Um dos segredos para garantir um excelente atendimento na clínica é contar com todos os elementos necessários. Se faltam materiais descartáveis bem no meio de uma consulta, por exemplo, a avaliação do profissional sai prejudicada. Ao mesmo tempo, é fundamental equilibrar custos e não exagerar. Portanto, o planejamento de compras é essencial.
Esse processo consiste em definir o que deve ser adquirido e quando tem que ser feito. Desse jeito fica mais fácil garantir um bom nível de abastecimento sem comprometer as finanças ou a qualidade de atuação.
Continue a leitura deste artigo, descubra como elaborar um excelente planejamento de compras para clínicas e tire as suas dúvidas sobre o assunto.
1. Realize uma boa gestão de estoque
Em primeiro lugar, é indispensável fazer um acompanhamento dos elementos disponíveis, de quais têm sido usados e de quais estão prestes a acabar. Para tanto, o ideal é elaborar um bom gerenciamento de estoque.
Com frequência diária ou semanal, faça um levantamento de inventário para saber quais são os itens disponíveis. Faça uma comparação com a previsão de uso, como ao considerar a agenda para os próximos dias. Assim, fica mais simples definir o que e quando comprar.
2. Padronize os cadastros
O planejamento de compras será facilitado se a gestão puder contar com dados padronizados. Isso ajuda na conferência e evita informações duplicadas ou que não apontam a real situação.
Nesse sentido, é muito importante ter uma estrutura de dados. Faça com que todos os documentos e materiais tenham os mesmos nomes, de modo a garantir uma avaliação completa. Na hora de inserir as patologias e os procedimentos, também é importante que a nomenclatura seja padronizada.
Esse cuidado possibilita ter a certeza de que algo está em falta ou de que ainda não é hora de adquirir. Como resultado, a tomada de decisão da gestão e a satisfação do paciente são favorecidas.
3. Evite aquisições de emergência
O planejamento de compras deve ser feito com antecipação e com previsões com grande eficiência. Do contrário, ele perde a capacidade de ser um plano robusto e que facilita a previsibilidade sobre o uso de recursos.
Para obter os melhores efeitos, portanto, o ideal é evitar as aquisições de emergência. Muitas vezes os pedidos desse tipo abrem mão de critérios como preço e até qualidade. Além de tudo, compras fora do planejado atrapalham o plano inicial.
O melhor jeito de evitar essas ocorrências é fazer um acompanhamento frequente dos itens disponíveis. Se houver a possibilidade de mais elementos serem necessários, a aquisição deve ser concluída de modo antecipado.
4. Conte com um bom fornecedor
Esse planejamento também depende da disponibilidade de poder fazer as compras. Se a clínica não pode contar com certo produto ou marca para o mês seguinte, fica difícil prever pedidos e custos.
O melhor caminho é dispor de um bom fornecedor — ou um conjunto deles, desde que sejam qualificados. Faça uma análise da disponibilidade de elementos, bem como do cumprimento de prazos, dos valores e da qualidade da oferta. Assim, é melhor concentrar os pedidos em empresas que são confiáveis — pois isso diminui o risco de imprevistos e amplia a disponibilidade de elementos.
Cuidar do planejamento de compras é essencial para o bom funcionamento da clínica. Ao seguir essas dicas, é possível garantir que os profissionais tenham à sua disposição tudo o que é necessário para realizar um excelente atendimento.
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