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11 motivos para migrar da planilha de controle de pacientes excel para Software

11 motivos para migrar da planilha de controle de pacientes excel para Software

Há algum tempo, quando falávamos sobre gestão de consultórios e clínicas médicas, a planilha de controle de pacientes Excel era uma das ferramentas primordiais.

Com um formato simples, de fácil acesso e intuitivo, as planilhas de Excel eram suficientes para quem buscava uma mínima organização da lista de pacientes, bem como dos agendamentos de consultas e demais informações.

Porém, apesar de ainda ser bastante utilizada nos dias de hoje, devemos dizer que já existem ferramentas muito mais modernas, ágeis e que facilitam a gestão do consultório.

Neste sentido, os softwares médicos surgem como uma opção certeira para você que deseja otimizar a gestão dos seus pacientes.

Quer bons motivos para migrar da planilha de controle de pacientes Excel para o software? Acompanhe nosso conteúdo e saiba mais!

Telemedicina

1. Facilidade no uso

Sabemos que um dos motivos pelos quais as planilhas de Excel são populares é a facilidade de uso e operação das funções. Afinal, as linhas e colunas já estão prontas, bastando apenas inserir os respectivos dados, certo?

Mas pense conosco: para personalizar as planilhas de Excel, é necessário criar fórmulas e filtros manuais, além de formatar cada célula ou campo, o que dificulta seu uso.

Por outro lado, os softwares médicos já vêm totalmente construídos, com módulos criados especialmente para a sua clínica. 

Basta escolher quais se adequam às suas necessidades e utilizá-los. Neste formato, inserir as informações dos pacientes é um processo muito mais ágil!

2. Mais recursos disponíveis

Por mais que o usuário personalize a planilha de controle de pacientes Excel, seus recursos são finitos e básicos. 

Além do controle dos dados de pacientes, o máximo possível será criar alguns gráficos que auxiliam na avaliação de custos, despesas e frequências de pacientes. De todo modo, é necessário um conhecimento mais aprofundado para a construção de planilhas realmente eficazes.

Já o software médico reúne uma infinidade de recursos profissionais:

  • gerenciamento das informações dos pacientes ao fluxo de caixa;
  • controle de pagamentos e cobrança de consultas;
  • lembretes via e-mail e SMS;
  • acompanhamento do tempo de espera;
  • automatização do preenchimento das guias TISS.

Todas essas funcionalidades, inclusive, são realizadas em poucos cliques, sem a necessidade de grandes conhecimentos técnicos.

3. Aumento da segurança

Diferente do que ocorre na planilha de controle de pacientes Excel, os softwares médicos garantem processos muito mais seguros.

Enquanto nas planilhas qualquer pessoa pode ter acesso, os softwares só podem ser acessados por usuários previamente autorizados. 

Além disso, com os softwares em nuvem o consultório não corre o risco de um possível “apagão de dados”, já que os dados são atualizados e salvos de forma automática.

motivos para migrar para software médico

4. Acessibilidade garantida

O fato de o software estar na nuvem é essencial para garantir a acessibilidade. Você pode conferir as informações quando ou onde estiver, sem precisar de um equipamento específico. Isso oferece mais controle e dinamismo à gestão.

Além de tudo, é um jeito de viabilizar a democratização de acesso aos números e conhecimentos. Um número maior de pessoas pode ficar por dentro dos dados e colaborar para obter informações melhores.

Por outro lado, a planilha sempre fica restrita a uma pessoa, e não é possível ter controle sobre as alterações realizadas.

Os softwares médicos na nuvem podem ser acessados pelo desktop, notebook, tablet e smartphones. Muito mais agilidade no dia a dia da equipe clínica e administrativa.

5. Otimização na tomada de decisão

Todos esses aspectos fazem com que adotar o recurso inovador favoreça a tomada de decisão. 

Com a automação, os elementos são mais confiáveis e embasam as boas escolhas. Além disso, é fácil gerar relatórios, cruzar dados e encontrar pontos que merecem atenção.

Outro aspecto é a colaboração. Ter mais gente envolvida e por dentro do que interessa aumenta as chances de obter boas saídas para alguma dificuldade — como um alto nível de faltas de pacientes. Assim, a clínica é a maior favorecida.

6. Economia de Tempo 

Criar uma planilha de controle de pacientes Excel, do zero, é um trabalho árduo. 

Todo o tempo dedicado a esta tarefa poderia, por exemplo, ser destinado a recepção e acolhimento humano dos pacientes. Com o software médico isso é possível!

7. Integração de recursos 

Já imaginou integrar, em um mesmo sistema, prontuários eletrônicos, prescrições, bulários, controle financeiro e gestão de contas a pagar e receber? Com as planilhas médicas de Excel é, realmente, impossível.

Alguns softwares médicos na nuvem, como o Clínica nas Nuvens, oferecem todos os recursos que você precisa para gerenciar sua clínica com êxito. 

Agenda médica, tabelas e gráficos de pediatria, Telemedicina, armazenamento de exames, emissão de laudos e faturamento de consultas são apenas algumas opções.

8. Redução de Erros 

Quanto mais manual for o processo de inserção e manipulação de dados em qualquer sistema de controle, inclusive de pacientes, maior será a tendência a erros. 

Neste sentido, as planilhas de Excel são inferiores aos softwares na nuvem.

Ao utilizar um software médico, o controle de agendamentos, por exemplo, é automatizado. Com apenas um clique é possível cancelar e reagendar uma consulta, reduzindo inclusive as chances de agendar duas consultas no mesmo dia e horário!

9. Marketing de Relacionamento 

Estreitar relacionamentos e fidelizar pacientes é uma estratégia certeira para elevar a lucratividade da sua empresa, e isso também vale para os consultórios médicos.

Alguns softwares na nuvem disponíveis no mercado oferecem informações que podem ser utilizadas em estratégias personalizadas, como:

  • envio de mensagens de aniversário;
  • redução no tempo de espera da sala, baseado no tempo identificado pelo software;
  • acompanhamento de retornos;
  • acompanhamento de frequência de atendimentos.
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10. Produção de relatórios 

Se você controla seus pacientes no Excel, responda: como os relatórios são gerados? Essa função, de extrema importância para todos os setores da clínica, desde o atendimento ao financeiro, passando pelo marketing, deve ser automatizada. Assim, fornece dados concretos e livres de erros humanos.

Os melhores softwares fornecem opções para geração de relatórios, condensando e apresentando dados com muito mais assertividade.

11. Maior lucro 

Uma agenda bem gerenciada é uma agenda financeiramente positiva. No caso do agendamento de pacientes, sobretudo nos serviços particulares, o uso de bons softwares na nuvem é fundamental.

Ao contrário da planilha de controle de pacientes Excel, o software ordena as janelas de atendimento de forma planejada, permitindo que o médico otimize suas consultas.

Outro aspecto positivo, do ponto de vista financeiro, é o controle financeiro minucioso, incluindo emissão de boletos e cobrança. Automatizar as finanças do seu consultório vale a pena!

Por fim, podemos destacar também o recurso da Telemedicina. Como muitos pacientes possuem pouco tempo hábil para se deslocar ao consultório, oferecer consultas online pode ser uma boa alternativa de conquistar este público, que resulta no aumento do lucro.

Conclusão

Substituir a planilha de controle de pacientes Excel por software é, sem sombra de dúvidas, a melhor alternativa. Ferramentas tecnológicas, como os softwares na nuvem, são robustos, práticos, seguros e, acima de tudo, facilitam a rotina do consultório.

Sendo assim, as tarefas administrativas e clínicas tornam-se mais leves, acessíveis e certeiras. Afinal de contas, segurança, confiança e qualidade são três dos pilares do acolhimento médico, seja eletivo ou de urgência e emergência.

Quer saber mais? Conheça os nossos serviços e saiba como podemos ajudar o seu consultório a decolar!

Sistema para clínicas e consultórios
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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

Ajudo a facilitar a rotina de nossos clientes, gerenciando o time que trabalha constantemente para simplificar a gestão de clínicas, consultórios e centros médicos pelo Brasil.