Agenda para marcar horários, livro-caixa, pasta com histórico do paciente: esses são apenas alguns dos arquivos físicos que clínicas e consultórios possuem para fazer a gestão administrativa completa. Mas é importante frisar que a utilizações de papéis para fazer o controle de consultórios e clínicas nem sempre é uma boa ideia.
Essa maneira de administrar os processos, controlar o fluxo de informações, foi um primeiro passo muito importante em direção ao gerenciamento eficaz. Por muito tempo, essa alternativa se adequou muito bem às necessidades e demandas de clínicas e consultórios.
Porém, hoje em dia, com o avanço da tecnologia, surgiu maneiras muito mais eficazes para atingir uma gestão de qualidade, evitando a utilização de papéis.
Modelo tradicional de gestão de clínicas e consultórios
A tradicional agenda física, por exemplo, para controlar os horários disponíveis dos médicos e, portanto, agendar novas consultas, era a fiel companheira das secretárias médicas há alguns anos. Assim, o paciente ligava para o consultório e pedia para agendar uma consulta, a secretária verificava a disponibilidade do médico e, então, sugeria uma data e um horário. O paciente conferia a sua disponibilidade, confirmava (ou solicitava outro horário) e a secretária escrevia na agenda.
Feito esse processo, o paciente precisava encontrar meios de lembrar do horário marcado: lembrete no celular, anotação na agenda pessoal, recadinho na porta da geladeira, tudo valia para não esquecer do compromisso.
No entanto, nos dias de hoje, os pacientes têm mudado de comportamento, estilo de vida e a forma de se comunicar, assim como, encontraram novas maneiras de se relacionar com as empresas que prestam serviços. Com isso, a área médica sentiu a necessidade de se adaptar a esse novo modelo de vida, buscando ferramentas que permitissem alcançar com mais facilidade e mais sucesso seus pacientes.
Dessa forma, manter o modelo tradicional pode ser bastante arriscado para clínicas e consultórios por diversos motivos. Um deles está no fato do paciente deixar de ver a clínica como opção de contratação, já que ele verifica que o estabelecimento não oferece os meios que ele precisa e utiliza para se comunicar.
Mas vai além disso, manter o controle de consultórios e clínicas no papel oferece outros riscos. A seguir, confira os principais.
Descentralização de informações e registros
Agenda na mesa, prontuários no arquivo na sala ao lado, livro-caixa na gaveta da mesa do médico: a descentralização de informações, mais dia ou menos dia, acaba em bagunça. Além disso, na pressa, é normal que anotações sejam feitas em rascunhos que correm o risco de se perder, levando consigo a informação registrada.
E o pior, isso pode levar a outro risco que impacta diretamente na saúde financeira de clínicas e consultórios: o impacto financeiro.
Alto custo de manutenção
Papéis, agendas, pastas, arquivos, mesas: os custos de continuar fazendo o gerenciamento de clínicas e consultórios de maneira tradicional podem ser bastante altos. A infraestrutura investida para operar e arquivar os documentos e registros dos pacientes e do próprio estabelecimento pesa no orçamento mensal.
Por exemplo, imagine ter de manter uma sala exclusiva para guardar arquivos de pacientes. Além de espaço, é preciso investir em gaveteiros e em climatização adequada para que os papeis não se comprometam por falta de cuidado. Isso tudo não é barato.
Outro ponto que pode ser destacado entre as desvantagens e riscos oferecidos pelo uso de papel para o controle de consultórios e clínicas é o desperdício de tempo.
Desperdício de tempo
Tempo é dinheiro. Por isso, gastar tempo procurando papéis, pastas e arquivos é jogar dinheiro fora. A descentralização de informações reflete diretamente no tempo que a equipe tem para melhorar processos, manter contato com pacientes e auxiliar no que realmente é necessário.
Sem organização, sem verba e sem tempo, as clínicas e consultórios não conseguem criar relatórios para analisar e saber como tomar decisões mais assertivas.
Felizmente, a tecnologia chegou para tornar a utilização do tempo mais produtiva, cuidando de atividades que antes levavam horas para serem realizadas.
Dificuldade em criar relatórios
Os relatórios – apesar da fama ruim atribuída ao longo do tempo – são documentos essenciais para que gestores possam tomar decisões mais assertivas. Mas, para um relatório ser completo, é necessário ter acesso às informações de maneira fácil, além de essa ser uma prática constante. Com a gestão tradicional, essa tarefa torna-se complicada e, muitas vezes, não é realidade.
Nos dias de hoje, toda empresa que se preocupa com o futuro, já deixou de lado a utilização de relatórios de papel e passou a contar com ferramentas e processos mais eficientes, como o Business Intelligence (BI), um método que permite gerar relatórios digitais com muito mais facilidade e rapidez, auxiliando o gestor a tomar decisões mais assertivas.
Que tal saber mais sobre o BI? Acesse o conteúdo Business Intelligence: como fazer um relatório para clínicas.
Menos atenção a quem realmente interessa: o paciente
Em meio à papelada, torna-se humanamente impossível encontrar tempo para dar atenção ao paciente. E, paciente insatisfeito deixa de ser paciente. Dessa maneira, automatizar tarefas e buscar meios para aumentar o contato com os pacientes e humanizar o atendimento deve ser prioridade.
Acompanhar a evolução tecnológica e fazer dela uma parceira para administrar clínicas e consultórios não é mais um diferencial de mercado: trata-se de uma necessidade para profissionais da saúde que querem continuar crescendo, aumentando sua carteira de pacientes e expandindo sua atuação.
Agora que você conferiu quais os riscos de manter de manter o controle de consultórios e clínicas no papel, que tal dar o primeiro passo na melhoria da sua gestão conhecendo o software médico Clínica nas Nuvens? Com ele, toda a administração da sua clínica ou consultório é feita com total qualidade, sem precisar de papeis para mais nada. Entre em contato e comprove.
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