Em busca do sucesso, o gerenciamento da clínica deve ser feito de maneira profissional. O processo tem que incluir todos os cuidados necessários para que o negócio se mantenha saudável e lucrativo. Desse jeito, é possível se consolidar no mercado de uma forma atrativa, para isso, são necessárias ferramentas de gestão para clínicas.
Com as ferramentas certas, a clínica atingirá um novo patamar e será possível alcançar objetivos estratégicos. Neste conteúdo, você verá tudo sobre a otimização de resultados com as ferramentas de gestão e quais são as melhores escolhas. Continue a leitura e confira!
O que são ferramentas de gestão?
Quando um dentista realiza um procedimento bucal, ele utiliza os instrumentos adequados para a tarefa. O mesmo vale para o médico que precisa aferir a pressão de um paciente ou escutar a respiração.
Todas essas são atividades que dependem de equipamentos e elementos específicos a fim de que possam ser concluídas.
Com o gerenciamento acontece o mesmo. As ferramentas de gestão para clínicas incluem técnicas, dispositivos e softwares médicos que ajudam na execução das diversas tarefas de uma clínica. Elas podem ser automáticas ou manuais, mas são indispensáveis para acompanhar e alcançar os melhores resultados.
A classificação desses recursos depende da finalidade de uso, o que, muitas vezes, tem a ver com o setor de interesse. Com a seleção adequada, o processo ganha o reforço necessário para viabilizar a conquista de objetivos.
Como elas devem ser escolhidas?
A seleção desses softwares para clínicas devem ser feita de modo criterioso. Afinal, há muitos sistemas disponíveis no mercado, mas nem todos atendem aos principais interesses de determinada clínica. Logo, como cada estabelecimento é diferente, tudo começa com a identificação dos objetivos de gerenciamento.
Entenda, por exemplo, se a intenção é ter mais produtividade ou controle. Avalie, também, quais são as dificuldades, como os erros nos processos ou as complicações em conseguir administrar a agenda médica.
Após reconhecer os principais desafios e as maiores necessidades, você consegue entender quais são as funcionalidades que cada ferramenta de gestão para clínicas deve ter. Se o problema estiver nas finanças, por exemplo, ela tem que conter módulos especiais para ajudar na verificação dos números. Quando a maior dificuldade é a eficiência com o público, o controle de agenda se torna indispensável.
O ideal, portanto, é buscar um sistemas de gestão para clínicas que atue como solução dos principais gargalos da empresa. Quanto mais personalizada for essa busca, melhores serão os resultados.
Como a implementação deve ser realizada?
Depois de escolher qual software para clínicas será utilizado, é o momento de pensar na implementação. Afinal, ela deve estar totalmente integrada ao funcionamento e aos setores da clínica.
Isso ajuda a criar um bom fluxo de tarefas e de resultados, é como uma engrenagem que funciona perfeitamente.
Para não errar, comece conhecendo qual é o suporte oferecido pela empresa que fornece a solução. Isso garante que a sua clínica tenha o apoio necessário para implementar a ferramenta, se for o caso.
Em todas as situações, é importante contar com uma equipe qualificada e pronta para colocar em prática todos os recursos.
Mesmo quando se trata de uma alternativa “interna”, como uma técnica a ser implementada, todos devem estar preparados e entender os fundamentos.
Em seguida, planeje quais serão as mudanças nos processos e como o sistema para clínicas escolhido será aproveitado. Desse jeito, consegue criar um “roteiro” sobre como realizar todas as etapas.
Conforme os sistemas para clínicas forem implantados, vale sempre ficar de olho nos resultados. Veja se os objetivos têm sido atingidos, de modo a entender se é preciso fazer alguma modificação. Com uma boa estrutura, as ferramentas de gestão para clínicas podem oferecer todos os benefícios para a sua clínica.
Quais são as principais ferramentas de gestão para clínicas
Entre os elementos para a administração de clínicas, há tanto novos recursos tecnológicos quanto técnicas tradicionalmente validadas. Conhecer as diversas possibilidades é importante para selecionar aquilo que faz sentido para o seu negócio. Com isso, é possível tornar os processos ainda mais profissionais e eficientes.
Atualmente, há alguns recursos que são utilizados com maior frequência. Ao conhece-los, você consegue entender o papel de cada um e se eles são indicados para a estrutura da sua clínica. A seguir, conheça quais são as principais ferramentas de gestão para clínicas.
Planejamento estratégico
Ao falar em técnicas que já são bem aplicadas, o gerenciamento deve começar com o uso do planejamento estratégico.
Ele tem o objetivo de criar um verdadeiro mapa de atuação, o que direciona os gestores e os leva a uma tomada de decisão melhor.
O primeiro passo de uso dessa ferramenta inclui conhecer os objetivos em médio, curto e longo prazo da clínica. A intenção pode ser atrair mais pacientes, criar uma base fiel e, assim, conseguir destaque na região de atuação. As metas devem ser transformadas em números, a fim de que o acompanhamento seja facilitado.
Em seguida, é preciso pensar em um plano de ação. É o caso de definir quais serão as medidas para captar mais clientes ou para ampliar a satisfação de quem marca uma consulta.
Para melhorar, é interessante estabelecer um cronograma com prazos para a execução. Assim, a gestão consegue priorizar as tarefas.
Também é no software para clínicas que devem ser definidas questões referentes às métricas. Indicadores como o número de consultas agendadas e a taxa de retorno ajudam a definir se o processo tem sido realizado corretamente. No final, o gerenciamento tem um verdadeiro mapa de como atuar em busca de melhores resultados.
Software de gestão para clínicas
Por mais que o planejamento estratégico seja importante, ele não é suficiente. É fundamental ser capaz de colocar tudo em prática, o que exige cuidado especial com muitos processos.
Assim, diante do aumento do uso da tecnologia, não é preciso realizar todas as etapas manualmente: o software para clínicas é um bom exemplo de recurso tecnológico que atua de forma automatizada em diversos aspectos.
Esse sistema nada mais é que uma excelente plataforma com diversos recursos para cumprir funções em todos os setores, como os elencados a seguir.
Atendimento
Na parte de atendimento, a o sistema médico ajuda a realizar a confirmação de consultas, além de analisar o tempo de espera e o painel de chamada. Para necessidades específicas, ainda há recursos multiagendas, call center e interação com pacientes.
Gestão
Na gestão propriamente dita há muitas funcionalidades. O dashboard permite verificar ferramentas importantes, como o DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício), além dos relatórios gerenciais de agenda, financeiros, de estoque e de atendimentos.
Vale ressaltar que, para clínicas, é importante que haja atuação em conformidade com os padrões TISS e TUSS, sem falar na correta gestão dos repasses aos profissionais.
Pacientes
Quanto ao cuidado com as pessoas, um bom software permite a criação de prontuário eletrônico e o armazenamento de imagens. Também favorece o lembrete de consulta e a realização de pré e pós-atendimento.
Financeiro
Igualmente, o setor financeiro exige atenção, o que leva a recursos como elaboração de orçamentos, recibos, boletos e notas fiscais. Também permite armazenar contratos, conciliar extratos, estabelecer valores de descontos e comissões e criar demonstrativos. Para completar, o fluxo de caixa é indispensável para o acompanhamento contábil.
Software de relacionamento com o paciente
O contato com o paciente é um dos pontos cruciais para o sucesso da gestão e da clínica. Afinal, sem um bom relacionamento é impossível conquistar o êxito e se consolidar no mercado, conforme o desejado. Para lidar com o problema, então, há o Customer Relationship Manager (CRM).
Basicamente, esse é um software para clínicas que ajuda a acompanhar o relacionamento com pacientes e até com usuários interessados em ter uma primeira experiência com a clínica. Ele registra as informações de contato e até indica questões como data da última consulta, pontos de interação e outros aspectos.
Pense, por exemplo, que você cria um formulário no seu site para baixar um material informativo. Quando a pessoa se cadastra, os dados são captados e armazenados pelo CRM. Dessa forma, a clínica consegue acompanhar se a pessoa já marcou uma consulta, se teve outra interação e assim por diante.
É essencial também personalizar o contato e aproximar o relacionamento. Essa é uma maneira de segmentar a abordagem, como ao oferecer descontos para os aniversariantes do mês ou para selecionar o público de certa campanha.
No mês de outubro, por exemplo, o foco da clínica pode ser o cuidado com a saúde feminina pelo fato de focar na campanha “Outubro Rosa”. O CRM permite identificar todas as pacientes e, assim, selecioná-las para a comunicação.
Ferramentas de marketing médico
O uso do CRM, inclusive, está ligado à adoção de instrumentos de marketing médico. Afinal, a divulgação também faz parte da gestão, uma vez que permite melhorar a conquista de resultados.
Em geral, as ferramentas desse tipo são voltadas para a automação de algumas ações. Há plataformas que são direcionadas a fim de gerenciar os anúncios online, como os links patrocinados. É possível criar campanhas, acompanhar os gastos e conferir o retorno.
Também é possível recorrer às plataformas de automação de comunicação, como é o caso do RD Station, que integra com os sistemas de gestão de clínicas.
Dependendo do comportamento e da interação do paciente, mensagens são encaminhadas em momentos pontuais. Tudo isso agiliza o gerenciamento e permite que a clínica foque nos aspectos de maior relevância.
Quais são os benefícios do software de gestão?
Entre as ferramentas disponíveis, o software de gestão de clínicas está entre as mais importantes. Repleto de recursos, ele ajuda a garantir que as principais necessidades sejam atendidas. Além de explorar as funcionalidades, é essencial entender as vantagens dessa contratação. Por isso, veja quais são os maiores benefícios de se usar um software para clínicas.
Aumentar a eficiência e a produtividade
Uma das principais justificativas para recorrer a essa um sistema para clínicas é que ela é crucial para a execução de tarefas de forma muito mais rápida e confiável. Com o fluxo de caixa de um software, por exemplo, você obtém todos os dados em apenas alguns cliques. A avaliação é feita sem perder tempo, o que aumenta a produtividade.
Além de tudo, dá para evitar a inclusão de dados errados, o que evita retrabalhos.
Muitos recursos são total ou parcialmente automatizados, diminuindo o tempo necessário para executar tarefas. Assim, a gestão acontece de forma robusta, mas sem que consuma todo tempo e energia das equipes.
Traz mobilidade e versatilidade
Uma das características de um bom software de gestão para clínicas é a mobilidade. Isso é possível porque se trata de uma plataforma que utiliza a computação na nuvem como princípio. Na prática, todos os dados são carregados e ficam disponíveis para acesso de qualquer dispositivo ou lugar.
Mesmo quando o médico estiver viajando por conta de um congresso, por exemplo, ele poderá acompanhar os resultados da clínica.
Isso também é essencial para melhorar a comunicação interna e o fluxo de informações. Dessa forma, o gerenciamento se torna móvel, versátil e capaz de se adaptar às principais exigências da clínica e dos seus profissionais.
Oferece integração com outras ferramentas
Por mais que a sua clínica adote um sistema para clínicas com múltiplas funções, ele não precisa atuar sozinho. Na verdade, é até melhor recorrer a soluções complementares para que o foco possa estar nas questões de gestão da clínica.
Para criar fluxos de trabalho otimizados, a plataforma oferece integração a outros elementos, como um CRM ou um serviço de automação de marketing. Tudo passa a ser controlado em um só ambiente, o que aumenta a eficiência e garante um cuidado integrado.
Favorece a tomada de decisão
O gerenciamento da clínica não é feito apenas com o planejamento ou com a análise de resultados. É preciso agir, o que significa tomar decisões rumo às metas e objetivos. Graças à coleta de dados, o sistema para clínicas oferece uma tomada de decisão informada e de qualidade com o BI.
O profissional consegue entender melhor quais são as necessidades, os riscos e as oportunidades da clínica. Além disso, a prática gera um processo consciente de escolha, o que diminui as chances de erros e favorece o crescimento e o fortalecimento do negócio.
Sistema de gestão Clínica nas Nuvens
As ferramentas de gestão para clínicas são essenciais para o sucesso de todo negócio no ramo da saúde. Graças a elas, mesmo quem não é da área administrativa, por exemplo, tem a chance de definir metas, tomar boas decisões e acompanhar os resultados.
Entre as possibilidades apresentadas aqui, o software para clínicas é a alternativa mais completa e, por isso, merece sua atenção. Com a sua implementação adequada, é possível aproveitar diversas vantagens e tornar a clínica muito robusta.
Que tal otimizar as ações da sua clínica hoje mesmo? Esperamos que este conteúdo possa ser útil para suas novas implementações de estratégias e que o material sirva como base para consultas posteriores!
O Clínica nas Nuvens é um software para clínicas. Suas principais funcionalidades consistem no agendamento, na gestão financeira, Business Intelligence e em recursos diretamente relacionados com a assistência em saúde, como prontuário eletrônico, atestados e prescrições digitais.
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