Engana-se quem pensa que não há diferença entre secretária e recepcionista. As duas profissionais são muito importantes para o dia a dia de uma empresa, mas embora ambos os cargos possam ter características em comum, representam papéis diferentes no contexto profissional.
É importante que isso seja falado para ambas as categorias terem atribuições respeitadas e não serem cobradas para realizar tarefas que desvirtuem o verdadeiro papel. A seguir, entenda qual é a diferença entre secretária e recepcionista.
Qual é o papel da secretária em clínicas?
A principal diferença entre secretária e recepcionista está no fato de a recepcionista lidar especialmente com o atendimento ao paciente, tanto pelo telefone quanto presencialmente.
Já a secretária é responsável por resolver questões administrativas, como organização da agenda, elaboração de documentos, gerenciamento de tarefas no sistema do consultório, controle de pagamentos, mediação e demandas entre paciente e médico.
Ou seja, essa profissional facilita a rotina de médicos e gestores em uma clínica, agilizando processos, melhorando a comunicação com os pacientes e resolvendo questões burocráticas.
Como o trabalho exige muita responsabilidade, é essencial que o ambiente profissional possua ferramentas que facilitem o dia a dia da secretária de clínica, evitando a sobrecarga de atividades e otimizando o trabalho.
A agenda médica online é uma solução tecnológica essencial para a rotina de uma secretária. Isso porque, diferente da agenda de papel, ela permite realizar o cadastramento dos horários dos pacientes com muito mais facilidade.
Para ter uma ideia, essa ferramenta permite fazer alterações em massa. Ou seja, imagine que surgiu um imprevisto, e seja necessário alterar todos os agendamentos dos próximos dez dias.
Com uma agenda médica online, é possível fazer isso em apenas alguns cliques. Basta apenas filtrar um grupo de pacientes por data, sala ou profissional e alterar simultaneamente as informações. Dessa forma, o que a secretária poderia levar horas fazendo, pode ser resolvido em poucos minutos.
Além de oferecer ferramentas eficientes para a secretária melhorar o trabalho, é essencial que a clínica também ofereça cursos para a profissional aprimorar os conhecimentos e continuar realizando um trabalho de qualidade.
Hoje, existem muitas opções de cursos online para essa finalidade. Para conhecer algumas opções, é só acessar o conteúdo 4 Cursos Online Para Secretárias De Clínicas E Consultórios.
Agora que você entendeu um pouco mais sobre o papel dessa profissional, continue a leitura para conferir qual é o trabalho realizado pela responsável pela recepção e entender mais sobre a diferença entre secretária e recepcionista.
Quais atribuições fazem parte do cargo de recepcionista?
A função essencial da recepcionista é representar o estabelecimento na relação com o cliente. Portanto, ela é responsável por transmitir a identidade da clínica ou do consultório para quem entra em contato.
Embora ela também possa desempenhar atividades administrativas, o foco da recepcionista de uma clínica está em atender às solicitações dos pacientes, preparando-os para o atendimento.
Portanto, podemos dizer que o trabalho da profissional da recepção tem um caráter mais comercial, ligado à conquista, ao encantamento e à satisfação da clientela. Entre as funções específicas desse cargo, podemos destacar:
- atender o cliente em todos os meios de contato;
- receber as correspondências do estabelecimento;
- controlar dados de pacientes e fornecedores;
- consultar a agenda dos profissionais;
- resolver questões relacionadas à experiência do cliente na clínica;
- manter a recepção organizada e preparada para receber os pacientes.
Dessa forma, um dos atributos essenciais que devem fazer parte do perfil dessa profissional é a simpatia. Um bom dia, um sorriso no rosto e uma conversa, por mais simples que sejam, fazem toda a diferença na forma como o paciente vê a empresa.
Assim como no caso da secretária, é essencial que a clínica também ofereça ferramentas tecnológicas para o dia a dia de trabalho de uma recepcionista. Um painel de chamadas é uma forma de garantir uma melhor experiência ao paciente, ao mesmo tempo que otimiza o trabalho da recepção, por exemplo.
Por meio dessa solução, fica fácil organizar filas de atendimento, já que o painel de chamadas ordena todos os pacientes por chegada ou agendamento. Dessa forma, a recepcionista arruma melhor os atendimentos médicos, colocando-os com eficiência na recepção da clínica.
Quando se trata de receber bem os pacientes, outros aspectos entram em jogo, indo além do profissionalismo da recepcionista. Para saber mais, acesse o conteúdo 5 Dicas Para Melhorar A Recepção Da Sua Clínica Ou Consultório.
Cargos diferentes, mas com a mesma importância
Como você pode ver, secretária e recepcionista são dois cargos com diferentes tarefas. Em resumo, a principal diferença entre secretária e recepcionista está no fato de que uma foca mais em atividades administrativas, enquanto a outra lida mais com o atendimento ao paciente.
Tendo isso em vista, na hora de contratar profissionais para ocuparem esses cargos, é importante observar o perfil das candidatas e saber identificar em qual das duas funções cada pessoa se encaixa melhor, entendendo que há diferença entre secretária e recepcionista.
Se você deseja saber mais sobre como ter uma equipe de bons profissionais na sua clínica, aproveite para ler o conteúdo Como Lidar Com A Gestão De Pessoas Na Clínica.
