Como parte do primeiro contato do paciente com a clínica, a secretária é peça fundamental para que ele tenha uma ótima primeira impressão da empresa. Por isso, há algumas qualidades essenciais de uma secretária médica que devem ser observadas na hora da contratação.
Essa profissional é a principal responsável pelo agendamento de consultas, pelas rotinas administrativas, mas, muito além disso, ela organiza o funcionamento diário do consultório para que o médico possa se preocupar apenas com as consultas e com o bom atendimento aos pacientes.
Escolher uma boa secretária para a clínica não é uma tarefa fácil, pois muitos são os critérios que devem ser considerados ao analisar os perfis das candidatas. É um processo que deve ser bastante criterioso para que a escolha seja a mais assertiva possível.
Em termos de atendimento, podemos citar 5 qualidades essenciais de uma secretária médica. A seguir, confira cada uma delas.
Versatilidade
Quando falamos em um profissional versátil, nos remetemos à ideia de alguém que esteja pronto para se engajar em novas funções ou que tenha a capacidade de solucionar problemas de forma rápida, se adequando facilmente ao ambiente e suas mudanças.
Essa é uma das qualidades essenciais de uma secretária médica, pois mostra que a profissional é capaz de realizar várias tarefas. Tendo em vista que a rotina de trabalho de uma secretária é composta pela realização de diferentes atividades, a versatilidade é algo imprescindível no perfil dela.
Não são poucas as dificuldades diárias que ela vai ter de enfrentar, ligando com pessoas, atendendo os pacientes que chegam, fazendo a conexão entre o médico e os pacientes, atendendo o telefone, coletando dados no computador, entrando em contato com outros profissionais ou colegas através da internet, enfim, a rotina é realmente desgastante.
Por isso é tão importante, como já foi frisado, que esta profissional seja rápida e assertiva nas tarefas, e consiga mudar de “direção” sem problemas maiores, hora lidando com paciente, hora com médico, hora com fornecedores, e por aí vai.
Cordialidade
Quem está em uma clínica médica, está passando por um momento difícil, por isso, a secretária médica precisa ser cordial. Um sorriso e um bom dia são pequenos gestos que fazem a diferença no dia de quem não está muito bem. O tratamento cordial também deve se estender a fornecedores e a outros colaboradores.
Além de demonstrar respeito e consideração pelas pessoas que frequentam a clínica, é uma forma de garantir que a empresa seja vista com bom olhos, garantindo a fidelização dos clientes e a indicação da empresa para outras pessoas.
Assim, na hora da entrevista perceba se essa característica se faz presente na profissional, pois é um requisito essencial para a qualidade dos atendimentos.
Infelizmente, não são poucos profissionais que atendem as pessoas com mau humor, destilando palavras secas, ríspidas, com zero empatia e carisma. Isso pode ser um grande problema para sua clínica. O atendimento, este primeiro contato, é elementar para que todo o resto funcione com qualidade e seja agradável para o paciente.
Se já na chegada o paciente se sentir mal atendido, for recepcionado por alguém que mal lhe olha nos olhos, que nitidamente exala grosseria ou petulância, tenha certeza de que muitos pacientes nunca mais pisarão no seu estabelecimento.
Discrição
Assim como o profissional da saúde, a secretária também precisa seguir a ética médica. Portanto, manter as informações pessoais de cada paciente de forma confidencial é imprescindível. O paciente precisa se sentir seguro no consultório, antes, durante e depois dos atendimentos.
Sabemos que muitas informações são disponibilizadas pelo paciente para que seu prontuário fique completo e o médico saiba como tratá-lo da melhor forma. Além de informações sobre seu estado de saúde, os registros de cada paciente possuem informações pessoais, como CPF, endereço, telefones. Enfim, é imprescindível que a discrição faça parte do perfil de toda secretária médica para garantir a segurança de todas esses dados.
Assim, secretárias que prezam pela discrição no dia a dia de trabalho se mostram excelentes profissionais.
Postura profissional
Somos seres humanos e é normal que nos sintamos abalados por determinadas situações. Mas, é preciso que na maior parte do tempo a secretária assuma uma postura profissional, mantendo o bom senso em situações delicadas, como pacientes e familiares demasiadamente ansiosos.
É preciso que a secretária saiba lidar com esses momentos atípicos, como quando o paciente se mostra estressado ou triste com alguma situação. É normal que o modo como o cliente se sente seja refletido no comportamento dele. O importante nessas ocasiões, é a secretária manter a postura profissional e saber lidar com as adversidades que surgirem no dia a dia de trabalho.
Organização
Não somente para a secretária, mas em qualquer profissão, a organização pode ser a chave para o sucesso de uma carreira. Planejar, criar cronogramas, antecipar tarefas, são maneiras de evitar erros e situação inesperadas, além de aumentar a produtividade.
Felizmente, hoje existem sistemas tecnológicos que auxiliam na rotina de trabalho das secretárias, facilitando as demandas diárias e ajudando na organização das tarefas. Por exemplo, as agendas médicas digitais que tornam todo o processo de agendamentos e reagendamentos mais simples.
Gostou dessas dicas? Você atua em um consultório médico e acredita que outras qualidades fazem a diferença? Conte para a gente nos comentários!
