A agenda de pacientes é uma ferramenta vital para o bom funcionamento de qualquer clínica ou consultório médico. É nela que ficam registradas todas as consultas, sendo o agendamento um dos primeiros pontos de contato entre o paciente e a assistência.
Sem uma agenda de consultas bem organizada, fica difícil oferecer um serviço de qualidade para os pacientes – além de prejudicar a produtividade do estabelecimento de saúde.
Tendo isso em vista, elaboramos este conteúdo para explicar a importância dessa organização e como gerenciar a agenda médica a partir de 6 dicas indispensáveis.
Agenda de pacientes: por que você deve mantê-la organizada?
Sem o agendamento de consultas, fica bem mais difícil prestar uma assistência de qualidade para todos os pacientes.
Nesse sentido, manter uma agenda de consultas devidamente organizada e atualizada faz toda a diferença não somente do ponto de vista da produtividade da clínica ou consultório, mas também da experiência daqueles que chegam em busca de atendimento médico.
A agenda de pacientes é um fator crucial para o bom andamento da clínica, pois ela ajuda a evitar que ocorram atrasos ou que as pessoas cheguem no mesmo horário para se consultarem, gerando um choque de horários e impedindo o médico de dar a atenção adequada a cada paciente – tendo que apressar tudo para não deixar ninguém esperando por muito tempo.
Quando a agenda não é bem organizada, gera-se um efeito cascata de atrasos, eventuais cancelamentos, não comparecimento sem aviso prévio e filas no dia da consulta que tendem a gerar insatisfação nos pacientes e comprometer o fluxo de trabalho e a produtividade da clínica.
Quando o paciente não tem uma boa experiência, dificilmente ele vai voltar ao seu consultório. Por outro lado, um agendamento de consulta fácil, eficaz, rápido e bem organizado contribui diretamente para que ele tenha uma experiência satisfatória e queira agendar futuras consultas.
Uma agenda médica organizada imprime credibilidade e segurança para os pacientes. Além disso, oferece flexibilidade suficiente para lidar com imprevistos, sem que isso prejudique o fluxo de trabalho.
Como gerenciar a agenda médica? 6 dicas essenciais
Gerenciar a agenda médica com eficácia passa não apenas pelo bom relacionamento com os pacientes, mas também pelo uso correto de ferramentas e pela adoção de algumas boas práticas administrativas.
Sendo assim, confira a partir de agora 6 dicas valiosas de como gerenciar a agenda médica de maneira mais eficiente e organizada.
1 – Defina quanto tempo cada consulta deve durar
A primeira dica de como fazer uma boa gestão da agenda de pacientes consiste em estabelecer, aproximadamente, o tempo de duração de cada consulta.
Esse ponto é importante para que os próximos pacientes não fiquem muito tempo do lado de fora esperando a consulta em andamento terminar.
Se, por exemplo, você definiu que cada consulta não deve exceder 40 minutos, as próximas consultas não deverão ser agendadas com intervalo inferior a esse tempo estabelecido. Caso contrário, pode haver formação de filas que geram insatisfação nos pacientes que compareceram no horário agendado.
É interessante também trabalhar com uma margem de 10 a 15 minutos entre uma consulta e outra para os casos especiais que demandem mais tempo.
2 – Peça para o paciente confirmar a consulta previamente
Confirmar a consulta com antecedência é indispensável para evitar que o eventual não comparecimento do paciente gere lacunas na agenda e prejudique a produtividade do consultório.
Quando um paciente avisa que não poderá comparecer com um ou dois dias de antecedência, é possível remanejar as outras consultas do dia, fazer encaixes ou até mesmo adiantar aquelas que estavam agendadas para outro dia da semana.
Portanto, envie um lembrete para cada paciente e solicite que confirme presença na data agendada.
3 – Categorize as consultas
Separar as consultas em categorias pode melhorar consideravelmente o fluxo de trabalho e a produtividade da clínica. Mais do que organizar os horários, é interessante criar categorias para cada visita ao consultório.
Você pode, por exemplo, utilizar o esquema de cores para separar: primeira consulta, retorno e acompanhamento. Como cada tipo de consulta pode ter duração diferente, esse esquema permite intercalar melhor os atendimentos, sem sobrecarregar o médico.
4 – Mantenha-se alinhado com a recepcionista
É imprescindível que você, médico, esteja sempre alinhado com o profissional que trabalha na recepção da sua clínica ou consultório.
Esse recepcionista lida diretamente com os pacientes e com o agendamento das consultas. Por isso, ele precisa estar bem informado sobre a sua disponibilidade no dia e na semana, seus compromissos fora do consultório, imprevistos pessoais e quantos pacientes você está disposto a atender.
A partir desse alinhamento, fica mais fácil manter o controle da agenda e evitar, por exemplo, que os pacientes percam a viagem, caso você não consiga comparecer ao consultório na data e horário agendados.
5 – Invista em um software de agendamento de consultas
Você pode contar com a ajuda da tecnologia na hora de gerenciar a sua agenda médica. Existem soluções disponíveis no mercado que são especializadas em automatizar o processo de agendamento de consultas e otimizar a comunicação entre o consultório e os pacientes.
Com o software ideal, é possível incorporar o prontuário eletrônico do paciente. Além disso, o médico pode acessar a agenda pelo celular ou tablet e comunicar a recepção do consultório com mais agilidade, caso precise remanejar alguma consulta ou agendá-la para outro dia e horário.
As mensagens solicitando que o paciente confirme o comparecimento também podem ser programadas para envio automático. Isso otimiza o tempo da recepção, que não precisa verificar todos os dias quais são as consultas agendadas e entrar em contato com cada paciente, um a um, para confirmar a presença.
6 – Ofereça treinamentos para a equipe do consultório
Para que a agenda de consultas seja bem gerenciada, você deve contar com profissionais muito bem treinados. É preciso que eles tenham clareza sobre os procedimentos internos e também sobre como manusear a ferramenta de automação do agendamento de consulta.
E então, o que achou das nossas dicas sobre gestão da agenda de pacientes? Siga as recomendações que trouxemos aqui e garanta o bom funcionamento da sua clínica médica.
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