A otimização financeira para clínicas pode parecer desafiadora, mas é essencial para garantir a sustentabilidade do negócio. Afinal, uma boa gestão não significa apenas deixar as contas em dia, mas também organizar os processos, evitar desperdícios e planejar o crescimento.
Se você sente que essa parte da gestão é complicada, saiba que não está sozinho. Muitos gestores da área da saúde enfrentam dificuldades nesse aspecto, mas com algumas estratégias e o suporte certo, é possível ter mais controle e segurança financeira.
Neste artigo, vamos ver dicas práticas para organizar as finanças da sua clínica de forma mais prática. Vamos começar?
O que é otimização financeira para clínicas e quais são suas etapas principais
Otimização financeira para clínicas é a aplicação de boas práticas na gestão financeira que ajudam a manter o equilíbrio entre receitas e despesas, para mais organização, previsibilidade e, claro, lucro.
Quando bem aplicada, essa otimização financeira para clínica permite reduzir desperdícios, evitar inadimplência e precificar corretamente os serviços, tornando a clínica financeiramente saudável e preparada para crescer.
Mas como fazer isso na prática? A resposta está em uma série de passos que vão desde entender para onde vai cada centavo até usar tecnologia para automatizar processos. Vamos ver cada um deles!
6 passos para otimizar as finanças da sua clínica
1. Entenda para onde vai o dinheiro
O primeiro passo para melhorar a saúde financeira da clínica é ter clareza sobre todas as entradas e saídas de dinheiro. O que significa analisar as fontes de receita (consultas particulares, convênios, procedimentos, exames) e os custos envolvidos (salários, aluguel, materiais, impostos, equipamentos).
Com essa visão completa sobre as finanças da clínica, fica mais fácil identificar onde é possível economizar e onde investir.
2. Precifique seus serviços do jeito certo
Você já parou para pensar se o valor cobrado pelos atendimentos cobre todos os custos e ainda gera lucro?
A precificação precisa levar em conta tanto o custo operacional, quanto a percepção de valor dos pacientes e os preços praticados no mercado. Além disso, é importante revisar os valores periodicamente para manter a sustentabilidade da clínica.
3. Monitore o fluxo de caixa da clínica diariamente
O fluxo de caixa é o coração das finanças da clínica. Acompanhar de perto as entradas e saídas evita sustos no fim do mês e permite planejar investimentos com mais segurança.
Uma boa prática é manter registros atualizados, separar despesas fixas e variáveis e sempre ter uma reserva para emergências.
4. Corte desperdícios sem comprometer a qualidade
Reduzir custos não significa comprometer o atendimento. Pequenas mudanças fazem diferença, como negociar melhores preços com fornecedores, evitar desperdício de materiais e digitalizar documentos para economizar papel e impressão. O importante é encontrar um equilíbrio entre eficiência e qualidade.
5. Evite inadimplência e facilite os pagamentos
Consultas não pagas ou atrasadas podem prejudicar seriamente o financeiro da clínica. Para evitar isso, ofereça diversas formas de pagamento, como Pix, cartões e parcelamentos, além de adotar lembretes automáticos para evitar atrasos. Sistemas de gestão para clínicas também ajudam a acompanhar recebimentos e facilitar cobranças.
Veja mais sobre formas de pagamentos no nosso conteúdo: Meios de pagamento para clínicas: simplifique a vida dos seus pacientes
Use um software médico para te ajudar
Um bom software médico pode fazer toda a diferença na organização financeira. Ele permite acompanhar indicadores de desempenho, gerar relatórios, automatizar cobranças e conciliar pagamentos com muito mais facilidade.
Quais as vantagens em ter uma boa gestão das finanças da clínica?
Ter uma boa gestão das finanças em uma clínica traz uma série de vantagens. Aqui estão algumas delas:
Saúde financeira: Ter saúde financeira significa que a clínica tem controle sobre suas receitas e despesas, evita problemas como déficits orçamentários, dívidas excessivas ou falta de recursos para investimentos necessários.
Uma clínica financeiramente saudável está mais preparada para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades futuras.
Tomada de decisões embasadas em dados: Indicadores financeiros permitem que os gestores tomem decisões embasadas, tanto no curto quanto no longo prazo.
Eles podem identificar áreas de alto custo, oportunidades de investimento, estratégias de redução de despesas e avaliar o retorno financeiro de diferentes projetos ou serviços.
Planejamento financeiro: O planejamento não é só uma tática, mas também um benefício. O motivo é que com um plano bem garantido, a clínica pode se preparar para lidar com os desafios financeiros e imprevistos, além de buscar o crescimento sustentável.
O planejamento inclui a definição de metas financeiras, estabelecimento de orçamentos, previsão de fluxo de caixa e criação de reservas para emergências.
Eficiência operacional: Ao monitorar e controlar as despesas, é possível identificar áreas de desperdício, processos ineficientes ou custos desnecessários. Sendo assim é possível realizar a implementação de medidas corretivas e otimização dos recursos financeiros, realizados em uma operação mais enxuta e lucrativa.
Credibilidade e confiança: A gestão financeira da clínica ganha credibilidade e confiança tanto dos pacientes quanto dos fornecedores e parceiros. Quando há transparência e responsabilidade financeira, os pacientes se sentem mais seguros ao buscar tratamento na clínica.
Além disso, os fornecedores tendem a estabelecer relações mais compatíveis com organizações que demonstram solidez financeira, como prazos de pagamento mais flexíveis ou controles.
Investimentos e crescimento: Investimentos podem incluir a atualização de equipamentos médicos, expansão das instalações, inscrição de profissionais atendidos, implementação de novas tecnologias ou serviços, entre outros.
Esses investimentos podem contribuir para o crescimento da clínica, atração de mais pacientes, aumento da receita e fortalecimento da posição competitiva.
Conformidade legal e fiscal: A gestão financeira adequada garante que a clínica esteja em conformidade com as obrigações legais e fiscais. Mantenha uma contabilidade precisa e relatórios financeiros regulares.
Práticas essenciais na gestão financeira da clínica
Você pode aplicar diversas estratégias para otimizar a gestão financeira da clínica, mas existem algumas premissas que, caso você ainda não aplique na sua gestão é importante começar o quanto antes. Veja!
Software para clínicas
Hoje em dia não há uma clínica moderna que já não tenha um software para gestão financeira. O sistema para clínicas garante que todas as ações que envolvem as finanças estejam a poucos cliques de serem visualizadas e resolvidas.
Ter todos os seus processos online e alinhados entre si traz mais organização para o consultório e ainda gera insights valiosos para administrar os negócios.
Automatização
Não existe ferramenta melhor para diminuir gastos do que a tecnologia. No contexto médico, existem algumas funções recorrentes que geram despesa, como as ligações feitas para pacientes.
Porém, é possível substituir grande parte dessas ligações por um sistema que envie SMS de confirmação, e-mail ou, até mesmo, mensagem via WhatsApp automaticamente.
Relatórios
Para tomar decisões importantes com segurança, é preciso ter dados concretos sobre o funcionamento da clínica ou consultório. Porém, coletar esses dados manualmente requer uma dedicação quase que exclusiva de algum funcionário. O que muitas vezes é impossível para o orçamento da clínica.
Com isso, uma plataforma automatizada completa é a melhor solução para quem deseja acompanhar os processos da clínica de perto e ter relatórios financeiros precisos, conhecendo os resultados em números.
Esse controle dá origem a uma otimização financeira da clínica mais completa, capaz de fornecer informações importantes para controlar os gastos da clínica, conhecer o perfil de seus pacientes e, assim, nas mudanças que podem trazer melhorias.
Análise de dados
Não basta fazer o orçamento da clínica uma vez apenas, é preciso fazer isso constantemente. A análise dos dados financeiros para clínicas com métricas é o que mostra se a sua clínica está crescendo ou não, uma vez que permite comparar resultados reais com metas.
Toda melhoria passa pelo financeiro, seja ela relacionada ao corte de gastos, seja a adoção de novos recursos para melhorar o atendimento. Por isso, a otimização financeira da clínica é a base de qualquer decisão importante.
Além de não desperdiçar dinheiro, um negócio que preze pela boa gestão financeira consegue ter controle da evolução da sua clínica, enxergando seus progressos e desafios de forma clara. Com uma solução de gestão de finanças para clínicas tudo isso fica mais fácil.
Fluxo de caixa
Para cuidar da administração financeira da sua clínica, é essencial dar uma atenção especial ao fluxo de caixa. É preciso registrar todas as entradas e saídas de dinheiro de forma precisa e regular, utilizando um software adequado.
Além disso, com um fluxo de caixa bem feito, é possível fazer projeções realistas e revisá-las regularmente para garantir a sua sustentabilidade e tomar decisões estratégicas embasadas.
Lembre-se de que o fluxo de caixa é uma ferramenta valiosa para monitorar a saúde financeira da clínica e deve ser tratado com importância e cuidado.
Sistema de cobranças
Como anda seu fluxo de recebimento? É muito importante que esteja sempre organizado para manter a saúde financeira da sua clínica.
Com processos bem estabelecidos você diminui as chances de inadimplência, melhora o controle dos pagamentos e garante que os valores devidos sejam recebidos no prazo correto.
Se todo o processo de cobrança contar com um sistema de gestão para clínicas, você ainda pode acompanhar em tempo real os recebimentos e identificar rapidamente qualquer pendência, para mais previsibilidade financeira e para reduzir a necessidade de cobranças manuais.
Finanças pessoais e jurídicas
A separação entre as finanças pessoais e jurídicas é de extrema importância para melhorar a administração financeira da sua clínica. Misturar as duas pode levar a uma série de problemas, como dificuldade em controlar as despesas e receitas da clínica, falta de clareza sobre o desempenho financeiro do negócio e até mesmo problemas legais e tributários.
Ao separar as finanças pessoais das finanças da clínica, é possível ter uma visão clara e precisa das finanças do negócio, facilitar o monitoramento do fluxo de caixa, a identificação de gastos necessários, o planejamento financeiro adequado e a tomada de decisões embasadas.
Além disso, essa separação contribui para um controle financeiro para clínicas mais profissional e transparente, essencial para o sucesso e a saúde financeira da sua clínica.
Limites
Estabelecer limites claros ajuda a controlar os investimentos, evitar desperdícios e manter as finanças sob controle. Isso pode incluir a definição de um orçamento para cada área da clínica, estabelecendo limites de gastos.
Além disso, é importante estabelecer limites para créditos, a fim de evitar o endividamento excessivo. Ao estabelecer e cumprir esses limites, a clínica terá uma visão mais realista das suas finanças, poderá tomar decisões mais conscientes, identificar áreas de melhorias e garantir a sustentabilidade financeira do negócio a longo prazo.
Estoque
Um estoque bem gerenciado permite otimizar os custos, evitar desperdícios e garantir a disponibilidade adequada de materiais e suprimentos. Ao manter um controle preciso dos itens em estoque, é possível evitar a compra excessiva ou insuficiente e evitar gastos desnecessários ou falta de recursos essenciais.
Além disso, um bom controle de estoque permite identificar produtos com giro baixo ou vencidos, para a tomada de ações corretivas e perdas financeiras. Uma gestão eficiente do estoque na clínica também contribui para negociar melhores condições com fornecedores, como prazos de pagamento mais acordados.
Tributos
O cumprimento adequado das obrigações fiscais e a busca por uma estratégia tributária eficiente podem trazer benefícios inspirados. Uma análise detalhada das obrigações fiscais permite identificar possíveis créditos tributários, para evitar pagamentos indevidos e prestar atenção à carga tributária.
Além disso, o conhecimento das leis e normas tributárias ajuda a evitar multas e débitos decorrentes de erros ou omissões. Uma boa gestão tributária também proporciona maior previsibilidade de despesas, para um planejamento financeiro mais preciso.
Portanto, atenção à área de tributos é fundamental para melhorar a administração financeira da clínica, atender custos, evitar problemas legais e garantir uma saúde financeira sólida.
Ajuda especializada
Profissionais especializados, como contadores ou consultores financeiros, possuem o conhecimento e a experiência solicitada para oferecer orientações personalizadas, analisar os números da clínica, identificar áreas de melhoria e fornecer soluções atendidas.
Eles podem auxiliar na elaboração de um planejamento financeiro estratégico, na interpretação de indicadores financeiros, no controle de custos, na gestão do fluxo de caixa, na otimização de processos contábeis e fiscais, além de auxiliar na tomada de decisões financeiras importantes.
Fundo de reserva
Ter um fundo de reserva é de extrema importância para aprimorar a administração financeira da sua clínica. Esse fundo funciona como uma reserva de recursos financeiros destinados a lidar com imprevistos, emergências ou períodos de baixa receita.
Ele fornece uma segurança financeira adicional, para que a gestão mantenha o operacional e cumpra suas obrigações mesmo diante de situações adversas, como queda de demanda ou necessidade de reparos ou substituição de equipamentos.
Além disso, o fundo de reserva também pode ser utilizado para investimentos estratégicos no crescimento da clínica, como expansão de serviços ou aquisição de novas tecnologias.
Contas a pagar e a receber
A gestão eficiente das contas a pagar e receber exerce um papel importante na melhoria da administração financeira da sua clínica. Ao acompanhar de perto as contas a pagar, é possível garantir que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas dentro dos prazos, para evitar o pagamento de juros, multas ou a interrupção de serviços por falta de pagamento.
Além disso, uma análise criteriosa das contas a receber permite identificar inadimplências, agir para recuperar valores em atraso e adotar medidas para reduzir o índice de inadimplência.
Uma boa administração das contas a pagar e receber proporciona maior controle sobre o fluxo de caixa, facilita o planejamento financeiro, contribui para a negociação de melhores condições com fornecedores e otimiza o capital de giro da clínica.
Estude finanças
Estudar finanças é de extrema importância para melhorar a administração financeira da sua clínica. O conhecimento em finanças permite compreender os princípios fundamentais da gestão financeira, como o controle do fluxo de caixa, a análise de demonstrativos financeiros, o planejamento estratégico e a avaliação de investimentos.
Ao estudar finanças, você adquire as habilidades e ferramentas necessárias para tomar decisões financeiras embasadas, identificar oportunidades de crescimento, otimizar o uso dos recursos e mitigar riscos financeiros.
Além disso, o conhecimento em finanças ajuda a interpretar indicadores chave, como a rentabilidade, a economia e a margem de lucro, auxiliando na tomada de decisões tomadas para melhorar o desempenho financeiro da clínica.
Conheça o sistema de gestão financeira para clínicas do Clínica nas Nuvens
Contar com um sistema de gestão específico para clínicas, como o Clínica nas Nuvens, é de extrema importância para aprimorar a administração financeira do seu negócio. O Clínica nas Nuvens oferece uma série de recursos que facilitam o controle e a organização das finanças da clínica.
Ele permite gerenciar de forma integrada as áreas financeiras, como controle de contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais, controle de estoque e gestão do fluxo de caixa.
Além disso, é possível automatizar processos financeiros, para reduzir a chance de erros e melhorar a eficiência operacional. E o sistema para clínicas também gera relatórios e indicadores financeiros de forma rápida e precisa, fornecendo informações essenciais para tomadas de decisões estratégicas.
No mais, o software possui recursos de proteção de dados e backups automáticos, garantindo a segurança das informações financeiras da clínica.
Com segurança e conformidade, sua clínica evita problemas financeiros e legais, mantem-se em conformidade com as obrigações fiscais e garante a proteção das informações financeiras. Por isso, solicite uma demonstração gratuita agora mesmo!
