O controle das contas a pagar e receber da clínica tem o potencial de manter a saúde financeira do negócio, trazer mais tranquilidade para o dia a dia de trabalho e melhorar a tomada de decisões, ajudando, inclusive, a estabelecer as metas para futuros investimentos.
Neste texto, abordaremos alguns passos básicos que precisam ser tomados para melhorar o controle das contas a pagar e receber da clínica e implementar um ambiente de gestão financeira mais seguro e eficiente. Acompanhe!
Tenha um cadastro organizado de fornecedores e pacientes
Mantenha informações organizadas e atualizadas de fornecedores e pacientes para garantir um fluxo financeiro mais fluido e ter mais transparência diante das contas a pagar e receber da clínica.
Ao incluir detalhes como nome, informações de contato, CPF/CNPJ e histórico financeiro, sua clínica estará em posição de agir com agilidade em relação aos processos de contas a receber e a pagar. Esses dados fornecem uma visão completa da relação comercial com fornecedores e da situação financeira de cada paciente.
No caso dos fornecedores, o registro detalhado permite um envio eficiente das transações, facilitando a identificação de pedidos, negociações e pagamentos realizados. Além disso, ter um histórico financeiro desses parceiros comerciais pode ser importante para avaliações futuras de contratos.
Quanto aos pacientes, um cadastro completo oferece uma base sólida para a gestão dos serviços prestados. Ao manter informações precisas sobre cada paciente, como contatos atualizados e histórico financeiro, a clínica pode garantir um processo de faturamento preciso e ágil. Isso evita possíveis conflitos e garante que os pacientes recebam informações claras sobre os custos associados aos serviços médicos.
Defina políticas de recebimento para os pacientes
Ao definir políticas claras, a clínica determina os termos e condições sob os quais os pacientes podem efetuar seus pagamentos. Isso inclui a previsão de prazos de pagamento aceitáveis, o que ajuda a manter um fluxo de caixa estável e previsível.
Por exemplo, uma clínica pode estipular prazos de 30, 60 ou 90 dias para o pagamento de faturas, dependendo das necessidades e características do negócio.
Além disso, as políticas de recebimento também incluem os procedimentos a serem adotados em casos de inadimplência. É fundamental que a clínica estabeleça processos claros para lidar com situações em que os pacientes não cumpram os prazos de pagamento acordados.
Ter políticas de recebimento bem definidas traz mais segurança financeira à clínica e cria expectativas claras para os pacientes. Isso contribui para um relacionamento transparente e profissional entre a clínica e seus pacientes, promovendo a confiança mútua.
Controle as despesas e os inadimplentes
Estabeleça um orçamento claro, que reflita as necessidades operacionais e estratégicas da clínica. Portanto, monitore os gastos de forma regular, comparando-os com as projeções orçamentárias e identificando áreas onde os ajustes podem ser necessários.
Considere também a implementação de políticas de aprovação para compras e aquisições de equipamentos. Assim, cada despesa precisará passar por uma avaliação e comprovar que é essencial para o funcionamento da clínica.
Essas medidas promovem eficiência financeira e ajudam a garantir que os recursos sejam alocados de forma otimizada, contribuindo para o crescimento e a sustentabilidade do negócio.
Em relação a inadimplência no controle de contas a pagar, é preciso ter bom senso, estabelecer etapas de cobranças e, se nada der certo, ter pulso firme para não prejudicar a saúde financeira do seu negócio.
Nesse sentido, você pode começar com o uso de lembretes, que notificam os pacientes sobre os valores em aberto, promovendo a conscientização dos mesmos para a regularização dos pagamentos.
Já em situações mais complexas, você pode considerar a oferta de acordos de pagamento parcelado, permitindo que os pacientes liquidem suas dívidas de maneira mais flexível.
Porém, em casos mais extremos, quando outras medidas falham, a clínica pode precisar recorrer a ações legais para proteger seus interesses financeiros e manter a estabilidade econômica do negócio.
Conte com a ajuda de um sistema para clínicas
Uma das melhores decisões que você pode tomar é investir em um software para clínica que possa fazer a gestão completa do seu negócio, como é o caso do Clínica nas Nuvens.
Com um sistema para clínicas, você evita uma série de transtornos e possíveis erros humanos no que diz respeito a gestão de contas a pagar e receber, além de muitas outras áreas, já que o software otimiza os procedimentos administrativos, a fim de elevar a eficiência e a confiabilidade dos processos.
Desde a geração de faturas até o registro de pagamentos, as funcionalidades do ERP para clínicas automatizam uma série de tarefas, economizando tempo e reduzindo possíveis erros manuais.
Assim, você ganha um controle financeiro preciso e em tempo real. Isso significa que é possível monitorar as contas a pagar e receber da clínica, visualizar transações recentes e até mesmo receber alertas sobre questões críticas, proporcionando um nível de controle sem precedentes.
A capacidade de gerar relatórios detalhados é outra grande vantagem de um software médico que ajuda a organizar as contas a pagar e receber. Os relatórios oferecem uma visão clara e analítica da saúde financeira da sua clínica e, através deles, é possível analisar tendências, identificar áreas de desempenho e oportunidades de melhoria.
Com um sistema médico para gerir as contas a pagar e receber da clínica, você centraliza as informações de toda a jornada do paciente, desde o agendamento, atendimento até o pagamento e retorno, possibilitando a sincronização harmoniosa de informações, evitando a duplicação de dados e garantindo que o histórico do paciente e as transações financeiras estejam sempre alinhadas.
Portanto, a escolha de um sistema para clínicas adequado pode fazer toda a diferença na sua clínica, incluindo a parte de contas a pagar e contas a receber. Opte por uma solução que atenda às suas necessidades específicas, oferecendo funcionalidades intuitivas e suporte técnico confiável.
Através dessas dicas você tem agora uma base de como fazer o controle de contas a pagar e receber da clínica, para tomar decisões mais assertivas e evitar equívocos e que podem comprometer as finanças do seu empreendimento.
Seguindo nessa linha de gestão financeira, aproveite para aprender mais sobre essa área conferindo um outro conteúdo especial que preparamos: finanças nas nuvens: conheça 8 erros cometidos no fluxo de caixa e aprenda a evitá-los.
