Um dos segredos para garantir um excelente fluxo de trabalho é ter um bom planejamento de compras para clínica. Imagine precisar de um material essencial na clínica e descobrir que ele acabou bem na hora do atendimento? Ou, ao contrário, perceber que comprou mais do que precisava e agora está com estoque parado?
Fatos assim deixam claro que administrar uma clínica envolve diversos desafios, e um dos mais importantes é o planejamento de compras. Esse processo consiste em definir o que deve ser adquirido e quando tem que ser feito. Desse jeito fica mais fácil garantir um bom nível de abastecimento sem comprometer as finanças ou a qualidade de atuação.
Continue a leitura deste artigo, descubra como elaborar um excelente planejamento de compras para clínicas e tire as suas dúvidas sobre o assunto.
O que caracteriza um bom planejamento de compras para clínica?
Um bom planejamento de compras para clínica deve ser estratégico e baseado em dados concretos sobre o consumo diário. Ele deve ter o equilíbrio entre a demanda e a disponibilidade de materiais, para evitar tanto a escassez quanto o excesso de estoque.
Outro ponto, é que é essencial que haja um controle financeiro eficiente, para priorizar compras na clínica, que tragam economia sem comprometer a qualidade dos serviços prestados. O uso de um sistema de gestão para clínicas facilita essa organização. Ele permite um monitoramento contínuo e a automatização de processos.
Mas quais devem ser os passos para o planejamento de compras na clínica? Confira abaixo!
1. Avalie o estoque atual
Em primeiro lugar, é indispensável fazer um acompanhamento dos produtos disponíveis, quais têm sido usados, quais estão prestes a acabar e principalmente atualizar sempre com as novas necessidades e demandas.
Com frequência diária ou semanal, faça um levantamento para saber quais são os itens disponíveis. Faça uma comparação com a previsão de uso, por exemplo, ao considerar a agenda para os próximos dias. Assim, fica mais simples definir o que e quando comprar.
2. Padronize os cadastros
O planejamento de compras será facilitado se a gestão puder contar com dados padronizados. Isso ajuda na conferência e evita informações duplicadas ou que não apontam a real situação.
Nesse sentido, é muito importante ter uma estrutura de dados. Faça com que todos os documentos e materiais iguais tenham os mesmos nomes, de modo a garantir uma avaliação completa. Na hora de inserir as patologias e os procedimentos, também é importante que a nomenclatura seja padronizada.
Você pode contar ainda com sistemas que disponibilizam checagem através de leitores de código de barras. Esse cuidado possibilita ter a certeza de que algo está em falta ou de que ainda não é hora de adquirir.
Como resultado, a tomada de decisão da gestão e a satisfação do paciente são favorecidas.
3. Evite aquisições de emergência
O planejamento de compras para clínica deve ser feito com antecipação e com previsões com grande eficiência. Do contrário, ele perde a capacidade de ser um plano robusto e que facilita a previsibilidade sobre o uso de recursos.
Para obter os melhores efeitos, portanto, o ideal é evitar as aquisições de emergência. Muitas vezes os pedidos desse tipo abrem mão de critérios como preço e até qualidade. Além de tudo, compras fora do planejado atrapalham o plano inicial.
O melhor jeito de evitar essas ocorrências é fazer um acompanhamento frequente dos itens disponíveis no controle de estoque. Se houver a possibilidade de mais elementos serem necessários, a aquisição deve ser concluída de modo antecipado
4. Tenha sempre um orçamento planejado e negocie
Definir um orçamento específico para compras evita gastos excessivos e descontrole financeiro.
Além disso, manter um bom relacionamento com fornecedores permite negociar melhores prazos, preços e condições de pagamento. Busque sempre por parcerias confiáveis e avalie a qualidade dos produtos antes de fechar qualquer contrato.
5. Monitore indicadores de consumo
A análise de indicadores de consumo ajuda a identificar padrões e a ajustar o planejamento de compras para clínica conforme necessário. Se determinado insumo tem uma alta demanda em certos períodos do ano, é possível antecipar pedidos e evitar contratempos. Acompanhar esses dados permite uma tomada de decisão mais estratégica.
6. Utilize um sistema de gestão para controle de estoque da clínica
Contar com um software de gestão é essencial para monitorar os níveis de estoque em tempo real da clínica. Ele permite identificar padrões de consumo, prever demandas futuras e automatizar alertas para reposição de itens. Com uma ferramenta adequada, a clínica evita tanto a falta quanto o excesso de materiais.
Com o Clínica nas Nuvens, sua clínica pode contar com um sistema completo para controle de estoque e planejamento de compras, para que sua clínica tenha mais eficiência e segurança. Quer saber mais? Conheça hoje mesmo os recursos de gestão de estoque!
