Manter a gestão de estoque em clínica de estética é uma missão que todo estabelecimento como esse deve tratar como prioridade. Afinal, quando essa organização não é feita, pode ocorrer a falta de insumos e materiais necessários, comprometendo a rotina de atendimentos.
Da mesma forma, adquirir produtos em excesso quando não necessário, acaba afetando o caixa da empresa, pois os itens podem perder a validade antes mesmo de serem utilizados. Pensando nisso, para te ajudar a entender como fazer a gestão de estoque em clínica de estética, preparamos um conteúdo especial a seguir. Acompanhe!
Por que é importante controlar o estoque da sua clínica de estética?
A gestão de estoque em clínica de estética é mais do que apenas ter produtos sempre disponíveis para os atendimentos. Acompanhe a seguir como esse tipo de cuidado impacta positivamente os negócios:
- Evita imagem negativa: nada pior do que faltar insumos e comprometer um atendimento, não é mesmo? Nesse sentido, um planejamento de estoque evita problemas como esse, que podem levar à frustração do paciente.
- Empresa mais competitiva: só por ter o cuidado de manter um estoque bem abastecido, você já se coloca à frente da concorrência que não faz isso. Ou seja, há mais chances e oportunidades de negócio.
- Menos desperdício: o controle de estoque permite identificar quando os produtos estão chegando ao fim, evitando que a falta de itens essenciais para o funcionamento da clínica seja incentivada. Isso garante que você sempre terá os produtos necessários para atender os clientes.
- Gerenciar o prazo de validade: com uma boa administração de estoque, é possível monitorar o prazo de validade dos produtos. Dessa forma, você evita que itens expirem e se tornem inutilizáveis, desperdícios e pagamentos financeiros.
- Planejar compras de forma estratégica: com controle adequado, você terá uma clara sobre quais produtos estão em baixa e precisam ser adquiridos. Isso permite planejar compras de forma estratégica, aproveitando promoções, negociando com fornecedores e evitando compras de última hora com preços mais altos.
- A questão do espaço físico: a clínica de estética pode possuir limitação de espaço físico, e o controle de estoque ajuda a utilizá-lo de forma eficiente. Ao conhecer a quantidade e a demanda de cada produto, é possível organizar o espaço de armazenamento de maneira otimizada, evitando a transformação de áreas importantes.
- Reduzir custos e despesas: o controle do estoque permite reduzir custos associados à compra de produtos excedentes. Além disso, evita gastos extras com a substituição urgente de itens em falta, que geralmente são adquiridos a preços mais altos.
- Melhorar o atendimento ao cliente: com um estoque bem gerenciado, você pode atender melhor às demandas dos clientes. Ter os produtos necessários disponíveis na clínica garante a satisfação do cliente, evita atrasos nas consultas e procedimentos e garante a confiança da clínica no mercado.
- Planejar estratégias de marketing: através da coordenação de estoque, você identifica quais produtos têm maior demanda e quais estão em baixa. Com essas informações, é possível planejar estratégias de marketing direcionadas, como promoções ou campanhas, para acompanhamento da venda de produtos específicos.
Como fazer a gestão de estoque de uma clínica de estética?
Para fazer a gestão de estoque em clínica de estética, o ideal é traçar estratégias efetivas que ajudem na sua organização diária, semanal e mensal dentro da clínica. A seguir, trouxemos algumas dicas que podem ser primordiais nesse processo:
Estabeleça um sistema de inventário
Comece criando um sistema organizado para rastrear seu estoque. Isso pode ser feito usando um software de gestão de estoque, planilhas ou até mesmo um registro manual. Certifique-se de que o sistema escolhido seja adequado às necessidades da sua clínica.
Entenda sua demanda
O primeiro passo é, dentro da rotina da clínica, entender qual a demanda de cada produto utilizado, seja para atendimentos ou comercialização.
Procure entender e anotar a duração de cada lote e a quantidade que cada profissional utiliza. Essa contagem pode ser feita semanalmente e depois mensalmente, pensando no período em que é necessário renovar os estoques.
Com essa contagem, ainda que inicial, é possível entender, aos poucos, a necessidade de renovação de estoque para cada item.
Crie um padrão para cadastro de produtos
Com a chegada de itens novos no estoque, como evitar que eles sejam cadastrados duas vezes e como garantir que fiquem melhor organizados para uso?
A dica aqui é padronizar a forma como esses itens são cadastrados, seja por códigos de barras ou descrições padrão no título, por exemplo.
Dessa forma, ficará mais fácil não só registrar esses produtos, mas também localizá-los com mais rapidez quando for necessário.
Atente-se à validade dos produtos
Outro fator de extrema importância para a gestão de estoque em clínica de estética, é a atenção à validade dos produtos no estoque de uma clínica estética.
Esse detalhe é essencial, pois é preciso evitar que os produtos fiquem parados no estoque a ponto de perderem a validade. E também, é claro, não deve-se permitir que esses itens sejam aplicados nos atendimentos aos pacientes.
Para isso, a melhor forma é manter o controle desses produtos e, sempre que um item estiver perto de seu vencimento, tomar medidas como promoções ou incentivos para que o uso seja feito da forma mais rápida possível.
Isso ajuda a evitar a perda de capital investido na compra daquele produto e também facilita na liberação de espaço do estoque para a organização de novos itens.
Trabalhe com processos
Para manter a máxima organização dentro do estoque de uma clínica estética, outra boa dica é estabelecer processos bem definidos que deixem tudo em ordem.
Por exemplo, ao comprar uma autoclave para clínica estética, certifique-se de registrar imediatamente a compra e atualize o seu sistema para evitar falhas na comunicação.
Isso também vale para os produtos do dia a dia, como agulha para toxina botulínica, lâmina para bisturi e muito mais.
Além disso, é importante incluir o cálculo de giro de estoque nos processos, para saber se a clínica possui um estoque excessivo em comparação ao número de itens utilizados em determinado período. Para saber mais sobre giro de estoque, acesse o conteúdo: Giro de estoque: como fazê-lo corretamente.
Um bom sistema para clínica de estética ajuda a melhorar a gestão de estoque
Para finalizar, fique com mais uma ótima dica para controle de estoque: utilizar um bom software de gestão para clínicas estéticas tem o poder de facilitar a rotina e otimizar processos.
O Clínica nas Nuvens é um ótimo exemplo disso, e permite demonstração gratuita do sistema para clínicas. Com esse software médico, é possível ter mais controle das saídas de insumos e produtos utilizados nos atendimentos, graças à funcionalidade de controle de estoque.
Na prática, essa funcionalidade funciona da seguinte forma: após realizar uma consulta com o paciente e fazer o registro no prontuário de quais itens foram utilizados no atendimento, o sistema atualiza o estoque automaticamente, dando baixa nos produtos utilizados.
Dessa forma, deixa de ser necessário realizar anotações manuais para o controle de estoque, diminuindo possíveis enganos.
Com o Clínica nas Nuvens, além de produtos básicos, como seringas e agulhas, é possível manter a gestão de estoque de produtos identificados por lote, como é o caso do botox.
Outras funcionalidades do sistema de estoque que ajudam na gestão da clínica
E além de oferecer a funcionalidade de controle de estoque, essencial para toda clínica estética que deseja manter a organização, o sistema para clínica oferece outros benefícios, como:
- Agenda médica online;
- Prontuário eletrônico;
- Telemedicina;
- Controle financeiro;
- Atendimento aos pacientes e outras.
Enfim, são muitas funcionalidades interessantes para o dia a dia de uma clínica estética. E o melhor é que o sistema está frequentemente passando por atualizações, para que você tenha cada vez mais facilidade na gestão de sua empresa.
Quer saber mais sobre como esse software pode facilitar sua rotina de trabalho e oferecer vantagens incríveis para sua clínica estética? Então, acesse o conteúdo: Benefícios de ter um software médico para gestão de clínica estética.
