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Repasse médico: como fazer de forma correta e efetiva?

Repasse médico: como fazer de forma correta e efetiva?

A gestão financeira de clínicas médicas está ligada a uma das questões mais importantes desse setor. Entre os pontos mais relevantes, está o repasse médico, que é o pagamento dos responsáveis por fazer o negócio girar.

Tradicionalmente sendo um trabalho rotineiro e de destaque, trata-se da etapa do pagamento de médicos diante do seu cotidiano de atendimentos a pacientes, da realização de procedimentos e tratamentos e, por fim, da revenda de produtos.

Entretanto, realizar esse processo de forma efetiva para o profissional é uma das questões que provavelmente estão na pauta do time financeiro desse tipo de segmento. Infelizmente, é comum que aconteçam repasses incorretos, justamente pela grande demanda de atendimentos realizados e que fogem do controle ou passam pelo emprego de métodos obsoletos.

Então, o que pode ser feito para otimizar o processo da gestão financeira de clínicas médicas e o pagamento dos seus profissionais? Se esse questionamento for de seu interesse, continue a leitura do artigo. Nele, explicaremos o que você mais precisa saber sobre esse assunto!

Entenda o que é o repasse médico

Muitas clínicas utilizam os pagamentos para profissionais por meio do seu rendimento, considerando consultadas realizadas, assim como procedimentos cirúrgicos e tratamentos feitos. De maneira simples, parte do lucro desempenhado fica para o profissional e a outra parte para a clínica médica.

Para ficar claro com um exemplo simples, 75% do valor vai para o médico em questão, e o restante — 25% —, para a instituição hospitalar. Em uma consulta de R$ 100, então, o repasse acontecerá da seguinte maneira: o valor de R$ 75 irá para o profissional e o de R$ 25 irá para a clínica.

O cálculo depende do que foi definido na contratação do colaborador, mas todos seguem com o mesmo intuito, que é dividir a rentabilidade entre as partes envolvidas. E esse pagamento é feito diretamente considerando a produtividade que foi observada.

Esse tipo de sistema é muito comum, pois, além de valorizar a quantidade de serviços prestados — bem como a qualidade do trabalho que foi realizado —, elimina custos fixos que nem sempre têm relação com o desempenho do profissional. Os repasses são feitos periodicamente.

Cada local tem o seu critério que é, particularmente, definido e, geralmente, no momento da contratação, constando nas políticas de recebimento da empresa. Vale ressaltar que esse entendimento deve estar alinhado, de forma saudável, entre ambas as partes.

Dessa maneira, ele pode ser feito semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Esse processo é realizado a partir da apuração de todos os atendimentos realizados durante o período, sejam atendimentos médicos, sejam exames e tratamentos realizados, sejam procedimentos cirúrgicos e vendas de produtos.

Nesse último item, por sua vez, é envolvida a comissão, que deve ter o seu pagamento feito juntamente ao repasse médico das demais atividades. Vale ressaltar também que é nessa etapa que acontecem os faturamentos dos convênios médicos. Essa modalidade se dá quando profissionais de saúde não atuam de forma independente e são estruturados a partir de planos de saúde, o que também é muito comum.

Saiba a importância do repasse com a gestão

Os repasses médicos, também conhecidos como rateios, quando não realizados com uma gestão clínica financeira eficiente, podem vir a se tornar uma futura grande dor de cabeça para a área. Geralmente, clínicas que trabalham nessa modalidade lidam com dezenas de profissionais, assim como com vários procedimentos com configurações diferentes, o que pode levar à variação dos valores.

Outras circunstâncias, mesmo que em procedimentos iguais, podem fazer com que profissionais médicos percebam valores diferentes. Essas e outras propriedades podem levar ao descontrole da área financeira e, consequentemente, afetar totalmente a gestão do processo de repasse médico.

Existem alguns pilares que estão ligados à importância da realização efetiva do repasse médico. Quando esses pontos não são observados com atenção, uma série de processos é suscetível a colocar a cadeia de processo em mau funcionamento.

Controle dos processos financeiros

O gestor da área financeira deve estar muito atento, principalmente aos procedimentos mal configurados, que podem gerar interpretações diferentes, acarretando repasses não realizados corretamente. É nesse momento que ocorrem uma insatisfação das equipes médicas e o impacto negativo no financeiro.

Entre alguns dos exemplos existentes, podemos citar o desconhecimento da quantidade de procedimentos diferentes, bem como dos valores distintos entre cada um deles. Muitas vezes, isso está ligado a processos rudimentares, como o uso manual de agenda e planilhas, que não traz acompanhamentos eficazes.

Em outro cenário, que é muito comum na gestão de clínicas, está o atual status do pagamento de consultas particulares ou de procedimentos não cobertos pelo plano de saúde. É muito importante que essa etapa seja registrada com precisão dos detalhes, o que evita erros de pagamento para os convênios médicos.

Em outras palavras, a gestão financeira de uma clínica é um fator principal para o funcionamento do negócio como um todo. Uma vez que o recebimento acontece de maneira correta, as atividades dos profissionais não correm risco de ser prejudicadas, já que o médico pode se sentir desprestigiado em não receber pelo seu serviço prestado.

Evitamento de problemas legais

Assim como acontece com qualquer profissão, profissionais médicos podem buscar seus direitos por não receberem conforme é prestado o seu serviço. Nesse caso, por exemplo, se o método utilizado para conferir as consultas e os procedimentos realizados não for realmente eficiente e contabilizar de maneira incorreta, o repasse será errado.

Por esse motivo, é tão importante contar com formas que possam mapear todo o fluxo do paciente, no primeiro momento, com o agendamento da consulta, passando pelo dia da consulta, pelo atendimento realizado, pelos procedimentos e tratamentos feitos e pelos pós-atendimentos prestados pelo médico.

Com toda essa avaliação, conseguimos mensurar a quantidade de atividades profissionais que devem constar no momento de repasse, evitando dificuldades legais e, claro, conseguindo reter talentos do quadro clínico. Esse monitoramento deve ser transparente, de modo que o próprio médico consiga enxergar as suas entregas e o seu faturamento.

Gestão de fluxo de caixa

O planejamento financeiro é algo entendido como base para um gestor financeiro, inclusive de clínicas. Nesse momento, quando o gestor consegue controlar todos os seus repasses, é possível monitorar e planejar em longo prazo os próximos resultados.

Sem uma ferramenta que consiga fazer essa gestão, algumas surpresas podem ocorrer, impactando diretamente o fluxo de caixa e desajustando toda a saúde financeira do negócio. Afinal, sabemos o impacto que os cálculos dos honorários médicos e de outros funcionários têm nas saídas do fluxo.

Por exemplo, se fizermos de maneira inadequada e não acompanhando as reais atividades de um médico específico, ao fazermos o pagamento, podemos constatar que o valor a ser repassado está muito abaixo do real. Dessa maneira, você terá um saldo final muito abaixo do que também era esperado, sendo uma surpresa negativa para quem tinha planejado todos os custos no início de um mês.

Além disso, o controle de procedimentos pode auxiliar a entender o impacto financeiro que determinado profissional está gerando para o negócio. Se uma clínica está gastando mais para fazer a manutenção do médico e o seu repasse do que a rentabilidade oferecida, é necessário montar um plano de ação que possa converter os números desempenhados pelo profissional.

Processos auditáveis

A gestão financeira vem para deixar isso configurado e fazer a auditoria dos processos que envolvam os valores e garantam que eles serão pagos de acordo com a realidade prestada pelos profissionais. Todo o histórico mensurado com a gestão efetiva do repasse médico garante que a clínica terá mais controle das suas atividades médicas.

É preciso fazer o alinhamento com os seus profissionais e, para isso, o primeiro passo é garantir os contratos. Nesse momento, definimos corretamente quais serão os percentuais acordados com o profissional e o que será de parte das clínicas. No caso de atendimentos feitos por profissionais que atuam por convênio, é fundamental definir qual o retorno que o plano terá.

Um sistema de gestão de atendimentos clínicos eficiente fará todo esse acompanhamento, fazendo a leitura de todos os valores que devem ser repassados para cada uma das partes envolvidas. Além disso, avaliará quais profissionais têm maior desempenho e, até mesmo, aqueles que apresentam uma performance abaixo do esperado.

Esse tipo de gestão permite entender e suportar esses profissionais que precisam passar por reestruturação, seja de atendimento, seja de publicidade — por exemplo, investindo em estratégias efetivas no Instagram —, até mesmo, considerando os métodos de atuação. Assim, esse trabalho pode empenhar novos resultados, trazendo maior liquidez para o seu negócio.

Gestão do tempo

Todo gestor, independentemente do seu campo de atuação, precisa entender quais são os gargalos da produção e buscar maneiras de otimizar o tempo de suas equipes. Quanto à gestão em clínicas, o repasse médico pode estar diretamente ligado a esse ponto.

Os métodos mais tradicionais de trabalho contam com a junção de agendamentos manuais com a construção de planilhas para fazer o planejamento de repasse. Por longa data, tais práticas podem ter apresentado resultados positivos, todavia, hoje, o cenário é muito diferente e o apoio tecnológico pode suprir certas carências que levam ao atraso na realização das atividades.

Hoje, um sistema de integração pode monitorar todas as atividades que levam ao momento de realizar o repasse ao profissionais. Softwares modernos de gestão conseguem fazer todo o monitoramento de maneira automatizada, sem que seja necessário construir manualmente as informações.

Desde a marcação de consultas, abrangendo também o cancelamento, a execução de procedimentos e qualquer outra atividade que influencia o resultado operacional que fará parte do repasse, tudo pode ser realizado de maneira rápida por esses sistemas, o que ainda elimina o risco de erros humanos.

Confira 6 dicas de como fazer o repasse efetivamente

O repasse médico está diretamente ligado ao controle eficiente dos processos relacionados ao atendimento, independentemente de acontecerem antes, durante ou após. Isso porque o paciente pode retornar constantemente a atendimentos, à realização de cirurgias e, até mesmo, a tratamentos.

Ao acompanhar as atividades dos profissionais, é possível não somente realizar pagamentos de maneira correta, mas também fazer a gestão operacional de toda a clínica, o que, consequentemente, otimiza a experiência dos pacientes, por exemplo, diminuindo o tempo de espera do atendimento médico.

Trouxemos algumas das principais dicas que podem ser observadas nas clínicas e que vão atingir os objetivos esperados e evoluir os processos do negócio. Confira quais são elas, como operacionalizá-las e quais os resultados alcançados!

1. Faça a organização processual

Hoje, qualquer realizar de uma atividade dentro de uma empresa exige planejamento e muita organização. Dessa maneira, o setor de saúde não foge dessa realidade, pelo contrário. É preciso buscar modos de incentivar estratégias de competitividade no seu negócio.

Quando estamos abordando o repasse médico, é fundamental ter muita atenção, principalmente em clínicas com um grande corpo de atuação. A atenção deve ser redobrada e os processos devem ser monitorados e auditados frequentemente, evitando que alguma atividade seja contabilizada de maneira errada, ou até mesmo, não seja monitorada.

O repasse médico também exige muita atenção nos cálculos, uma vez que cada profissional pode ter a sua configuração prevista em contrato, assim como determinados atendimentos e procedimentos podem variar. De maneira resumida, todos os critérios que compõem o pagamento devem estar avaliados e mensurados de maneira efetiva.

Para realizar tais atividades, é recomendável trabalhar com ferramentas e soluções tecnológicas, como o Big Data e a Inteligência Artificial, que visam a automatizar as tarefas, podendo, de uma maneira mais produtiva, acompanhar tudo o que vem sendo operacionalizado na clínica e com os seus profissionais. Planilhas e anotações em papel, que já foram muito utilizadas, hoje, podem gerar diferentes problemas ligados ao repasse.

É por esse motivo que é tão importante que todos os níveis de trabalho de uma clínica sejam registrados, fornecendo uma base para a construção de pagamentos e para a análise da sua produtividade.

2. Centralize as informações

Esse é um tema recorrentemente discutido dentro das empresas e, aqui, exerce um importante papel na gestão das comissões de médicos. Ao implementar métodos que centralizem as informações, todas elas serão transparentes para todos, podendo, assim, haver um reconhecimento de quais são os pagamentos.

O médico que conhece quais são as suas previsões, sejam elas para cada quinzena, sejam elas para cada mês, entende qual nível de produtividade o seu serviço vem impactando e, até mesmo, reconhece o que é necessário para melhorar a sua renda. Da mesma maneira, a transparência serve como auxílio para a realização do planejamento financeiro estratégico, possibilitando entender a necessidade do capital de giro e o resultado de saídas de um pagamento.

Graças ao avanço das tecnologias na saúde sob a ótica da gestão do setor, as informações podem ser centralizadas em um sistema em nuvem. Isso permite que pessoas de diferentes níveis possam acessar e realizar as melhores tomadas de decisão a partir dela.

Seguindo a linha de raciocínio, para pagamentos, o cenário é tão positivo quanto com o uso dessas tecnologias. A equipe financeira pode programar os seus pagamentos e integrá-los com outros sistemas financeiros e médicos, e os profissionais da área, que terão o seu comissionamento, conseguem enxergar a data de recebimento, assim como o que foi exercido.

3. Coordene o setor financeiro

A melhor maneira de garantir a eficiência de um setor financeiro é implementando a cultura orçamentária estratégica. Quando estamos abordando a questão, a folha de pagamentos, que está inclusa nos repasses médicos, tem grande impacto na sua construção.

Para isso, é preciso identificar formatos que possam tornar o processo de análise financeira mais efetivo. Hoje, sistemas tecnológicos conseguem integrar softwares de gestão de clínicas com as atividades e, assim, formatam qual será o fluxo financeiro que todos os processos podem impactar.

4. Faça a separação de atendimentos

Quando estamos falando sobre o repasse médico, estamos atingindo três diferentes pilares de uma clínica médica. A primeira é a parte da recepção, que é responsável pelo primeiro contato com o cliente. Na maioria das vezes, é a pessoa considerada como porta de entrada para um paciente na sua experiência.

Por isso, essa pessoa exerce papel fundamental e, além de prestar um bom atendimento, precisa fazer o agendamento e verificar quais são os procedimentos corretos que devem ser realizados. Seguindo a primeira dica, deve haver muita atenção, para garantir que, no sistema, o cumprimento do prontuário será feito com sucesso, pois ele contabilizará o recebimento do médico.

O financeiro é a segunda base. Ele tem como objetivo garantir o recebimento da clínica pelo cumprimento daquela agenda, já estabelecida no primeiro atendimento. Aqui, entram as questões de método de pagamento e se há a existência de um convênio, então, entendendo qual o recebido que o plano deve retornar para a clínica.

Por último, mas não menos importante — inclusive, pelo contrário —, está o atendimento médico. Esse profissional finaliza as etapas de agenda e/ou direciona a atividade do financeiro, que é cobrar os pagamentos ou demandar novos atendimentos e procedimentos.

É nesse momento que um bom sistema de gestão vai auxiliar, desde a primeira etapa, a recepcionista — ou a equipe de atendimento —, fazendo o cadastro de pacientes. Essa agenda já cria a demanda da equipe financeira que vai realizar a cobrança e, a partir da aprovação, já é liberado o prontuário do atendimento médico.

Para a criação do repasse médico, todos os processos precisam ter sido executados e registrados de maneira correta no sistema, uma vez que ele já faz toda a integração entre as áreas envolvidas.

5. Faça a revisão pontual sobre os cálculos

A revisão pontual dos cálculos deve ser realizada sempre que possível e, principalmente, em clínicas que geram uma grande demanda de atendimentos. Veja, a seguir, um breve exemplo da importância desse controle.

Considere uma clínica médica que atua de segunda a sábado com um quadro clínico de oito médicos de diferentes especialidades e que realizam, cada um, em média, cerca de dez atendimentos por dia. Nessa simples conta, só de atendimentos são realizadas mais de 2.000 consultas clínicas.

O cenário pode ficar ainda mais complicado caso existam diferentes valores de cobrança para determinadas consultas. Uma planilha pode realizar esse processo, mas as chances de erros sobre os cálculos podem ser grandes, principalmente quando consideramos determinadas variáveis.

Em decorrência disso, a melhor maneira de evitar possíveis entraves no repasse médico é contando com um software que consiga fazer a leitura de todos os procedimentos, garantindo o cálculo exato sobre o recebimento que cada profissional terá naquele período.

Além disso, a ferramenta pode solucionar os gargalos produtivos que canibalizam o tempo de trabalho de determinados profissionais, como aqueles do setor financeiro e as equipes de atendimento. Por essa razão, tecnologias em nuvem podem facilitar o processo de profissionais que vão contar com as soluções integradas.

6. Conte com a tecnologia como uma grande aliada

Para otimizar atividades em uma clínica, a tecnologia na saúde está muito além do relacionado a tratamentos médicos. A área de gestão pode contar com várias soluções tecnológicas para otimizar processos internos que devem impactar diretamente a experiência dos consumidores.

Hoje, existem essas soluções que auditam todas as atividades relacionadas de maneira automatizada, o que facilita o trabalho e consegue diminuir o tempo de execução, sobrando horas do dia para a realização de tarefas mais estratégicas que visam a melhorar, ainda mais, o atendimento ao paciente e as soluções de seus problemas clínicos.

Para que as soluções sejam práticas a todos os níveis, a melhor maneira de garantir esse objetivo é buscando tecnologias em nuvem, que, além de integrarem todas as informações, tornando-as também democráticas, são seguras, evitando a exposição de dados médicos. Além disso, evitam a dependência de uma complexa infraestrutura tecnológica.

Compreenda como as soluções do Clínica nas Nuvens contribuirão para esse repasse

Como adiantado, hoje, as empresas clínicas podem contar com soluções tecnológicas de extrema eficiência que visam a otimizar os processos ligados aos repasses médicos. O software do Clínica nas Nuvens é uma excelente opção para esses negócios que buscam atingir esse resultado.

Isso porque, além de melhorar os métodos de pagamento dos seus profissionais da saúde, também desenvolve as suas atividades operacionais, que podem impactar positivamente a experiência de seus pacientes, com o seu módulo específico para controlar os repasses, integrando as agendas, o financeiro e o prontuário. Ele consegue, então, proporcionar os valores que devem ser repassados para o profissional médico.

Nessa ferramenta, é possível realizar o pagamento do profissional, influenciando diretamente o fluxo de caixa da clínica, que entenderá como um custo fixo que faz parte das saídas. Além disso, também será possível calcular instantaneamente qual a comissão líquida que esse profissional terá diante das suas atividades exercidas. Ou seja, além de calcular o repasse, como já é feito, será viável tirar os descontos dos custos da empresa.

Atualmente, é muito importante contar com tecnologias que possam otimizar os processos produtivos ligados ao repasse médico. A gestão dessa etapa pode desestruturar o fluxo de caixa da clínica, além de gerar possíveis atritos e a insatisfação dos colaboradores. A solução Clínica nas Nuvens é o melhor exemplo para podermos realizar a gestão dos pagamentos e o controle dos processos de atendimento aos clientes.

Gostou de saber a importância das soluções tecnológicas para conseguir otimizar o fluxo de repasse dos médicos? Aproveite, então, para entrar em contato conosco para explicarmos de maneira mais aprofundada sobre o software Clínica nas Nuvens.

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.