A mesa de escritório é o centro de qualquer consultório médico ou odontológico. Ela é o cenário do início e do fim das consultas, o espaço em que a maior parte da comunicação e relacionamento com o paciente são desenvolvidos. Dessa forma, uma mesa limpa, em ordem e bem decorada é um atrativo simples e eficiente que demonstra profissionalismo e interesse pelo bem-estar dos usuários de um serviço de saúde. Mas, afinal, como manter a mesa de trabalho do consultório organizada?
A rotina agitada dos profissionais dessa área pode fazer com que esse local de trabalho se transforme num verdadeiro caos, com papéis e objetos diversos espalhados por todo canto, o que pode dar uma péssima impressão ao cliente sobre a qualidade dos serviços prestados. Além disso, um ambiente desorganizado prejudica a dinâmica de trabalho e pode atrasar desnecessariamente a rotina da clínica ou consultório.
Por isso, separamos cinco dicas fáceis para deixar a mesa organizada em qualquer tipo de clínica. Elas podem ser seguidas sem problemas por qualquer médico ou odontologista. Confira!
Manter apenas o essencial
O primeiro passo para uma mesa de trabalho limpa e organizada é definir quais são as ferramentas principais que serão utilizadas no dia a dia da clínica. O computador e seus periféricos (como mouses e teclados) ou, em alguns casos, o tablet, devem tomar o centro da mesa por serem necessários nos principais procedimentos da rotina de serviço da clínica.
Lápis e canetas devem ficar em um único local, de preferência em um organizador bonito e simples. Outros objetos, como agendas e calendários, devem ser colocados na mesa apenas se forem realmente utilizados com frequência. O profissional não deve ter medo de jogar quaisquer objetos completamente desnecessários no lixo.
Um dica importante e que ajuda muito na hora de manter a mesa de trabalho do consultório organizada, é utilizar um software médico. Assim, é possível abandonar a necessidade de agendas e prontuários de papel na mesa, pois tudo se mantém arquivado de forma digital.
Organizar os papéis
Uma clínica médica ou odontológica lida diariamente com vários tipos de papéis: receitas, pedidos de exames, folhas de encaminhamento, formulários de procedimentos, prontuários de pacientes e muitos outros. Por isso, é essencial colocar esses documentos em um único local, de fácil acesso, para otimizar a rotina de trabalho e evitar a perda de minutos preciosos da consulta em sua procura.
O ideal é colocar todos os papéis em uma pasta etiquetada, dividindo os documentos por tipo e frequência de uso. Isso evita que eles se espalhem pelo ambiente e fiquem acumulados na mesa do profissional.
Aqui, cabe ressaltar mais uma vez, a utilidade de um software para clínicas. Pois, além de permitir o arquivamento de dados e informações na nuvem, possibilita uma melhor experiência de atendimento, já que todo o histórico do paciente fica facilmente acessível ao profissional que atendê-lo, sem a necessidade de folhear vários papeis para encontrar determinadas informações. Bastam apenas alguns cliques.
Escolher bem a decoração
Uma mesa bem decorada deixa o ambiente mais confortável e convidativo, mas o excesso desses objetos invariavelmente leva à bagunça. Por isso, deve-se selecionar apenas um ou dois para ocupar a mesa, não mais que isso.
Dê preferência a objetos compactos e simples. Uma foto e um modelo anatômico (muito utilizado no setor de saúde), por exemplo, já bastam para dar uma boa impressão.
Outra dica interessante é seguir temáticas de datas simbólicas para o setor da saúde. Por exemplo, Outubro Rosa ou Novembro Azul. Nesses casos, vale a pena incluir uma decoração que siga a temática da data. Natal e Ano-Novo também pedem uma decoração diferente. Porém, nunca com exageros.
Manter um filtro constante
Devido à alta rotatividade das clínicas de saúde, objetos como cartões de visita e papéis publicitários têm a tendência perversa de acumularem-se e obstruírem completamente a mesa de trabalho. Os que são realmente úteis devem ser selecionados e posicionados em um único local na mesa, já os demais só tomam espaço e devem ser deixados de lado.
Atualizar ferramentas digitais
Aproveitar as tecnologias modernas é um ótimo passo para limpar de vez o ambiente de trabalho, como citado acima. A agenda de consultas, o calendário e o arquivo de prontuários podem todos serem substituídos por versões virtuais mais ágeis e funcionais, agregadas em um único lugar: o computador, o tablet ou o smartphone. Até aquela calculadora grande e pesada torna-se inútil e desnecessária em cima da mesa.
Dessa forma, é possível agilizar os processos internos da clínica e simultaneamente desobstruir a mesa de trabalho, deixando o foco para o que é realmente insubstituível: a boa comunicação entre o profissional e o paciente.
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