Quando se trata do gerenciamento de uma clínica odontológica, sabemos que são muitos desafios envolvidos: o planejamento de estratégias, o controle financeiro, as tarefas operacionais de agendamento, o histórico de consultas etc.
Mas, não estamos aqui para listar os problemas, e sim suas soluções! Ou melhor, a solução!
Não é incrível como um único recurso pode auxiliar na gestão da sua clínica? Estamos falando do software odontológico Clínica nas Nuvens e a sua capacidade de trilhar o caminho do sucesso alinhado a toda a equipe do local.
Não sabe como isso é possível? Então continue a leitura deste post! Vamos esclarecer suas dúvidas sobre o desempenho do sistema e suas principais funcionalidades. Além disso, você vai perceber como a escolha do software odontológico é fundamental para suprir as necessidades da clínica, considerando suas ferramentas e seus diferenciais.
O que é o Clínica nas Nuvens?
Quando tratamos de tecnologias para clínicas odontológicas, sabemos que existem diversas opções de softwares odontológicos disponíveis no mercado. É fato que o seu negócio requer um sistema cujas funcionalidades devem ser capazes de suprir com o que é requerido, sem apresentar desempenho aquém do necessário.
O Clínica nas Nuvens é um software na nuvem desenvolvido para cumprir com esses objetivos, atuando no contexto de clínicas e consultórios da área da saúde, inclusive odontológicos. A princípio, abordaremos suas principais funcionalidades, e posteriormente nos aprofundaremos em cada uma delas.
Agenda
O gerenciamento da agenda consiste em um dos pilares mais consistentes de uma clínica odontológica. As funcionalidades e operações associadas ao processo do agendamento devem proporcionar praticidade e eficiência, otimizando o tempo da equipe e do paciente.
A plataforma é um excelente meio para controle de horários. Considerando a exposição da disponibilidade da agenda, torna-se mais fácil detectar inconsistências e choques de horário, evitando esse tipo de situação desagradável e caótica.
É fundamental considerar, ainda, que uma clínica não é composta por uma única sala ou um único profissional atendendo. Portanto, desenvolvemos um sistema de múltiplas agendas e de call center, que serão detalhados no decorrer deste texto.
Saúde
Entrando no âmbito das funcionalidades voltadas diretamente para uma melhor assistência em saúde, consideramos fundamental trabalhar com o sistema de prontuário eletrônico, que armazena em componentes digitais todo o histórico do paciente, isentando dos riscos vinculados ao arcaico uso de papéis.
O prontuário eletrônico não é a única função para assistência. Nosso software odontológico também apresenta bulário, e auxilia nos aspectos de atestados e nas prescrições. Além disso, reforça o fornecimento e o controle de receitas.
Gestão financeira
A terceira área contemplada pelo software odontológico Clínica nas Nuvens é a gestão de finanças. Para que o gerenciamento seja eficiente, devem ser considerados os múltiplos fatores envolvidos na composição de caixa do local.
Por conseguinte, todo o histórico de cobrança dos pacientes se mantém devidamente registrado, bem como as remunerações atribuídas aos colaboradores do estabelecimento. Vale lembrar que os fornecedores e equipamentos adquiridos devem ser inseridos no controle de caixa.
O software contempla, ainda, toda a burocracia tributária que permeia uma clínica. Para isso, há emissão de notas fiscais e de boletos, além da conciliação bancária com as operadoras de saúde vinculadas ao local.
Quais são os principais recursos desse software odontológico?
Comentamos acima sobre as 3 principais vertentes do nosso sistema, mas gostaríamos de esclarecer mais sobre cada uma delas, aprofundando nas funcionalidades e em como cada uma tem papel crucial na gestão de sua clínica. Acompanhe!
Multiagendas
Vamos começar sanando a curiosidade que criamos ao mencionar sobre o gerenciamento multiagendas. Sabe-se que uma clínica não é composta por apenas um profissional. Além disso, devemos considerar diversos procedimentos sendo realizados simultaneamente.
Diante dessa variedade de tarefas sendo executadas ao mesmo tempo, desenvolvemos o controle multiagendas. Por meio dele você pode fazer uma gestão de tempo eficiente, considerando todas as atividades que estão sendo realizadas na clínica e por cada componente da equipe de dentistas.
Interação com os pacientes
A comunicação com o paciente é o ponto-chave para a fidelização. Por meio dela, o vínculo com os usuários é fortalecido e a confiança é solidificada. Como um software odontológico pode auxiliar nesse quesito?
Uma das maneiras é o envio de mensagens instantâneas e e-mails, a fim de lembrá-lo de determinado agendamento. É preciso reforçar que essa prática é benéfica para todas as partes envolvidas, pois o paciente não se esquece, em meio às tarefas cotidianas, de comparecer ao compromisso marcado.
Pensando na perspectiva da clínica, não há dúvidas de que os lembretes beneficiam o bom fluxo de pacientes. Isso pode ser justificado por evitar a presença de horários vagos. Quando não há o comparecimento em determinado horário, ele se torna ocioso. No entanto, ao enviar um lembrete e o paciente não confirmar a presença, sua vaga pode ser ocupada por outra pessoa.
Call center
Ainda falando sobre agendamento, nós oferecemos a ferramenta de call center. Ela consiste em uma tela que permite a marcação de várias empresas, sendo ideal para o controle de horários e a visualização da disponibilidade dos mais diversos profissionais envolvidos com os cuidados bucais.
Prescrição de medicamentos aliada ao bulário
Ao pensar na indústria farmacêutica, não podemos negar a ampla gama de medicamentos existentes. Fato é que os fármacos mais usuais não geram grandes dúvidas no momento da prescrição. No entanto, o ser humano não está isento de erros.
Pensando nisso, proporcionamos uma ferramenta de bulário, composta por todas as informações acerca dos medicamentos, que são listados e caracterizados quanto às posologias, indicações e contraindicações. O paciente também se beneficia disso, uma vez que são identificados os preços normalmente encontrados no mercado.
Odontograma
Essa funcionalidade é uma das que mais merecem destaque na nossa plataforma. Já pensou na quantidade de pacientes que passam pela clínica e por cada dentista que a compõe? Os diferentes casos e as particularidades de cada um levam à necessidade de um acompanhamento personalizado e específico para cada paciente.
A fim de contribuir para isso e potencializar os resultados, criamos a ferramenta de odontograma. Por meio dela, o profissional consegue registrar as informações dos usuários, configurando as características dentárias presentes nas respectivas arcadas.
Além disso, é possível traçar uma linha de tratamento, planejando o passo seguinte e analisando o que já foi feito. Não podemos esquecer que tudo isso é vinculado ao sistema financeiro do local, já contabilizando os procedimentos realizados.
Armazenamento de imagens
Ainda pensando nas informações sobre o paciente, o Clínica nas Nuvens desenvolveu em uma forma de centralizar dados importantes para um tratamento de qualidade. Assim, possibilitamos o armazenamento de imagens, que permitem o acompanhamento da evolução do caso e podem ser acessadas sempre que preciso.
Pré-consulta
Visando uma maneira de otimizar o tempo dos profissionais, criamos um modelo de pré-consulta. No momento anterior à consulta, serão coletadas algumas informações importantes sobre o paciente, agilizando o que seria feito no ato do atendimento. É possível personalizar os dados requeridos, variando desde os mais básicos até os mais complexos — ficando a critério da clínica.
Controle de implantação das próteses
Na assistência em saúde, muitas vezes é preciso realizar procedimentos cirúrgicos envolvendo a implantação de próteses. Diante das consequências e recorrências possíveis, é viável que o profissional se preocupe em gerenciar as informações da operação.
Existe uma funcionalidade no nosso sistema que é capaz de fazer o registro do fornecedor, do tamanho e da marca da prótese. Além disso, permitimos a emissão dos documentos que são necessários ao longo do procedimento.
TISS e TUSS
Entrando agora nos méritos de gestão, nosso software odontológico conta com diversas ferramentas que padronizam e otimizam a administração. A primeira que comentaremos está alinhada às exigências legais no tocante de planos de saúde.
Por meio de uma interface intuitiva, é possível exportar as consultas para o padrão TISS exigido. Além disso, apresentamos a tabela TUSS para configuração de procedimentos e solicitação de exames. Dessa forma, os consultórios podem funcionar de maneira ágil e eficiente.
Glosas TISS
Ainda pensando sobre a relação com os convênios, o Clínica nas Nuvens identifica as guias rejeitadas pelo convênio. Além disso, permite a criação de novas guias para o recurso de glosa, solicitando uma reavaliação e agilizando o processo para a clínica.
Clínica-escola
Uma das ferramentas do nosso software visa o melhor desempenho dos futuros profissionais. O que isso significa?
As clínicas podem atuar como local de aprendizado para graduandos da área da saúde. Nesse contexto, os futuros médicos e dentistas realizam estágios e acompanhamento de pacientes no estabelecimento. Nesse momento de colocar a teoria em prática, existem alguns desafios e cuidados.
O contato com o paciente e com o cotidiano da clínica exige a supervisão de uma equipe já qualificada. Portanto, é possível personalizar as permissões do sistema, adequando sua operacionalização para que atenda às necessidades e demandas no monitoramento das práticas.
Compatibilidade com dispositivos móveis
Na atual era digital, entendemos a importância de ter a informação na palma das mãos, por meio dos smartphones e demais dispositivos móveis. Nosso software odontológico também contempla essa exigência, visto que disponibiliza uma versão mobile.
É possível contar com toda praticidade, segurança e agilidade de qualquer lugar — não apenas da sua clínica.
Dashboard
Logo ao fazer login no sistema, o que você espera encontrar na tela? Nós disponibilizamos no dashboard as informações mais relevantes, como o número de pacientes e agendamentos, bem como uma breve gestão de valores a serem pagos e recebidos.
Chat
Pensando em mais uma maneira de favorecer e possibilitar a comunicação, nosso sistema conta com um chat. Esse mural tem o objetivo de mediar a troca de informação entre os usuários do sistema por meio do envio de mensagens e notificações.
Analisando no âmbito do paciente, os recados ficam disponíveis em seu histórico. Contudo, a comunicação não é apenas com esse usuário, mas com os diferentes setores e equipes que compõem a clínica. Assim, a comunicabilidade interna também é favorecida, tornado-se mais fluída.
Relatórios
Embora seja uma ferramenta trivial dos softwares, é preciso ressaltar a sua importância. A geração de relatórios é indispensável para o sucesso de uma clínica. Ao reunir as informações sobre os setores — seja por meio de texto, seja por meio de gráficos —, o software informa quais são as condições atuais da clínica.
Mais importante do que isso é a análise desse material. A gestão consegue, portanto, estabelecer comparações com as realidades atual e antiga, além de desenvolver estratégias capazes de traçar um panorama para o futuro do empreendimento.
Compreendendo melhor as situações pelas quais o local passa, a administração direciona os investimentos para pontos de mais necessidade no momento, otimizando os gastos, reduzindo custos da clínica e melhorando aquilo que já vem sendo bem-sucedido.
Integração com RD Station e Pipedrive
Entre as importantes integrações com outras plataformas que nosso software odontológico possibilita, podemos citar aquelas que são estabelecidas com RD Station Marketing e Pipedrive. No primeiro caso, há o envio das consultas e a criação de fluxos de automação. No segundo, ao realizar um cadastro ou atualizar algum já existente pelo software da clínica, isso automaticamente será repassado para o Pipe.
Administração financeira completa
Por fim, abordaremos os pontos-chave do sistema em relação à gestão de finanças. A primeira funcionalidade é o controle de caixa, registrando os lançamentos automáticos, seja de contas a pagar, seja de contas a receber.
É possível identificar aquilo que está pendente ou não, auxiliando na tomada de decisões e na manutenção saudável do fluxo de caixa.
Orçamentos
Ao procurar pelos serviços do local, são requisitadas informações sobre o valor referente aos serviços. Diante dessa necessidade, procuramos facilitar a maneira de repassar os orçamentos. Em questão de minutos, é possível personalizar e enviar ao paciente o que foi solicitado.
Em seguida, você acompanha o status e o retorno do que foi solicitado, identificando aprovação ou rejeição do serviço. Em casos de não aprovação, é possível entrar em contato com o usuário e estabelecer uma negociação, a fim de melhorar a relação com o paciente e aumentar a lucratividade.
Por outro lado, em casos de aprovação, há o vínculo com o sistema de agendamentos, que já disponibiliza um horário para a realização do que foi orçado.
Recibos
O Imposto de Renda é algo que causa anseios para o cumprimento das exigências? Com a gestão eficiente e em tempo real dos recibos emitidos você não precisa se preocupar! Além disso, há emissão de segunda via, sendo mais um atributo do sistema.
Comissões e repasses
A clínica odontológica é composta por diferentes profissionais e equipes, cujas responsabilidades são específicas de cada setor. Assim como existem particularidades de funções, há também remunerações específicas, que podem ser controladas por meio da plataforma.
Assim, entra na contabilidade dos gastos cada comissão atribuída, podendo ser encontradas também nos relatórios gerados.
Controle de estoque
Outro âmbito importante do estabelecimento envolve a entrada e a saída de produtos. O Clínica nas Nuvens não peca nessa gestão, exibindo quais materiais estão em estoque, bem como a quantidade. Acompanhar a movimentação de cada um se faz necessário para evitar gastos imprudentes e em excesso sem que isso seja fundamental. Possibilita, ainda, melhor planejamento financeiro para os futuros pedidos que serão realizados ao fornecedores, além de viabilizar que a solicitação seja feita em tempo hábil.
Conciliação de extratos bancários
Pensou que as integrações com outros sistemas haviam terminado? Os lançamentos realizados na clínica podem ser conciliados automaticamente com os extratos bancários da conta local. Esse é um grande passo para a gestão identificar as compatibilidades dos lançamentos.
Contratos
A realização dos procedimentos exige consentimento dos pacientes. Para a documentação disso, o software odontológico permite a impressão e a personalização de contratos, que são repassados aos usuários para que possam ser assinados.
Cálculo de juros
Ainda considerando a realização de procedimentos, o valor dos serviços pode ser representativo, necessitando, por exemplo, que o pagamento seja por meio de parcelas. É fundamental que sejam disponibilizadas diferentes formas de pagamento, mas para a manutenção do fluxo financeiro, o sistema calcula os juros que serão aplicados nas situações de parcelamento.
Além disso, visando atender às expectativas do paciente sem prejuízos de caixa, o Clínica nas Nuvens consegue calcular qual é o desconto máximo permitido para que seja viável a aprovação de um orçamento.
Nota Fiscal (NF-E e NFS-E)
Por último, mencionaremos o recurso que, especificamente, faz parte de um pacote adicional que pode ser adquirido pelo cliente. As funcionalidades que o compõem permitem:
- integrar com webservices de prefeituras homologadas;
- emitir notas sem a necessidade de entrar em outro sistema;
- controlar integralmente as notas emitidas;
- consultar notas emitidas para pacientes;
- consultar o status do processo de emissão.
Qual é a contribuição deste software odontológico para a clínica?
Conhecendo melhor o Clínica nas Nuvens, não é difícil fazer um levantamento dos benefícios proporcionados para a clínica de odontologia. Todas as partes envolvidas no trabalho são beneficiadas, mas é fato que a gestão é o setor que mais ganha com a implementação de um software odontológico. Alguns dos principais benefícios são:
Mais organização
Aqui, falamos da agenda. A visão geral dos horários (dos profissionais, equipamentos e salas) possibilita o melhor planejamento do cronograma, identificando as situações de ociosidade ou inconsistências. Isso é fundamental para aumentar a lucratividade de maneira direta.
Melhor controle financeiro
Nesse caso, nos referimos aos relatórios, que são recursos indispensáveis para qualquer tipo de negócio. Eles concentram informações provenientes dos mais diversos setores que compõem a clínica, além de retratar a realidade por medo de dados e estatísticas. Ressaltamos, ainda, a necessidade de análise das informações por profissionais competentes para tal. Com essas medidas, o caminho para sucesso e desenvolvimento da clínica deixa de ser um sonho e passa a ser uma meta, que conta com recursos e meios para alcance.
Otimização do tempo e recursos
A automatização de processos permite que o software odontológico torne-se responsável pelas tarefas operacionais da clínica. Isso reduz a quantidade de erros humanos que poderiam ser cometidos durante registros e gerenciamentos, como choque de horários na agenda, valores lançados errados, glosas com operadoras de saúde, entre outros. Isso não anula ou retira as responsabilidades dos colaboradores locais, mas permite que as equipes fiquem incumbidas de funções estratégicas, ou seja, aquelas que exigem competências humanas para raciocínio, planejamento e realização.
Fidelização dos pacientes
Acontece em função da proximidade que se estabelece entre usuários e clínica, devido ao fato, principalmente, da comunicação constituída.
Além dos lembretes enviados antes de consultas agendadas, podemos citar o chat, que é um grande mediador da comunicação. Engana-se quem pensa que a relação com o paciente se encerra junto à consulta. Nosso sistema também possibilita o envio de felicitações em datas comemorativas, estreitando os laços com os usuários.
Quais são os seus diferenciais no mercado?
Foram muitas informações passadas, certo? Agora você já conhece a fundo a nossa plataforma e sabe como ela pode auxiliar na gestão da clínica. Separamos, enfim, os diferenciais dela diante dos demais softwares odontológicos do mercado. Confira:
- sistema multiagendas;
- call center;
- confirmação de consultas por diferentes meios de contato;
- bulário, atestados e prescrições de medicamentos;
- integração com Pipedrive e RD Station;
- permissões para clínica-escola;
- chat;
- compatibilidade mobile;
- geração de relatórios;
- controle de implantação de próteses;
- armazenamento de imagens;
- pré-consulta;
- orçamento odontológico;
- odontograma;
- cálculo de juros e descontos;
- controle do fluxo de caixa.
Temos certeza que nosso software para clínica de odontologia pode solucionar grande parte dos problemas listados no início deste texto, otimizando a gestão e auxiliando sua clínica a atingir sucesso e estabilidade no mercado. Saia na frente dos seus concorrentes e ganhe visibilidade, oferecendo um serviço de excelente qualidade para os pacientes e um ambiente de trabalho agradável para a sua equipe!
Que tal saber como é o Clínica nas Nuvens na prática? Entre em contato conosco e solicite uma demonstração!
