Planejar o orçamento anual para clínicas médicas é fundamental para que você tenha uma gestão muito mais eficiente, alocando recursos financeiros de forma estratégica, evitando surpresas indesejadas e possibilitando um crescimento sustentável.
Acompanhe o texto a seguir e entenda a importância de elaborar um bom planejamento do orçamento anual para clínicas e tenha informações pontuais sobre como isso deve ser feito, através de algumas etapas indispensáveis.
Qual a importância de planejar o orçamento anual para clínicas?
São muitos os benefícios de ter um bom planejamento do orçamento anual para clínicas. Por isso mesmo, vamos separar em tópicos alguns pontos de destaque, que vão elucidar melhor o quanto é crucial esta prática para o seu dia a dia na clínica:
Estabilidade financeira e sustentabilidade
Com um orçamento bem construído, você tem uma visão clara das finanças da clínica ao longo do ano. Isso permite a identificação de fontes de receita, gastos e áreas onde as coisas podem ser aprimoradas.
Com essa clareza, a clínica poderá manter uma base financeira sólida e sustentável, minimizando a probabilidade de crises.
Tome decisões mais estratégicas
Como consequência dessa clareza maior a partir do planejamento financeiro da clínica, você terá não apenas mais informações, mas informações mais precisas para a tomada de decisões estratégicas.
Isso também permite que você faça novos investimentos, como compra de equipamentos, expansão de serviços ou a contratação de profissionais adicionais.
Controle de custos e maior eficiência operacional
Um orçamento anual para clínicas bem elaborado possibilita uma análise detalhada de custos, permitindo a identificação de áreas onde os gastos podem ser otimizados. Isso vai resultar em uma gestão mais sólida dos recursos disponíveis, sem comprometer a qualidade dos serviços.
Maior preparo para imprevistos
Vamos tratar melhor desse assunto um pouco mais para frente, porém, quando há um planejamento do orçamento anual para clínicas, é possível se organizar para alocar uma parte do orçamento para contingências e, assim, a clínica se protege contra imprevistos.
Isso pode incluir reparos inesperados, despesas médicas não previstas ou outras emergências. Essa reserva proporciona tranquilidade e segurança financeira em tempos de incerteza.
Todos ganham com maior transparência e responsabilidade
Um orçamento planejado, comunicado e compartilhado com a equipe, cria um ambiente de transparência e maior responsabilidade no grupo. Os funcionários compreendem melhor as metas financeiras da clínica e podem contribuir ainda mais para o sucesso do negócio.
Vantagem na negociação e na relação com fornecedores
Com um orçamento claro em mãos, a clínica fica numa posição mais forte para negociar contratos com fornecedores. Isso pode resultar em economias significativas em suprimentos, aparelhos e alguns serviços importantes.
Como planejar o orçamento anual para clínicas
Agora que você compreendeu melhor a importância, vamos focar em como estruturar o orçamento anual, através de algumas etapas elementares para ajudar na elaboração do planejamento. Confira:
Faça uma avaliação do ano que passou
Antes de mais nada, é essencial que você faça uma avaliação minuciosa da situação financeira da sua clínica. Isso vai estabelecer uma base para o desenvolvimento do orçamento anual que será construído.
Primeiramente, analise com cuidado os registros comerciais referentes ao ano vigente (atual). Nesse ponto, o ideal é que o planejamento para o próximo ano seja feito no final do ano vigente, preferencialmente, no fim de dezembro.
Dito isso, reveja todos os registros para compreender as receitas, despesas e lucros que sua clínica obteve durante o ano que passou. Além disso, identifique as áreas de destaque e as que precisam de melhorias no desempenho financeiro.
Ao avaliar a força e as fraquezas da saúde financeira da clínica, é possível direcionar os esforços de forma mais precisa, melhorar os resultados e garantir uma gestão financeira eficiente e sustentável ao longo do próximo ano.
Liste as receitas, custos e crie uma reserva financeira
Identifique e liste todas as fontes de receitas e despesas da clínica. Sobre as receitas, considere, por exemplo, as consultas, exames e procedimentos.
Além disso, inclua também as despesas fixas e variáveis. As fixas podem incluir aluguel, remuneração e contas de serviços públicos. Já as variáveis podem envolver os custos com material de consumo e manutenção, por exemplo.
E ainda, destine uma parte do orçamento para uma reserva de emergência, fundamental para lidar com imprevistos, como manutenção não planejada ou flutuações econômicas.
O que são custos fixos e variáveis?
Determinar com exatidão os custos fixos e variáveis é um dos principais requisitos para elaborar seu orçamento.
Assim, de forma mais detalhada, entenda que os custos fixos de uma clínica incluem, por exemplo, o aluguel do espaço físico, as contas de água, luz, telefone, além dos salários dos colaboradores, como médicos, enfermeiros e a equipe administrativa. Também podem entrar aqui gastos com manutenção de equipamentos e aquisição de suprimentos médicos essenciais.
Por outro lado, os custos variáveis são aqueles que flutuam de acordo com a quantidade de serviços prestados. Estes podem envolver honorários de especialistas contratados temporariamente, aquisição de certos materiais de consumo (como luvas, por exemplo), bem como investimentos em marketing e publicidade para atrair mais pacientes.
Como funciona a reserva financeira?
A criação de uma reserva é um componente fundamental de qualquer planejamento financeiro. Essa prática faz toda a diferença diante de imprevistos, situações inesperadas que podem surgir ao longo do ano, e também algumas oportunidades de investimento.
A reserva financeira tem o poder de garantir certa estabilidade na clínica, proporcionando uma rede de segurança contra eventos diversos. Isso pode abranger uma ampla gama de situações, desde reparos inesperados em equipamentos médicos até despesas médicas não previstas, como emergências que podem ocorrer com a equipe ou até mesmo com os pacientes.
Ao reservar uma parte do orçamento, a clínica demonstra uma abordagem prudente e responsável em relação à gestão financeira, gerando um ambiente mais tranquilo e confiável, pois as pessoas sabem que há recursos disponíveis para lidar com situações que fogem do controle.
Portanto, revise regularmente as reservas para garantir que estejam alinhadas com as necessidades e possíveis riscos inerentes ao seu negócio.
Defina com clareza as metas e objetivos
É preciso estabelecer metas e objetivos para que haja uma visão clara do que você pretende alcançar ao longo do próximo ano. Para isso, é fundamental que essas metas e objetivos sejam mensuráveis e que estejam associados com a visão e missão da clínica. Veja algumas opções:
Aumento da receita
Um objetivo muito comum é o aumento da receita, que pode ser alcançado por meio de metas como: a ampliação dos serviços oferecidos, captação de novos pacientes, aumento da cobrança de consultas e procedimentos, etc.
O importante é que, estabelecer o objetivo de aumento de receita fornece um direcionamento claro para a equipe, incentivando um esforço conjunto na busca por resultados financeiros mais robustos.
Melhorias na eficiência operacional
Além disso, a melhoria da eficiência operacional é outro objetivo relevante. Isso envolve a otimização dos processos internos, a redução de desperdícios e o aumento da produtividade de toda a equipe.
Ao focar na eficiência operacional, a clínica pode economizar recursos e melhorar a qualidade dos serviços prestados, o que, por sua vez, pode levar a um aumento na satisfação dos pacientes e na fidelização.
Expansão de serviços
Outra possibilidade é a expansão dos serviços oferecidos. Para isso, crie metas como: incluir a introdução de novas especialidades, implementação de exames ou procedimentos adicionais ou até mesmo a abertura de novas unidades/filiais da clínica em diferentes localidades.
Ao estabelecer esse objetivo, a clínica está buscando crescer e se diversificar, o que pode resultar em uma base de pacientes mais ampla e uma maior participação no mercado.
De um modo geral, é fundamental que todos os objetivos e metas sejam realistas e alcançáveis, levando em consideração a situação atual da clínica, as tendências do mercado e os recursos disponíveis.
Tecnologia e treinamentos
Investir em equipamentos médicos, tecnologias digitais e novos treinamento para a equipe também podem se enquadrar em objetivos.
Ao implementar um controle de custos efetivo, sua clínica consegue aprimorar recursos e planejar esses investimentos de maneira mais assertiva. Isso não apenas preserva a saúde financeira da instituição, mas também permite que ela permaneça ágil e adaptável em um ambiente de negócios dinâmico.
Mantenha uma comunicação transparente
Manter uma abordagem franca e aberta em relação às metas e ao desempenho financeiro é essencial para fomentar um ambiente de confiança e cooperação entre a equipe.
Ao compartilhar as metas financeiras da clínica de forma transparente, os membros da sua equipe obtêm uma compreensão clara do que é esperado e do papel que cada um desempenha.
Além disso, a comunicação transparente cria um ambiente em que os profissionais se sentem mais inclinados a compartilhar ideias, comentários e sugestões relacionadas ao orçamento. Esse diálogo aberto promove uma cultura de colaboração, onde a troca de informações é valorizada e contribui para soluções inovadoras.
A inclusão de membros da equipe, tanto da parte de finanças como os responsável pelo atendimento ao cliente, é crucial. Eles trazem uma perspectiva valiosa sobre as expectativas dos pacientes, demandas do mercado e áreas onde melhorias podem impactar a satisfação do cliente.
Isso é fundamental para equilibrar a eficiência operacional com a qualidade do atendimento, promovendo a fidelização dos pacientes. A sinergia resultante da colaboração desses profissionais cria um plano orçamentário mais holístico e orientado para o sucesso global da clínica.
Além disso, o envolvimento da equipe não apenas enriquece o processo de planejamento, mas também promove uma cultura organizacional de responsabilidade compartilhada.
Quando os membros da equipe são parte integrante do processo de tomada de decisões financeiras, eles têm maior probabilidade de se comprometerem com os objetivos propostos e trabalharem coletivamente para alcançá-los.
Tenha um orçamento flexível e monitore o plano constantemente
O monitoramento e possíveis ajustes devem fazer parte do processo de gestão financeira da clínica. Para garantir que as metas sejam alcançadas de maneira eficaz e consistente, a revisão periódica do orçamento é essencial.
Isso implica em análise detalhada das receitas e despesas de uma clínica em comparação com as projeções iniciais, o que proporciona uma oportunidade valiosa para identificar desvios, tanto positivos quanto negativos e tomar medidas corretivas.
Por exemplo, se uma receita está superando as expectativas, pode ser uma indicação para reinvestir em áreas estratégicas, como treinamento de equipe ou atualização de equipamentos. Por outro lado, se as despesas estiverem excedendo o planejado, pode ser necessário implementar medidas de contenção de custos ou reavaliar prioridades.
É por isso que o orçamento precisa ser de flexibilidade. Esta é uma característica vital para um orçamento eficiente, uma vez que permite que sua clínica se ajuste às mudanças dinâmicas no ambiente empresarial.
Por fim, considere também as mudanças no ambiente externo e que podem impactar as finanças da clínica, como regulamentações governamentais, flutuações econômicas ou novas tendências no setor de saúde. Esteja atento a esses fatores e integre-os com a análise do orçamento.
Conte com o auxílio de um sistema para clínicas
Contar com a ajuda de um sistema para clínicas também pode ser muito útil para você na elaboração e controle do planejamento do orçamento anual da clínica.
Com um sistema como o Clínicas nas Nuvens, por exemplo, você conta com algumas funcionalidades específicas para a parte de finanças, como o controle financeiro, o fluxo de caixa, NF-e, sistema de cobranças, DMED, integração contábil e muitas outras opções.
Esse tipo de tecnologia é essencial para otimizar o tempo da equipe, automatizar tarefas, acelerar rotinas, melhorar o desempenho da sua clínica como um todo e, claro, fazer a gestão completa do seu negócio.
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