Manter o controle de pagamento de pacientes é necessário manter a clareza nas finanças e não ter prejuízos financeiros. No dia a dia de uma clínica existem uma diversidade de valores e métodos de pagamento que exigem atenção e cuidado especial, e a forma como isso tudo é tratado faz toda a diferença.
A escolha entre métodos manuais e sistemas automatizados para receber o pagamento dos pacientes pode ter um impacto muito grande na produtividade, precisão e segurança dos dados financeiros. Por isso, este texto vai apresentar as diferenças entre o controle manual e sistêmico de pagamentos, destacando os benefícios de cada método. Acompanhe!
Qual o objetivo do controle de pagamento de pacientes?
Manter o controle de pagamento em clínicas é essencial para garantir uma gestão financeira eficiente e precisa, e evitar prejuízos na clínica.
Esse controle permite o registro correto de todas as transações financeiras, para garantir que os pagamentos realizados pelos pacientes sejam devidamente contabilizados e que a clínica possa acompanhar as receitas de forma clara e organizada.
O controle de pagamento em clínicas também é importante para a gestão de contas a receber e ajuda a clínica a acompanhar os pagamentos em atraso e a tomar medidas para reduzir a inadimplência.
Pagamento de pacientes: controle manual vs. sistêmico
Existem duas maneiras de realizar o controle de pagamento de pacientes, o controle manual e o sistêmico. Vamos comparar para que você visualize a opção que melhor atende as necessidades da sua clínica.
Processo de registro de pagamento
O controle manual envolve o registro de pagamentos através de planilhas, livros-caixa e recibos. Isso mesmo! Usar uma planilha num computador também é considerado um processo manual. Este método é mais simples e bastante tradicional, mas é suscetível a erros humanos e demanda tempo considerável para manter os registros atualizados e precisos.
Softwares para clínicas automatizam o registro de pagamentos. Quando o paciente realiza um pagamento, a transação é registrada automaticamente no sistema o que reduz erros e aumenta o controle.
Conciliação bancária
A conciliação bancária manual exige a comparação dos registros de pagamento com os extratos bancários. Tem quem acredite que é mais fácil ficar atento aos números dessa forma. Apesar disso, a detecção de discrepâncias pode ser demorada e complicada.
Como os meios de pagamento vem de diversas formas, como repasse de planos de saúde, cartão de crédito, boleto e afins, ter todas essas informações em um único sistema para a clínica de forma organizada facilita a conciliação.
Análise financeira
Análises financeiras são importantes para cuidar das despesas, planejar o futuro da clínica entre outras ações. Quando o controle de pagamentos é feito de forma manual é necessário atenção: para que seja feito da forma certa, é preciso precisão nos registros. Em caso de erros a análise pode ser seriamente prejudicada.
Já os melhores sistemas para clínicas, oferecem relatórios financeiros detalhados e em tempo real, o que permite análises financeiras mais precisas e rápidas. Assim as decisões têm embasamento mais seguro.
Controle de inadimplentes
Existem dois problemas de fazer o controle de inadimplentes da clínica de forma manual: o primeiro é identificar os atrasos e falta de pagamento sempre que elas ocorrem e com tempo adequado para a cobrança. O segundo é a própria cobrança de forma manual, que acaba sendo feita por telefone, e-mail e outros meios.
Manter esse controle através de sistemas para clínicas, existem lembretes de pagamento e notificações de inadimplência que podem ser enviados automaticamente. Estes recursos melhoram a gestão de contas a receber e ajuda a reduzir a inadimplência na clínica.
Segurança das informações
Se seu método manual utiliza papéis o perigo é bastante evidente. Eles podem acabar perdidos, danificar e o acesso por pessoas não autorizadas fica mais fácil. Caso utilize o computador, sem backup os perigos também são os mesmos. Por melhor que você acredite ser o método manual, ele está suscetível a danos como incêndio ou extravio.
Os sistemas de gestão financeira para clínicas garantem a segurança dos dados com medidas de proteção digital e conformidade com normas de segurança de dados. Alguns possuem gestão de acesso para que cada profissional utiliza apenas as funcionalidades que lhe cabem.
Comparação prática
Eficiência e produtividade: Métodos sistêmicos economizam tempo e aumentam a produtividade da equipe de gestão, ao contrário do controle manual, que é mais demorado e suscetível a erros.
Precisão e confiabilidade dos dados: Sistemas automatizados reduzem a taxa de erros e fica mais fácil confiar nos dados financeiros, o que é essencial para a gestão planejar ações para manter e aumentar os serviços.
Custo-benefício: Mesmo que o controle manual de pagamento de pacientes possa parecer mais barato inicialmente, o tempo e os recursos gastos em tarefas manuais aumentam os custos. Investir em um software médico oferece um bom retorno financeiro ao longo do tempo.
Checklist para a transição de controle manual para sistêmico
- Pesquisar diferentes sistemas para clínicas disponíveis no mercado;
- Selecionar um sistema que atenda às necessidades da clínica;
- Comunicar a equipe de forma clara e tranquilizadora, esclarecendo os benefícios da mudança;
- Planejar com o fornecedor o melhor momento para a transição e como vai ser executada;
- Transferir os dados financeiros do sistema manual para o novo sistema;
- Utilizar o suporte do software médico durante o período de adaptação e sempre que necessário;
- Verificar a integridade e precisão dos dados migrados;
- Monitorar o uso do software médico e coletar feedback da equipe.
Escolha a melhor opção do mercado
A transição do controle manual para o sistêmico de pagamentos pode trazer inúmeros benefícios para a gestão financeira da clínica, incluindo maior eficiência, precisão e segurança dos dados. Sua escolha é um investimento que se paga rapidamente, quando você sente a saúde financeira está melhor e mais segura.
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