A gestão de clínicas de cirurgia plástica exige uma estratégia bem pensada, já que esse modelo de negócio tem particularidades importantes dentro da área da saúde.
O Brasil lidera o ranking mundial de cirurgias plásticas, o que abre um campo enorme de oportunidades. Por outro lado, o país concentra, junto com os Estados Unidos, cerca de 30% dos profissionais da área o que também torna a concorrência bastante acirrada.
Para se destacar através da gestão, cada etapa importa: da seleção de materiais ao controle de estoque, passando por protocolos cirúrgicos e o atendimento ao paciente.
Neste artigo, você vai entender como lidar com esses desafios e garantir uma gestão da clínica de cirurgia plástica mais eficiente.
Qual a diferença entre a gestão de clínicas de cirurgia estética e clínicas generalistas?
A principal diferença na gestão de uma clínica de cirurgia plástica em relação a clínicas generalistas está no foco, na complexidade dos processos e na experiência do paciente.
Para começar, a própria jornada do paciente é diferente. Enquanto nas clínicas de cirurgia plástica envolvem consultas pré-operatórias, exames, cirurgia, pós-operatório e retornos, nas clínicas comuns o agendamento é mais simples e rotineiro, com foco em diagnósticos e tratamentos contínuos.
A clínica de cirurgia plástica tem custos altos com centro cirúrgico, materiais e equipe especializada. Por isso, precificação estratégica é essencial. Já nas generalistas o gestor encontra custos mais diluídos e receitas mais previsíveis (convênios, consultas regulares).
Então para que a gestão de clínicas de cirurgia plástica seja eficiente é importante compreender essas particularidades desde o começo da jornada do paciente.
Fases do atendimento na clínica de cirurgia plástica
Para quem está à frente de uma clínica de cirurgia plástica, entender bem cada fase do atendimento ao paciente é essencial. Afinal, mais do que realizar um procedimento, sua clínica está lidando com sonhos, expectativas e cuidados de saúde. Vamos ver cada etapa.
Avaliação inicial
Esse é o momento de construir a confiança. A consulta inicial precisa ser acolhedora, investigativa e clara. O médico precisa entender as motivações do paciente e verificar se há indicação médica para o procedimento.
Como gestor, é fundamental garantir que essa primeira experiência seja bem-organizada, com prontuário eletrônico atualizado, fluxos padronizados de triagem e tempo adequado para escuta ativa.
Preparação para a consulta
Depois da decisão, começa a preparação. Essa fase inclui exames pré-operatórios, orientações detalhadas, checklists internos e agendamentos.
O papel do gestor aqui é estruturar protocolos que facilitem o caminho do paciente e evitem esquecimentos ou erros. É nessa hora em que o termo de consentimento é obtido. Um bom sistema de gestão para clínicas pode ajudar a automatizar agendamentos, enviar lembretes e centralizar documentos.
Registro fotográfico
Uma das questões mais marcantes do atendimento na cirurgia plástica é o registro fotográfico. É por meio desse acompanhamento que o paciente tem maior segurança sobre o que será feito e quais foram os resultados obtidos.
Em geral, o registro é realizado antes da cirurgia e de forma contínua após o procedimento. Uma abdominoplastia, por exemplo, é registrada logo após a operação e, também, com a cicatrização.
Com a rinoplastia e com a mamoplastia é a mesma coisa, já que a cicatrização e a adaptação do organismo têm influência sobre o resultado. Com esse registro fotográfico, a evolução fica clara, por isso é interessante apresentar o antes e depois de forma visual e explicativa, de preferência, direto no prontuário para enriquecê-lo de informações.
O gestor pode contribuir oferecendo canais de contato estruturados, modelos de anotações prontas no prontuário e calendários de retorno bem-organizados. Isso diminui riscos e melhora a percepção de cuidado.
Gestão de estoque da clínica de cirurgia plástica
Agora vamos falar sobre um ponto que impacta diretamente nos custos e na segurança: o estoque.
O cuidado com as próteses e materiais
Clínicas de cirurgia plástica lidam com itens de alto valor, como próteses mamárias e fios de suspensão. Esses materiais exigem armazenamento adequado e controle rígido. Tenha um ambiente controlado para evitar danos e implemente sistemas que rastreiem entrada, saída e validade.
Seleção dos tipos de próteses
Trabalhar com fornecedores confiáveis é o primeiro passo. Mas é preciso também entender os tipos de próteses mais procurados e os perfis dos pacientes atendidos. Isso ajuda a evitar estoques desnecessários e falta de insumos.
É recomendado contar com o apoio de fornecedores com diversas opções e flexibilidade de compra. No entanto, é possível utilizar os dados de procedimentos passados para encontrar, na média, quais são as mais procuradas.
Levantamento do número adequado
Nada de superestimar ou subestimar o necessário. Com base no histórico de procedimentos e nas projeções futuras, o gestor deve definir uma quantidade mínima e máxima por tipo de material. Softwares com controle de estoque para clínicas de cirurgia plástica inteligente fazem essa conta automaticamente, para evitar desperdícios e otimizar compras.
Os termos de consentimento
Toda cirurgia traz algum nível de risco. Mesmo quando ela tem caráter meramente estético e é menos invasiva, há a chance de nem tudo sair conforme o esperado. Se o gerenciamento não incluir essa questão, a clínica pode sofrer diversas consequências, como processos de pacientes descontentes.
É para evitar isso que surge o Termo de Consentimento Informado (TCI). A utilização é um direito previsto pelo Código de Defesa do Consumidor, pelo Código Civil e pelo Código de Ética Médica (CEM). Na sequência, veja como esses elementos são trabalhados e entenda quais são os pontos que devem estar presentes.
Apresentação de informações claras e completas
Por lei, é essencial que o TCI conte com todos os dados em linguagem acessível e que sejam apresentados de maneira clara. A intenção é que os pacientes saibam exatamente o que esperar sobre o procedimento e, assim, decidam de modo informado.
Alguns dos elementos que devem estar presentes:
- cirurgia que será realizada;
- responsável pela cirurgia;
- objetivo do procedimento;
- possíveis complicações;
- métodos terapêuticos alternativos;
- não garantia de resultados e assim por diante.
Ao final, devem constar as assinaturas do médico e do paciente, o que ajuda a firmar o entendimento sobre tudo o que foi disposto previamente.
Aceite no termo de consentimento
A gestão de clínica de cirurgia plástica também tem que reconhecer que ter o TCI assinado é uma obrigatoriedade do profissional responsável. É o médico que deve oferecer o documento para assinatura e retomá-lo preenchido — e não a assistente ou a secretária, por exemplo.
Esse aspecto se faz necessário porque, antes do aceite, podem surgir dúvidas por parte do paciente. Cabe, então, ao especialista apresentar todas as explicações e informes para que a tomada de decisão seja consciente e bem avaliada.
Obtenção antes do tratamento
Outro ponto relevante é que o documento deve ser entregue, já assinado pelo paciente, antes do início do tratamento. Para evitar qualquer inconveniência legal, o melhor é oferecer a documentação antes da parte pré-operatória. Isso permite que os pacientes tomem decisões informadas e reflitam sobre a realização do procedimento.
O tempo de guarda recomendada do documento é de 5 anos. Nesse período, a maior parte das responsabilidades é esclarecida a partir da apresentação do TCI, que informa que o paciente compreendeu e consentiu com os riscos.
Uso de modelos completos
Para não ter erros, o ideal é que a gestão de clínica de cirurgia plástica mantenha alguns termos já prontos. Eles são usados como modelo e devem ser adaptados de acordo com os dados do indivíduo e da cirurgia.
Uma das formas de obter máxima eficiência é criar uma TCI para cada procedimento, como mamoplastia, abdominoplastia e rinoplastia. Como cada condição traz riscos diferentes, essa separação vem a calhar para que o paciente fique informado corretamente, de acordo com a sua situação específica.
Aspectos fiscais e financeiros: saúde da clínica em dia
De certa maneira, uma gestão de clínica de cirurgia plástica tem desafios fiscais e financeiros semelhantes a qualquer outra. É preciso controlar o fluxo de caixa, precificar corretamente os serviços e cuidar do pagamento dos funcionários.
No entanto, há algumas particularidades do segmento. Por causa da forma de operação desse tipo de estabelecimento, há alguns pontos que exigem mais atenção. Veja quais são os aspectos relevantes e entenda os pontos específicos.
Recebimentos de consultas e procedimentos
No gerenciamento de clínicas de cirurgia plástica é preciso ter um processo claro de cobrança, com opções de pagamento variadas (Pix, cartão, financiamento para pacientes) e controle total sobre o que foi agendado x realizado x pago. Um bom sistema ajuda nisso, mostrando relatórios em tempo real.
Relação com os fornecedores
Negociar prazos, acompanhar entregas e manter um bom relacionamento com fornecedores é uma parte estratégica. Quando se tem um histórico de compras bem documentado, é mais fácil identificar padrões e garantir melhores condições.
Elaboração de orçamentos
Orçamentos precisam ser claros, detalhados e fáceis de entender. Devem conter todas as etapas, desde consultas até exames, honorários e materiais. Isso transmite confiança ao paciente e evita surpresas. Ter modelos padronizados no sistema economiza tempo e evita erros.
Planejamento estratégico e marketing médico
O marketing de clínicas de cirurgia plástica deve ser altamente ético e seguir normas rígidas do CFM. Evite promessas de resultados ou exposição de pacientes sem consentimento.
A estratégia precisa reforçar autoridade médica, confiança e segurança, mais do que apelos comerciais. Veja alguns pontos
Definição de metas e indicadores de desempenho
Toda clínica precisa de um plano. O gestor deve estabelecer metas mensais e anuais, com base em indicadores como taxa de conversão de consultas, número de cirurgias realizadas, ticket médio por paciente e taxa de retorno. Dashboards automatizados ajudam a acompanhar esses dados em tempo real.
Presença digital e autoridade médica
Estar presente no digital não é mais opcional. O gestor precisa coordenar esforços de marketing que envolvem site, redes sociais, SEO, anúncios pagos e produção de conteúdo informativo e ético. Mostrar os diferenciais da clínica e gerar confiança são pontos-chave.
Depoimentos e marketing de relacionamento
Avaliações positivas e histórias reais de pacientes satisfeitos são grandes aliados da sua reputação. Estimule o compartilhamento desses depoimentos com responsabilidade, sempre com autorização expressa. Criar programas de fidelização e ações de pós-atendimento também ajudam a manter o vínculo com o paciente.
Como o Clínica nas Nuvens ajuda?
Como visto, o gerenciamento de clínica de cirurgia plástica envolve diversas questões que devem estar sincronizadas, como as finanças, o atendimento, o marketing e a documentação. Por isso, contar com tecnologia é sempre a melhor opção. Na sequência, descubra quais são os pontos principais.
Apoio ao atendimento
Atender corretamente os pacientes da clínica vai além de realizar boas cirurgias. É preciso cuidar de todas as etapas e o Clínica nas Nuvens oferece isso. Além de ter sistema de multiagendas, permite executar a confirmação por e-mail, SMS ou WhatsApp. E ainda conta com painel de chamadas para acompanhamento e gerenciamento do tempo de espera.
Prontuário eletrônico
Para que a cirurgia plástica seja um sucesso, ela deve considerar questões específicas. Com o prontuário para clínica de cirurgia plástica, é possível controlar o exame físico, as indicações cirúrgicas, as imagens e os registros fotográficos.
Esse é um jeito de garantir que tudo saia conforme o previsto, além de melhorar a personalização do atendimento. Com esses dados, também é possível executar lembretes de pós-consulta para manter o relacionamento próximo.
Gestão de documentos
Além do prontuário eletrônico, que é um dos mais importantes, o Clínica nas Nuvens ajuda com o gerenciamento completo de documentos. O software para clínicas favorece o armazenamento e a disponibilidade de orçamentos, termos de consentimento, contratos e gestão de próteses, por exemplo.
Com o nosso software para clínicas de cirurgia plástica é possível criar modelos de documentos e vincular a um orçamento do paciente.
Gestão de estoque
Para favorecer o gerenciamento das próteses e outros materiais, o software para clínicas de cirurgia plástica Clínica nas Nuvens tem um módulo para a gestão de estoque. Por meio desse módulo, é possível acompanhar grupos específicos de produtos, unidades e movimentações.
Por causa da integração financeira, permite organizar pedidos, planejar solicitações de compra e, assim, obter o melhor desempenho com os fornecedores.
Quer conhecer essas e outras funcionalidades? Entre em contato com o Clínica nas Nuvens e peça sua demonstração gratuita.
FAQ – Gestão de Clínicas de Cirurgia Plástica
1. Qual a principal diferença entre gestão de clínicas de cirurgia plástica e clínicas generalistas?
A principal diferença está no foco, complexidade dos processos e experiência do paciente. Clínicas de cirurgia plástica têm jornada mais complexa (consultas pré-operatórias, exames, cirurgia, pós-operatório), custos mais altos com centro cirúrgico e materiais especializados, além de necessitar precificação estratégica diferenciada.
2 – Quais são as principais fases do atendimento na clínica de cirurgia plástica?
As fases incluem:
- Avaliação inicial: construção de confiança, investigação das motivações
- Preparação para consulta: exames pré-operatórios, orientações, agendamentos
- Registro fotográfico: documentação antes e após procedimentos para acompanhar evolução
3 – Por que o registro fotográfico é tão importante na cirurgia plástica?
O registro fotográfico oferece segurança ao paciente sobre o que será feito e os resultados obtidos. Deve ser realizado antes da cirurgia e continuamente após o procedimento, já que a cicatrização e adaptação do organismo influenciam no resultado final.
4. Como garantir uma boa experiência na consulta inicial?
A consulta deve ser acolhedora, investigativa e clara. É essencial ter prontuário eletrônico atualizado, fluxos padronizados de triagem, tempo adequado para escuta ativa e verificar se há real indicação médica para o procedimento.
5. O que deve constar no Termo de Consentimento Informado para cirurgia plástica?
O TCI deve incluir:
- Cirurgia que será realizada;
- Responsável pela cirurgia;
- Objetivo do procedimento;
- Possíveis complicações;
- Métodos terapêuticos alternativos;
- Esclarecimento sobre não garantia de resultados;
- Assinaturas do médico e paciente.
6. Quem deve apresentar o TCI ao paciente?
É obrigatório que seja o médico responsável quem ofereça o documento para assinatura, e não assistentes ou secretárias. Isso permite esclarecer dúvidas que possam surgir antes do aceite.
7. Quando o TCI deve ser obtido?
O documento deve ser entregue e assinado antes do início do tratamento, preferencialmente antes da parte pré-operatória. O tempo de guarda recomendado é de 5 anos.
8. Como otimizar o uso de TCIs?
Mantenha modelos prontos adaptáveis e crie TCIs específicos para cada procedimento (mamoplastia, abdominoplastia, rinoplastia), já que cada condição apresenta riscos diferentes.
9. Quais são os principais desafios financeiros específicos das clínicas de cirurgia plástica?
Os principais desafios incluem:
- Controle de recebimentos de consultas e procedimentos;
- Gestão de relacionamento com fornecedores de materiais caros;
- Elaboração de orçamentos detalhados e transparentes;
- Controle de fluxo de caixa com receitas menos previsíveis.
10. Como deve ser estruturado um orçamento para pacientes de cirurgia plástica?
Orçamentos devem ser claros, detalhados e fáceis de entender, contendo todas as etapas: consultas, exames, honorários e materiais. Ter modelos padronizados economiza tempo e evita erros.
11. Quais cuidados especiais o marketing médico exige no segmento de cirurgia plástica?
O marketing deve ser altamente ético, seguindo normas rígidas do CFM. Evite promessas de resultados ou exposição de pacientes sem consentimento. Foque em reforçar autoridade médica, confiança e segurança.
12. Quais indicadores de desempenho são importantes acompanhar?
Monitore:
- Taxa de conversão de consultas;
- Número de cirurgias realizadas;
- Ticket médio por paciente;
- Taxa de retorno de pacientes.
13. Que funcionalidades um sistema de gestão para clínicas de cirurgia plástica deve ter?
Um bom sistema deve oferecer:
- Multiagendas com confirmação por e-mail, SMS ou WhatsApp;
- Prontuário eletrônico personalizável para cirurgia plástica;
- Gestão completa de documentos (orçamentos, TCIs, contratos);
- Módulo de gestão de estoque para clínicas de cirurgia plástica integrado ao financeiro;
- Dashboards para acompanhamento de indicadores.
