento disponível, custos associados ao armazenamento e o tempo de vida útil do produto.
Ponto de pedido
O ponto de pedido é o nível em que uma nova requisição de estoque deve ser feita para garantir que não se atinja o estoque mínimo antes que a nova reposição chegue.
Como calcular requisição de estoque na clínica?
Mas como calcular requisição de estoque na clínica? O ponto de pedido é calculado levando em consideração o tempo de lead time de entrega dos fornecedores, ou seja, o tempo necessário desde o momento em que a requisição é feita até o momento em que os materiais são efetivamente recebidos e disponíveis para uso.
Geralmente a requisição de estoque na clínica é calculada da seguinte forma:
PP = (CM+LT) + EMin
Sendo:
PP = Ponto de pedido
CM = Consumo médio diário
LT = Lead Time
EMin = Estoque Mínimo
Ou seja, a requisição de estoque é um dos principais mecanismos para garantir que o estoque seja mantido dentro dos limites desejados, com base nos conceitos de estoque mínimo, estoque máximo e ponto de pedido.
Principal desafio da requisição de estoque e como solucionar
Depois que se compreende como é feita a requisição de estoque na clínica, é possível acreditar que basta criar uma folha de papel padrão e preencher sempre que necessário. Mas isso pode ser mais desafiador do que parece.
Fazer todo o processo manualmente pode ser desafiador primeiramente por estar sujeito a erros humanos, como de cálculo, falhas na comunicação ou registros imprecisos. Além disso, manter o controle de todos os itens de estoque, suas quantidades, datas de chegada e saída, e outras informações relevantes pode ser complicado e demorado.
Contar com um sistema de gestão de estoque é sem dúvidas o melhor caminho. Softwares médicos como o Clínica nas Nuvens auxiliam para um processo mais efetivo, ágil e transparente.
Com registro de entradas e saídas de estoque, cálculo de estoque mínimo e máximo, e geração de pedidos de reposição quando necessário, o Clínica nas Nuvens reduz a probabilidade de erros e acelera o processo. Então, não faça sua requisição em papel ou planilha simples. Solicite sua demonstração gratuita e tenha uma gestão completa e eficiente.
