Organização é a palavra-chave quando se trata de clínicas. Por isso, saber como organizar prontuário de paciente é fundamental por muitos motivos.
Imagine uma sala de espera abarrotada de pastas de papel, onde encontrar o histórico de um paciente é como procurar uma agulha no palheiro. Ou então, passar horas do dia digitalizando tudo para armazenar em pastas de computador, sujeitas a erros e perdas.
Por mais adaptada que sua clínica esteja, vamos mostrar neste artigo que existem maneiras simples de deixar tudo em ordem e tornar o uso do prontuário mais prático e eficiente. Veja!
Como organizar diferentes formatos de prontuário de paciente
Em alguns casos o método de organização é bastante simples. Eles garantem um uso mais eficiente do documento, mas alguns apresentam vantagens e desvantagens sobre os outros.
Como organizar prontuários de papel
Os prontuários de papel estão presentes em diversas clínicas há décadas. Mas com o passar do tempo foi ficando mais claro que lidar com grandes volumes desses documentos, pode ser um verdadeiro desafio.
A verdade é que a forma mais eficiente de organizar os prontuários de papel é tão antiga quanto eles próprios:
- Utilize cores e etiquetas: Atribua cores para cada tipo de documento e coloque em pastas ou acrescente etiquetas para identificação;
- Coloque em ordem alfabética: Processo básico para qualquer armazenamento de documentos;
- Implemente um plano de arquivamento: Utilize armários com gavetas e pastas para armazenar os prontuários, mantendo-os o mais protegidos possível.
Infelizmente, mesmo com a melhor organização ainda existe o risco de extravio ou danos, por isso muitas clínicas passaram a digitalizar o documento.
Como organizar prontuários digitalizado
Para aqueles que desejam manter a familiaridade do papel sem os inconvenientes físicos, a digitalização é a resposta. É o processo de converter prontuários em papel para formato digital e armazená-los em pastas no computador. Mas como organizar prontuário de paciente digitalizado?
- Tenha um padrão para nomear os arquivos: Ao digitalizar, nomeie o arquivo de forma consistente. Por exemplo, o nome completo e data de nascimento do paciente, MariadaSilva_12081972;
- Crie pastas: Você pode separar por categoria, como gênero. Ou por tipo de serviço, como exames e consultas;
- Faça backup regularmente: Mantenha cópias de segurança dos prontuários digitais para garantir a segurança dos dados.
A digitalização evita a necessidade de espaços físicos, mas os documentos ainda podem sofrer com perdas, exclusão indevida do arquivo e danos nos computadores. Por isso saber como organizar prontuário de paciente da melhor maneira é muito importante.
Como organizar prontuários eletrônicos
E finalmente, chegamos ao ápice da organização: os prontuários eletrônicos. Com sua capacidade de armazenamento, facilidade de busca e acesso, e recursos avançados, os prontuários eletrônicos são verdadeiros facilitadores.
Só de implementar este modelo, sua clínica vai dar um salto em organização de prontuários médicos. Mas existem funcionalidade muito úteis em alguns softwares médicos que podem tornar tudo ainda melhor.
- Personalização: Utilize opções de personalização dos prontuários para organizar e adaptar as necessidades de cada especialidade médica;
- Faça uso de recursos de pesquisa avançadas: Encontre o prontuário direto no perfil do paciente através de uma busca simples e rápida;
- Crie limites de acesso: Para evitar acesso indevido, os melhores sistemas permitem que somente pessoas autorizadas possam ver os prontuários;
- Acesse de qualquer lugar: A perda do documento é evitada, já que não há necessidade de a secretária procurar e levar o documento até o médico. Ambos acessam de onde estiverem com o armazenamento em nuvem.
Inovação para organizar prontuários médicos
Utilizar a tecnologia a favor da organização em clínicas é muito mais do que uma questão de modernização, é se desapegar de processos obsoletos. É normal que a ideia de implementar novos sistemas para clínica possa despertar algumas preocupações, mas é importante entender que o processo pode ser mais simples do que se imagina.
Em primeiro lugar, conheça as opções de softwares médicos com prontuário eletrônico no mercado. Alguns dos mais completos como o Clínica nas Nuvens, são projetados para simplificar e otimizar o processo de implementação.
Com a concorrência se intensificando e as expectativas dos pacientes aumentando, é importante saber como organizar prontuário de paciente e para isso, estar aberto a um momento de adaptação para aumentar a produtividade e a precisão das operações clínicas.
É compreensível que haja preocupações sobre a curva de aprendizado e os custos com a implementação de novos softwares para clínica. Porém, é importante lembrar que o investimento inicial geralmente se traduz em economia de tempo e recursos a longo prazo.
Em alguns casos, como no Clínica nas Nuvens você pode ter uma demonstração gratuita antes mesmo da implementação para ter a segurança e as garantias que precisa para otimizar o uso de prontuários e outros recursos. Caso queira saber mais, solicite sua demonstração agora mesmo!
