A recepção da clínica é mais do que um espaço para o paciente aguardar por suas consultas, trata-se da primeira impressão que ele terá da clínica como um todo. Por isso, é necessário ter um cuidado especial com esse ambiente, criando as condições para acomodar os clientes com conforto e de maneira agradável.
Quer saber como criar uma área agradável para receber os pacientes? Continue lendo este post e veja 11 técnicas de decoração e organização que devem ser utilizadas para a recepção da clínica.
1. Crie um espaço funcional
O primeiro ponto que deve ser considerado ao organizar a recepção da clínica é a funcionalidade do ambiente. Tratando-se de um estabelecimento de saúde, é preciso observar que tudo o que estiver no local deve ter o intuito de oferecer bem-estar ao paciente, assim como atender a diferentes necessidades.
Sendo assim, a presença de sanitários na recepção da clínica, bebedouro refrigerado, poltronas confortáveis e uma estrutura acessível para diferentes tipos de necessidades especiais, são alguns dos pontos que precisam ser considerados.
2. Organize a recepção da clínica
A recepção da clínica é o primeiro local que o paciente se depara quando chega no estabelecimento. Por isso, manter o ambiente organizado é fundamental para criar uma boa impressão. Você precisa garantir que haverá espaço para que as pessoas se locomovam com tranquilidade.
Não há nada mais desagradável na recepção de clínica do que ver revistas jogadas, papéis espalhados e perder vários minutos enquanto a recepcionista tenta encontrar canetas e documentos perdidos na bancada.
Em relação a esse aspecto, vale destacar que a tecnologia pode trazer inúmeros benefícios para a clínica ou recepção de consultório médico. Afinal, a automatização de tarefas do consultório médico reduz significativamente o espaço físico utilizado para armazenar materiais.
3. Atente para os aspectos de higiene e limpeza da recepção
Além da boa organização, a limpeza e a higiene são essenciais na recepção de clínica médica. Em primeiro lugar, trata-se de um ambiente da área de saúde. Isso quer dizer que todos esperam um cuidado extra.
Além disso, um ambiente mal cuidado pode aumentar o risco de contágio e até mesmo de infecções e, dependendo do tipo de pacientes atendidos, a falta de higiene no local pode atentar contra a vida das pessoas.
Sem contar que um espaço cheio de poeira, teias de aranha e um piso sujo, por exemplo, passa a imagem de desleixo e pouco profissionalismo. Você não quer que a imagem da sua empresa seja prejudicada por uma simples falta de cuidados, não é verdade?
4. Garanta o conforto dos pacientes
Na hora de montar, seja a recepção de clínica pequena ou um ambiente maior, independente, além de pensar nas funções e na organização do ambiente, é preciso ter em vista outra preocupação: o conforto dos pacientes na hora de esperar pela consulta.
Por isso, na hora de escolher os móveis, o tipo de iluminação e a climatização do ambiente você deve pensar no que será mais agradável para as pessoas que passarão algum tempo por ali. Um ambiente bem decorado e acolhedor transmite uma imagem agradável e de cuidado.
Se você não sabe ao certo como criar esse efeito no seu espaço, os arquitetos consideram que os três principais elementos para criar um ambiente confortável são: cor, iluminação e climatização. Saiba mais sobre eles a seguir.
Escolha bem a cor
As cores transmitem sensações, por isso devem ser escolhidas com cuidado. Recomenda-se que seja evitado o branco puro e o amarelo. O primeiro é muito impessoal e o segundo não costuma estar relacionado à credibilidade e eficiência.
Algumas combinações sugeridas são: turquesa e pêssego com branco e branco gelo, azul e rosa-claro com branco gelo, verde e pêssego, verde e bege com branco, prata (inox) com azul e branco ou bege, cinza e outros tons pastéis.
Capriche na iluminação
É preciso equilibrar a iluminação quente e fria. Sempre que possível, aproveite a iluminação natural do ambiente utilizando persianas para controlar a claridade e focos de luz estratégicos. O ideal é criar um espaço confortável, bem iluminado e acolhedor. Por isso, evite usar exclusivamente a luz branca.
Invista na climatização
Quando o assunto é a recepção da clínica, a recomendação é básica: jamais deixe o cliente com calor, assim como, evite temperaturas muito baixas. O ideal é que o ambiente esteja climatizado entre 22º C e 23º C.
De fato, algumas clínicas precisam de uma temperatura mais baixa para manter o bom funcionamento dos equipamentos e evitar a proliferação de fungos e bactérias, mas essa é uma outra questão.
5. Mantenha uma boa disposição dos móveis
Você já sabe que a escolha dos móveis é muito importante para criar um ambiente agradável na recepção da clínica. No entanto, a maneira como eles estão dispostos no espaço é um ponto essencial.
Pense que algumas pessoas têm dificuldade de deslocamento e precisam chegar até as cadeiras e mesas com facilidade, sem disputar espaço com outros pacientes ou qualquer item que esteja no caminho.
Se houver uma televisão, por exemplo, é interessante que seja possível ver a programação de todos os ângulos. Isso também serve para um porta-revistas ou banqueta de livros. Outra dica é tomar cuidado com plantas. Elas são bonitas, mas devem ser posicionadas em um ponto que não atrapalhe a passagem de ninguém.
6. Encante os pacientes
É muito provável que você já tenha se deslumbrado ao entrar em alguma clínica. Você provavelmente imaginou que os profissionais daquele local deveriam ser realmente bons, não é mesmo? A sensação de encantamento na recepção da clínica ajuda a conquistar credibilidade e confiança no seu trabalho.
Ao pensar nos pacientes do consultório como clientes, você passa a oferecer um serviço mais completo, preocupando-se com cada etapa da interação entre a clínica e o seu público. Por isso, procure fugir do comum.
Use ferramentas eficientes e modernas, como os recursos tecnológicos. Agenda digital, aviso de consultas por WhatsApp ou SMS, prontuário eletrônico e e-mail marketing são alguns dos instrumentos que podem impressionar clientes e gerar fidelidade.
7. Informatize a recepção da clínica
Ainda seguindo o pensamento do item anterior, uma boa maneira de cativar os pacientes é informatizar e automatizar a recepção. Não há nada mais chato do que ficar esperando vários minutos até que as atendentes localizem as fichas e façam todo o processo de forma manual.
Alguns softwares, como o prontuário eletrônico, permitem que a recepcionista acesse várias informações do paciente em poucos cliques, com agilidade e praticidade.
8. Invista no treinamento dos atendentes
É muito comum que os pacientes que frequentam sua clínica estejam passando por alguma situação que os deixam fragilizados. Por isso, o tratamento que recebem da sua equipe, com certeza, é um grande diferencial.
Seria desagradável chegar a um local e ser atendido com apatia. Por isso, invista em profissionais bem preparados e atenciosos. Promova treinamentos regulares e crie uma cultura de bom atendimento em todos os setores da sua clínica. Simpatia, eficiência e atenção, com certeza, fazem toda a diferença.
9. Encontre boas opções de entretenimento
Vale a pena encontrar formas de entreter as pessoas antes das consultas. Isso será visto como uma iniciativa mais cuidadosa e positiva por parte da clínica. Livros, revistas atualizadas, uma boa televisão, fones de ouvido e até mesmo tablets com joguinhos podem criar uma excelente impressão.
Monte um bom espaço para as crianças com brinquedos interessantes. Se for uma clínica pediátrica, você pode acrescentar paredes coloridas e pisos emborrachados para que elas possam se sentar no chão e brincar, por exemplo.
10. Crie um serviço de copa
Oferecer comida é sempre um gesto de cuidado e carinho. Por isso, ter um espaço para o café e trazer um serviço de copa na recepção da clínica também são diferenciais consideráveis. É claro que você não precisa fornecer uma refeição completa. Alguns aperitivos simples já cumprem muito bem esse papel.
Coloque uma garrafa de café, outra de leite e água quente para fazer chá. Apresente biscoitinhos doces e salgados, amendoins, castanhas e outros agrados. Se a clínica for grande, você pode criar uma cantina. Assim, quem precisar aguardar entre um atendimento e outro, não vai precisar sair de lá para se alimentar.
11. Mantenha seus colaboradores bem informados
A especialização faz com que cada colaborador conheça muito sobre a sua área, mas pouco sobre as demais. No entanto, as pessoas responsáveis por prestar atendimento na recepção devem estar sempre bem informadas.
Ninguém gosta de ser redirecionado várias vezes até falar com a pessoa certa. Portanto, certifique-se de que seus colaboradores são capazes de prestar todas as informações básicas referentes a serviços, valores e agendamentos.
Como se pode perceber, a recepção da clínica é como a sala de visitas da sua casa. Por isso, ela precisa ser acolhedora, confortável, organizada e funcional. Os pacientes precisam se sentir bem-vindos na clínica. Pequenos agrados já são suficientes para que eles se sintam realmente especiais.
Vá além da recepção da clínica
Agora que você já sabe como organizar uma recepção de clínica, precisa investir em um bom software para gestão de clínicas, a fim de que seu negócio prospere de forma mais organizada, ágil e assertiva.
Você deve se perguntar: como anda o atendimento ao paciente na recepção da sua clínica? Está precisando modernizar seus serviços? Os profissionais estão tendo tempo para trabalhar com tranquilidade?
A solução para o aumento no número de pacientes na clínica, a otimização do tempo da equipe e a geração de melhores resultados, pode ser o Clínica nas Nuvens. Solicite uma demonstração e conheça nossos recursos!
