A responsabilidade de gerir um negócio no setor de saúde depende de uma visão estratégica que entende que nem todas as clínicas são iguais. A gestão da clínica de cirurgia plástica, por exemplo, enfrenta alguns desafios muito singulares que precisam de atenção.
Ao mesmo tempo em que o Brasil lidera o ranking de cirurgia plástica no mundo, abrindo um campo de oportunidades, ele também possui, junto com os Estados Unidos, cerca de 30% de profissionais da área, tornando a concorrência acirrada.
Neste caso, o principal desafio é que a gestão eficiente de uma clínica de cirurgia plástica requer atenção detalhada em todas as etapas de um procedimento cirúrgico, incluindo o uso de implantes.
Este artigo completo foi criado para abordar a gestão em cada uma das etapas, desde a seleção de materiais até o atendimento e controle de estoque. Confira!
O cuidado com as próteses e materiais
Quando se fala em cirurgias plásticas é comum ter que recorrer a próteses diversas. Elas são frequentes tanto nos procedimentos estéticos quanto nos de reparação.
Uma paciente que precisa fazer uma mastectomia e reconstruir a mama, por exemplo, recorre à prótese de silicone para obter o formato do seio. Para conquistar os resultados esperados, é essencial que a clínica disponha dos materiais adequados para cada pessoa.
Um dos desafios é, justamente, garantir o cuidado completo sobre esses produtos, de modo a conseguir atender às solicitações dos pacientes. Na sequência, veja quais são algumas dicas para consolidar um gerenciamento adequado.
Seleção dos tipos de próteses
A princípio, é preciso reconhecer quais são os tipos de próteses ideais para cada público. O recomendado é avaliar os serviços oferecidos pela clínica, como se são feitas cirurgias como mamoplastia e gluteoplastia de aumento.
Em seguida, é necessário definir o tamanho das próteses. Trata-se de uma definição que varia bastante com cada paciente, logo, é recomendado contar com o apoio de fornecedores com diversas opções e flexibilidade de compra. No entanto, é possível utilizar os dados de procedimentos passados para encontrar, na média, quais são as mais procuradas.
Por fim, é indispensável definir o tipo de acordo com o material, a aplicação e o formato. Há próteses que vão do perfil baixo ao super alto, assim como cônicas, redondas e anatômicas. Além das de silicone e gel, há as salinas, então é preciso fazer uma boa seleção.
Levantamento do número adequado
Em seguida, a gestão tem que levantar corretamente o volume de próteses e outros materiais que devem ser deixados em estoque. Se uma clínica de cirurgia plástica faz mais rinoplastias do que mamoplastias, o número de próteses pode ser reduzido. Já se os implantes são o carro-chefe do local, eles têm que aparecer em maior quantidade.
As próteses de boa qualidade têm um prazo de validade estendido e conseguem manter a forma por um longo período. Ainda assim, é essencial tomar cuidado para não ter um estoque muito grande, já que isso pode prejudicar, até mesmo, a questão financeira do estabelecimento. O cálculo adequado, então, é destacadamente necessário.
Gestão de estoque da clínica de cirurgia plástica
Depois de elaborar o armazenamento, a gestão de clínica de cirurgia plástica exige um cuidado especial com os itens estocados. Todos os elementos devem ser guardados em um lugar com condições ideais de temperatura, umidade e incidência solar.
Outro ponto importante é o controle de acesso e de entrada e saída de materiais. O local de armazenamento tem que ser seguro e protegido, de modo a evitar desvios ou perdas. Como as próteses representam um grande investimento, todo cuidado é pouco.
Conforme as consultas e cirurgias são realizadas, o nível de materiais deve ser acompanhado e reposto, de acordo com a demanda. Isso garante que a clínica continue a funcionar de forma cíclica e efetiva.
Os termos de consentimento
Toda cirurgia traz algum nível de risco. Mesmo quando ela tem caráter meramente estético e é menos invasiva, há a chance de nem tudo sair conforme o esperado. Se o gerenciamento não incluir essa questão, a clínica pode sofrer diversas consequências, como processos de pacientes descontentes.
É para evitar isso que surge o Termo de Consentimento Informado (TCI). A utilização é um direito previsto pelo Código de Defesa do Consumidor, pelo Código Civil e pelo Código de Ética Médica (CEM). Na sequência, veja como esses elementos são trabalhados e entenda quais são os pontos que devem estar presentes.
Apresentação de informações claras e completas
Por lei, é essencial que o TCI conte com todos os dados em linguagem acessível e que sejam apresentados de maneira clara. A intenção é que os pacientes saibam exatamente o que esperar sobre o procedimento e, assim, decidam de modo informado.
Alguns dos elementos que devem estar presentes:
- cirurgia que será realizada;
- responsável pela cirurgia;
- objetivo do procedimento;
- possíveis complicações;
- métodos terapêuticos alternativos;
- não garantia de resultados e assim por diante.
Ao final, devem constar as assinaturas do médico e do paciente, o que ajuda a firmar o entendimento sobre tudo o que foi disposto previamente.
Aceite no termo de consentimento
A gestão de clínica de cirurgia plástica também tem que reconhecer que ter o TCI assinado é uma obrigatoriedade do profissional responsável. É o médico que deve oferecer o documento para assinatura e retomá-lo preenchido — e não a assistente ou a secretária, por exemplo.
Esse aspecto se faz necessário porque, antes do aceite, podem surgir dúvidas por parte do paciente. Cabe, então, ao especialista apresentar todas as explicações e informes para que a tomada de decisão seja consciente e bem avaliada.
Obtenção antes do tratamento
Outro ponto relevante é que o documento deve ser entregue, já assinado pelo paciente, antes do início do tratamento. Para evitar qualquer inconveniência legal, o melhor é oferecer a documentação antes da parte pré-operatória. Isso permite que os pacientes tomem decisões informadas e reflitam sobre a realização do procedimento.
O tempo de guarda recomendada do documento é de 5 anos. Nesse período, a maior parte das responsabilidades é esclarecida a partir da apresentação do TCI, que informa que o paciente compreendeu e consentiu com os riscos.
Uso de modelos completos
Para não ter erros, o ideal é que a gestão de clínica de cirurgia plástica mantenha alguns termos já prontos. Eles são usados como modelo e devem ser adaptados de acordo com os dados do indivíduo e da cirurgia.
Uma das formas de obter máxima eficiência é criar uma TCI para cada procedimento, como mamoplastia, abdominoplastia e rinoplastia. Como cada condição traz riscos diferentes, essa separação vem a calhar para que o paciente fique informado corretamente, de acordo com a sua situação específica.
Os contratos para cirurgia
Outro documento essencial é o contrato. Ele é o principal responsável por garantir a proteção jurídica de ambas as partes, além de estabelecer direitos e deveres do paciente e da clínica, bem como do profissional.
Além de ser elaborado de maneira que resguarde os direitos do paciente e do médico, ele exige armazenamento pelo tempo correto e de maneira apropriada. Com a devida organização de arquivos, a gestão de clínica de cirurgia plástica sai favorecida. Na sequência, entenda quais são os pontos fundamentais dessa relação.
Identificação das partes interessadas
No começo, é essencial que o contrato deixe claro quais são as duas partes ligadas à prestação de serviços. O paciente é quem receberá e deve incluir dados como RG, CPF e nome completo. Dependendo do caso, ainda é recomendado apresentar profissão, endereço e nacionalidade.
O contratado é o médico e, por conseguinte, a clínica. Nessa parte, são informados o seu nome, o seu registro profissional, o RG e CPF, a nacionalidade e o endereço da clínica. Preste atenção para que todas as informações correspondam à realidade, de modo a não invalidar o documento.
Definição do procedimento a ser realizado
Em seguida, é necessário descrever a intervenção cirúrgica. Essa etapa deve ser clara e direta e, ao mesmo tempo, incluir todos os aspectos relevantes. No caso de uma mamoplastia, é preciso definir o tipo de prótese, o tamanho e o estilo especificado para o paciente.
Em um parágrafo único, convém explicar a necessidade do procedimento e das escolhas previstas. Mesmo quando a decisão for puramente estética, vale a pena registrar por que um método ou uma prótese foi selecionado em detrimento de outro
Valores e outras condições acordadas
Na sequência, é o momento de trazer todos os custos. Nessa etapa, devem estar todos os valores que serão cobrados, como o referente à anestesia, internação, próteses e assim por diante. O recomendado é apresentar o valor total e, depois, dissecá-lo nas parcelas componentes.
Na sequência, aponta-se a forma de pagamento — à vista ou parcelado. No caso de pagamento em parcelas, o número, os valores e os vencimentos têm que ser especificados.
Depois, são registradas outras condições:
- tipo de anestesia;
- data de realização;
- horário de comparecimento à clínica;
- valores de multas;
- obrigações do contratado e do contratante;
- condições de rescisão e assim por diante.
Ter o apoio jurídico é essencial para que a gestão de clínica de cirurgia plástica elabore o contrato adequado e que resguarda ambas as partes. Considerações específicas sobre procedimentos, por exemplo, também devem ser incluídas.
Anexação do termo de consentimento
Por fim, é recomendado que o contrato fique junto ao termo de consentimento informado. Isso é importante porque garante que o paciente tinha ciência dos riscos e dos resultados obtidos, além das demais condições previstas no contrato de prestação de serviços.
Todas as informações referentes ao TCI devem ser consistentes com aquelas apresentadas no contrato, como os dados de identificação das partes. Para facilitar a organização, os dois devem ser guardados juntos — de preferência, de forma acessível e segura, como na nuvem.
Aspectos fiscais e financeiros
De certa maneira, uma gestão de clínica de cirurgia plástica tem desafios fiscais e financeiros semelhantes a qualquer outra. É preciso controlar o fluxo de caixa, precificar corretamente os serviços e cuidar do pagamento dos funcionários.
No entanto, há algumas particularidades do segmento. Por causa da forma de operação desse tipo de estabelecimento, há alguns pontos que exigem mais atenção, como em relação às declarações de impostos e à aquisição de dados. Veja quais são os aspectos relevantes e entenda os pontos específicos.
Recebimentos de consultas e procedimentos
Boa parte das clínicas tem que se preocupar apenas com os pagamentos referentes às consultas dos pacientes. Muitas vezes, os valores são oferecidos por convênios de saúde, então é preciso seguir os procedimentos para o envio das guias, por exemplo. Com as clínicas de cirurgia plástica é diferente.
Além do pagamento das consultas de avaliação ou de acompanhamento, a gestão financeira tem que ficar de olho no recebimento dos procedimentos. A maioria dos planos de saúde não oferece cobertura de cirurgias estéticas, então o relacionamento é dado diretamente com o paciente.
Tal questão exige mais cuidado na hora de fazer parcelamento, bem como aproximação de relacionamento para evitar a inadimplência. Os alertas sobre os vencimentos das parcelas, por exemplo, são boas possibilidades.
Relação com os fornecedores
Outro ponto importante é que a gestão de clínica de cirurgia plástica deve ter atenção redobrada quanto aos fornecedores e aos pagamentos efetuados. Como visto, as próteses estão entre os principais custos, o que exige equilíbrio entre gastos, recebimentos e estoque.
A negociação de condições melhores, a obtenção de descontos e a flexibilidade no pagamento são pontos de atenção para fortalecer esse relacionamento. Com o cuidado adequado nesse sentido, é possível diminuir as despesas e ampliar a margem de lucro.
Declarações de impostos
É indispensável ficar atento ao fato que, pela lei, as clínicas desse tipo são equiparadas às prestadoras de serviço. Então, a incidência das alíquotas é sobre uma base de cálculo de 32% da receita bruta. É importante não confundir porque prestadores hospitalares têm base de cálculo de apenas 8%.
Os valores também dependem do faturamento anual e do tipo de regime tributário ao qual o estabelecimento está submetido. Isso exige uma contabilidade precisa, bem como o registro de todas as movimentações, para que o cálculo seja correto.
Do ponto de vista do paciente, as notas fiscais ajudam em algumas deduções de Imposto de Renda (IR). As cirurgias meramente estéticas devem ser declaradas, mas não são dedutíveis do valor pago. Já aquelas com objetivo de recuperação de saúde, como as de reconstrução, podem ser abatidas. Então, a clínica tem que emitir notas adequadas para que a pessoa possa aproveitar esse direito.
Elaboração de orçamentos
Além de tudo, a clínica tem que se preocupar em criar orçamentos completos e que sirvam de base para a decisão dos pacientes. Isso exige, em primeiro lugar, a determinação de uma boa tabela de precificação. De acordo com o procedimento e sua complexidade, o valor é definido.
Na elaboração do orçamento, devem ser consideradas todas as despesas — inclusive, de impostos —, a margem de lucro e demais questões financeiras. Desse modo, os estabelecimentos têm que estar preparados para emitir elementos personalizados e que variam de acordo com as exigências de cada um.
As fases do atendimento
Em qualquer situação, o atendimento médico deve ser humanizado e preparado. Isso exige treinamento dos colaboradores, de modo que, desde o agendamento até a consulta, tudo saia conforme o esperado. Em uma clínica de cirurgia plástica, entretanto, é algo especialmente determinante.
Os profissionais lidarão com as expectativas e até com a autoestima dos pacientes. Então, é preciso ter uma boa estrutura para que tudo transcorra conforme o esperado. Descubra quais são as principais particularidades da gestão de clínica de cirurgia plástica nesse aspecto.
Avaliação inicial
Pode acontecer de um paciente chegar com expectativas irreais sobre um procedimento. É o caso de quem quer realizar uma mamoplastia muito maior do que o recomendado para seu tipo de corpo e outras características. Também há quem não entenda qual é o resultado que deseja ou o que gostaria de mudar.
Em todas as situações, o profissional precisa executar uma avaliação inicial. Além de identificar as condições de saúde física e psicológica do paciente, ele determina quais são as etapas indicadas para certos resultados. Em alguns casos, inclusive, a cirurgia pode não ser recomendada — e isso tem que ser deixado claro.
Preparação para a cirurgia
Com o sinal verde para a execução de determinado procedimento, é o momento de realizar a preparação para a cirurgia. Nesse período, o médico apresenta os possíveis riscos e resultados esperados. O uso de um simulador, por exemplo, ajuda a alinhar as expectativas.
É nessa hora em que o termo de consentimento é obtido, além de ser quando ocorrem os exames de pré-operatório. Essa etapa exige um cuidado extra por parte do profissional, que deve transmitir segurança e confiança para que a fase seja realizada.
Registro fotográfico
Uma das questões mais marcantes do atendimento na cirurgia plástica é o registro fotográfico. É por meio desse acompanhamento que o paciente tem maior segurança sobre o que será feito e quais foram os resultados obtidos.
Em geral, o registro é realizado antes da cirurgia e de forma contínua após o procedimento. Uma abdominoplastia, por exemplo, é registrada logo após a operação e, também, com a cicatrização.
Com a rinoplastia e com a mamoplastia é a mesma coisa, já que a cicatrização e a adaptação do organismo têm influência sobre o resultado. Com esse registro fotográfico, a evolução fica clara, por isso é interessante apresentar o antes e depois de forma visual e explicativa, de preferência, direto no prontuário para enriquecê-lo de informações.
Acompanhamento pós-cirúrgico
Por falar nisso, é fundamental que um profissional desse tipo de clínica realize um acompanhamento depois da cirurgia. Além de servir para os registros fotográficos, o suporte é essencial para garantir a recuperação e favorecer a obtenção do visual esperado.
Esse processo, inclusive, é obrigatório, dentro de certo período. Sem o acompanhamento e as indicações, o paciente pode alegar abandono médico. Trata-se, portanto, de uma particularidade que deve estar presente nos esforços do gerenciamento.
Como o Clínica nas Nuvens ajuda?
Como visto, o gerenciamento de clínica de cirurgia plástica envolve diversas questões que devem estar sincronizadas, como as finanças, o atendimento e a documentação. Nesse sentido, a ajuda da tecnologia é muito bem-vinda.
O Clínica nas Nuvens é um software cloud-based, ou seja, com funcionamento na nuvem. Isso permite que todos os dados estejam sempre disponíveis e seguros, ao mesmo tempo. Além do mais, o recurso traz funções específicas que ajudam a clínica a funcionar da melhor maneira. Na sequência, descubra quais são os pontos principais.
Apoio ao atendimento
Atender corretamente os pacientes da clínica vai além de realizar boas cirurgias. É preciso cuidar de todas as etapas e o Clínica nas Nuvens oferece isso. Além de ter sistema de multiagendas, permite executar a confirmação por e-mail e por SMS, call center e painel de chamada. Ainda apresenta gerenciamento do tempo de espera, de modo a maximizar a satisfação dos pacientes.
Prontuário eletrônico
Para que a cirurgia plástica seja um sucesso, ela deve considerar questões específicas. Com o prontuário para clínica de cirurgia plástica, é possível controlar o exame físico, as indicações cirúrgicas, as imagens e os registros fotográficos.
Esse é um jeito de garantir que tudo saia conforme o previsto, além de melhorar a personalização do atendimento. Com esses dados, também é possível executar lembretes de pós-consulta para manter o relacionamento próximo.
Gestão de documentos
Além do prontuário eletrônico, que é um dos mais importantes, o Clínica nas Nuvens ajuda com o gerenciamento completo de documentos. O software para clínicas favorece o armazenamento e a disponibilidade de orçamentos, termos de consentimento, contratos e gestão de próteses, por exemplo.
Com o nosso software para clínicas de cirurgia plástica é possível criar modelos de documentos e vincular a um orçamento do paciente.
Gestão de estoque
Para favorecer o gerenciamento das próteses, o software para clínicas de cirurgia plástica Clínica nas Nuvens tem um módulo para a gestão de estoque. Por meio desse módulo, é possível acompanhar grupos específicos de produtos, unidades e movimentações.
Por causa da integração financeira, permite organizar pedidos, planejar solicitações de compra e, assim, obter o melhor desempenho com os fornecedores.
A gestão de clínica de cirurgia plástica traz algumas particularidades, como em relação ao estoque de próteses ou ao atendimento pós-cirúrgico. Ao considerar esses aspectos e ao ter a ferramenta certa, é possível vencer os desafios impostos!
Como a tecnologia é de grande ajuda, entre em contato com o Clínica nas Nuvens e peça sua demonstração gratuita.
