Fazer exames de rotina é uma das formas mais precisas de identificar como anda a nossa saúde. Os resultados discriminam se os índices de gordura e açúcar, por exemplo, estão dentro ou não do limite aceitável. A partir dele, o médico concebe as devidas orientações para melhorar ou manter a saúde do organismo.
Assim como os exames de rotina estão para o nosso corpo, o fluxo de caixa está para um consultório médico. Trata-se da ferramenta mais adequada para diagnosticar a vitalidade financeira do negócio. Um pequeno erro de cálculo pode ser fatal às suas projeções de crescimento.
Para não correr esse risco, conheça agora 8 erros cometidos no fluxo de caixa e aprenda a evitá-los. Afinal, é sempre melhor prevenir do que remediar, não é?
1. Contar com pagamentos ainda não recebidos
Existem dois erros comuns relacionados às vendas parceladas. O primeiro é considerar o montante a ser recebido no fluxo de caixa. Não se gasta o que não se tem. Pense no seguinte contexto: o cliente dividiu R$ 300,00 em cinco vezes. O correto seria registrar apenas os R$ 60,00 quitados na primeira prestação. E só. Esse equívoco pode gerar distorções drásticas no seu resultado final.
O segundo erro decorre do primeiro. Ao considerar o valor total, sem cogitar eventual problema técnico, atraso ou inadimplência, o consultório médico se esquece de monitorar o pagamento das parcelas, o que pode ser muito ruim para as finanças. Fique atento ao comportamento dos clientes e contate-os para avisar do descumprimento dos prazos. Lembre-se de fazê-lo de forma gentil. Se o problema se repetir, estude mudanças no sistema de pagamentos.
2. Fazer anotações imprecisas e confusas
É como não ter uma secretária para organizar os pacientes. Você perde minutos preciosos somente para saber a ordem dos atendimentos. Registros em folhas de caderno, post-it e bloco de notas causam uma tremenda confusão no momento de distinguir custos e receitas. Se esse é o seu caso, contrate um profissional ou aposte em softwares de gestão. Atualize-se! Assim, você poupa tempo e ganha exatidão no fluxo de caixa do consultório médico.
3. Confundir o dinheiro da empresa com o seu dinheiro
Evite “pegar emprestado” do empreendimento. Por mais que você seja o proprietário, essa postura tende a ser naturalizada com o tempo. É melhor nem começar. Se já aconteceu, garanta que tenha sido a última vez. Os benefícios são práticos. Seguir essa postura independente diminui as chances de erros no fluxo de caixa e no pagamento de impostos.
Os lucros da empresa devem ser suficientes para manter o seu estilo de vida. Caso isso não esteja acontecendo, é um sinal de que o consultório anda “mal das pernas” financeiramente.
4. Não manter a periodicidade
Pode parecer que não, mas o fluxo de caixa ideal deve ser mensurado a cada semana, no mínimo. Esse processo amplia o controle das contas e facilita a identificação das receitas e despesas cotidianas do seu empreendimento.
Você pode pensar: mas como fazer isso toda semana, ou pior, todos os dias? Calma. Por isso, investir em um software apropriado para finanças é uma ótima saída. Um rápido treinamento tornará você e seus funcionários craques no manuseio desses programas.
5. Não definir limites para os gastos
Ainda existem muitas clínicas que gastam valores acima do que recebem. Uma consequência desse descontrole é o acúmulo de dívidas.
É importante ter um fluxo de caixa organizado e definir um “teto” para cada classe de despesas, ou seja, um limite que não deve ser ultrapassado. Entre esses gastos, podemos destacar:
- a remuneração dos funcionários;
- os produtos de limpeza;
- os produtos usados em procedimentos médicos;
- as contas de luz e água.
6. Não investir em software de gestão
Para controlar as finanças, a tecnologia pode ajudar bastante. Ela pode ser útil em tudo e não somente na administração financeira para clínicas — pode ajudar ainda em todas as áreas associadas a ela, como o setor administrativo completo, a agenda dos pacientes, o setor de marketing, o departamento de pessoal e assim por diante.
Além disso, um software de gestão oferece funcionalidades que permitem melhorar o atendimento ao paciente. Em relação ao setor financeiro, a tecnologia permite a centralização do controle, ou seja, torna-se possível gerenciar as finanças de um só lugar. Essa administração centralizada promove mais precisão e otimiza as previsões.
7. Não fazer um planejamento financeiro
É necessário encarar a clínica médica como uma empresa se quiser manter um fluxo de caixa equilibrado. É importante definir como será a vida financeira do negócio. Para garantir que a clínica gozará de boa saúde financeira, mesmo em tempos de crise, você deve fazer balanços para alcançar a estabilidade.
Algo fundamental no planejamento financeiro é considerar as possibilidades de imprevistos. Um bom plano contribui para que as estratégias da clínica sejam viabilizadas e também determina metas realistas, que possam ser atingidas conforme o perfil da clínica.
O planejamento não precisa (e nem pode) ser imutável. É necessário fazer alguns ajustes conforme as necessidades. Mas, de qualquer maneira, você deve orientar suas ações pelo que foi planejado originalmente.
8. Deixar de estabelecer metas
No planejamento financeiro, você deve determinar metas, como já dissemos. Falamos em metas realistas — e elas precisam ser específicas também. As metas orientam o caminho a seguir, como placas que indicam ao viajante os diferentes destinos a que ele pode chegar.
Uma boa dica para elaborar boas metas é usar a técnica SMART. Cada letra representa uma característica de uma boa meta. Assim, temos:
- S (specific ou específica): por exemplo, você pode determinar reduzir os custos com energia elétrica em 15% dentro de quatro meses ou aumentar as vendas em 10% em dois meses;
- M (mensurable, ou mensurável): a meta deve ser passível de medição, ou seja, você deve quantificá-la por meio de métricas e indicadores apropriados;
- A (attainable, ou atingível): a meta deve ser realista, respeitando os limites financeiros da empresa;
- R (relevant, ou relevante): a meta deve ser relevante, ou seja, deve oferecer resultados efetivos, que permitem chegar aos objetivos da clínica;
- T (time based, ou temporal): um prazo deve ser determinado para cada meta.
Agora que você já conhece alguns erros comuns em fluxo de caixa, converse com os seus funcionários ou com o seu chefe. Toda a equipe deve saber quais caminhos evitar para ter sucesso no diagnóstico financeiro do consultório.
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