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Tudo que você precisa saber para aumentar a produtividade na clínica médica

Tudo que você precisa saber para aumentar a produtividade na clínica médica

Gerir uma clínica médica pode ser algo bastante complicado. Afinal, as demandas são inúmeras e é indispensável que todos os setores estejam funcionando adequadamente, o que garante um atendimento excelente aos pacientes e ótimos resultados em termos administrativos.

Para atingir todos esses objetivos, muitos profissionais se preocupam com maneiras de aumentar a produtividade da clínica, de modo a conseguir fazer mais, empregando menos recursos.

Porém, nessa ânsia por mais produtividade, alguns gestores podem acabar comprometendo questões importantes, o que significa entregar um serviço com uma qualidade abaixo do esperado (algo capaz de afetar significativamente a sua imagem perante o público).

Parece uma balança difícil de equilibrar, não é mesmo? Porém, com algumas orientações e o uso da tecnologia adequada, é possível aumentar a produtividade da clínica sem comprometer a qualidade. Quer saber como? Continue lendo este artigo completo sobre o tema!

Será que sua clínica precisa ser mais produtiva?

Antes de começarmos a trazer algumas dicas práticas, é essencial entendermos melhor o conceito de produtividade. Afinal, como dissemos na introdução desse artigo, nem toda produtividade é interessante, principalmente quando ela vem atrelada a uma perda de qualidade.

Para saber se a sua clínica precisa ou não ser mais produtiva, é importante não perder o foco sobre o posicionamento e a oferta de valor da sua empresa, sempre considerando o nível de serviço que você deseja entregar ao seu cliente.

Está difícil? Imagine uma comparação entre o McDonald’s e uma hamburgueria artesanal. Se formos colocar na balança quem é mais produtivo, ou seja, consegue produzir mais hambúrgueres, em menor tempo e com custo menor, com certeza o McDonald’s ganhará de lavada.

Mas isso significa necessariamente que a rede de fast food é melhor? Nem sempre. Afinal a essência de uma hamburgueria artesanal é completamente diferente. A ideia é justamente ao contrário da massificação. Ela busca produzir cada lanche de maneira única, usando ingredientes artesanais e focando no sabor. E é exatamente isso que os clientes procuram.

Se o gestor quiser trazer uma proposta de produtividade diferenciada, comparando a sua empresa com outras do ramo que tenham valores distintos do seu, poderá comprometer a qualidade a essência do seu serviço e acabar perdendo clientes.

Por isso, é sempre importante entender os valores do seu negócio e, então, pensar em medidas que façam sentido para a sua realidade. Na saúde, a produtividade é algo importante, mas ela não deve ser a única medida sobre a sua competência gerencial. Mesmo porque estamos lidando com pessoas e é essencial não perder isso de foco.

Nem sempre as consultas, por exemplo, vão ter o mesmo tempo padronizado. E é fundamental ter essa flexibilidade em mente. De forma a sempre oferecer um serviço de qualidade aos seus pacientes (e ainda conseguir bons resultados gerenciais).

KPIS

Uma boa maneira de medir a produtividade de forma adequada a sua clínica é com o uso de KPIS. Eles são indicadores de gestão que podem ser usados em diversos segmentos.

Na área dos recursos humanos, os KPIS podem ser: quantitativos, qualitativos, indicadores de atraso, de processos e de resultados, indicadores financeiros, entre outros.

Um bom KPI é aquele que é: específico, mensurável, confiável e relevante do ponto de vista organizacional.

Em termos de produtividade, existem alguns que você poderá usar na sua clínica médica, como:

  • número de consultas agendadas por cada atendente;
  • quantidade de pacientes atendidos pelos médicos;
  • tempo gasto em cada consulta (incluindo os procedimentos realizados);
  • número de pacientes que retornam às consultas;
  • índice de satisfação dos pacientes.

Note que é sempre importante avaliar esses índices de acordo com a realidade da sua clínica. Por exemplo, não adianta ter médicos super produtivos, que atendam muitos pacientes no dia, se o número de pessoas satisfeitas com esse atendimento é baixo, assim como a quantidade de retornos.

É sempre importante atrelar os KPIs de produtividade com os de qualidade, conseguindo otimizar a gestão da clínica sem afetar a satisfação dos seus pacientes.

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Gestão de pessoas e aumento da produtividade da clínica: qual a relação?

Ao ler o tópico anterior, você já deve ter notado que é impossível falarmos em melhorar a produtividade da clínica sem que haja um bom modelo de gestão de recursos humanos. Afinal, todos os processos realizados dentro do consultório serão feitos pelos funcionários, como os atendentes, médicos e demais especialistas.

Se não houver uma integração de setores, treinamento e motivação, será difícil atingir as metas propostas. Assim como é indispensável que todos entendam quais são os objetivos esperados do seu trabalho para que consigam atingi-los satisfatoriamente.

Mais do que apenas gerenciar o pagamento dos funcionários, um bom gestor de pessoas deve saber recrutar ótimos profissionais, desenvolver indicadores de performance (os KPIS que falamos acima), motivar e gerenciar equipes e acompanhar o rendimento dos funcionários.

Vamos ver em detalhes alguns dos benefícios que uma boa gestão de pessoas pode trazer à produtividade da sua clínica.

Clima organizacional saudável

O clima organizacional é extremamente importante em qualquer empresa, visto que ele influencia no âmbito psicológico e profissional de cada trabalhador. Quanto melhor for o clima na empresa, mais satisfeito os funcionários estarão e, consequentemente, melhor serão os índices de produtividade.

Quando o clima dentro da empresa não vai bem, o gestor começa a observar sinais importantes como o aumento do turnover (e a perda de talentos), reclamações trabalhistas, necessidade de retrabalho, desperdícios, lentidão e queda na qualidade (o que gera insatisfação nos pacientes).

Como melhorar?

Se você acredita que o clima organizacional pode estar impedindo o aumento da produtividade da clínica, existem algumas maneiras de reverter esse cenário. O primeiro é investir em uma pesquisa de clima organizacional. Ela é feita com os funcionários de maneira anônima e busca identificar os sentimentos deles em relação ao trabalho, aos colegas e a gerência.

Além disso, é essencial contratar adequadamente. Isso significa buscar por profissionais que tenham as competências técnicas das quais vocês necessitam, mas também que se identifiquem com os valores da sua clínica e partilhem dos mesmos objetivos, assim será mais fácil haver identificação com a empresa.

A pesquisa de clima organizacional já apresentará alguns sinais do que precisa ser melhorado. Muitas vezes, o problema não é difícil de ser consertado. Algumas soluções interessantes são:

  • oferecer bons planos de carreira;
  • entender quais benefícios são importantes para os seus profissionais;
  • treinar os líderes e a gerência para uma comunicação adequada;
  • incentivar as pausas no trabalho e os momentos de confraternização;
  • desenvolver atividades que favoreçam o bem-estar dos funcionários;
  • deixar as metas e as expectativas claras com o trabalho de cada funcionário;
  • criar metas que sejam possíveis de serem atingidas;
  • desenvolver os talentos.

Liderança engajada

A liderança desempenha um papel extremamente importante no aumento da produtividade da clínica. Afinal, é o líder quem direciona os trabalhos das equipes de forma a garantir que os objetivos sejam alcançados, além de identificar os pontos que precisam ser melhorados e motivar os colaboradores.

Se o líder tiver uma postura autoritária e arrogante, cobrando metas impossíveis de serem alcançadas, por exemplo, ele poderá comprometer o clima organizacional e impedir que os funcionários sintam-se motivados e felizes no ambiente de trabalho.

Por outro lado, um líder que consiga ouvir suas equipes, orientar adequadamente cada colaborador e motivar seus funcionários, terá resultados muito melhores, como uma adesão significativa aos valores da empresa, mais produtividade e eficiência e serviços prestados com qualidade superior.

Como melhorar?

Não existe uma fórmula mágica capaz de resolver essa questão. É essencial oferecer treinamentos aos líderes da clínica, sempre focando nos princípios éticos e no desenvolvimento da empatia.

Embora cada pessoa tenha uma maneira de liderar, quanto mais os superiores compreenderem que as suas ações impactam diretamente no resultado da clínica, mais fácil será modificar comportamentos desfavoráveis.

Além disso, é importante que os altos cargos também estejam motivados e engajados com as mudanças realizadas para aumentar a produtividade e vejam sentido nelas, garantindo que os demais subordinados também agirão de acordo com o proposto.

Algumas dicas importantes para os líderes são:

  • oferecer bons feedbacks;
  • reconhecer quando o trabalho for bem-feito e elogiar os funcionários;
  • comunicar-se de forma clara e deixar bem definido o que é esperado de cada colaborador;
  • ser gentil;
  • estar disponível para tirar dúvidas e intervir quando for necessário;
  • delegar funções;
  • liderar pelo exemplo.

Qualidade de vida do profissional

Como um trabalhador da área da saúde, sabemos o quanto a qualidade de vida e o bem-estar são fundamentais. Apesar disso, muitas vezes, acabamos não dando o exemplo.

Não são raros os casos de clínicas médicas nas quais os profissionais, tanto do atendimento como o corpo médico, trabalham no limite. Ou seja, precisam cumprir cargas horárias exaustivas, têm de lidar com inúmeras adversidades e não contam com uma estrutura adequada para realizarem as suas funções.

Se os colaboradores não têm qualidade de vida, dificilmente eles serão produtivos. Na verdade, você começará a notar problemas como: afastamentos frequentes, alto número de atestados, erros e retrabalhos e queda na qualidade geral do serviço prestado.

Com os médicos isso é ainda mais grave. Afinal, a desatenção causada pelo cansaço, por exemplo, pode colocar a vida dos seus pacientes em risco e a reputação da sua empresa em xeque, especialmente com processos por erros e imperícias.

Como melhorar?

O primeiro passo é analisar friamente se você, como gestor, tem oferecido aos seus colaboradores boas condições de trabalho. Avalie se, de repente, começaram a aparecer muitos casos de afastamentos e doenças laborais (não apenas físicas, mas também mentais).

Para reverter esse quadro é preciso mudanças na própria maneira de gerir a empresa. Analise os principais problemas apresentados pelos funcionários e modifique pontos essenciais, como:

programas mais flexíveis em relação a carga horária;

atividades de ginástica laboral, meditação ou outras que ajudem os funcionários a relaxarem;

reavaliação das metas, de forma a garantir que elas sejam alcançáveis;

análise do clima organizacional e também das lideranças (garantindo que elas nãos sejam abusivas);

melhoria da ergonomia das áreas de trabalho.

É claro que essas são dicas gerais. Mas é inegável a relação entre gestão de pessoas e produtividade. Por isso, você sempre deve ficar atento aos seus funcionários, oferecendo um bom ambiente de trabalho para que eles possam executar adequadamente suas funções e trazer ótimos resultados à sua clínica.

Quais as principais dicas para otimizar a gestão do tempo em uma clínica?

Quando falamos em produtividade, não tem como não lembrarmos da gestão do tempo. Otimizar o período de consultas, fazer pré-atendimentos mais eficientes e até monitorar o quanto de tempo os atendentes levam em cada ligação telefônica, por exemplo, são itens essenciais para uma clínica eficiente.

Por isso, separamos algumas dicas fundamentais para que você melhore a gestão do tempo na sua clínica e consiga trazer mais produtividade às equipes. Confira.

Automatizar processos

Quantos processos dentro da sua clínica são rotineiros e burocráticos — e acabam apenas desperdiçando o tempo dos colaboradores sem trazer resultados reais ao seu negócio?

A gestão de processos é um item extremamente importante para a produtividade. Assim, antes de pensar em automatização, a dica é entender quais são os processos internos da sua clínica por meio de um bom mapeamento das atividades rotineiras.

Saiba todos os passos que cada profissional toma, desde o atendimento telefônico do paciente, passando pela chegada e recepção dele na clínica, coleta de dados pessoais, triagem, atendimento, procedimento, agendamento de retorno, pós-consulta e outros.

Identifique o tempo em cada um desses processos e separe os necessários e importantes dos desnecessários. Entenda também quais precisam ser feitos por um profissional humano e quais podem ser automatizados pela tecnologia.

Um bom software para clínica médica, por exemplo, oferece soluções interessantíssimas nesse ponto, como:

  • confirmação de consultas de forma automática por SMS ou e-mail;
  • modelos fixos de pré-consulta que agilizam a triagem com as informações necessárias e os dados mais relevantes;
  • prontuário eletrônico que permite a integração dos dados dos pacientes com vídeos, fotos e todas as informações essenciais;
  • lembretes enviados automaticamente aos pacientes com orientações no pós-consulta, como medicação e data de retorno;
  • entre outros.

Além de otimizar o tempo gasto em cada uma dessas atividades, você ainda oferecerá uma qualidade muito superior de atendimento aos seus pacientes, o que é excelente em termos de fidelização e satisfação dessas pessoas com a sua marca.

Organizar a agenda

Otimizar a agenda é, sem dúvida, um dos pontos mais importantes na gestão do tempo de uma clínica. Assim, quanto melhor for o seu planejamento nesse ponto, mais produtiva a sua clínica será.

Algumas dicas essenciais são:

planeje corretamente o tempo para cada consulta, procedimento e outras atividades e delegue um tempo extra considerando atrasos e imprevistos;

padronize o tempo médio de cada consulta, separando por: primeira consulta, retornos, procedimentos específicos etc.;

defina um número possível de agendamentos por dia, sempre considerando a qualidade de cada atendimento. Em clínicas maiores, defina uma quantidade máxima por dia de atendimento por cada médico (que deverá ser diferente por especialidade e ritmo do profissional);

considere um intervalo entre as consultas para que o médico possa se preparar adequadamente. Esse intervalo também funciona como margem de segurança em caso de atrasos e imprevistos;

separe pausas de descanso, com horários para almoço, café e pequenas pausas ao longo do dia.

Planejar a rotina do consultório

Um ambiente organizado, com uma rotina pré-estabelecida e com atividades claras e definidas para cada funcionário é essencial para otimizar a gestão do tempo. Assim, mesmo que o dia seja atípico, cada um saberá quais tarefas são prioridades e devem ser realizadas e quais não.

Novamente, é indispensável mapear corretamente os processos e entender as responsabilidades de cada profissional, como atendentes, médicos, enfermeiros, entre outros.

Depois do mapeamento, identifique quais atividades básicas são de competência de cada profissional e crie um roteiro das principais tarefas a serem executadas todos os dias.

Treinar os funcionários

É inegável que equipes bem treinadas são mais eficientes. Por isso, de tempos em tempos, realize capacitações para os colaboradores e também tenha um processo de treinamento para os novos funcionários.

Definir os temas desses treinamentos não precisa ser um bicho de sete cabeças. Basta analisar quais pontos ainda precisam ser melhorados no seu consultório e também ouvir as sugestões dos funcionários.

É possível oferecer treinamento em novas tecnologias, métodos de atendimento, liderança corporativa, gestão em saúde, gestão de contas e muitos outros pontos.

Como a tecnologia é capaz de aumentar a produtividade da clínica?

No tópico anterior, nós falamos um pouco sobre como um sistema para consultório médico é capaz de ajudar a otimizar o tempo e melhorar a produtividade. Porém, essa tecnologia consegue ir muito além do que a automatização de processos.

Com ela, você será capaz de integrar todos os seus setores, de forma a melhorar a comunicação entre as equipes, o gerenciamento de informações dos pacientes e até a tomada de decisões por parte da gerência.

Vamos ver em detalhes esses benefícios.

Integração dos setores

Com um software de gestão de clínicas todos os seus setores passam a estar integrados pela tecnologia. Ou seja, de forma simples e rápida, o atendimento poderá, por exemplo, verificar e acompanhar o tempo médio das consultas de cada profissional ou ainda um médico poderá acessar o prontuário de um paciente indicado por outro especialista da clínica, tudo com poucos cliques.

Essa integração é primordial em termos de produtividade, afinal a informação estará fluindo entre os seus setores, o que significa um atendimento mais ágil e adequado aos pacientes.

Pelo próprio sistema, ainda, será possível que os profissionais troquem mensagens ou montem um mural de recados, com as recomendações essenciais ou considerações urgentes.

Mais informações sobre os pacientes

Além de melhorar a produtividade da clínica, é indispensável oferecer atendimentos com mais qualidade, diferenciando o seu negócio da concorrência. E nesse ponto a tecnologia também é uma aliada importante.

Com o prontuário eletrônico, por exemplo, é possível adicionar uma infinidade de informações sobre os pacientes, inclusive fotos e vídeos que ajudem na compreensão global da saúde de cada pessoa atendida.

Esses dados ficam disponíveis por um longo período e não existe limite de quantidade de itens que podem ser adicionados. Assim é possível acompanhar um paciente durante vários anos, tendo em mãos um arsenal completo de dados, o que favorece a precisão de diagnósticos e terapêuticas.

Além disso, esse prontuário pode ser compartilhado com determinadas equipes médicas, no caso de tratamentos feitos em parceria com outros profissionais da clínica, favorecendo o entendimento sobre o caso.

E é lógico que isso também significa mais produtividade. Primeiro porque não há a necessidade de ficar procurando esse prontuário em um espaço físico e, segundo, porque todas as informações necessárias estão a poucos cliques, o que traz mais agilidade às consultas, visto que o paciente não precisa repetir várias vezes suas informações médicas.

Atendimento global e efetivo

Um bom software de gestão ainda oferece soluções interessantes para o setor do atendimento, como envio de confirmação de consultas e de orientações no pós-consulta ou para procedimentos específicos.

Essa comunicação mais eficaz com o paciente faz toda a diferença tanto na adesão e nos resultados do tratamento, como na percepção da qualidade da sua clínica, favorecendo a fidelização.

Se o paciente recebe a confirmação da consulta e não falta no dia, isso traz melhor controle da agenda dos profissionais e impede atrasos e outros problemas que comprometem a produtividade.

Assim como um paciente bem informado e que já chega à clínica orientado toma menos tempo da triagem e do próprio médico, o que otimiza o tempo das consultas e dos demais procedimentos.

Avaliação do tempo de espera e de consulta

Ter um bom controle do tempo é essencial em termos de produtividade. E a tecnologia também oferece soluções nesse sentido. Alguns softwares dispõem de contadores de tempo desde que o paciente chega à clínica até a sua saída.

Assim, você terá dados precisos para entender o tempo de atendimento dos recepcionistas, a espera pela consulta e a realização do atendimento médico e demais procedimentos de saúde.

Essa é uma informação crucial para que a agenda dos profissionais seja organizada adequadamente.

Melhora na tomada de decisões

Por último, não poderíamos deixar de falar o quanto a tecnologia é fundamental para os gestores. Afinal, os softwares mais modernos conseguem emitir relatórios precisos sobre inúmeras variáveis, dando ao gestor uma noção real sobre a sua clínica e sobre os pontos que precisam ser melhorados.

De forma simples, você conseguirá avaliar os principais KPIs de produtividade que definiu para a sua empresa e entender o que é preciso alterar para conseguir melhorar os resultados da sua clínica.

Se você optar por um software na nuvem, ainda poderá realizar todas essas funções mesmo à distância, por exemplo gerenciando a sua clínica pelo seu tablet ou smartphone, já que o software não fica preso às máquinas físicas, mas sim usa servidores na Internet para os seus dados.

Como você viu neste artigo, não existe uma fórmula mágica para melhorar a produtividade da clínica. Primeiro, é preciso avaliar a sua situação em específico, entendendo os valores do seu negócio e pensando em soluções que estejam em sintonia com eles.

Depois, é muito importante pensar em ações relacionadas à gestão de pessoas, que ajudem a melhorar o clima organizacional, a motivação das equipes e até a organização da sua clínica, oferecendo mais bem-estar e qualidade de vida a essas pessoas.

E, por último, é indispensável fazer um bom gerenciamento e mapeamento dos processos internos. De forma a compreender melhor os gargalos que impedem a produtividade e as maneiras de otimizá-los.

Em todos esses pontos a tecnologia é uma excelente aliada, especialmente os softwares de gestão para clínica médica, que conseguem automatizar processos, integrar setores e oferecem dados precisos à gestão.

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.