Tão importante quanto os lucros, são também os custos fixos e variáveis na clínica. Afinal manter a saúde financeira, sabendo o que entra e o que sai do caixa é essencial.
Neste artigo, vamos falar sobre como esses dois tipos de custo atuam a rotina da sua clínica, como você pode usá-los a seu favor na hora de tomar decisões mais estratégicas e apresentamos ferramentas que vão facilitar a gestão financeira. Confira!
O que são custos fixos em uma clínica?
Custos fixos em uma clínica são aqueles que você precisa pagar todo mês, independentemente da quantidade de pacientes atendidos. Eles estão ali, firmes e constantes, chova ou faça sol, com a clínica cheia ou mais vazia.
Alguns exemplos clássicos de custos fixos em clínicas incluem:
- Aluguel do espaço físico;
- Salários da equipe (secretárias, recepcionistas, profissionais contratados);
- Contas básicas como energia, água e internet (em um valor médio mensal);
- Sistemas de gestão e prontuário eletrônico;
- Despesas com contabilidade;
- Taxas de manutenção e limpeza.
Esses custos têm a vantagem de serem previsíveis. Ou seja, você consegue planejar melhor o fluxo de caixa e saber quanto precisa faturar para, pelo menos, manter as portas abertas.
Por outro lado, justamente por serem recorrentes e pouco flexíveis, os custos fixos da clínica precisam ser acompanhados de perto. Se eles estão altos demais, mesmo um bom faturamento pode não ser suficiente para equilibrar as contas.
E o que são custos variáveis na clínica?
Os custos variáveis da clínica, como o nome já sugere, são aqueles que mudam de acordo com a demanda. Em outras palavras, eles variam conforme o volume de atendimentos, procedimentos e serviços prestados.
Vamos imaginar que sua clínica atendeu o dobro de pacientes em um mês. Naturalmente, os custos com materiais descartáveis, EPIs, insumos, exames e até mesmo a taxa da maquininha de cartão vão aumentar. E acontece porque esses custos estão diretamente ligados à operação.
Outros exemplos de custos variáveis na clínica incluem:
- Materiais de uso único (luvas, máscaras, seringas);
- Medicamentos e anestésicos;
- Pagamentos por produção (se você tem profissionais que recebem por atendimento);
- Comissões por venda de pacotes;
- Taxas sobre pagamentos via cartão.
A vantagem dos custos variáveis na clínica é que, em geral, eles acompanham a geração de receita. Ou seja, você só gasta mais quando está faturando mais. O desafio é que eles podem ser menos previsíveis e, se não forem bem controlados, podem gerar surpresas no fim do mês.
Por que entender essa diferença é tão importante?
Muita gente acredita que, para ter uma clínica lucrativa, basta “atender bastante”. Mas não é bem assim. É possível ter uma agenda cheia e, ainda assim, terminar o mês no vermelho, principalmente se os custos fixos estiverem altos e os variáveis forem mal administrados.
Se você conhecer e separar os custos fixos e variáveis, vai ter mais clareza sobre o ponto de equilíbrio da sua clínica. Ou seja: qual é o faturamento mínimo necessário para cobrir todos os custos e começar a gerar lucro.
Além disso, essa divisão ajuda a responder perguntas fundamentais da gestão, como: vale a pena contratar mais um profissional? Posso investir em um novo equipamento? Tenho margem para oferecer descontos em determinados serviços?
Como organizar os custos da sua clínica?
O primeiro passo para organizar os custos da clínica é mapear todos os custos, fixos e variáveis. Coloque tudo na ponta do lápis, ou melhor, use um sistema de gestão financeira que facilite esse controle. Ter essa visão clara e atualizada é o caminho para decisões mais inteligentes.
Depois, separe os custos fixos dos variáveis e acompanhe sua evolução ao longo dos meses. Alguns custos que parecem fixos podem, na verdade, ter margem de negociação. Já os variáveis precisam ser analisados com base no faturamento. Se eles estiverem crescendo mais rápido do que a receita, é hora de ajustar a rota.
Outra dica importante é fazer projeções. Com base nos dados que você já tem, tente prever como os custos vão se comportar nos próximos meses. O que vai ajudar a planejar investimentos, reforçar o caixa em períodos de baixa e manter a estabilidade da clínica.
Como controlar custos fixos e variáveis da clínica
Agora que você já sabe tudo que envolve custos fixos e variáveis, o próximo passo é colocar a mão na massa e organizar as contas para controlar custos fixos e variáveis da clínica. Veja como:
Como controlar os custos fixos
- Revise contratos com frequência: despesas como aluguel, internet, contabilidade ou serviços de limpeza podem ser renegociadas ou substituídas por opções mais vantajosas.
- Avalie a necessidade de cada despesa: será que todos os serviços contratados são realmente essenciais? Às vezes, cortando um ou dois contratos pouco usados, a economia mensal já é significativa.
- Agrupe pagamentos recorrentes: centralizar serviços (como software médico, agenda online e prontuário eletrônico) em uma única plataforma pode reduzir custos e facilitar o controle.
- Planeje com base na previsibilidade: como esses custos não variam tanto, aproveite para fazer projeções mensais ou trimestrais. Isso ajuda a manter um caixa mais equilibrado.
- Evite compromissos financeiros de longo prazo sem necessidade: assinar contratos de vários anos ou fazer parcelamentos longos pode comprometer a flexibilidade da clínica em momentos de mudança.
Como controlar os custos variáveis
- Monitore o custo por atendimento: entender quanto cada consulta ou procedimento consome em termos de insumos, tempo e comissões é essencial para ajustar preços e pacotes.
- Tenha um controle de estoque eficiente: registre a entrada e saída de materiais, evite perdas por vencimento e só reponha o que for realmente necessário.
- Negocie com fornecedores com base no volume: quanto mais você entende sua média de uso de materiais, melhor pode negociar preços e prazos com os fornecedores.
- Acompanhe a taxa de ocupação da agenda: se a clínica está com a agenda cheia, o aumento dos custos variáveis é esperado. O ideal é que isso venha acompanhado de um crescimento proporcional da receita.
- Evite desperdícios operacionais: materiais mal armazenados, uso excessivo de EPIs ou exames desnecessários podem aumentar seus custos sem retorno direto.
- Controle taxas de pagamento eletrônico: avalie as condições das maquininhas, e escolha soluções que combinem praticidade com boa negociação.
Separando os custos dessa forma e aplicando essas dicas no dia a dia da sua clínica, você consegue tomar decisões mais estratégicas, identificar desperdícios e garantir que cada real gasto esteja contribuindo para o crescimento do negócio.
O papel da tecnologia nesse controle
Contar com um software de gestão para clínicas pode facilitar muito esse processo. Com ele, você acompanha o financeiro em tempo real, gera relatórios automáticos, tem alertas de despesas e controla tanto os pagamentos recorrentes quanto os variáveis.
Além disso, é possível integrar o controle financeiro com outras áreas da clínica, como o agendamento, o prontuário eletrônico e até o estoque. Essas funcionalidades permitem que você tenha uma visão mais completa e tome decisões baseadas em dados.
Quer saber mais o que a tecnologia pode fazer pela gestão financeira da sua clínica? Solicite agora mesmo uma demonstração gratuita do Clínica nas Nuvens!
