Uma clínica médica também é uma empresa, embora tenha natureza especial. Como qualquer companhia, ela precisa de gerenciamento adequado. A administração falha pode levá-la a ter prejuízos diversos, inclusive financeiros. É por isso que a contabilidade em clínicas médicas deve ser levada a sério.
Os serviços contábeis são fundamentais para fazer a gestão adequada das contas, garantir o pagamento das dívidas em dia e controlar o recebimento dos clientes, além de manter tudo organizado de acordo com a legislação. A seguir, elencamos cinco erros de contabilidade em clínicas médicas que devem ser evitados!
1. Usar planilhas para fazer o controle contábil
As planilhas foram, durante muito tempo, uma ferramenta muito útil para o gestor contábil. No entanto, com o desenvolvimento de novas ferramentas, elas se tornaram pouco eficientes, já que exigem mais atenção e tempo do responsável.
Quando os serviços contábeis são organizados por meio de planilhas, a possibilidade de cometer erros é maior. O ideal é adotar uma solução em que a possibilidade de erros seja baixa, como os softwares de gestão, que já se popularizaram entre as empresas.
Um software online é mais eficiente e econômico, já que o gestor não precisa de equipamentos para a instalação nem da aquisição de licenças. O software online pode ser usado a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet e oferece mobilidade e controle em tempo real.
2. Não separar a conta pessoal da empresarial
Outro erro comum em contabilidade para clínica médica é não separar as contas pessoais das corporativas. Isso faz com que o empreendedor tire dinheiro do caixa para cobrir despesas de casa, de compras particulares ou dos familiares.
Se essa retirada for constante, desfalca o negócio — que vai precisar de dinheiro para manter o ciclo operacional. Quando essa situação acontece, o gestor tem de colocar dinheiro de casa na empresa ou recorrer a empréstimos, que estão longe de ser a melhor solução (especialmente os bancários).
A melhor alternativa é definir um pró-labore para o médico gestor da clínica. Esse método funciona como um salário e deve ser incluído como saída de caixa. Assim, mantêm-se a separação correta das contas pessoais e corporativas, sem risco de desfalcar o caixa da empresa.
3. Não emitir nota fiscal
Muitos gestores acham que, em uma clínica médica, não há a necessidade da emissão de nota fiscal, mas esse é um grave engano. Como prestadora de serviços, ainda que eles sejam relacionados à saúde, toda clínica médica precisa emitir nota fiscal de serviço depois do atendimento ao paciente.
O recolhimento de tributos faz parte da gestão da clínica e, quando são omitidas informações fiscais, isso pode levar a penalidades. Não se esqueça de que a não emissão de nota fiscal pode ser considerada sonegação fiscal.
Além disso, diferente de outros profissionais, a Receita Federal exige que o médico faça o registro do CPF dos clientes em cada consulta realizada. Isso acontece porque pessoas físicas podem incluir notas fiscais de despesas médicas para conseguir dedução em seus Impostos de Renda (IR). É possível incluir essas informações no carnê Leão mensalmente ou na declaração de Imposto de Renda. Escolha o modelo ideal para seu consultório, mas não deixe esse quesito de lado.
Saiba mais sobre as obrigatoriedades dos médicos em relação ao IR. Acesse o conteúdo 5 dicas para deixar sua clínica em dia com o Imposto de Renda.
4. Não guardar os comprovantes de despesas
Na contabilidade para clínica médica, é importante guardar os comprovantes dos gastos do mês. Muitos deles precisam ser guardados por um período mínimo de cinco anos. É uma forma de comprovar que a clínica está em dia com seus pagamentos caso algum órgão venha a solicitá-los.
Além disso, os comprovantes de despesas servem para organizar o caixa da empresa. Isso porque indicam a destinação dos valores: compra de equipamentos médicos, aquisição de medicamentos, consertos e assim por diante.
Defina um lugar para arquivar esses documentos de forma organizada e de fácil acesso. Após o período de cinco anos, os arquivos podem ser descartados, mas garanta que os dados contidos neles fiquem inacessíveis caso caiam em mãos erradas.
5. Ignorar o fluxo de caixa
É preciso considerar o fluxo de caixa e fazer projeções de longo prazo. Ninguém abre uma clínica se for para pensar em fechá-la daqui a alguns meses. Por isso, é importante considerar prazos mais longos e alimentar o fluxo de caixa com isso em mente.
Hoje, é possível contar com a tecnologia para ajudar nesse processo. O Clínica nas Nuvens, por exemplo, é um software médico que auxilia o profissional em toda a gestão da clínica ou consultório. Entre as funcionalidades que oferece, está o fluxo de caixa, que permite uma administração completa de contas bancárias em tempo real e com lançamentos automáticos.
A ferramenta permite também realizar um planejamento a longo prazo, integrando contas a pagar e a receber, além de outros fatores. Mais do que isso, com o fluxo de caixa do Clínica nas Nuvens é possível emitir relatórios completos com todas as informações para melhorar ainda mais o controle de clínicas e consultórios. Quer saber mais sobre o software para clínicas? Conheça todas as funcionalidades que ele oferece.
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