Durante muito tempo, a planilha de gestão foi o meio principal de controlar um negócio. Ela representava um avanço em relação aos livros físicos e oferecia algumas vantagens.
Com a evolução da tecnologia, entretanto, o recurso ficou para trás. Hoje, é comum que médicos e empresários tenham dificuldade para estruturar e encontrar informações nessa ferramenta.
Em contrapartida, o software médico de gestão surge como uma alternativa muito mais vantajosa. Representação do que existe de moderno, esse tipo de software apresenta diversas possibilidades que não são contempladas pela ferramenta tradicional.
Nesse artigo, separamos algumas dicas para fazer a gestão financeira da Clínica e trouxemos, ainda, os benefícios da tecnologia nesse processo. Quer saber mais? Acompanhe!
Conheça o software de gestão médica do Clínica nas nuvens e veja seus benefícios na prática!
Importância da gestão financeira clínica
Principalmente em momentos de crise, a gestão financeira clínica é muito importante para saber tomar medidas diante de indicadores negativos.
A exemplo, no Brasil no início da pandemia, estima-se que 82% dos médicos tiveram suas rendas negativamente afetadas, segundo a matéria publicada no Estadão.
Nesse sentido, os gestores de clínicas com maior controle financeiro têm mais facilidade em identificar onde é possível cortar gastos e o que deve ser feito para evitar prejuízos ainda maiores.
Já quando o cenário é positivo, uma boa gestão financeira facilita na identificação dos resultados de investimentos. Com o processo, o gestor pode avaliar o retorno de ações de marketing ou de novos profissionais de maneira simplificada.
Por fim, como qualquer outra empresa, o intuito de uma clínica é gerar retornos aos empreendedores médicos.
Não existe maneira melhor de entender se esse objetivo está sendo atingido se não com uma gestão financeira desenvolvida.
Como fazer gestão financeira clínica?
Mas, afinal, quais os passos necessários para conseguir realizar a gestão financeira clínica? Separamos, abaixo, 7 dicas para avançar nas finanças de seu negócio:
1. Planejamento nunca é demais
Antes de mais nada, a gestão financeira clínica precisa ter objetivos, metas e destino de investimentos para gerar resultados.
Por isso, é fundamental mapear os passos da clínica desde curto prazo — a obtenção de lucro — até os anos seguintes.
Vale planejar também projetos de expansão e melhorias na própria estrutura do negócio. Para isso, a primeira etapa é realizar um levantamento da atual situação financeira e estipular o progresso necessário nos próximos períodos.
2. Separe finanças pessoais e jurídicas
No início do negócio, é comum que alguns profissionais passem a misturar rendimentos da empresa aos seus próprios.
Isso, porém, impede a visão sobre a lucratividade do negócio, bem como as despesas da própria clínica.
Uma alternativa é estabelecer seu pró-labore, que é uma espécie de salário de donos das empresas. Deixe para a conta pessoal somente o valor estabelecido mensalmente, de preferência em um dia específico.
Isso facilitará o acompanhamento de gastos, lucratividade e nível de crescimento da organização, sem interferir em suas despesas e rendimentos pessoais.
Confira também: Contabilidade para médicos: o que é, benefícios e como fazer
3. Identifique os principais indicadores para acompanhar
Para economizar tempo, é importante definir os principais parâmetros que serão medidos para determinar o estado financeiro do negócio. Alguns deles, fundamentais para clínicas médicas são:
- Faturamento;
- Lucro bruto e líquido;
- Ticket médio;
- Retorno sobre investimento(ROI) — especialmente para as ações de marketing médico.
Acompanhar indicadores é uma forma mais básica de possuir visão sobre os principais aspectos financeiros da empresa.
Por isso, o ideal é manter fácil acesso a essas informações, consultando frequentemente as mudanças bruscas envolvidas nesses pilares.
4. Monitore sempre o Fluxo de Caixa
O controle de fluxo de caixa na clínica é essencial para garantir que uma queda muito alta no faturamento não seja surpresa ao final do mês.
Ter esse controle também favorece o pagamento de contas. Dessa maneira, é possível entender rapidamente os melhores prazos e prevenir atrasos nos pagamentos de profissionais ou em despesas emergenciais.
A tecnologia é uma grande aliada nesse processo, já que ela permite um registro automático das entradas e saídas do caixa.
Com as ferramentas adequadas de gestão financeira clínica, é possível visualizar de maneira simplificada sempre que ocorrerem riscos ou altos desempenhos.
5. Estabeleça limites de gastos
Com base no controle de caixa, nos planejamentos financeiros e nos indicadores que listamos, é fundamental que a clínica tenha um teto de gastos.
Afinal, um negócio que gasta mais do que sua receita permite simplesmente não permanece ativo. A principal maneira de evitar isso é registrar as despesas médias e estabelecer um teto flexível para casos de emergência.
De qualquer maneira, desenvolver e seguir à risca um limite de gastos é o que irá garantir a saúde do negócio a longo prazo.
6. Controle o estoque
Os materiais médicos para o atendimento de pacientes precisam ser constantemente repostos para possibilitar o trabalho dos profissionais.
Por isso, não basta realizar compras fixas mensais e não monitorar meses onde a demanda por materiais é maior. O estoque precisa ser continuamente atualizado, até mesmo para diminuir custos na compra de recursos extras emergenciais.
Vale ressaltar que um bom controle de estoque ainda oferece uma base mais rica de informações acerca dos itens utilizados. Com uma visão muito melhor estabelecida, evita-se desperdícios por vencimento e faltas imprevistas.
7. Não se esqueça da parte tributária
Por fim, as obrigações fiscais de qualquer empresa precisam ser devidamente cumpridas. Muitas vezes, torna-se necessário ter o auxílio de um contador que facilite registros e pagamentos de impostos adequados.
As multas resultantes de registros não armazenados ou de irregularidades nas contas tributárias podem impactar fortemente sua clínica, então esteja atento.
Como a gestão financeira da clínica deve funcionar?
A gestão financeira funciona para possibilitar a tomada de decisões e facilitar os processos financeiros como pagamento de contas, investimentos, projeções futuras, etc.
Por isso, o ideal é contar com profissionais que se dediquem exclusivamente a esses detalhes da organização.
Ainda é possível melhorar o desempenho financeiro da empresa com a tecnologia, que agiliza essas atividades e permite maior aproveitamento dos profissionais.
Quais são os erros de administração de consultório mais comuns?
Na prática, algumas falhas muito prejudiciais na gestão financeira da clínica que comumente não são percebidas são:
- Controle de fluxo de caixa feito em intervalos demorados;
- Medição de investimentos baseada apenas no faturamento;
- A não definição de indicadores-chave, baseando o acompanhamento em inúmeros dados;
- Falta de atenção às questões tributárias;
- Entre outras.
Aqui estão 5 motivos para migrar da planilha para um software gestão financeira clínica
Um problema comum muito observado na área de finanças também envolve as falhas humanas nos registros e no acompanhamento dos controles financeiros.
A tecnologia, portanto, erradica esses erros, além de promover diversos benefícios às clínicas. Dentre eles, listamos os 5 principais:
1. Facilidade no uso
Muitas vezes as pessoas dizem que preferem as planilhas por elas serem fáceis de usar. No entanto, a usabilidade de um software é uma das vantagens que a ferramenta oferece — porque o programa já está completamente construído, e o usuário pode utilizar os módulos.
Para usar o software basta inserir os dados necessários — como as informações do paciente — e ter tudo estruturado e guardado sem problemas.
Com a planilha, por outro lado, é comum ter que inventar fórmulas, formatar campos e células. Isso leva a uma grande perda de tempo e, muitas vezes, a um resultado que não é tão interessante.
2. Mais recursos disponíveis
A versão tradicional para controlar a atividade médica apresenta algumas ferramentas, como o uso de fórmulas para calcular os ganhos ou custos.
Além disso, a planilha permite a criação de alguns gráficos, mas no geral é um recurso bastante limitado. Tudo é feito à mão, e nem sempre há o conhecimento necessário para executar uma função.
Já com o software é possível aproveitar recursos complementares, não encontrados em planilhas, como confirmação da consulta por SMS ou e-mail, acompanhar o tempo de espera dos pacientes, automatização do preenchimento de guias TISS — além, é claro, de controlar toda a parte financeira.
Com muito mais facilidade, tudo fica a apenas alguns cliques de distância — o que economiza tempo e, principalmente, aumenta a confiabilidade das informações.
3. Aumento da segurança
Quem usa uma planilha de gestão médica para controlar todo o consultório corre o risco de perder as informações.
Afinal, basta uma falha no computador para que os dados sejam perdidos — mesmo que haja um backup do dia anterior, por exemplo. O resultado vem na forma de retrabalho e falhas.
Por outro lado, como o software está na nuvem, há mais proteção e total disponibilidade dessas informações. Para completar, elas só podem ser acessadas por pessoas autorizadas — o que nem sempre acontece com as planilhas.
4. Acessibilidade garantida
O fato de o software estar na nuvem é essencial para garantir a acessibilidade. Você pode conferir as informações quando ou onde estiver, sem precisar de um equipamento específico. Isso oferece mais controle e dinamismo à gestão.
Além de tudo, é um jeito de viabilizar a democratização de acesso aos números e conhecimentos. Um número maior de pessoas pode ficar por dentro dos dados e colaborar para obter informações melhores. Por outro lado, a planilha sempre fica restrita a uma pessoa, e não é possível ter controle sobre as alterações realizadas.
5. Otimização na tomada de decisão
Todos esses aspectos fazem com que adotar o recurso inovador favoreça a tomada de decisão. Com a automação, os elementos são mais confiáveis e embasam as boas escolhas. Além disso, é fácil gerar relatórios, cruzar dados e encontrar pontos que merecem atenção.
Outro aspecto é a colaboração. Ter mais gente envolvida e por dentro do que interessa aumenta as chances de obter boas saídas para alguma dificuldade — como um alto nível de faltas de pacientes. Assim, a clínica é a maior favorecida.
Conheça o software de gestão Clínica que promove as vantagens listadas em seu negócio!
Conclusão
A gestão financeira adequada em uma clínica é essencial para que o negócio apresente, de fato, resultados com o passar do tempo.
Justamente por isso, melhorar esse processo impacta positivamente a performance administrativa de seu negócio.
Como vimos, trocar a planilha de gestão médica pelo software é a melhor alternativa. A nova ferramenta é robusta, prática e facilita a rotina. Desse modo, fica simples acertar e conquistar um gerenciamento com grande valor.
Como essa escolha é bastante interessante, vale a pena entrar em contato conosco e saber como podemos ajudar!
