Gerenciar uma clínica médica ou consultório é desafiador e demanda uma série de esforços diários para que o fluxo de processos funcione bem. Abrir possibilidade para a cobertura dos planos de saúde é um ótimo atrativo para clientes. Mas, para que essa proposta seja bem-sucedida, é necessário fazer o faturamento de convênios de forma correta.
Falhas nesse processo podem acarretar nas glosas, que geram retrabalho e prejuízos financeiros. Pensando nisso, preparamos este conteúdo com informações sobre como realizar o processo, seja faturamento de clínica popular ou particular. Ficou interessado? Continue acompanhando o post e entenda mais sobre o tema!
O que é o faturamento de guias médicos?
O faturamento de convênios, também chamado de faturamento de guias médicos, é o processo de cobrança pelos serviços médicos prestados às operadoras de saúde.
As guias devem ser encaminhadas aos convênios de duas formas: no próprio site da operadora de saúde ou por meio de um software médico. Falaremos mais dessa segunda alternativa no decorrer do artigo.
Qual a importância de fazer o faturamento de convênios de maneira certa?
Fazer o faturamento de convênios da forma certa ajuda na rentabilidade do estabelecimento, pois evita prejuízos e glosas médicas. A glosa médica é o não pagamento das operadoras de saúde por atendimentos, internações e exames laboratoriais devido a informações em desacordo com o contrato firmado.
Evitar esse tipo de situação ajuda a manter as finanças positivas e a sua clínica, consultório ou hospital poderá fazer investimentos ou poupar recursos para o futuro. Além disso, ao criar e seguir processos adequados ao realizar o faturamento de convênios, é possível reduzir a necessidade de retrabalho. Assim, há mais produtividade e rendimento no cotidiano do consultório.
Como fazer o faturamento de guias médicos na prática?
Para fazer o faturamento de convênios de forma certa, há uma série de passos importantes. Primeiro, é necessário entender o que é lote. Trata-se de um conjunto de guias onde constam os atendimentos e procedimentos realizados pelos profissionais na instituição, em um determinado período.
Esse lote pode envolver a inclusão e a exclusão de procedimentos, seguidas da conferência e do fechamento, o que inviabiliza a modificação do lote. O fechamento gera um extrato dos procedimentos realizados pelo estabelecimento a serem cobrados da operadora de saúde.
Depois do envio dos lotes, há um período chamado hiato no qual esse se encontra fechado. O documento fica com o convênio para conferência. Após o processamento, é efetuado o pagamento na conta da organização de saúde.
Em seguida, o estabelecimento recebe o extrato do pagamento pelo convênio. O colaborador da clínica médica deve conferir se houve casos não aprovados e não pagos, que são as glosas. Caso haja procedimentos sem cobertura, é necessário identificar qual foi a falha, corrigir o erro e, posteriormente, enviar novamente as glosas em novo lote.
Neste processo, é importante ressaltar que todo registro de dados entre planos de saúde e empresas que prestam serviços na mesma área (como sua clínica) devem seguir o padrão TISS (Troca de Informações na Saúde Suplementar).
Dicas de como melhorar a gestão de guias de convênio
Como vimos, o faturamento de convênio interfere diretamente na eficiência financeira e na lucratividade da clínica. Por essa razão, esse procedimento deve ser feito com muita organização e atenção. Do contrário, você poderá perder o controle financeiro do consultório.
A boa notícia é que existem formas de melhorar a gestão de guias médicas, o que te ajudará a manter as finanças em dia. Confira nossas dicas:
Entenda funciona o pagamento dos convênios
O primeiro passo para evitar erros no faturamento de guias médicos é entender como esse procedimento é realizado. Ou seja, você deve entender quais são as etapas necessárias para realizar o faturamento e o que como cada fase pode afetar a clínica.
A atividade é complexa, por isso é importante que todos os responsáveis por esta tarefa sejam treinados e tenham materiais que podem ser consultados em caso de dúvidas.
Além disso, alguns termos podem ser diferentes de outras áreas com as quais os novos funcionários podem não estar familiarizados. Vale ressaltar que o recebimento dos pagamentos do convênio pode levar de 30 a 60 dias. Portanto, é necessário realizar uma boa gestão financeira para que a clínica consiga manter as suas operações, mesmo diante desses prazos.
Assim como em qualquer empresa, administrar corretamente o capital de giro — dinheiro disponível para a manutenção do negócio — será de grande ajuda, especialmente em momentos de crise ou imprevistos.
Mantenha um padrão de organização
O controle e organização são grandes truques para evitar perdas causadas pelo faturamento incorreto ou pela não faturação de guias médicos. Se as informações estiverem sob o controle e organizadas, fica mais fácil saber onde procurá-las quando necessário.
Normalmente, um simples formulário eletrônico ou planilha preenchida com as informações básicas necessárias pode auxiliar a manter um padrão de organização. Muito melhor do que perder tempo vasculhando os dados que usa todos os dias.
Assim, com um padrão estabelecido, é possível seguir uma sequência de etapas claras e ordenadas, evitando retrabalho, atrasos e erros. Isso garante que as faturas sejam enviadas dentro dos prazos estipulados pelos convênios, otimizando o fluxo de caixa e otimizando os recursos da clínica.
Não deixe a gestão do faturamento para o fim do mês
Ao adiar a faturação de convênio para o fim do mês, a clínica pode enfrentar atrasos no recebimento dos pagamentos. Isso pode impactar o fluxo de caixa, dificultando o pagamento de contas, reflexos da equipe e outras obrigações financeiras da clínica. É fundamental manter um fluxo de caixa saudável e regular para garantir a sustentabilidade financeira da instituição.
Além disso, os convênios de saúde têm prazos específicos para o envio das faturas e documentos. Ao deixar a faturação de convênios para o fim do mês, a clínica corre o risco de perder esses prazos e, consequentemente, ter os pagamentos negados ou atrasados. A falta de cumprimento dos prazos pode resultar em glosas, perda de receita e complicações no relacionamento com os convênios.
No mais, a clínica pode enfrentar um grande volume de tarefas a serem realizadas em um curto período de tempo. Isso aumenta a carga de trabalho da equipe administrativa, levando a erros, falta de atenção aos detalhes e possíveis inconsistências nos documentos. Sem falar que a sobrecarga de trabalho pode causar estresse e afetar o desempenho da equipe.
Outro problema em deixar o faturamento de guia médico para o fim do mês é que há menos tempo disponível para revisar minuciosamente as faturas e possíveis erros ou problemas. Isso aumenta o risco de enviar informações incorretas aos convênios, o que pode levar a glosas e retrabalho posterior.
Portanto, um dos principais problemas da clínica, que deve ser evitado, é o acúmulo de guias que precisam ser faturadas dentro de um prazo específico. Quando você ou sua equipe deixa para realizar esse procedimento no final do mês, na correria para cumprir prazos, há grandes riscos de ocasionar erros por falta de atenção ou não preenchimento de alguma guia.
Para evitar essa situação, é importante fazer um relatório diário das guias. Separá-las por convênio também ajudará na organização das informações. Além disso, usar sistema de gestão para clínicas médicas que controle o faturamento de convênios de forma vinculada à agenda da clínica também facilita no processo.
Evite glosas
A falta de controle geralmente leva a glosas. Qualquer informação divergente do contrato pode fazer com que a fatura seja rejeitada e o trabalho precise ser refeito posteriormente.
Retrabalho significa prejuízo de tempo e dinheiro. Neste caso, a melhor solução é ter um profissional específico para realizar os faturamentos de convênio. Portanto, sua única atividade é focar no processo de pagamento. Ao evitar o acúmulo de funções, fica mais fácil garantir um trabalho assertivo e eficiente.
As glosas podem resultar em perda de receita significativa para uma clínica. Quando um convênio nega ou reduz um pagamento devido a uma glosa, a clínica não recebe o valor total pelos serviços prestados. Isso pode afetar diretamente o fluxo de caixa e a saúde financeira da instituição.
Assim, lidar com glosas requer tempo e esforço adicional da equipe administrativa. É necessário revisar as glosas, identificar os erros ou discrepâncias, corrigi-los e submeter as informações para o convênio. Esse processo consome recursos que poderiam ser direcionados para outras tarefas administrativas ou assistenciais.
Além disso, glosas frequentes podem afetar o relacionamento entre a clínica e os convênios de saúde. Convênios insatisfeitos podem gerar restrições, como redução de contratos, exigências adicionais ou até mesmo a rescisão do contrato.
Por isso, manter um bom relacionamento com os convênios é essencial para garantir uma parceria sustentável e recompensadora para ambas as partes.
Capacite seus funcionários
Você sabia que erros nos preenchimentos das guias geram glosas e retrabalho? Muitas vezes, essas situações ocorrem por falta de preparo da equipe. Por essa razão, além de contratar as pessoas certas para o setor financeiro e montar uma boa equipe, também é preciso capacitar esses profissionais.
Oriente seus funcionários a respeito da organização e atenção no preenchimento das guias. Informe também sobre os planos de saúde que a clínica atende. Também é necessário esclarecer quais tipos de contrato são oferecidos aos pacientes, quais procedimentos o convênio cobre ou não. Assim, eles estarão aptos para gerir o faturamento da clínica e você evitará problemas nos processos de pagamento!
Mantenha os dados seguros
O faturamento de convênios envolve o compartilhamento de informações pessoais de pacientes, como nome, endereço, número de seguro e histórico médico. A segurança dessas informações é essencial para garantir a privacidade e a proteção dos dados pessoais dos pacientes.
Isso ajuda a construir a confiança com os pacientes e a cumprir os regulamentos de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que estabelece requisitos específicos para a proteção de dados pessoais.
O não cumprimento dessa regulamentação pode resultar em débitos financeiros. Por isso, garantir a segurança dos dados é essencial para cumprir os requisitos legais e evitar problemas.
Além disso, como já foi mencionado, a segurança dos dados é fundamental para manter a confiança dos pacientes. Os pacientes esperam que suas informações pessoais e de saúde sejam tratadas com o mais alto nível de confidencialidade.
Se uma clínica sofrer uma violação de dados ou um incidente de segurança, a confiança dos pacientes pode ser abalada, o que pode levar a uma perda de confiança e até mesmo à perda de clientes.
Como um software pode otimizar o processo do faturamento de guias médicos?
O processo de faturamento de guias médicos pode ser otimizado com apoio da tecnologia. Um software de gestão para clínicas e hospitais permite automatizar as atividades, o que reduz erros e aumenta a produtividade.
A automação do processo ajuda a evitar as falhas no faturamento do plano de saúde, o que resulta na diminuição das glosas. Isso gera resultados positivos, como facilitação da rotina de trabalho, precisão, agilidade e credibilidade.
Faturamento de Guias Médicos: Como escolher o software ideal para sua clínica?
Para escolher um software de faturamento de convênios, faça uma boa pesquisa de mercado e busque conhecer as funcionalidades do programa. Além disso, priorize as plataformas com tecnologia em nuvem, mais seguras e de fácil utilização e implementação.
Com o sistema de faturamento Clínica nas Nuvens, você tem mais facilidade para fazer o controle financeiro do seu estabelecimento. É possível gerar guias de consultas, Serviço de Apoio à Diagnose e Terapia (SADT), consultar elegibilidade e solicitar procedimentos.
A ferramenta permite alinhar o faturamento de convênio ao padrão TISS de forma facilitada. Além disso, o Clínica nas Nuvens possibilita a realização de outras atividades, como:
- conciliação bancária;
- controle de estoque;
- controle de caixa;
- fluxo de caixa;
- repasses e comissões;
- emissão de nota fiscal;
- cálculo de juros no parcelamento;
- gestão de descontos;
- renegociação de dívidas.
Essas são as funcionalidades incluídas no módulo financeiro. O Clínica nas Nuvens possui também módulos para a agenda médica, prontuário eletrônico, atendimento ao paciente, segurança dos dados e gestão da clínica.
Então conheça o Clínica nas Nuvens, o software médico completo que tem tudo o que é preciso para organizar sua clínica e facilitar o seu dia!
Conclusão
O faturamento de guias médicos deve ser feito de forma correta e precisa para garantir redução total de glosas, que podem comprometer o faturamento da clínica.
Como vimos no decorrer do artigo, a organização está totalmente vinculada ao faturamento. Por essa razão, vale considerar a adoção de um software médico. Assim, fica mais fácil organizar sua clínica e conquistar um lucro maior no final do mês.
