Aprenda aqui como evitar desperdícios na sua clínica!

Você deseja evitar desperdícios para que seja possível reduzir custos na clínica, mas não sabe como proceder? Em razão do cenário real de boa parte dos prestadores de serviço de saúde no Brasil, essa costuma ser uma dúvida muito comum entre os administradores de centros médicos.

Para tanto, a medida mais factível é enxugar ao máximo os gastos que estão relacionados com o desperdício a fim de otimizar os recursos disponíveis e, consequentemente, aumentar a lucratividade do negócio, mas sem comprometer a qualidade do atendimento.

Se você tem interesse pelo tema e deseja descobrir como evitar desperdícios em sua clínica e quais são os seus impactos, continue a leitura deste post que vamos apresentar todos os detalhes. Confira!

O que são desperdícios em uma empresa?

Podemos considerar como desperdício tudo aquilo que gera um gasto, seja de tempo ou de dinheiro, mas não agrega valor ao negócio, ou seja, são os desperdícios desnecessários que afetam o bom faturamento da sua clínica.

É preciso que o administrador de uma clínica médica identifique quais são as “torneiras abertas” do seu negócio para que seja possível se manter competitivo e rentável.

Uma boa dica para realizar essa atividade é mapear todos os gastos do empreendimento, custos adicionais e mau uso do tempo, assim como a ociosidade de recursos humanos e materiais para que seja possível notar quais são aqueles que não estão sendo usados da melhor maneira.

É válido ressaltar, ainda, que o desperdício não está relacionado apenas com a utilização de insumos acima do realmente necessário ou o uso incorreto dos insumos, mas também com a perda de tempo e com às vezes em que o retrabalho é necessário, pois no final das costas isso também significa prejuízos e custos extras.

Como os desperdícios influenciam na lucratividade da clínica?

Toda gestão empresarial tem como objetivo obter lucro mesmo em tempos de crise. O lucro é obtido por meio de um cálculo simples: faturamento com a subtração dos gastos. Dessa maneira, o dinheiro que foi obtido ao longo no mês, menos o valor que foi gasto em todas as etapas de produção, contas a pagar e atividades internas, por exemplo, resulta no lucro.

Assim, quando os gastos e os desperdícios são reduzidos, mesmo que o faturamento se mantenha, o lucro aumenta. Contudo, é preciso de estratégia nesse momento porque decisões aleatórias, como o corte de pessoal, pode até reduzir custos, mas também é capaz de comprometer a qualidade do serviço.

Por essa razão o ideal é cortar apenas os desperdícios para que a qualidade do serviço que é entregue aos pacientes não seja afetada de forma negativa, pois quando os clientes ficam insatisfeitos a tendência é que haja queda no faturamento.

Quais são os principais desperdícios de uma clínica?

Em um empreendimento os pequenos desperdícios podem representar grandes gastos quando todos eles são somados. Veja, a seguir, quais são as principais fontes de gastos desnecessários de clínicas médicas!

Papel

Além das consequências que o desperdício de papel apresenta ao meio ambiente, a realidade é que esse gasto também costuma impactar diretamente nas finanças de uma empresa. Apesar de um bloco de papel, por si só, não ser caro, a realidade é que outros gatos estão diretamente ligados a ele, como os relacionados a impressão, armazenamento e cópia, que geram aumentos exponenciais.

Há uma estimativa, inclusive, de que os custos relacionados ao papel sejam até 30 vezes maiores que o preço que ele foi comprado — ou seja, se trata de um gasto que deve ser considerado em sua clínica, especialmente porque muitas das impressões que são realizadas são desnecessárias.

Uma pesquisa realizada pela empresa Gartner Inc. estimou que por volta de 3% do lucro de uma companhia é gasto com papel e impressão e que cada colaborador gasta por volta de 10.000 folhas de papel por ano, o que faz com que 50% do desperdício das empresas seja com papel.

Existem algumas medidas que reduzem o desperdício com esse item, como as seguintes:

• imprimir nos dois lados da folha;
• reaproveitar o papel sempre que possível em vez de jogá-lo no lixo;
• mudar a configuração das impressoras para reduzir a qualidade da impressão a fim de gastar menos tinta;
• procurar usar menos papel e utilizar o armazenamento eletrônico de dados em vez de arquivos de cópia impressa;
• desenvolver uma nova cultura para que os profissionais aprendam a utilizar menos papel no dia a dia.

Estoques

Ter controle sobre o estoque de sua clínica é muito importante para o negócio prosperar. Se trata de uma medida importante porque não é comum ver clínicas que precisam descartar materiais comprados em excesso ou com prazo de validade vencido, o que gera desperdício e gastos necessários.

Nesse caso, o segredo é manter um estoque mínimo que atenda as necessidades dos seus pacientes, mas sem excessos, pois quando se compra demais (ou seja, além da capacidade de venda ou utilização), os estoques excessivos podem ser perdidos por motivos como armazenagem inadequada ou validade.

O estoque em excesso também exige maior espaço de armazenagem e esforço de gestão, o que gera mais gastos. Em outras palavras, podemos dizer que estoque excessivo significa dinheiro parado.

Uma forma de evitar excessos é utilizar um software de gestão que o ajuda a controlar o estoque, assim como contar com bons fornecedores que são pontuais e rápidos na entrega, pois assim é possível solicitar novos materiais sempre que houver a necessidade de reposição no estoque sem que seja preciso se preocupar com longos prazos.

Dessa maneira, é importante planejar de maneira cuidadosa a compra de itens para o estoque para que elas ocorram de maneira eficaz e em conformidade com a demanda de sua clínica para evitar desperdícios.

Insumos

A fim de evitar desperdício é preciso atentar, ainda, aos insumos e sua forma de transporte e armazenamento. No caso de uma clínica médica é preciso ter ainda mais cuidado com esse ponto, uma vez que insumos como medicamentos, por exemplo, requerem ainda mais atenção, pois em nenhuma hipótese podem perder a sua eficácia.

Além disso, sempre que os insumos são movimentados de um local para o outro de forma ineficiente ou desnecessariamente, cria-se o desperdício de tempo, além de aumentar os riscos de perdas e danos.

Assim, o ideal é que os insumos sejam usados por todos os profissionais de forma consciente, ou seja, sempre que houver real necessidade e que o seu transporte e armazenamento também ocorram da forma adequada.

Como evitar desperdícios em uma clínica?

Agora que você já sabe quais são os principais desperdícios de uma clínica, deve estar se perguntando como evitá-los, não é mesmo? Para ajudá-lo, vamos apresentar, nos próximos tópicos, algumas dicas!

Conscientize a equipe

O primeiro passo para evitar desperdícios em sua clínica deve ser conscientizar a equipe para que os pequenos desperdícios do dia a dia sejam evitados.

É o caso, por exemplo, de um vazamento de água em uma torneira que não é notificado para que o conserto seja realizado, uma lâmpada que permanece acesa depois do expediente ou ligações telefônicas desnecessárias em excesso que poderiam ser substituídas pelo uso de aplicativos como WhatsApp e Telegram.

Ao mudar esses hábitos, a tendência é que muitos gastos sejam cortados, pois, apesar de muitas vezes parecerem irrelevantes, a realidade é que esses fatores costumam pesar no orçamento total.

Use metodologias ágeis

Existem metodologias que foram desenvolvidas para agilizar processos, como a Metodologia Lean, que também pode ser aplicada com a finalidade de evitar desperdícios de recursos em uma empresa e garantir a saúde financeira do negócio.

De acordo com a Metodologia Lean, termo proveniente da língua inglesa que pode ser traduzido como “enxuto”, para eliminar desperdícios em sua clínica é preciso atentar aos seguintes pontos:

• cuidado com o retrabalho, pois gera perda de tempo e de dinheiro, sendo ideal sempre focar na qualidade do serviço;
• atente para os excessos para que seja possível otimizar cada etapa. Na prática, isso quer dizer diminuir e até mesmo eliminar os processos que já não fazem mais sentido e que apenas geram gastos;
• evite o processamento impróprio, sendo que, para tanto, a padronização de processos é uma boa estratégia;
• invista em manutenção sempre que for preciso, pois erros e falhas costumam gerar prejuízos e desperdícios ainda maiores. É caso, por exemplo, de defeitos em equipamentos que atrasam as consultas e, consequentemente, diminuem o lucro, pois menos pacientes são atendidos por dia, sendo preciso investir em manutenção e atualização para sanar o problema;
• diminua as movimentações desnecessárias, sendo preciso repensar hábitos para evitar desperdícios;
• evite o excesso de estoque para que eles não estraguem ou percam o prazo de validade;
• foque na gestão de competências para que seja possível alocar os profissionais ideais nos cargos certos a fim de evitar o desperdício de talento capital humano que, por sua vez, afeta a produtividade e a qualidade final da produção.

Assim, a Metodologia Lean é uma estratégia que visa a agilidade e procura evitar o desperdício de recursos eliminando todos os gastos que não são essenciais para garantir a qualidade do produto ou serviço.

Mantenha o estoque mínimo

Manter o estoque mínimo evita desperdícios, pois facilita a resolução de problemas referentes a estoques defeituosos, já que o número de produtos ociosos é consideravelmente menor.

Nos casos em que há estoque em excesso os produtos podem ser danificados, o prazo de validade pode ser ultrapassado e o espaço para armazenamento pode ficar reduzido — fatores que geram prejuízos.

Assim, o segredo é manter um estoque mínimo, mas que considere as necessidades dos seus pacientes, pois dessa maneira você volta os esforços para as necessidades dos pacientes e garante uma melhor qualidade do serviço, contando com um estoque eficaz e que não deve se deteriorar facilmente em razão do excesso de insumos.

Automatize os processos

A automatização de processos é muito importante para identificar os desperdícios e a tecnologia é capaz, ainda, de apresentar outras soluções relevantes que ajudam a sua clínica crescer.

Ao realizar a gestão de processos e automatizá-los, os problemas simples, como organizar o estoque, otimizar o agendamento das consultas e o fornecimento de protocolos interligados, são resolvidos.

Um exemplo de desperdício de recurso em clínicas e pode ser evitado pela automatização de processos é o não comparecimento do paciente no dia marcado, pois gera tempo ocioso e prejuízos para a clínica.

Contudo, em geral, esse tipo de situação costuma ser evitada por meio de uma notificação automática que otimiza a comunicação com o cliente o lembrar de sua consulta marcada e pedir confirmação, evitando o não comparecimento. A notificação pode ser enviada, por exemplo, por e-mail, SMS ou mensagem no WhatsApp.

Incentive a organização na clínica

Em um ambiente organizado se torna muito mais fácil evitar desperdícios, afinal, você sabe onde encontrar exatamente o material que você precisa, o que faz com que o tempo no trabalho não seja desperdiçado e, ainda, evita o gasto desnecessário de insumos.

Dessa maneira, o ideal é incentivar a organização na clínica, mantendo-a sempre limpa e com tudo no lugar, deixando em locais de fácil acesso os materiais e os equipamentos que são necessários para todos os processos.

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Diminua o consumo

Existem itens que são consumidos em excesso em uma clínica e que, muitas vezes, não são necessários. É o caso do papel que, como vimos nos tópicos anteriores, costuma representar um gasto muito maior do que as pessoas pensam e que pode ser facilmente evitado.

Assim, é preciso observar quais são os consumos da clínica para que seja possível diminuir o consumo de itens que geram despesas, mas não agregam valor ao serviço médico que é prestado.

Acompanhe sempre os gastos da clínica

Por fim, um bom gestor deve sempre acompanhar os gastos de sua clínica, afinal, essa é a única maneira de saber como os seus recursos estão sendo utilizados e em quais locais é possível otimizá-los.

Agora que você já sabe como evitar desperdícios, deve ter percebido que apesar de se tratar de uma tarefa que requer atenção, é possível realizá-la. Por isso, coloque as nossas dicas em prática quanto antes e aumente faturamento da sua clínica!

Gostou deste post? O que você achou das nossas dicas? Deixe um comentário e nos conte a sua opinião sobre desperdícios em clínicas médicas!