Gestão de pacientes na clínica:  como fazer da maneira correta 

Gestão de pacientes na clínica:  como fazer da maneira correta 

Manter uma boa experiência durante a jornada do paciente é um desafio para todos da clínica. Por isso, fazer a gestão de pacientes da forma correta é tão importante. 

Saiba como você deve proceder para manter uma boa gestão de pacientes no dia a dia da clínica. Acompanhe o conteúdo que preparamos e fique por dentro! 

O que é gestão de pacientes? 

A gestão de pacientes na clínica tem a ver com um conjunto de práticas e processos para a melhoria do atendimento, desde o momento em que os pacientes entram na clínica até o acompanhamento pós-consulta.  

Dessa forma, o controle de paciente está relacionado com jornada do mesmo pela clínica. E isso abrange diversas áreas, tanto no que diz respeito a parte operacional, quanto, é claro, a questão do atendimento e da atenção que se dá ao paciente. 

É claro que não basta focar apenas na gestão do negócio. Como bom administrador de uma clínica, é preciso se preocupar com o cuidado do paciente, focando em um atendimento humanizado e empático. 

Além disso, fazendo a gestão de pacientes da maneira correta, você pode conquistar a fidelidade de uma pessoa que vai divulgar seus serviços de forma gratuita  

E o contrário também acontece, ou seja, se você atender mal, seu paciente pode acabar fazendo propaganda negativa do seu negócio. 

De acordo com estudo de Burke (apud Hren, 1996) um único consumidor que esteja satisfeito pode comentar sua experiência para 5 ou até 8 pessoas. Já o consumidor insatisfeito tende a comentar sua insatisfação com até 16 pessoas.   

Isso só mostra a importância de fazer uma boa gestão de pacientes. E, nesse sentido, a tecnologia pode ser muito útil.  

Ao implantar um software para gestão de pacientes, por exemplo, ele vai agilizar processos, melhorar o agendamento de consultas, otimizar o tempo da equipe e dos pacientes, e entregar mais praticidade, segurança e conforto.  

Dessa forma, com o auxílio dessa ferramenta digital de gestão, você estará contribuindo para que o seu paciente tenha uma excelente experiência na clínica.  

gestão de pacientes

Vantagens de fazer uma boa gestão de pacientes 

A gestão de pacientes é crucial para o sucesso e a sustentabilidade financeira da clínica médica. Veja alguns postos-chave que destacam as vantagens em contar com essa prática no seu ambiente de trabalho. 

Melhora da experiência do paciente 

Quando a gestão de pacientes é feita com competência, a comunicação durante os atendimentos é mais transparente, a confiança e credibilidade do seu estabelecimento é amplificada, e, consequentemente, há um aumento na fidelização de pacientes. 

Isso é fruto de uma melhor experiência do paciente durante os atendimentos na clínica, o que proporciona maior bem-estar para as pessoas e uma projeção de resultados mais satisfatórios para o seu negócio. 

Pacientes que se sentem bem cuidados, desde o momento em que agendam a consulta até o término do tratamento, têm maior probabilidade de retorno à clínica para futuros cuidados de saúde.  

Aumento na eficiência operacional 

A gestão de pacientes e a gestão operacional da clínica são áreas que estão interligadas. Quando esses processos são bem-feitos, o agendamento se torna uma tarefa fácil e eficiente, os registros do paciente são simplificados, as finanças da empresa são controladas com competência. 

E isso acontece porque a eficácia operacional está diretamente ligada com a qualidade do atendimento prestado na clínica. Uma clínica eficiente não apenas atende mais pacientes, mas também oferece um atendimento mais ágil, personalizado e satisfatório. 

Nesse sentido, o uso de um software médico pode ser fundamental para otimizar muitas questões operacionais na clínica e entregar ótimos benefícios para uma boa gestão de pacientes

Um exemplo disso é o uso da agenda médica online. Com essa tecnologia, é possível fazer o cadastro de pacientes e o agendamento de consultas com apenas alguns cliques.  

Assim, as secretárias podem dedicar mais tempo para outras tarefas, já que o software se encarrega de organizar, padronizar e automatizar algumas funções, incluindo o envio automático de mensagens para ao pacientes lembrando da data e hora da consulta.  

Isso não apenas aumenta a satisfação do paciente, mas também permite que a clínica atenda um maior número de pacientes, maximizando o uso dos recursos disponíveis. 

Redução de erros 

Os erros humanos podem causar sérios problemas para a clínica, perdas financeiras, desorganização, entre outros. Com um sistema para clínicas completo cuidando da gestão, você minimiza ou até mesmo elimina esse problema em algumas áreas. 

Por exemplo, com um prontuário eletrônico, um software que registra e armazena os dados dos pacientes na nuvem, você agiliza esse processo e traz mais segurança. 

Ou seja, esses softwares médicos minimizam equívocos que poderiam comprometer a integridade dos registros médicos, e, por consequência, a qualidade do atendimento prestado. 

Outro ponto interessante para a redução de erros é quanto a organização de dados. Com a coleta e análise de dados provenientes de um software médico, você pode ter insights valiosos para a identificação de áreas de melhoria na relação clínica-pacientes. 

Assim, a análise de dados permite uma avaliação criteriosa do desempenho da clínica em diversos aspectos, desde o tempo de espera dos pacientes para o atendimento, até a eficácia de determinados tratamentos.  

E o que isso acarreta? Bem, é possível identificar padrões e áreas de oportunidade para implementar upgrades contínuos, ajustando protocolos e procedimentos para aprimorar ainda mais a qualidade dos seus serviços. 

CSAT para clínica

Maior retenção e fidelização de pacientes 

A retenção de pacientes ou fidelização é um dos pontos centrais para a gestão da estabilidade financeira da clínica e a capacidade de gerar receita para novos investimentos. 

Por isso a gestão de pacientes se faz tão relevante nesse ponto, pois ela uma ponte para o estabelecimento de relacionamentos duradouros. Quando os pacientes experienciam um ambiente moderno, inovador e com um atendimento que transmita carinho, cuidado e compreensão, a probabilidade de permanecerem fiéis à clínica aumenta muito. 

Melhora na reputação da clínica  

A reputação da sua clínica é um ativo valioso, influenciado pela qualidade na gestão. Quando a clínica se destaca, proporcionando o que há de melhor ao paciente, desde a chegada dele até a pós-consulta, a clínica está construindo uma reputação sólida no cenário da saúde.  

E essa reputação positiva, além de ser um indicador de excelência, é também um diferencial competitivo. Afinal de contas, clínicas com boas práticas na gestão de pacientes têm maior visibilidade e atraem mais atenção, seja de novos pacientes, seja de profissionais em busca de ambientes com uma imagem consistente no mercado.  

Como fazer a gestão de pacientes 

Primeiramente, realize um atendimento humanizado, onde o paciente é colocado no centro de tudo e tratado com total respeito, carinho e de forma absolutamente empática. 

Unir esse tratamento especial com um sistema para clínicas irá trazer maior eficiência operacional.  

Levando essas premissas em conta, veja etapas que devem ser seguidas para que você tenha um atendimento aprimorado na sua clínica e uma gestão muito mais organizada e dinâmica. 

Trabalhe com a agenda médica online  

A agenda médica online vai simplificar toda a marcação de consultas na clínica, reduzindo atrasos, minimizando tempos ociosos e garantir que cada consulta seja realizada de maneira eficiente. 

Essa ferramenta não apenas reduz a carga administrativa associada ao agendamento manual, mas também permite uma visão mais ampla dos horários disponíveis, evitando conflitos. 

E se você utilizar a agenda médica online do Clínica nas Nuvens, sua secretária pode programar mensagens para os pacientes, notificando sobre os dias e datas das consultas, através de SMS, E-mail ou WhatsApp.  

Também é possível trabalhar com múltiplas agendas, o que é ótimo para quem tem vários profissionais na clínica, pois é muito simples fazer alterações em massa, reagendamentos ou cancelamentos. 

Além disso, você pode compartilhar um link de agendamento do Clínica nas Nuvens no seu site. Assim, os pacientes poderão acessar o site e marcar a consulta, em qualquer hora e dia que quiserem. No mesmo momento, o sistema atualiza a agenda.   

Conte com o prontuário eletrônico 

A implementação de um prontuário eletrônico é fundamental para uma boa gestão de pacientes.  

Por eliminar o uso de papel, evitando extravios, desgaste e móveis para guardar os documentos, ele acaba sendo uma forma muito mais organizada e acessível de armazenamento e gerenciamento das informações dos pacientes.  

Ao adotar um prontuário eletrônico, sua clínica ganha a capacidade de acessar rapidamente os históricos médicos dos pacientes, que ficam salvos na nuvem. Assim você tem, desde resultados de exames até laudos médicos, tudo centralizados em um único lugar.  

Isso agiliza o atendimento e pode melhorar a tomada de decisões médicas, pois os profissionais de saúde têm acesso imediato aos dados essenciais. 

Além disso, o prontuário eletrônico contribui para uma comunicação mais eficiente entre os membros da equipe médica, permitindo o compartilhamento rápido e seguro de informações.  

Dessa forma, a transição para a tecnologia digital representa um passo significativo na busca pela excelência na gestão de pacientes em sua clínica moderna. 

Prontuário eletrônico

Mantenha a sua equipe sempre bem treinada 

Ao promover uma cultura que valoriza o aprimoramento constante das habilidades dos colaboradores, sua clínica está ajudando a fortalecer os laços entre a equipe e os pacientes, gerando um ambiente que preza pelo cuidado e eficiência. 

Invista em bons treinamentos para sua equipe, para que possam trabalhar com mais tranquilidade, atender os pacientes com mais segurança, tendo domínio de linguagens técnicas e a capacidade de transmitir informações de maneira simples e empática. 

Ao cultivar uma abordagem centrada no paciente, a equipe se torna capaz de compreender as necessidades individuais, respondendo de forma sensível e construtiva, o que resulta em experiências mais satisfatórias para os pacientes e, consequentemente, melhores resultados para a clínica. 

Dê atenção especial para a segurança das informações 

Mantenha sempre a ética acima de tudo no seu negócio. Os pacientes valorizam uma clínica que garante a segurança das informações, que conta com sistemas com criptografia, e que esteja em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que se refere às boas práticas na privacidade e segurança de dados pessoais. 

Portanto, se você ainda não tem isso na clínica, implemente práticas robustas de segurança cibernética, garantindo a integridade e a confidencialidade dos dados. Adote sistemas de proteção avançados, protegendo as informações contra ameaças digitais que possam comprometer a privacidade dos pacientes. 

Ao integrar essas medidas com uma equipe bem treinada, sua clínica estará criando uma cultura organizacional focada na proteção e no respeito pelas informações particulares dos pacientes. 

Esteja em constante atualização tecnológica 

Para que sua clínica se mantenha competitiva e eleve o padrão de atendimento ao paciente, promovendo mais eficiência e melhorias no cuidado à saúde, é essencial buscar sempre a atualização em termos tecnológicos. 

Isso significa investir, na medida do possível, nas mais recentes tecnologias, para garantir a entrega dos melhores serviços aos pacientes. Nesse ponto, é importante estar de olho nos novos equipamentos que são lançados no mercado, assim como na parte de softwares. 

Aliás, é imprescindível contar com um bom sistema para clínicas que possa fazer a gestão completa do seu estabelecimento. Com esse tipo de tecnologia, você pode dispor de uma série de funcionalidades para aprimorar os processos internos na clínica e facilitar a vida dos pacientes.  

Isso pode incluir a automação de tarefas administrativas, a implementação da telemedicina, possibilitando consultas remotas e ampliando o acesso aos cuidados de saúde e muitas outras opções. 

Aprimore seus serviços com o feedback dos pacientes  

É claro que você deseja melhorar constantemente os serviços de sua clínica. Para isso acontecer, é importante entender o que os pacientes pensam, como avaliam as experiências na clínica, o que consideram positivo e que consideram que possa ser aprimorado.  

Por isso, é fundamental que você adote um sistema de coleta de feedback dos pacientes, com pesquisas de satisfação, por exemplo, que podem ser feitas através de redes sociais, por e-mail, no seu site, enfim, o importante é você obter a análise dos pacientes sobre o ambiente que você dispõe na clínica.  

Ao estabelecer essa via de comunicação, sua clínica demonstra um compromisso com a melhoria contínua, além de colher informações valiosas que podem orientar a implementação de mudanças efetivas. 

A tecnologia que vai fazer a diferença na gestão de pacientes  

Agora que você já sabe que a gestão de pacientes em clínicas e a gestão administrativa andam juntas. Aprendeu também que um software para clínicas é uma tecnologia essencial para melhorar todos os setores do seu negócio. Sendo assim, falta saber qual o melhor sistema de gestão para clínicas para resolver os seus problemas. 

Se você busca um software médico que disponibilize agenda médica online, prontuário eletrônico, controle financeiro, business intelligence, geração de relatórios, telemedicina, chatbot para WhatsApp e muitas outras funcionalidades, você precisa conhecer o Clínica nas Nuvens. 

O Clínica nas Nuvens é o software médico ideal para a gestão completa da sua clínica. E não há outra forma de mostrar todo o potencial dessa tecnologia se você não colocar a mão na massa e experimentar.  

Por isso, solicite agora mesmo uma demonstração gratuita e transforme a rotina da sua equipe e dos seus pacientes com o Clínica nas Nuvens. 

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Juliano Viana

Juliano Viana

Redator publicitário que trabalha com marketing de conteúdo. Escreve diariamente artigos, posts, e-mails, roteiros, e-books, páginas de vendas e outros materiais para o Clínica nas Nuvens.
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