As clínicas médicas, odontológicas ou de qualquer outra área da saúde, têm rotinas extremamente agitadas e um enorme fluxo de pacientes. Sem o mínimo de atenção à organização da agenda de consultas, o atraso de atendimentos torna-se uma constante e, consequentemente, os pacientes ficam irritados e a equipe, inevitavelmente, sobrecarregada.
Com o tempo, a clínica perde a confiança de clientes e passa a ter sérios problemas em manter-se atualizada com suas demandas. Para evitar essa situação, separamos quatro dicas de organização da agenda de consultas de uma clínica e mostramos como essas medidas podem otimizar o tempo dos profissionais e de seus pacientes. Confira!
1 – Os prazos devem ser seguidos rigorosamente
As demandas com os prazos mais iminentes devem ter prioridade absoluta e a agenda de consultas deve ser estritamente guiada por esses compromissos inadiáveis. Assim, os profissionais irão ocupar-se com o que deve ser resolvido primeiro e não perderão tempo com atividades que poderiam ser realizadas em outros momentos.
Apesar dessa medida parecer óbvia, muitas clínicas perdem-se na grande quantidade de pacientes, exames e papeladas. Então, os profissionais envolvidos com a organização da agenda de consultas devem ser capazes de definir, dentre tantas demandas, quais são as principais e que devem ser resolvidas o mais rápido possível.
Além disso, também precisam saber reger essas demandas com organização. Dessa forma, será muito mais fácil manter a organização da agenda de consultas e evitar incômodos ou falhas. Afinal de contas, uma clínica bem organizada é o primeiro passo para alcançar grandes resultados.
2 – O tempo das consultas deve ser constante
Talvez o principal fator para atrasar toda a rotina de uma clínica, seja a variação no tempo das consultas. Algumas duram poucos minutos e outras podem passar de uma hora. Essa inconstância derruba por completo qualquer planejamento prévio realizado no agendamento de consultas.
Portanto, os profissionais devem estipular entre si qual é o tempo ideal para a maior parte das consultas. Normalmente, a duração vai de 30 a 45 minutos, com poucas exceções. Médicos experientes são capazes de manter-se dentro do horário e, quando necessário, marcam consultas posteriores com seus pacientes para resolver questões e outros assuntos pendentes.
Com essa prática sendo seguida à risca, a agenda médica encaixa-se com a realidade da clínica e, assim, é possível manter um bom controle diário de quantas consultas realmente são possíveis em determinado espaço de tempo.
3 – Os compromissos podem ser unificados
Um erro comum que ocorre em vários serviços de saúde é a fragmentação das demandas. Assim, cada profissional tem sua própria agenda e não tem noção de como andam os compromissos de seus companheiros. Com o tempo, a clínica perde o controle de seus pacientes e acaba tendo profissionais sobrecarregados, enquanto outros estão subutilizados.
Para evitar esse quadro, é necessário que todas as agendas sejam unificadas em apenas um documento, para melhor controle da rotina dos profissionais e melhor distribuição das consultas. Felizmente, hoje é possível contar com ajuda da tecnologia para facilitar essa organização.
Com um software médico, e utilizando a ferramenta de agenda médica online, é possível fazer o acompanhamento da agenda de diversos profissionais ao mesmo tempo, podendo visualizar, em tempo real, tudo que acontece na clínica. Dessa forma, fica fácil gerenciar salas e equipamentos, verificar horários disponíveis e controlar procedimentos médicos.
4 – Agendas virtuais podem ajudar
As agendas de papel são muito obsoletas frente às tecnologias atuais. Sem muito custo, é possível transferir todas as demandas do estabelecimento para o ambiente virtual através de uma agenda médica online, proporcionando à gestão da clínica um controle rígido dos pacientes, dos profissionais e do tempo trabalhado.
Além disso, a agenda médica virtual evita certos procedimentos que tendem a ser repetitivos, como anotar os contatos dos pacientes e verificar quais dias estão cheios ou não.
Dessa forma, o agendamento de consulta online acaba representando uma opção de baixo custo e que podem melhorar muito a eficiência, segurança, confiança e satisfação de pacientes e profissionais na clínica médica.
Onde encontrar uma boa agenda médica online
O mercado hoje tem boas opções de sistemas de gestão, que oferecem funcionalidades para automatizar a organização da agenda de consultas. O Clínica nas Nuvens, por exemplo, é um dos melhores. Com mais de 12 mil profissionais atendidos, o sistema oferece muita facilidade para o dia a dia de consultórios e clínicas.
Entre os recursos disponibilizados pelo Clínica nas Nuvens, está a possibilidade de realizar alterações de agendamentos em massa. Por exemplo, supondo que surgiu um imprevisto e é necessário alterar horários dos próximos dez dias. Com o Clínica nas Nuvens, basta filtrar um grupo de pacientes por data, sala ou profissional e alterar simultaneamente as informações desejadas.
Além disso, clientes que faltam às consultas tornam-se menos frequentes, pois a funcionalidade de agenda do Clínica nas Nuvens disponibiliza o envio automático de lembretes de horários via SMS, WhatsApp e e-mail aos pacientes. Após isso, quando a presença é confirmada, o sistema atualiza o agenda automaticamente.
Mas caso o paciente não confirme o horário, um aviso é enviado com antecedência para o responsável pela organização da agenda de consultas e, desta forma, outro paciente pode ser adicionado no horário, evitando espaços em branco na agenda.
Baixe nosso e-book gratuito e saiba mais
Gostou do nosso conteúdo? Então compartilhe! E se você possui outra dica de como manter a organização da agenda de consultas, deixe seu comentário contando como você faz e aproveite para baixar nosso e-book com dicas para organizar sua clínica e aprender mais sobre o assunto!
