Uma gestão eficiente significa buscar facilidades que não comprometam a segurança. Por isso, quando se trata de uma grande quantidade de documentos que precisam ser assinados, é comum pensar na assinatura digital para clínica.
Apesar de hoje em dia, muitas clínicas modernas já terem aderido à ferramentas digitais para melhorar processos, ainda existem questionamentos sobre seus benefícios e vantagens sobre a rubrica manual.
Neste artigo, vamos entender as principais razões para a assinatura digital ser uma escolha mais eficiente e confiável para as clínicas.
O que é assinatura digital para clínica?
A assinatura digital para clínica é uma forma de assinar documentos eletronicamente, usando tecnologia para garantir que ela é autêntica e que o documento não foi alterado depois de assinado.
Funciona assim: quando você assina digitalmente, é gerada uma chave criptográfica exclusiva que é utilizada para proteger essa assinatura. Se alguém tentar mudar alguma coisa no documento, o código vai invalidar, mostrando que houve uma alteração.
As assinaturas digitais são reconhecidas por leis em muitos países e têm a mesma validade que uma assinatura feita à mão. Elas são seguras, rápidas e ajudam a economizar papel, tempo e dinheiro.
Rubrica é aceita para documentos?
Sim, a rubrica é aceita para documentos, mas sua validade e aceitação podem variar dependendo do contexto e da importância do documento. É importante considerar que a finalidade da rubrica manual é diferente da finalidade da assinatura.
Ela é feita geralmente para garantir que o paciente, médico ou quaisquer outros signatários leram o documento, enquanto a assinatura tem como objetivo identificar a pessoa que assinou.
Dito isso, considere também que para documentos internos ou menos formais, a rubrica geralmente é suficiente e amplamente aceita.
Já para documentos mais formais, como contratos, acordos legais ou documentos da clínica que possam ser usados em disputas legais, a rubrica pode não ser suficiente. Nesses casos, uma assinatura completa é geralmente requerida para garantir a autenticidade e evitar fraudes.
É importante considerar que apesar do nome “assinatura eletrônica”, a rubrica também pode ser feita eletronicamente. Assim como uma assinatura digital completa, a rubrica pode ser criada e aplicada a documentos digitais utilizando software especializado.
Que documentos da clínica podem ser assinados eletronicamente?
Na clínica, diversos tipos de documentos podem ser assinados eletronicamente, para que gestão, médicos e pacientes tenham maior agilidade e segurança. Alguns exemplos de documentos incluem:
- Registros médicos, anotações de consultas, resultados de exames e prescrições;
- Documentos que contêm diagnósticos, planos de tratamento e laudos;
- Contratos de prestação de serviços, acordos de confidencialidade e outros documentos legais;
- Pedidos de exames laboratoriais ou de imagem;
- Contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e formulários de benefícios para funcionários;
- Documentos financeiros, como faturas de serviços e notas fiscais;
- Entre outros.
E por que usar a assinatura digital no lugar da rubrica manual?
Existem muitas vantagens que a tecnologia pode proporcionar a rotina de uma clínica médica. No caso da assinatura digital, podemos começar com o que costuma ser a maior dúvida da gestão: a segurança dos dados.
Apesar do receio com fraudes e ataques, a assinatura digital para clínicas é infinitamente mais segura. Conforme mostramos antes, ela garante que o documento não foi alterado após a assinatura, além de confirmar a identidade do assinante.
Outro grande benefício da assinatura digital para clínica é a agilidade de processos. Documentos podem ser assinados e enviados eletronicamente em questão de minutos, sem a necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear.
Profissionais podem assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, utilizando dispositivos móveis ou computadores, o que aumenta a flexibilidade e a produtividade. Além disso existe uma considerável economia nas práticas digitais.
Reduz os custos com papel, impressão, armazenamento físico e manutenção de arquivos. Menos documentos físicos significam menos espaço necessário para arquivamento, liberando área útil dentro da clínica.
É possível passar documentos já rubricados manualmente para assinatura digital?
É possível passar documentos rubricados manualmente para assinatura digital. Mas esse processo vai demandar digitalizar o documento que já possui a rubrica manual e então usar um software de assinatura digital para adicionar uma assinatura eletrônica.
Essa abordagem pode ser útil para transformar documentos físicos em digitais e garantir que eles tenham validade legal e segurança adicionais oferecidas pela assinatura digital.
Depois de converter documentos rubricados manualmente para assinatura digital, a gestão desses documentos pode ser feita de forma eficiente através de sistemas especializados.
Como um software para clínicas pode ser útil para assinaturas digitais?
A resposta é bem simples: apesar de serem sistemas distintos, muitos softwares para clínicas possuem integração com sistemas de assinatura eletrônica, e isso pode facilitar muito os processos da clínica.
Um sistema de gestão para clínicas pode centralizar a criação, o envio e o armazenamento de documentos assinados digitalmente, garantindo que todos os arquivos estejam organizados e acessíveis em um só lugar.
Ao integrar os sistemas para a clínica, o gestor e sua equipe têm uma visão mais completa e eficiente dos processos da clínica, o que melhora a produtividade e a conformidade com regulamentações.
Um software de gestão para clínica com integração de assinatura digital
A integração de assinatura digital em um software para clínicas é uma solução que já está disponível e pode otimizar a forma como você lida com documentos na clínica. Esse tipo de integração oferece diversos benefícios para simplificar a gestão e melhorar a eficiência operacional.
Muitos sistemas já têm parcerias estratégicas para oferecer essa e muitas outras funcionalidades para proporcionar soluções que são especialmente adaptadas às necessidades de sua clínica.
Você pode conhecer melhor como esse processo funciona no Clínica nas Nuvens. Basta acompanhar as informações no nosso blog ou solicitar uma demonstração gratuita.
