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Como controlar os custos fixos e variáveis de um consultório?

Como controlar os custos fixos e variáveis de um consultório?

Controlar os custos fixos e variáveis de um consultório é fundamental para saber detalhadamente como seu dinheiro está sendo gasto. No entanto, é necessário, além disso, compreender melhor o contexto todo em que você está inserido. Você precisa ir mais a fundo no funcionamento da gestão de gastos para encontrar o que precisa ser melhorado.

Trata-se de obter um controle mais meticuloso dos montantes que saem de seu negócio, independentemente do setor em questão. Existem alguns passos a serem seguidos para chegar a esse fim. Além disso, é necessário conhecer algumas ferramentas a serem aproveitadas na gestão daqueles custos fixos e variáveis de um consultório.

Confira como isso se aplica em relação ao seu consultório médico!

Comece entendendo seus custos fixos

De maneira resumida, controlar os custos fixos de seu consultório envolve qualquer despesa que não sofra alterações — ou, no máximo, aquelas que passam por alterações mínimas. Eles podem ser também chamados de custos de estrutura. Aí entram aluguéis, ajustados anualmente, ou salários de colaboradores, também alterados só de ano em ano.

Analise os custos variáveis

Já os custos variáveis são os que estão vinculados de forma direta à rotina do consultório. Esses são alterados todo mês. Como exemplos, podemos citar materiais, equipamentos e medicamentos usados no dia a dia do local. Eles serão sempre variáveis mensalmente, visto que o número de pacientes recebidos nunca é o mesmo. O resultado sempre será diferente, em cada mês.

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Saiba controlar os custos fixos e variáveis de um consultório

Aqui, vale a pena utilizarmos um passo a passo para você compreender, de maneira mais sistemática, o processo. Veja a seguir!

Faça um levantamento de custos gerais

Realize um levantamento de custos fixos e variáveis em uma única planilha. Classifique-os segundo suas categorias e de acordo com o mês de referência do levantamento. Ainda não é preciso dividi-los entre variáveis e fixos. Concentre-se, por enquanto, nas cifras mensais.

Separe os custos mensais por volume

Em seguida, você vai dividir os valores mensais de acordo com o volume deles. No entanto, leve em consideração os que se mantêm pouco alterados. Contas de luz, por exemplo, giram em torno de um mesmo valor. Elas variam de mês a mês, mas não de forma brusca.

Classifique agora pelo tipo de custo

Agora, você separará os custos entre aqueles que variam consideravelmente, sem constância, e os que permanecem quase que fixos. É o momento em que se começa a controlar os custos fixos e variáveis de um consultório, para cada mês.

Analise as suas contas separadamente

Chega o momento da análise de cada conta, a fim de se descobrir qual está vinculada ao atendimento. Gastos com materiais, por exemplo, poderão ser constantes, se a quantidade de pessoas atendidas não se alterou muito. Porém, não podem entrar como fixos, pois os atendimentos variam, geralmente, conforme o mês.

Elabore seu plano de contas de custos

Tendo as contas separadas a fim de controlar os custos fixos, monte um plano de contas de custos. Assim, qualquer futuro lançamento será realizado da maneira certa. Todas as despesas serão lançadas em seu devido lugar.

Monte, finalmente, o seu fluxo de caixa

Para controlar seus custos fixos do modo correto, monte seu fluxo de caixa usando os números do levantamento e execute as projeções dos meses futuros.

Entenda melhor os benefícios do controle

Desde que o processo seja devidamente realizado e que se invista no gerenciamento dos custos, seu consultório será mais bem-sucedido. Os gastos tenderão a baixar, e os lucros, a aumentar. Afinal, com essas novas informações, você tomará decisões mais acertadas e também estará mais bem preparado para os altos e baixos do mercado.

Como pudemos comprovar, é de grande utilidade controlar os custos fixos e variáveis de um consultório. Mesmo que haja meses em que o custo variável tenha aumentado, você saberá que precisa elevar seu fluxo de caixa. Assim, você estará mais bem preparado para qualquer adversidade, ainda mais se puder contar com um bom software médico de gestão. Com recursos financeiros completos, tudo ficará mais fácil e confiável.

Que tal? Viu como é simples controlar os custos fixos e variáveis do consultório e obter mais sucesso no seu negócio? Aproveite e veja também como fazer um planejamento financeiro impecável para a sua clínica!

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André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto

André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.