Administrar uma empresa é uma das tarefas mais complexas do mercado de trabalho. Com uma clínica médica a teoria também se aplica.
Saber como manter uma equipe engajada, alinhar valores investidos com lucros, saber exatamente o que cada paciente busca, melhorar o atendimento e pensar em novas possibilidades. Essas são algumas das tarefas mais árduas e complexas que um consultório médico pode ter.
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Seja feita pelo próprio médico, ou, até mesmo por um profissional contratado especificamente para isso, é sempre importante estar atento ao que o mercado exigirá e buscar uma constante atualização.
Tendo isso em vista, e pensando em como melhorar a administração de uma clínica médica, hoje elaboramos um artigo explicando o que, como funcionam, os porquês de ser tão importante e, também, separamos 5 dicas imperdíveis sobre a gestão de consultório médico.
Pegue um café, uma água, papel e caneta e anote tudo o que for importante.
Boa leitura!
O que é administração de clínica médica?
Para qualquer área de atuação, não basta ter apenas o conhecimento técnico do setor em que investe, a administração, as finanças e outras tantas atividades também são de suma importância. Em uma clínica médica não seria diferente.
Não adianta de nada ser o melhor dentista de determinada cidade, ou ainda, o neurocirurgião mais conceituado da redondeza se não possui o mínimo conhecimento de administração de uma empresa.
Afinal, de certo modo, quando um médico tem o seu próprio consultório, ele também passa a ser um empreendedor.
Se levado ao sentido mais completo possível da palavra, administrar tem o sentido de gerir, governar, dirigir algo, uma empresa, por exemplo, ou nesse caso, um consultório médico.
Em um primeiro momento, esse trabalho pode até ser feito sozinho, gerindo as atividades, o tempo gasto em cada consulta, o valor investido no estabelecimento, em equipamentos e demais despesas.
Todavia, caso a sua clínica médica tenha um bom número de pacientes, será necessário contar com uma pessoa capacitada nessa área para exercer tal função.
Como funciona essa atividade?
Em poucas palavras, o médico responsável pela clínica médica, ou até mesmo um administrador que tenha sido contratado para exercer a função, realizará periodicamente o controle de gastos e demais atividades dentro do estabelecimento.
Dessa forma, será responsabilidade dele controlar o tempo investido em cada atividade, bem como os valores gastos com equipamentos e contas recorrentes como internet, luz, água e aluguel, se for o caso.
Ainda assim, normalmente nas clínicas médicas a pessoa que trabalha no administrativo também é a responsável pelo atendimento aos pacientes. Com isso, é necessário prezar por uma recepção amigável e que busque satisfazer os pacientes. Afinal, a fidelização é algo extremamente importante nos dias de hoje.
Os serviços de banco, pagamento de contas e salários dos demais colaboradores – caso tenha mais – será uma tarefa desse profissional também.
Outro ponto bastante importante a ser feito é o planejamento estratégico, em outras palavras, a análise de riscos, avaliação de resultados, melhorias internas e externas. Tudo isso prezando por uma melhor experiência para os pacientes.
Vantagens de uma boa gestão de clínica?
Antes de entrarmos nas dicas para melhorar a gestão de uma clínica, é importante entendermos os motivos pelos quais os administradores desses estabelecimentos devem se importar com essa atividade.
Primeiramente, uma boa administração resulta em melhores atendimentos. Ou seja, quando a pessoa responsável pela administração exerce bem a sua função, e o médico tem um atendimento diferenciado, a fidelização do cliente será certa, afinal, nessas horas as pessoas prezam pelo cuidado que receberão.
Outro ponto muito importante é a melhora no fluxo de caixa, afinal, ninguém quer ter prejuízo ou ficar no empate entre lucro e investimentos. Ajustando a gestão e tendo um bom atendimento, consequentemente uma clínica médica terá mais pacientes, que nesse caso simboliza mais valores entrando na conta.
Ainda assim, a otimização dos processos não pode ser esquecida. Ter mapeado o tempo investido em cada atividade, bem como a forma que aquilo será feito, é uma das principais maneiras de economizar dinheiro e, alinhar a produtividade.
Agora pensando em grandes clínicas médicas e consultórios, tendo todos os pontos anteriores alinhados, será uma das principais formas de manter a equipe engajada com o estabelecimento, o que é de suma importância para fazer a engrenagem girar.
5 dicas para melhorar a sua administração
Uma vez tendo passado sobre o tópico de o que é administração de uma clínica médica, como essa atividade funciona e, também, os porquês de investir na gestão, chegou o momento mais esperado desse artigo: 5 dicas imperdíveis para melhorar a administração de um consultório médico.
Separamos uma lista que busque desde procedimentos mais antigos até os mais atuais, acompanhe abaixo e anote tudo o que for importante para implementar em sua clínica.
Humanização do Atendimento
O primeiro ponto que destacamos é a humanização do atendimento, ou seja, dar voz ao paciente, escutá-lo e buscar resolver e sanar as suas dúvidas e dores – não somente as físicas.
Não adianta de nada ter um belo consultório, repleto de aparelhos da última tecnologia disponível no mercado, se o médico não olhar no olho do paciente, ou ainda, se não dá a atenção necessária.
Algumas pessoas gostam de falar mais do que outras, nesse caso, o médico precisa estar pronto para ouvir o que ela precisa dizer, afinal, quanto mais informações sobre o histórico dela, melhor será a resposta dada.
Antes de seguir adiante, é importante ter em mente que, atualmente, as pessoas querem algo humano, principalmente quando se está falando de saúde e de assuntos delicados como doenças. Prezar pelo atendimento é o ponto de partida para tudo.
Pesquisas de Satisfação
Muitas pessoas acham que as pesquisas de satisfação já caíram no desuso, entretanto, aplicá-las tem o seu valor, principalmente para analisar como está sendo feito o atendimento e, também, pensando em melhorias que podem ser feitas dentro do consultório médico.
As pesquisas de satisfação podem ser feitas de forma física, ou seja, com o preenchimento de algum documento após a consulta, ou utilizando tecnologias disponíveis como o Google Forms, onde é possível elaborar formulários como os de satisfação.
Tudo isso torna-se importante na medida em que será possível encontrar desde os pequenos até os grandes erros, dessa forma, novas estratégias podem ser montadas para que o atendimento evolua.
Capacitação de Equipe
Diversas empresas, dos mais variados campos de atuação, têm investido cada vez mais na educação, ou seja, no aprendizado de seus colaboradores. Dentro de um consultório médico a história não pode ser diferente.
Buscar atualizar a equipe – caso exista uma – é sempre importante. Disponibilizar cursos, ou até mesmo bolsas de auxílio em faculdades e universidades é uma forma de valorizar aquele funcionário e, também, ajudá-lo a se desenvolver profissionalmente. Sem falar que o engajamento dele com o trabalho será maior.
Sistema de Gestão
Algo muito presente dentro da grande maioria das empresas mundo afora, os sistemas de gestão são primordiais para auxiliar o setor administrativo. Principalmente se falarmos de lançamento de gastos, investimentos e lucros.
Contar com um programa gestor é muito importante na medida em que o fluxo de caixa poderá ser alinhado conforme os valores investidos no estabelecimento, na equipe e em melhorias no atendimento.
Outro ponto que se prova importante investir em um software desses dentro de consultórios médicos é a agilidade que eles trazem.
Em dias que exigem cada vez mais respostas rápidas, contar com um programa desses é sinônimo de tranquilidade e praticidade.
Marketing
Por fim, mas não menos importante, investir em Marketing. Seja digital ou offline, divulgar a marca e os serviços é de suma importância, ainda mais em um mundo onde as informações são propagadas com uma velocidade incrível.
Ter um Site, se manter presente em Redes Sociais, fazer valer do uso de um Blog para tirar dúvidas rápidas de pacientes é algo extremamente importante.
Além disso, por meio do Marketing, será possível monitorar novos possíveis clientes e criar gatilhos que os façam agendar uma consulta. Se frisamos tanto em que não basta ter somente um consultório atrativo, aqui é o mesmo raciocínio, não basta investir em estrutura se ninguém lembra da marca ou do local.
O Marketing é a ferramenta certa para prospectar novos pacientes e fidelizar aqueles mais antigos, criando experiências capazes de prendê-los dentro de uma marca e fazer com que se sintam envolvidos com aquilo.
Ainda assim, é um investimento que, a curto prazo, já começa a ser pago.
Essa dica para não ser esquecida, ela poderia ter sido a primeira, mas preferimos deixar o melhor para o final.
Conclusão
Organizar a rotina de atendimentos dentro de uma clínica médica, buscar melhorias, engajar a equipe e ainda controlar investimentos é uma atividade um tanto quanto complexa.
Para isso, os médicos ou administradores do local precisam ter um conhecimento amplo desse setor, e ainda saber exatamente o que precisa ser feito.
Buscar o uso de novas tecnologias é uma das principais estratégias. Porém, é de suma importância ter em mente que não basta contar com o que há de mais novo no mercado se o atendimento não for bom.
Acima de tudo, prezar pela humanização das consultas médicas e buscar sempre a evolução do trabalho.
Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Clínica Odontológica Dental Vitta.
