A gestão financeira de clínicas médicas é uma das questões mais importantes desse setor. Entre os pontos mais relevantes, está o repasse médico, que é o pagamento dos profissionais responsáveis por fazer o negócio girar.
Então, o que pode ser feito para otimizar o processo da gestão financeira de clínicas médicas e o pagamento dos seus profissionais? Se esse questionamento for de seu interesse, continue a leitura do artigo e entenda o que é repasse médico e como fazer da forma correta.
Entenda o que é o repasse médico
Muitas clínicas utilizam os pagamentos para profissionais por meio do seu rendimento, considerando consultadas realizadas, assim como procedimentos cirúrgicos e tratamentos feitos. De maneira simples, parte do lucro desempenhado fica para o profissional e a outra parte para a clínica médica.
Para ficar claro vamos usar exemplo simples: Imaginemos que 75% do valor pago pelo paciente vá para o médico e o restante, ou seja, 25%, para a instituição hospitalar. Em uma consulta de R$ 100, o repasse médico será de R$ 75 e R$ 25 ficará com a clínica.
O cálculo depende do que foi definido na contratação do colaborador, porém, todos seguem com o mesmo intuito, que é dividir a rentabilidade de forma justa entre as partes envolvidas. E esse pagamento é feito de acordo com a produtividade analisada pela gestão da clínica.
Esse tipo de sistema é muito comum, pois, além de valorizar a quantidade de serviços prestados — bem como a qualidade do trabalho que foi realizado —, elimina custos fixos que nem sempre têm relação com o desempenho do profissional. Desta forma, os repasses médicos são feitos periodicamente.
É claro que cada local tem o seu critério que é, geralmente, definido no momento da contratação, constando nas políticas de recebimento da empresa. E vale ressaltar também que, esse entendimento deve estar sempre bem alinhado, de forma saudável, entre ambas as partes.
Dessa maneira, o repasse médico pode ser feito semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Esse processo é realizado a partir da apuração de todos os atendimentos realizados durante o período, sejam atendimentos médicos, sejam exames e tratamentos realizados, sejam procedimentos cirúrgicos ou vendas de produtos.
Nesse último item, por sua vez, é envolvida a comissão, que deve ter o seu pagamento feito juntamente ao repasse médico das demais atividades. Vale ressaltar também que é nessa etapa que acontecem os faturamentos dos convênios médicos. Essa modalidade se dá quando profissionais de saúde não atuam de forma independente e são estruturados a partir de planos de saúde, o que também é muito comum.
Saiba a importância do repasse com a gestão
O controle de repasses médicos é extremamente importante para a clínica. Caso não seja realizado por uma gestão financeira eficiente, pode se tornar uma grande dor de cabeça. Geralmente, clínicas que trabalham nessa modalidade lidam com dezenas de profissionais e vários procedimentos com configurações diferentes, o que pode levar à variação dos valores.
Além disso, mesmo que em procedimentos iguais, pode ocorrer variação de valores entre profissionais médicos. Assim, se as coisas não forem bem administradas, isso pode levar ao descontrole da área financeira e, consequentemente, afetar totalmente a gestão do repasse de honorários médicos.
Existem alguns pilares que demonstram a importância da realização efetiva do repasse, independente dos tipos de médicos e suas especialidades, que trabalham na clínica. Quando esses pontos não são observados com atenção, uma série de problemas podem ocorrer e colocar a cadeia de processo em mau funcionamento. Veja alguns pontos importantes sobre o repasse médico:
Controle dos processos financeiros
O gestor da área financeira deve estar muito atento, principalmente aos procedimentos mal feitos, que podem gerar interpretações diferentes, acarretando repasses não realizados corretamente. É nesse momento que ocorre insatisfação das equipes médicas e impacto negativo no departamento financeiro.
Entre alguns dos exemplos existentes, podemos citar o desconhecimento da quantidade de procedimentos diferentes, bem como dos valores distintos entre cada um deles. Muitas vezes, isso está ligado a processos rudimentares, como o uso manual de agenda e planilhas, produzindo acompanhamentos ineficazes.
Em outro cenário, que é muito comum na gestão de clínicas, está no atual status do pagamento de consultas particulares ou de procedimentos não cobertos pelo plano de saúde. É muito importante que essa etapa seja registrada com precisão de detalhes, o que evita erros de pagamento para os convênios médicos .
Em outras palavras, a gestão financeira de uma clínica é um fator primordial para o funcionamento do negócio como um todo. Uma vez que o recebimento acontece de maneira correta, as atividades dos profissionais não correm risco de serem prejudicadas.
Evite problemas legais
Assim como acontece com qualquer profissão, médicos podem buscar seus direitos por não receberem conforme o serviço prestado. Nesse caso, por exemplo, se o método utilizado para conferir as consultas e os procedimentos realizados não for realmente eficiente e contabilizar de maneira incorreta, o repasse será errado.
Por esse motivo, é importante contar com ferramentas que possam mapear todo o fluxo do paciente, no primeiro momento, com o agendamento da consulta, passando pelo dia da consulta, pelo atendimento realizado, pelos procedimentos e tratamentos feitos e pelos pós-atendimentos prestados pelo médico.
Com toda essa avaliação, é possível mensurar a quantidade de atividades profissionais que devem constar no momento do repasse, evitando dificuldades legais e, claro, conseguindo reter talentos do quadro clínico. Esse monitoramento deve ser transparente, de modo que o próprio médico consiga enxergar as suas entregas e o seu faturamento.
Gestão de fluxo de caixa
O planejamento financeiro é algo a base da gestão de clínicas. Assim, quando o gestor consegue controlar todos os seus repasses, é possível monitorar e planejar em longo prazo os próximos resultados do seu negócio.
Porém, sem uma ferramenta que consiga fazer essa gestão, algumas surpresas negativas podem ocorrer, impactando diretamente o fluxo de caixa e desajustando toda a saúde financeira . Afinal, sabemos o impacto que os cálculos dos honorários médicos e de outros funcionários têm nas saídas do fluxo.
Por exemplo, se fizermos de maneira inadequada e não acompanhando as reais atividades de um médico específico, ao fazermos o pagamento, podemos constatar que o valor a ser repassado está muito abaixo do real. Dessa maneira, você terá um saldo final muito abaixo do que era esperado, sendo uma surpresa negativa para quem tinha planejado todos os custos no início de um mês.
Além disso, o controle de procedimentos pode auxiliar a entender o impacto financeiro que determinado profissional está gerando para o negócio. Se uma clínica está gastando mais para fazer a manutenção do médico e o seu repasse do que a rentabilidade oferecida, é necessário montar um plano de ação que possa converter os números desempenhados pelo profissional.
Processos auditáveis
A gestão financeira vem para deixar isso configurado e fazer a auditoria dos processos que envolvam os valores e garantam que eles serão pagos de acordo com a realidade prestada pelos profissionais. Todo o histórico mensurado com a gestão efetiva do repasse médico, garante que a clínica terá mais controle das suas atividades médicas.
É preciso fazer o alinhamento com os seus profissionais e, para isso, o primeiro passo é garantir os contratos. Nesse momento, definimos corretamente quais serão os percentuais acordados com o profissional e o que será parte das clínicas. No caso de atendimentos feitos por profissionais que atuam por convênio, é fundamental definir qual retorno que o plano terá.
Um sistema de gestão de atendimentos clínicos eficiente fará todo esse acompanhamento, fazendo a leitura de todos os valores que devem ser repassados para cada uma das partes envolvidas. Além disso, avaliará quais profissionais têm maior desempenho e, até mesmo, aqueles que apresentam uma performance abaixo do esperado.
Esse tipo de gestão permite entender e dar suporte para os profissionais que precisam passar por reestruturação, seja de atendimento, seja de publicidade — por exemplo, investindo em estratégias efetivas no Instagram —, até mesmo, considerando os métodos de atuação. Assim, esse trabalho pode trazer novos resultados e maior lucratividade para o seu negócio.
Gestão do tempo
Todo gestor, independentemente do seu campo de atuação, precisa entender quais são os gargalos da produção e buscar maneiras de otimizar o tempo de sua equipe. Quanto à gestão em clínicas, o repasse médico pode estar diretamente ligado a esse ponto.
Os métodos mais tradicionais de trabalho contam com a junção de agendamentos manuais com a construção de planilhas, para fazer o planejamento de repasse. Por muito tempo, essas práticas podem ter apresentado resultados positivos, porém, hoje, o cenário é muito diferente e o apoio tecnológico é fundamental para suprir certas carências que levam ao atraso na realização das atividades.
Hoje, um sistema de integração pode monitorar todas as atividades de repasse. Softwares modernos de gestão conseguem fazer todo o monitoramento de maneira automatizada, sem que seja necessário construir manualmente as informações.
Desde a marcação de consultas, abrangendo também o cancelamento, a execução de procedimentos e qualquer outra atividade que influencia o resultado operacional que fará parte do repasse, tudo pode ser realizado de maneira rápida por esses sistemas, o que ainda elimina o risco de erros humanos.
Confira 4 dicas de como fazer o repasse médico
Ao acompanhar as atividades dos profissionais, é possível não somente realizar pagamentos de maneira correta, mas também fazer a gestão operacional de toda a clínica, o que, consequentemente, otimiza a experiência dos pacientes, por exemplo, diminuindo o tempo de espera do atendimento médico.
Trouxemos algumas das principais dicas que podem ser observadas nas clínicas e que são importantes para atingir os objetivos esperados e gerar evolução no seu negócio. Confira quais são elas, como operacionalizá-las e quais os resultados alcançados:
1. Faça a organização processual
Quando estamos abordando o repasse médico, é fundamental ter muita atenção, principalmente em clínicas com um grande corpo de atuação. A atenção deve ser redobrada e os processos devem ser monitorados e auditados frequentemente, evitando que alguma atividade seja contabilizada de maneira errada, ou até mesmo, não seja monitorada.
O repasse médico também exige muita atenção nos cálculos, uma vez que cada profissional pode ter a sua configuração prevista em contrato, assim como determinados atendimentos e procedimentos podem variar. De maneira resumida, todos os critérios que compõem o pagamento devem estar avaliados e mensurados de maneira efetiva.
Para realizar tais atividades, é recomendável trabalhar com ferramentas e soluções tecnológicas, como o Big Data e a Inteligência Artificial, que visam automatizar as tarefas, podendo, de uma maneira mais produtiva, acompanhar tudo o que vem acontecendo na clínica. Planilhas e anotações em papel, que já foram muito utilizadas, hoje, podem gerar problemas ligados ao repasse.
2. Centralize as informações
Esse é um tema muito discutido dentro das empresas e, obviamente, exerce um importante papel na gestão das comissões de médicos. Ao implementar métodos que centralizem as informações, todas elas serão transparentes para todos, podendo, assim, haver um reconhecimento de quais são os pagamentos.
O médico que conhece quais são as suas previsões, sejam elas para cada quinzena, sejam elas para cada mês, entende qual nível de produtividade o seu serviço vem impactando e, até mesmo, reconhece o que é necessário para melhorar a sua renda.
Da mesma maneira, a transparência serve como auxílio para a realização do planejamento financeiro estratégico, possibilitando entender a necessidade do capital de giro e o resultado de saídas de um pagamento.
Graças ao avanço das tecnologias na saúde sob a ótica da gestão, as informações podem ser centralizadas em um sistema em nuvem. Isso permite que pessoas de diferentes níveis possam acessar e realizar as melhores tomadas de decisão a partir dela.
Além disso, a equipe financeira também pode programar os seus pagamentos e integrá-los com outros sistemas financeiros e médicos, e os profissionais da área, que terão o seu comissionamento, conseguem enxergar a data de recebimento.
3. Coordene o setor financeiro
A melhor maneira de garantir a eficiência de um setor financeiro é implementando a cultura orçamentária estratégica. Quando estamos abordando esta questão, a folha de pagamentos, que está inclusa nos repasses médicos, tem grande impacto na sua construção.
Para isso, é preciso identificar formatos que possam tornar o processo de análise financeira mais efetivo. Hoje, sistemas tecnológicos conseguem integrar softwares de gestão de clínicas com as atividades e, assim, formatam qual será o fluxo financeiro que todos os processos podem impactar.
4. Conte com a tecnologia como uma grande aliada
Para otimizar atividades em uma clínica, a tecnologia na saúde está muito além do relacionado a tratamentos médicos. A área de gestão pode contar com várias soluções tecnológicas para otimizar processos internos que devem impactar diretamente a experiência dos consumidores.
Hoje, existem essas soluções que auditam todas as atividades relacionadas de maneira automatizada, o que facilita o trabalho e consegue diminuir o tempo de execução, sobrando horas do dia para a realização de tarefas mais estratégicas que visam a melhorar, ainda mais, o atendimento ao paciente e as soluções de seus problemas clínicos.
Para que as soluções sejam práticas a todos os níveis, a melhor maneira de garantir esse objetivo é buscando tecnologias em nuvem, que, além de integrarem todas as informações, tornando-as também democráticas, são seguras, evitando a exposição de dados médicos. Além disso, evitam a dependência de uma complexa infraestrutura tecnológica.
Como o Clínica nas Nuvens vai ajudar no repasse médico
Hoje em dia, as clínicas podem contar com soluções tecnológicas de extrema eficiência e que visam otimizar os processos ligados a planilha de repasse médico. Por isso mesmo, o software do Clínica nas Nuvens é uma excelente opção para quem busca atingir grandes resultados .
Além de melhorar os métodos de pagamento, o Clínica nas Nuvens também ajuda a calcular o repasse para profissionais de saúde e desenvolve as atividades operacionais, que podem impactar positivamente na experiência de seus pacientes.
Com o Clínica nas Nuvens, você tem um sistema eficiente para controlar os repasses, integrado com a agenda médica online, a parte financeira, o prontuário eletrônicos e outras áreas. Além disso, com este software você consegue entregar, de maneira fácil e ágil, os valores que devem ser repassados para os médicos da sua clínica ou consultório.
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