A sensação que muitos gestores da área da saúde têm é a de que o tempo pode ser sempre melhor aproveitado. Quando se trata de aproveitar melhor o tempo da equipe na clínica médica, essa percepção aumenta ainda mais, por conta do número de tarefas diárias que devem ser realizadas, além da quantidade de pacientes atendidos.
Assim, produtividade e lucro estão sempre relacionados, o que envolve uma boa utilização do tempo de trabalho. Além de cumprir prazos, é preciso garantir a qualidade das tarefas.
Portanto, com base nessa metodologia de gestão, em que produtividade e lucro andam juntos, elencamos algumas dicas para tornar sua equipe mais produtiva e eficiente. Veja que dicas são essas e insira na rotina da sua clínica médica.
Crie um sistema de organização de tarefas
Preste atenção, não estamos falando ainda de tecnologias, estamos nos referindo a um método próprio de organização de tarefas, baseado na rotina da clínica médica.
O que queremos dizer é que cada equipe tem um ritmo e um tipo de função para desempenhar, por isso, o sistema de organização deve ser personalizado e, para dar certo, oficializado.
Logo, o primeiro passo é falar sobre esse sistema abertamente, demonstrando as necessidades de entrega e responsabilidades do setor em relação ao cliente. Depois disso, para oficializar, registre essas regras de funcionamento como um procedimento interno, criando uma espécie de checklist obrigatório.
Nessa etapa, é imprescindível a participação da equipe, para alinhar e definir quais decisões tomar. Como são os colaboradores que executam a maior parte das atividades diárias, é importante que eles estejam cientes e possam contribuir com seus pontos de vista sobre o assunto.
Utilize ferramentas digitais
Agora sim, chegou o momento de falar sobre recursos digitais e tecnologias. Para esse passo a passo dar certo, é preciso oferecer condições perfeitas. Portanto, depois de ter o processo escrito, aloque os recursos necessários para cada uma das etapas.
Aqui entra a importância de um software para clínica médica, que ofereça funções que contribuam no estabelecimento de prazos e na comunicação entre equipes.
A dica aqui é: em vez de buscar uma ferramenta para cada processo, invista em apenas um software e tenha todas as funções que você precisa de forma unificada. Além de ser financeiramente mais econômico, a equipe gasta menos tempo aprendendo a utilizar a ferramenta.
O Clínica nas Nuvens é um software de gestão de clínicas e consultórios, que integra todos os setores do seu ambiente de trabalho, e traz uma série de benefícios para a rotina dos profissionais e o conforto dos pacientes.
Com o Clínica nas Nuvens você pode contar com agenda médica online, prontuários eletrônicos, controle financeiro, envio de mensagens em massa para comunicar seus pacientes, estratégias de lembrança de marca através do marketing médico, e muitas outras funções.
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Ofereça premiações e benefícios pela produtividade
Equipes precisam estar sempre motivadas para serem produtivas. Pensando nisso, um ótimo gestor deve premiar seus colaboradores pelo bom desempenho, criando políticas de incentivo para aqueles que cumprirem metas e prazos.
Há inúmeras possibilidades de prêmios, tudo vai depender do perfil da empresa e do quanto se está disposto a investir financeiramente nesse detalhe.
Por exemplo, a Julia, da equipe de venda, conseguiu fechar consultas com 100 pacientes em um mês. Supondo que esse número seja igual ou maior à meta mensal, a colaboradora pode ser premiada com uma cesta ou um bônus em dinheiro. Há também a possibilidade de presenteá-la com um jantar com acompanhante. Enfim, as possibilidades são muitas. O que não pode é esquecer de valorizar os profissionais e deixar de parabenizá-los pelas conquistas.
Trabalhe com mais de um prazo
A procrastinação existe e não dá para negar. Logo, é melhor estar preparado para lidar com ela do que ignorar a sua existência. Uma forma de se preparar é estabelecendo mais de um prazo para as tarefas, utilizando sempre uma abordagem de reforço ao invés de punitiva.
Isto é, você pode criar um prazo inicial, que pode estar associado a benefícios e premiações e um prazo final que, por sua vez, deve ter uma margem de atraso incluída.
Claro que esses prazos devem ser passados a equipe com antecedência e de forma organizada, para que tudo seja interpretado da forma correta, sem risco de algum colaborador não compreender e acabar atrasando a finalização de alguma tarefa.
Divida as tarefas por grau de dificuldade
Uma solução para evitar atrasos e vencer a procrastinação é fazer as tarefas mais complexas antes e deixar as mais fáceis por último. Isso ajuda a manter a motivação da equipe em dia e garantir que as atividades mais complexas sejam feitas quando há uma disposição maior para lidar com desafios.
Seguindo uma organização rigorosa e que, ao mesmo tempo, leve em conta a realidade da equipe e suas necessidades, as empresas da área da saúde alcançam uma produtividade maior, influenciando diretamente na rentabilidade dos negócios.
O gestor que quer aproveitar melhor o tempo da sua equipe na clínica médica precisa oferecer condições para que isso aconteça, equilibrando autonomia e responsabilidade, duas características conquistadas por uma gestão automatizada. Dessa forma, sua equipe sempre será motivo de orgulho.
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