O prontuário médico é um documento essencial para garantir a qualidade do atendimento e tratamento dos pacientes. Nele, são registradas informações como histórico de saúde, exames, diagnósticos, prescrições médicas e evolução do tratamento. Mas você sabe onde e por quanto tempo guardar o prontuário?
Neste artigo, vamos abordar essas questões e apresentar dicas para que você possa manter os prontuários de forma segura e adequada. Continue a leitura e confira.
Qual o tempo de guarda do prontuário médico?
O tempo de guarda do prontuário médico é definido por leis e regulamentos que podem variar de acordo com o país. Há locais que orientam que a guarda do prontuário deve ser mantida até a morte do paciente. Em outras regiões, o tempo é de 5 a 10 anos.
No entanto, no Brasil, a guarda de prontuário médico tem prazo de 20 anos, a partir do último registro realizado. Isso é determinado na Lei nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018. Essa norma é válida tanto para prontuários digitais quanto para arquivos em papel.
Entretanto, é importante ressaltar que em casos de ações judiciais ou de interesse do paciente, o prontuário médico deve ser mantido por tempo indeterminado, garantindo o acesso às informações por parte do paciente ou de seu representante legal.
O que acontece se a clínica não guarda o prontuário do paciente?
O não arquivamento do prontuário pode ocasionar muitos prejuízos para a clínica e, principalmente, para o próprio paciente. Para ter uma ideia da gravidade, em 2019, um hospital foi condenado ao pagamento de cinco mil reais de danos morais a um paciente que solicitou, mas não recebeu o documento.
Nesse caso em específico, o estabelecimento de saúde alegou que a não entrega do prontuário ao paciente aconteceu devido ao grande volume de prontuários arquivados, o que impossibilitou encontrar o documento solicitado.
Essa justificativa acaba levantando outra questão: a importância de arquivar corretamente esse documento tão importante. Imagine manter por 20 anos arquivos e mais arquivos de papel armazenados em gaveta, além de ocupar espaço, fica difícil encontrar rapidamente o que precisa. A seguir, entenda sobre isso e saiba qual a melhor forma de guardar o prontuário do paciente.
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Como guardar o prontuário do paciente?
Saber como guardar prontuário médico é essencial. A guarda deve ser feita em um local seguro e acessível aos profissionais de saúde responsáveis pelo atendimento do paciente. O ideal é que o documento seja mantido no próprio estabelecimento de saúde.
Caso o paciente mude de local de atendimento, é importante que o prontuário médico seja transferido para a nova instituição. Isso garante que os profissionais tenham acesso às informações completas do histórico de saúde do paciente e possam tomar decisões mais precisas e eficientes em relação ao tratamento.
Por conta disso, contar com um prontuário médico eletrônico é o mais indicado nos dias de hoje. Dessa forma, fica fácil compartilhar o documento de forma segura com outras instituições e profissionais, ao mesmo tempo que a clínica consegue manter tudo arquivado pelo tempo necessário, sem ocupar espaços físicos.
E o melhor disso é que fica fácil encontrar as informações solicitadas pelo paciente em poucos cliques, podendo entregar todo o histórico de saúde a ele na hora que for solicitado.
Além disso, o arquivamento digital garante um maior sigilo das informações, já que um prontuário eletrônico permite a inclusão de senhas de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar o documento.
Caso você ainda não conte com essa tecnologia na sua clínica, entenda mais sobre ela acessando o conteúdo: 10 motivos para investir em um prontuário médico eletrônico.
Dicas para gerenciamento do prontuário do paciente
A forma mais prática, segura e acessível de guardar os prontuários dos pacientes é digitalmente. A Lei 13.787/18, também dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente.
Por isso, caso ainda não utilize o prontuário online, perante lei, é possível fazer a digitalização dos prontuários físicos. Dessa forma, a clínica economiza com a contratação de espaços físicos, ganha agilidade no acesso a prontuários antigos e garante a segurança e integridade dos prontuários dos pacientes.
Além de contar com a digitalização de documentos na hora de saber onde guardar o prontuário médico, vale apostar em outras atitudes para manter uma boa gestão desse documento. A seguir, confira algumas delas.
- Crie um sistema de arquivamento consistente: certifique-se de que os prontuários médicos sejam arquivados de forma consistente, seguindo um padrão lógico de organização, como ordem alfabética ou numérica, dados de atendimento, etc.
- Mantenha os prontuários atualizados: verifique regularmente se os prontuários estão atualizados e se contêm todas as informações necessárias.
- Treine a equipe: certifique-se de que a equipe da clínica esteja ciente das políticas e procedimentos de gerenciamento e guarda de prontuários médicos e forneça treinamento regular para garantir que as práticas sejam seguidas corretamente.
- Descarte os prontuários de forma segura: quando for necessário descartar prontuários médicos, certifique-se de fazê-lo de forma segura e seguindo as regulamentações legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados e a Resolução do Conselho Federal de Medicina nº 1.821/2007. A seguir, saiba mais sobre isso.
Como fazer o descarte correto do prontuário após o tempo de guarda?
Após o tempo de guarda do prontuário médico, a clínica pode fazer o descarte. Porém é preciso adotar algumas medidas para garantir que o processo seja feito de forma correta. Saiba, a seguir, quais são elas.
- Garantir que o tempo de guarda foi cumprido: é importante ter registrado exatamente qual foi a última vez que o paciente se consultou na clínica e garantir que esse último atendimento tenha sido feito há 20 anos. Para isso, é importante manter os prontuários sempre atualizados, evitando que haja dúvida sobre o tempo em que estão guardados.
- Destruir os arquivos de forma correta: quando a clínica utiliza um software de prontuário eletrônico, muitas vezes é necessário fazer a exclusão do arquivo dentro do sistema e também das possíveis cópias salvas no próprio computador. Assim, é necessário fazer uma varredura completa evitando deixar registros para trás.
- Comunicar o paciente: antes de excluir o prontuário do paciente, é importante entrar em contato com ele para que ele fique ciente sobre a exclusão.
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