Gerenciar o financeiro de uma clínica em planilhas, controles separados e processos manuais pode dificultar o acompanhamento dos resultados e aumentar o risco de erros. Um software de gestão financeira para clínicas ajuda a centralizar informações, organizar a rotina e dar mais visibilidade sobre as finanças da operação.
Mas o que uma boa ferramenta precisa oferecer? E como saber se ela realmente atende às necessidades da sua clínica? Acompanhe para saber mais!
O que um software de gestão financeira para clínica precisa ter?
Para realizar uma boa gestão financeira na clínica, é preciso seguir alguns requisitos. Separamos algumas dicas de como fazer a gestão financeira da sua clínica de forma eficiente e adequada.
Fluxo de caixa
Com um software financeiro para clínicas você consegue controlar o fluxo de caixa de maneira prática, assertiva e segura.
Com um bom sistema, sua clínica passa a ter conhecimento de tudo o que recebe, no dia, no mês, na semana, no ano todo, com as entradas e saídas, as receitas e as despesas com informações em nuvem, possibilitando compartilhamentos e integrações com outros setores da empresa.
Um software de gestão financeira, como o Clínica nas Nuvens, possui muitos recursos para cuidar da parte financeira da empresa, e o controle do fluxo de caixa é uma dos recursos que podem ser facilmente organizados por este sistema.
Utilizando, por exemplo, a funcionalidade de controle financeiro, além das entradas e saídas, você tem também opções como abertura, reforço, sangria e fechamento. Além disso, você tem relatórios que vão simplificar sua vida e o dia a dia dos profissionais da clínica.
No Clínica nas Nuvens, a gestão financeira está integrada à rotina da clínica, para acompanhar informações financeiras junto aos demais processos da operação. Atuando dessa forma, você reduz a necessidade de recorrer a diferentes ferramentas para consultar informações que fazem parte da mesma gestão.
Indicadores financeiros em tempo real
Para trabalhar com indicadores financeiros, o software para gestão financeira precisa contar com um sistema Business Intelligence.
Utilizando um sistema de BI, o gestor da clínica consegue acompanhar e criar diversos cenários para as tomadas de decisão. A seguir veja alguns desses indicadores e como a sua clínica só tem vantagens utilizando as ferramentas do sistema de BI integrado ao sistema de gestão financeira:
- Indicadores de atendimento: taxa no-show, prontuário por profissional, mês, ano, semana e diagnósticos CID;
- Indicadores de custos;
- Indicadores de vendas: valor e quantidade, ticket médio, vendedores e prospectores;
- Tempo médio de permanência: quantidade de orçamentos ofertados x cancelados x aprovados x finalizados x pendentes de aprovação;
- Acompanhamento da performance médica;
- Indicadores de faturamento: faturamento x profissional, ticket médio, entre outros;
- Indicadores financeiros: cruzamento de contas a pagar e receber, inadimplência, entre outros;
- Indicadores de Glosas.
Controle de repasses e comissões
Seu software para gestão financeira precisa contar com um controle de repasses e comissões que seja eficiente, dinâmico e preciso. Mais do que isso, que seja prático, personalizado e possa ser automatizado.
Com o Clínica nas Nuvens, você controla todas as comissões de procedimentos, serviços e exames, e ainda faz isso integrando com o “contas a pagar e receber”. Todos os profissionais saem ganhando com a tecnologia.
Cadastre os profissionais que são comissionados e faça a configuração das porcentagens para cada um desses funcionários da sua clínica, tudo através do nosso software.
O sistema gera um relatório completo de comissões para facilitar o seu controle financeiro. Nele, você visualiza um descritivo detalhado dos valores recebidos por cada profissional.
Orçamentos integrado ao financeiro
Com um sistema completo para clínicas, você cria e envia orçamentos em questão de minutos, tornando a comunicação com os pacientes muito mais ágil. Com essa praticidade, seus pacientes visualizam rapidamente as opções disponíveis e escolhem com facilidade os procedimentos e as melhores condições de pagamento para o seu perfil.
Além disso, o sistema conta com integração automática com o contas a pagar e receber. Assim que o paciente aprova o orçamento, a venda é lançada de forma automática no financeiro — sem a necessidade de reescrever ou cadastrar as informações manualmente. Isso simplifica drasticamente a rotina dos médicos e da equipe, garantindo um fluxo de trabalho muito mais eficiente.
Planejamento financeiro
Fazer um planejamento financeiro é fundamental para uma boa gestão financeira na clínica, pois permite uma visão estratégica e organizada das finanças. Um planejamento financeiro consiste em estabelecer metas financeiras claras, como aumento de receitas, redução de despesas ou investimentos em equipamentos, e definir um plano de ação para alcançar essas metas.
Ao realizar um planejamento financeiro, é possível identificar oportunidades de crescimento, traçar estratégias para lidar com períodos de baixa demanda, antecipar despesas sazonais e ajustar o fluxo de caixa. Além disso, o planejamento financeiro permite uma melhor previsibilidade das finanças da clínica, facilitando a tomada de decisões mais embasadas e o estabelecimento de prioridades.
Com um planejamento financeiro adequado, é possível evitar situações de endividamento excessivo, antecipar possíveis crises financeiras e tomar medidas preventivas para lidar com elas. Além disso, o planejamento financeiro ajuda a monitorar e controlar os resultados financeiros, identificando desvios e permitindo ajustes e correções ao longo do tempo.
Como estruturar a gestão financeira da clínica com apoio de um sistema?
Trace metas e objetivos para sua clínica
Traçar metas e objetivos fornece um melhor direcionamento na clínica. Ao estabelecer metas financeiras tangíveis, como aumentar a receita em xx%, reduzir xx% das despesas ou melhorar a rentabilidade, a clínica tem um objetivo claro a ser alcançado.
As metas permitem que a clínica saiba para onde está indo e o que precisa fazer para chegar lá. Elas servem como referência para avaliar o desempenho financeiro e direcionar os esforços da equipe. Sem metas claras, a clínica pode ficar à deriva, sem um rumo definido, o que dificulta o controle financeiro e o entendimento de progresso.
Além disso, as metas ajudam a motivar e engajar a equipe. Quando todos na clínica têm conhecimento das metas protegidas, eles podem trabalhar em conjunto para alcançá-las. Isso cria um senso de propósito compartilhado, aumenta a colaboração e impulsiona a produtividade.
Traçar metas financeiras também permite monitorar o progresso ao longo do tempo. A clínica pode acompanhar os resultados financeiros regularmente e identificar se está no caminho certo para atingir as metas. Se necessário, podem ser feitos ajustes ou estratégias adicionais implementadas para garantir que as metas sejam alcançadas.
Analise seu custo de hora trabalhada
A análise de custo de hora trabalha é fundamental porque permite entender o valor real do tempo e dos recursos investidos em cada atendimento ou procedimento realizado na clínica.
Primeiramente, uma análise do custo de hora trabalhada ajuda a estabelecer uma precificação adequada para os serviços oferecidos. Ao conhecer o custo envolvido em cada hora de trabalho, a clínica pode definir preços justos que cobrem não apenas os custos operacionais, mas também as despesas fixas, além de garantir uma margem de lucro satisfatória.
Além disso, essa análise possibilita tomar decisões estratégicas com base nos dados obtidos. Saber o custo de hora trabalhada ajuda a identificar quais procedimentos ou atendimentos geram maior retorno financeiro para a clínica. Com essas informações, é possível direcionar os esforços para os serviços mais rentáveis e tomar decisões embasadas em dados concretos.
Outro benefício é a capacidade de fechar contratos e convênios de forma mais assertiva. Com base nesses dados, a clínica pode calcular os valores de reembolso de maneira adequada, evitando prejuízos ou margens muito estreitas. Além disso, a análise também pode auxiliar na negociação de contratos com fornecedores, buscando melhores condições e redução de custos operacionais.
Por fim, uma análise do custo de hora trabalhada permite avaliar a produtividade da equipe da clínica. Ao conhecer o custo envolvido em cada hora de trabalho, é possível identificar se uma equipe está otimizando o tempo de trabalho e se os recursos estão sendo utilizados de maneira eficiente. Essa análise contribui para uma gestão mais eficiente, podendo resultar no aumento da lucratividade da clínica.
Fique atento às Glosas
Ficar atento às glosas é essencial para uma boa gestão financeira na clínica. As glosas são as negativas ou reduções de pagamento por parte de convênios ou planos de saúde, que ocorrem quando há inconsistências ou falta de documentos adequados nos procedimentos realizados. Atenção a essas glosas é importante por diversos motivos:
Quando um convênio nega ou reduz o pagamento de um procedimento, isso representa uma perda financeira para uma clínica. Ao ficar atento a essas glosas, é possível identificar os motivos e tomar as medidas necessárias para evitar ou corrigir essas situações, garantindo o recebimento correto pelos serviços prestados.
Além disso, a atenção às glosas contribui para a melhoria da qualidade dos processos e documentos na clínica. Ao identificar as razões das glosas, é possível identificar pontos de falha na documentação, na complexidade de procedimentos ou em outros aspectos relacionados à burocracia dos convênios.
A análise das glosas também permite uma negociação mais efetiva com os convênios ou planos de saúde. Ao identificar as principais razões para as glosas, a clínica pode buscar soluções junto aos convênios, discutindo e negociando as glosas desnecessárias.
Por fim, ao evitar ou corrigir glosas, a clínica reforça sua credibilidade junto aos convênios, estabelecendo uma relação de confiança e segurança. Isso pode resultar em uma maior preferência dos pacientes e, consequentemente, em um aumento da demanda pelos serviços oferecidos.
Não se esqueça dos impostos
Em primeiro lugar, os impostos representam uma parte significativa dos gastos operacionais da clínica. Eles incluem impostos sobre a renda, impostos sobre serviços, impostos trabalhistas, contribuições previdenciárias, entre outros.
Ao não levar em conta esses valores, a clínica pode enfrentar dificuldades na gestão administrativa financeira, com falta de liquidez e multas por atrasos ou omissões no pagamento dos impostos.
Além disso, esquecer dos impostos pode resultar em problemas legais. A legislação tributária é rigorosa e as consequências por não cumprir as obrigações fiscais podem ser severas. A clínica pode enfrentar fiscalizações, autuações, juros e multas, o que pode prejudicar sua representação e afetar suas finanças.
Além disso, considerar os impostos desde o início da gestão financeira é importante para um planejamento adequado. É necessário levar em conta os impostos ao elaborar o orçamento da clínica e estabelecer metas de receita.
Por fim, atenção aos impostos é crucial para manter a saúde financeira da clínica a longo prazo. Ao cumprir as obrigações fiscais, a clínica evita problemas financeiros futuros, mantém uma crença sólida junto aos órgãos fiscais e garante a continuidade de suas operações de forma legal e sustentável.
Use um software para clínicas
O software para gestão oferece uma série de recursos e benefícios que otimizam os processos financeiros na clínica, facilitando o controle e a organização das finanças. Com esta ferramenta, você automatiza tarefas repetitivas e burocráticas. Isso economiza tempo e reduz erros humanos que podem ocorrer durante o processamento manual de informações financeiras.
Também é possível realizar tarefas como emissão de notas fiscais, controle de pagamentos, conciliação bancária e elaboração de relatório financeiro de maneira mais eficiente e precisa, além de recursos de controle e acompanhamento financeiro em tempo real.
E ainda, monitore as receitas, despesas, fluxo de caixa e indicadores financeiros relevantes de forma rápida e fácil. Isso proporciona uma visão abrangente da saúde financeira da clínica, permitindo tomar decisões embasadas em informações atualizadas.
Outro benefício importante é a integração do software de gestão de clínicas com outras áreas da clínica. Com um sistema integrado, é possível conectar informações financeiras com o agendamento de consultas, prontuários eletrônicos, estoque de materiais e outros processos internos.
Sendo assim, ao adotar uma solução tecnológica para a gestão de clínica médica, como um software para gestão, a clínica demonstra comprometimento com um controle financeiro eficiente e atualizado. Isso transmite confiança aos pacientes, fornecedores e parceiros comerciais, fortalecendo a imagem da clínica no mercado.
Nuvem Pay 360: gestão financeira integrada à clínica
Além dos recursos de gestão oferecidos pelo Clínica nas Nuvens, a clínica também pode contar com o Nuvem Pay 360 para tornar a gestão dos recebimentos mais integrada à operação.
A solução foi desenvolvida para atender às necessidades financeiras das clínicas e pode ajudar a reduzir etapas manuais no processo de recebimento, organizar a rotina financeira e facilitar o acompanhamento das movimentações.
Com uma solução integrada ao sistema de gestão da clínica, o financeiro deixa de depender de processos desconectados e passa a fazer parte da mesma rotina de gestão.
Para clínicas que buscam mais controle sobre os recebimentos e querem reduzir a dependência de planilhas e ferramentas isoladas, o Nuvem Pay 360 pode ser uma alternativa a considerar.
Conte com o software Clínica nas Nuvens para a gestão da sua clínica
O Clínica nas Nuvens é um software de gestão de clínicas que tem a capacidade de ajudar sua clínica a otimizar o tempo dos profissionais, melhorar os processos rotineiros do ambiente de trabalho, manter a casa em ordem e proporcionar mais lucros e melhores resultados.
Conte com recursos como agenda médica online, prontuário eletrônico, telemedicina, sistema de cobranças, integração contábil, business intelligence, controle financeiro da clínica, faturamento TISS, atendimento ao paciente, segurança dos dados, cartão de benefícios e outros.
Portanto, peça agora mesmo uma demonstração gratuita do melhor software para gestão de clínicas do mercado e saia na frente da concorrência, melhore o dia a dia de trabalho na clínica e aumente a performance do seu negócio.
