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Entenda como organizar a agenda de um consultório odontológico

Entenda como organizar a agenda de um consultório odontológico

Saber como organizar a agenda de um consultório odontológico não é algo simples, mas, felizmente, existem maneiras de facilitar esse processo. Até porque, fazer isso da forma correta é essencial para garantir o bom funcionamento do negócio, além de manter um atendimento de qualidade aos pacientes. 

A seguir, separamos algumas dicas para orientar em como organizar a agenda de um consultório odontológico sem erros. Confira!

Entenda o fluxo de atendimento

O primeiro passo, que garantirá uma melhor organização na agenda, é entender o fluxo de atendimento do consultório odontológico. Ou seja, quais os passos que o paciente percorre desde o momento que faz o contato com o consultório pela primeira vez, até a conclusão do seu tratamento. 

Entender esse processo faz com que fique mais claro saber quanto tempo será necessário investir em cada atendimento, organizando a agenda da forma correta, evitando atrasos, falta ou excesso de pacientes. 

Além disso, é possível acompanhar com mais precisão a etapa do tratamento em que o paciente se encontra, sabendo quanto tempo ainda será necessário dedicar a ele. 

Sendo assim, o fluxo se inicia pelo contato do paciente com o consultório, solicitando mais informações e apresentando suas necessidades. Nesse momento, normalmente é realizada uma avaliação e todas as informações necessárias são recolhidas sobre o paciente, desde seus dados pessoais, como nome completo, idade, endereço e telefone, até informações referentes aos procedimentos já realizados com outros profissionais, problemas relatados, imagens da arcada dentária, entre outros dados considerados importantes. 

odontograma

Vale ressaltar que para arquivar tudo isso é indicado contar com um software para consultório que possibilite salvar todas as informações em um lugar seguro e sem limite de espaço.

Após a organização desses dados, o fluxo segue para o agendamento da primeira consulta. A partir desse momento, a agenda médica deve se manter o mais organizada possível, evitando qualquer tipo de erro. Caso contrário, pode acontecer de horários serem sobrepostos, pacientes serem prejudicados e a desorganização tomar conta do consultório. 

Assim, vale citar mais uma vez a importância de uma ferramenta tecnológica, que permita facilitar esse processo, como é o caso da agenda odontológica online, que será detalhada mais à frente no texto. 

Feito o agendamento da primeira consulta, o fluxo normalmente segue com a aplicação de exames e o desenvolvimento de um plano de tratamento, identificando qual o período e a frequência que o paciente deve retornar ao consultório. 

Para isso, é importante marcar os horários na agenda com antecedência, prestando atenção a todos os demais pacientes e aos dias disponíveis para que o tratamento ocorra sem problemas. 

A seguir, confira como uma agenda online para consultório pode tornar tudo mais fácil na hora de organizar os dias e horários de atendimento, conforme o fluxo do consultório. 

Use agenda online para consultório

Usar uma agenda online para consultório é o segundo passo para manter a organização em dia. Essa ferramenta tecnológica permite muitas facilidades no processo realizado. 

Por exemplo, com ela é possível acabar com os buracos na agenda odontológica, já que é possível ter uma visão geral dos horários disponíveis, garantindo atender mais pessoas no mesmo espaço de tempo.

Além disso, é possível filtrar um grupo de pacientes por data, sala ou profissional e fazer a alteração de agendamentos em massa, de forma simultânea. Assim, não é preciso alterar o horário de paciente por paciente, basta poucos cliques. 

Outra funcionalidade interessante que uma agenda médica online oferece é o de gerir múltiplas agendas. Ou seja, fica mais fácil controlar o horário de diversos profissionais em um mesmo consultório, oferecendo uma visão em tempo real de tudo que acontece no estabelecimento. Dessa maneira, é possível identificar as salas e equipamentos disponíveis para determinados horários, sem prejudicar o atendimento de nenhum outro profissional. 

software odontológico

Mas como escolher a melhor agenda odontológica online? Hoje, existem opções interessantes no mercado que oferecem diferentes funções e podem atender pouco ou muito às necessidades dos profissionais. Há a opção de agenda para consultório grátis, que muitas vezes apresenta pouca eficácia, quando comparada a opções pagas. 

Justamente por serem gratuitas, não são ferramentas que buscam atualização constante ou que oferecem soluções eficientes. 

Dessa forma, vale muito mais a pena investir um pouco e garantir uma solução eficaz e 100% completa, que ofereça suporte especializado e esteja constantemente oferecendo atualizações no sistema, afim de garantir cada vez mais facilidade para os consultórios odontológicos. 

Crie lembretes das consultas e procedimentos

Sabe aquela consulta cancelada por conta de esquecimento do paciente? Isso atrapalha bastante a organização da agenda, não é mesmo?!

Por isso, mandar lembretes das consultas e procedimentos agendados é uma ótima maneira de manter a agenda organizada, evitando furos de horários e a redução no número de atendimentos.

Para isso, a dica é contar com ferramentas que permitam o envio de mensagens automatizadas aos pacientes, por SMS, WhatsApp ou e-mail, permitindo que eles confirmem o comparecimento. Dessa forma, garante-se que as consultas não sejam esquecidas.

Além disso, alguns sistemas permitem que, após a confirmação de presença, a agenda seja atualizada automaticamente. Da mesma forma, caso o paciente não possa de fato comparecer, o profissional é avisado com antecedência, podendo agendar outra pessoa no respectivo horário e fazendo o reagendamento da consulta do paciente que cancelou. 

Mais do que ser uma ótima maneira de reduzir o no-show do consultório, é uma forma de se aproximar dos pacientes, demonstrando preocupação e atenção à saúde deles. E claro, é uma excelente forma de manter a organização da agenda sem dificuldades. 

Conclusão

Essas foram algumas dicas sobre como organizar a agenda de um consultório odontológico. Lembre-se que mantendo foco, comprometimento e contando com as ferramentas corretas é possível manter a organização ideal, refletindo em uma melhor experiência para os pacientes.

Se você ainda não conta com uma agenda médica online no seu consultório, está na hora de começar a pesquisar e adquirir uma, evitando ficar para trás da concorrência. 

O Clínica nas Nuvens é a opção ideal, com esse software, é possível ter acesso a uma agenda online completa, com todas as funcionalidades necessárias para administrar melhor o seu negócio. Quer saber mais? Então, solicite uma demonstração gratuita e teste na prática. 

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.