A gestão na área da saúde exige uma série de procedimentos envolvendo, diariamente, um grande volume de informações. Uma dessas tarefas é a conciliação bancária na clínica, um elemento essencial para a contabilidade da empresa.
Uma conciliação bancária feita incorretamente traz grandes prejuízos para a clínica, por isso, todo cuidado é pouco. Sendo assim, entenda melhor o que é, como se faz a conciliação bancária e como a tecnologia pode ajudar sua clínica neste aspecto. Acompanhe este artigo e fique por dentro!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária para clínicas é uma espécie de “checagem” que você faz para conferir se as informações da sua conta bancária estão batendo com as informações registradas em seus livros contábeis ou financeiros.
Em outras palavras, é como se você comparasse as informações que aparecem no extrato bancário com as que você anotou na sua planilha ou sistema de gestão financeira para ver se está tudo correto.
Nesse sentido, a conciliação bancária para clínica é o ato de relacionar o controle financeiro interno da empresa com seus equivalentes nas transações bancárias indicadas nos extratos. Assim, uma entrada e uma saída no caixa da empresa são identificadas no extrato, fazendo-se a correlação entre os dois itens.
É uma ferramenta importante para garantir a precisão das suas informações financeiras e evitar erros que possam prejudicar o seu negócio. Conferir rotineiramente se os lançamentos da empresa estão corretos e se a contabilidade se baseia em dados reais, faz toda a diferença entre ter um ambiente financeiro saudável ou não.
Como a clínica tem entradas de pagamentos feitas em diversos meios como pagamento por repasse dos convênios médicos, transferências, depósito, cartões de crédito e débito e dinheiro em espécie, fazer a conciliação permite conferir se os valores dos serviços prestados foram devidamente creditados para a empresa.
Como funciona a conciliação bancária na clínica
Para que a conciliação bancária seja feita corretamente dentro da clínica, é muito importante prestar atenção às atividades cotidianas. É fundamental que a parte de controle financeiro seja uma rotina e a conferência ocorra com total profissionalismo.
Assim, é necessário cultivar uma cultura de prestação de contas dentro da clínica. Todo funcionário que lida com movimentação de valores, fica encarregado de prestar contas dos montantes pagos e recebidos, apresentando aos gestores todas as informações e os comprovantes dos valores movimentados.
Além disso, cabe ao departamento financeiro verificar saldos, analisar os relatórios obtidos e identificar riscos com a conciliação bancária sem autorização. Quanto mais rápido se verifica um problema, seja por falta de documentação ou por um procedimento incorreto, menos impacto este problema terá no dia a dia da clínica.
Já imaginou ter de consertar um ano inteiro de contabilidade errada? Melhor resolver tudo o quanto antes e com responsabilidade. Para que isso seja possível, a clínica pode contar com relatórios automatizados que apresentam a situação da empresa em tempo real. E quanto mais fácil for para utilizar uma ferramenta tecnológica, mais útil e vantajosa ela será.
Quais as vantagens de fazer conciliação bancária na sua clínica?
Fazer conciliação bancária na clínica traz muitas vantagens. Veja, na sequência, algumas delas e traga ainda mais credibilidade para seu ambiente de trabalho:
Precisão e confiabilidade: a conciliação bancária permite comparar as transações registradas pela clínica com as transações efetivamente processadas pelo banco. Isso ajuda a identificar discrepâncias, como erros de lançamento, pagamentos duplicados ou não autorizados.
Ao reconciliar essas diferenças, é possível garantir a precisão e a confiabilidade das informações financeiras da clínica.
Detecção de fraudes e erros: a conciliação bancária regular ajuda a detectar possíveis fraudes ou erros financeiros. Ela permite identificar transações suspeitas ou não autorizadas que podem indicar atividades fraudulentas. Além disso, erros contábeis, como lançamentos duplicados ou incorretos, podem ser marcas registradas e corrigidas.
Controle de fluxo de caixa: a conciliação bancária fornece uma visão clara do fluxo de caixa da clínica. Ao comparar as transações registradas com as transações bancárias, é possível monitorar os pagamentos recebidos, identificar atrasos ou inconsistências nos recebimentos e ajustar a gestão financeira da clínica de acordo com os resultados.
Tomada de decisões controladas: com informações financeiras precisas e atualizadas, seguindo por meio da conciliação bancária, os gerentes da clínica podem tomar decisões mais controladas e estratégicas.
Eles têm acesso a dados ansiosos sobre receitas, despesas, fluxo de caixa e tendências financeiras, o que facilitam o planejamento financeiro, o investimento em recursos necessários e o desenvolvimento de estratégias para o crescimento da clínica.
Cumprimento legal e fiscal: a conciliação bancária adequada auxilia no cumprimento das obrigações legais e fiscais da clínica. Ela garante que todas as transações financeiras estejam corretamente registradas, permitindo uma contabilidade precisa e facilitando a preparação de relatórios financeiros e fiscais.
Em resumo, a conciliação bancária na clínica médica oferece vantagens como a precisão das informações financeiras, detecção de fraudes e erros, controle de fluxo de caixa, tomada de decisões controladas e cumprimento legal e fiscal.
É uma prática essencial para manter a saúde financeira da clínica e garantir uma gestão eficiente e transparente dos recursos financeiros.
Modelo de conciliação bancária para clínica
Não é difícil encontrar modelos de planilhas de conciliação bancária na internet, mas acabam sendo muito genéricos. Para ilustrar tudo que dissemos no decorrer do texto, trouxemos um modelo simples que pode apoiar a prática de conciliação bancária na clínica. Veja!
Trouxemos este exemplo com dados que simulam a rotina de uma clínica para que você possa ser replicar. Cada coluna tem um propósito específico para garantir que todas as transações sejam monitoradas corretamente. Veja o porquê de cada uma:
- Data → Registra o dia da transação, permitindo acompanhar o fluxo financeiro da clínica ao longo do tempo.
- Descrição → Detalha a origem ou destino do dinheiro, como pagamentos de consultas, reembolsos de convênios, salários, aluguel, compras de materiais etc. Isso ajuda a categorizar os lançamentos.
- Tipo de Operação → Indica o meio de pagamento usado na transação (Pix, boleto, cartão de crédito, transferência, tarifa bancária). Essencial para identificar padrões de recebimento e despesas.
- Entradas (R$) → Mostra os valores recebidos pela clínica (exemplo: pagamento de consultas e repasses de convênios). Ajuda a entender de onde vem o dinheiro.
- Saídas (R$) → Lista os valores pagos pela clínica (exemplo: aluguel, folha de pagamento, taxas bancárias). Essencial para controle de custos.
- Saldo Bancário → Representa o saldo real da conta bancária após cada transação.
- Diferença → Aqui você calcula a diferença entre o saldo bancário e o saldo contábil, que nada mais é do que o previsto pela contabilidade da clínica, antes da conferência com o banco. Se for diferente de zero, significa que há algum erro ou pendência na conciliação.
- Status Conciliação → Indica se a transação foi conciliada corretamente ou se há alguma divergência a ser analisada.
- Observações → Campo para registrar observações sobre transações específicas, como ajustes necessários ou taxas inesperadas.
Essas colunas garantem transparência financeira, controle de caixa eficiente e prevenção de erros contábeis, para a clínica a manter suas finanças organizadas. Para acessar outros modelos, indicamos o Portal de Planilhas Financeiras do SEBRAE.
Apesar de úteis até certo ponto, o ideal para evitar erros e principalmente por ser mais prático e eficiente é utilizar um sistema de gestão para clínicas apropriado.
Como fazer a conciliação bancária da sua clínica: veja o passo a passo
Levando em conta que esta é uma etapa fundamental na gestão financeira de sua clínica médica e pode ajudá-lo a evitar problemas financeiros e contábeis no futuro, veja como fazer conciliação bancária na clínica médica seguindo estes passos:
Documentos: Reúna todos os documentos financeiros relevantes, como extratos bancários, comprovantes de pagamento, recibos de recebimento, lançamentos, notas fiscais, faturas e outros. Isso pode ser feito por meio de download online ou solicitando os extratos diretamente ao banco.
Comparações: Compare as informações registradas em seu sistema para controle financeiro da clínica, com as informações do extrato bancário. Certifique-se de que todas as transações, como destinatários de pacientes, pagamentos a fornecedores e taxas bancárias, sejam refletidas em ambos os registros.
Verificações: Verifique se há diferenças entre as informações registradas em seu sistema financeiro e as informações do extrato bancário. Isso pode ocorrer por vários motivos, como erros de digitação, transações não autorizadas ou atrasos no processamento bancário.
Investigar as discrepâncias: Investigue as possíveis discrepâncias identificadas para determinar a causa raiz. Isso pode envolver revisar recibos, faturas, comprovantes de pagamento e quaisquer documentos relevantes.
Correção: Corrija as diferenças identificadas, ajustando as informações em seu sistema financeiro ou entrando em contato com o banco para esclarecer qualquer problema.
Repetição: Repita esse processo regularmente, idealmente a cada mês, para garantir que suas informações financeiras estejam sempre precisas e atualizadas.
Documente a conciliação: Mantenha um registro detalhado de todas as etapas realizadas durante uma conciliação bancária. Certifique-se de incluir informações detalhadas, como data, valor, tipo de transação, número do documento, etc.
Isso servirá como documentos e evidências de que a conciliação foi concluída, o que pode ser útil para auditorias ou revisões financeiras.
Como dissemos, a conciliação bancária pode ser facilitada pelo uso de software de gestão financeira ou ferramentas específicas de conciliação bancária disponíveis no mercado.
Essas ferramentas automatizam parte do processo e simplificam a comparação e a identificação de diferenças entre os registros internos e os extratos bancários.
Software ideal para fazer conciliação bancária da sua clínica
A conciliação bancária na clínica envolve uma série de informações vindas das mais diversas origens e com os mais variados formatos. Manter tudo organizado pode parecer complicado, mas, usando as ferramentas tecnológicas certas, o processo se torna mais simples e assegura que as contas sejam fechadas corretamente todos os meses.
Antigamente, as clínicas tinham um grande volume de informações para processar e organizar e, muitas vezes, tudo isso ocorria de forma manual. Com o avanço da tecnologia, principalmente no desenvolvimento de soluções digitais, isso não é mais necessário.
Por isso, hoje as clínicas contam com sistemas específicos para suas necessidades, como a plataforma de controle financeiro do software para gestão de clínicas: Clínica nas Nuvens. A conciliação bancária dos lançamentos e extratos é feita automaticamente, poupando tempo e recursos.
Conheça a ferramenta de gestão financeira do Clínica nas Nuvens
A ferramenta de controle financeiro do software médico Clínica nas Nuvens é útil para fazer conciliação bancária devido à sua capacidade de importar extratos bancários diretamente das instituições financeiras.
O software oferece recursos de classificação automática, permitindo que as transações sejam categorizadas corretamente, facilitando a conciliação com os registros internos da clínica.
Isso ajuda a identificar discrepâncias e garantir a integridade das informações financeiras. Por isso, peça já uma demonstração gratuita do melhor software para gestão de clínicas, o Clínica nas Nuvens.
