A empresa é como um relógio, que é formado por várias engrenagens. Cada engrenagem corresponde a um setor da organização. Quando uma engrenagem estraga, todas as outras ficam comprometidas.
A integração entre os setores de uma clínica é fundamental para garantir o bom funcionamento da empresa como um todo.
Quando existem conflitos entre os setores ou entre os funcionários de um mesmo setor, o negócio acaba ficando prejudicado, pois os objetivos finais não são alcançados, os resultados não atendem às expectativas.
Veja como realizar a integração de setores com eficiência!
Promova um relacionamento transparente
O melhor é que exista um relacionamento transparente, onde não haja dúvidas a respeito da confiabilidade dos líderes. A transparência é uma forma de mostrar que os profissionais trabalham com honestidade e não pretendem prejudicar-se uns aos outros. Não existe fomento à inveja, nem a intrigas.
Os líderes deixam claro o que desejam, quais os objetivos da organização, o que se espera de cada setor e funcionário.
Estimule ações de engajamento
Para conseguir a integração de setores, é relevante estimular ações de engajamento. Nas reuniões, é interessante criar um ambiente propício à conversa e ao compartilhamento de experiências.
O gestor deve falar sobre os resultados obtidos, se foram ou não satisfatórios, como cada setor contribuiu para o alcance das metas.
Dessa maneira, a responsabilidade é compartilhada por todos. Isso estimula os funcionários a trabalharem ainda mais para obter resultados melhores. Em relação aos funcionários que não conseguiram resultados tão bons, o gestor deve expressar sua confiança neles, dizer que acredita que eles conquistarão as metas futuramente.
Em momentos de confraternização (aniversário, festa de Natal, final de ano), vale a pena ressaltar o trabalho de todos da equipe. Isso mostra que o gestor está sempre atento ao trabalho dos funcionários.
Utilize um software para promover a integração de setores
Uma dica é fazer uso de uma plataforma automatizada para facilitar a gestão da clínica, promovendo a integração entre setores.
Um bom software pode centralizar todos os processos, facilitando o intercâmbio de informações e melhorando o nível de comunicação entre os profissionais (internamente) e com os clientes (externamente).
Um bom software permite a gestão financeira, a gestão de crises, o controle da agenda, a organização dos dados, o acesso ao prontuário eletrônico, a avaliação dos atendimentos, o confirmador de consultas (por e-mail, por SMS), a prescrição de remédios integrada ao bulário e assim por diante.
A central telefônica (call center) permite diminuir gastos e manter controle sobre todos os ramais da clínica. Quanto maior a clínica, mais útil será a central telefônica. Tanto os médicos como os colaboradores podem entrar em contato uns com os outros de forma rápida e eficaz.
O painel de controle, ou dashboard, deve ser de fácil entendimento para todos os usuários, facilitando, assim, o acesso a todos os recursos que a plataforma oferece.
Saiba como gerenciar conflitos
Infelizmente, por mais harmônica e transparente que seja a gestão, os conflitos sempre surgirão. O gestor precisa saber lidar com esses problemas, dando espaço para que as partes envolvidas exponham seus pontos de vista pessoais e recebam uma avaliação mais imparcial e profissional.
Nos conflitos, muitas vezes, predominam motivos subjetivos, ou seja, cada um vê as coisas de um jeito e não aceita a forma de interpretar do outro. É uma situação delicada, especialmente quando já existem diferenças entre os profissionais.
Se esses conflitos surgem entre os membros da equipe médica, a situação pode ser ainda pior se os colaboradores perceberem a situação. Alguns podem querer tomar partido. Talvez, eles se sintam em uma “casa sem dono”. Muitos se sentirão no direito de também entrar em conflito e discórdia com os colegas. Alguns poderão pedir demissão. Enfim, a produtividade da clínica pode ser seriamente afetada.
É claro que os conflitos não contribuem para a integração entre setores — ao contrário, eles favorecem a desintegração do negócio.
Para solucionar conflitos, deve ser priorizada a saúde financeira e os objetivos da empresa. Mesmo que algum colaborador não se sinta satisfeito com a solução, é preciso que ele compreenda que ela foi a melhor alternativa, sempre visando ao bem da coletividade e ao sucesso da empresa.
Um clima de competição e descontentamento internos tende a desagregar e comprometer a estrutura da empresa. É fundamental manter sua solidez.
Busque envolver todos na gestão do negócio
Outra estratégia para promover a integração de setores é o envolvimento coletivo de todos na gestão da clínica. Seria, assim, a adoção de uma gestão o mais democrática possível.
Claro que é impossível que todos tenham poder de decisão, principalmente em empresas de grande porte, mas é importante que todos se sintam importantes dentro dela, tenham seus direitos respeitados e sejam ouvidos sempre que possível.
A opinião dos funcionários precisa ser levada em conta. Isso pode ser feito realizando consultas sobre o que eles estão achando da gestão atual, o que gostariam que fosse modificado e melhorado, o que os deixa satisfeitos ou insatisfeitos.
A realização de plebiscitos e outros tipos de votação ajuda a engajar os colaboradores com a gestão administrativa.
Quando a clínica conquistar vitórias, compartilhe com todos. É uma maneira de mostrar que, quando a empresa cresce, é por causa do trabalho conjunto dos setores e profissionais, e eles devem usufruir dos resultados também, seus méritos devem ser reconhecidos publicamente.
Desenvolva a empatia
Nem sempre é fácil, mas compensa desenvolver a empatia. É comum que um setor não se integre adequadamente a outro pelo fato de não conhecer as dificuldades que ele atravessa ou mesmo ignorar o trabalho efetivo que ele desenvolve para a clínica.
Assim, é recomendável que os setores tenham o conhecimento básico uns dos outros, para que mantenham o canal de comunicação aberto e possam compartilhar informações e ajudar-se mutuamente.
A empatia contribui para que os setores entendam que um não sobrevive sem o outro. O setor de atendimento precisa de informações do setor financeiro. O setor de compras está muito ligado ao setor de estoque. E assim por diante.
Enfim, a integração de setores precisa ser uma prioridade na gestão de qualquer empresa, inclusive das grandes clínicas médicas e odontológicas. Sempre que existirem dúvidas, o gestor deve recorrer a um profissional que trabalha na área para orientação, como uma consultoria.
Tem dificuldade em manter integrados os setores da clínica que administra? Precisa de ajuda? Já conta com uma boa plataforma de gestão? Aproveite para entrar em contato com a Clínica nas Nuvens e conhecer os serviços que ela disponibiliza!
