Todo gestor de clínicas ou médico autônomo sabe a importância do controle financeiro. Entre os elementos fundamentais da gestão, está o livro-caixa para clínica.
O livro-caixa é uma ferramenta extremamente útil para fornecer e controlar informações financeiras, além de servir de meios para elaboração de relatórios gerenciais.
Você já conhece este recurso e como ele pode beneficiar sua clínica? Neste texto vamos explorar esse tema em detalhes para demonstrar os benefícios e como ele dever ser elaborado. Confira!
O que é um livro-caixa para clínicas?
O livro-caixa para clínicas é uma ferramenta que auxilia médicos e gestores na gestão financeira do empreendimento através do controle de receitas e despesas.
Para uma clínica médica, significa anotar todos os recebimentos (como pagamentos de consultas, exames, tratamentos, etc.) e todos os gastos (como salários, compras de materiais, contas de energia, aluguel, etc.).
Todas as movimentações referentes a despesas e receitas devem ser registradas, independentemente dos meios de pagamentos como boleto, pix ou cartão.
O livro-caixa é obrigatório para clínicas enquadradas no regime tributário Simples Nacional. Para as que não são enquadradas neste regime, ele auxilia na escrituração contábil de modo geral.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e livro-caixa?
Apesar de muitas vezes serem confundidos, o fluxo de caixa e o livro-caixa têm funções distintas. O livro-caixa é um registro apenas de receitas e despesas da clínica. Já o fluxo de caixa considera outras movimentações como investimentos e empréstimos.
O principal objetivo do livro-caixa é manter um registro fiel e organizado de todas as movimentações financeiras do dia a dia. Serve como base para a contabilidade, e como mencionamos, facilita a prestação de contas e o cumprimento de obrigações fiscais.
Já o objetivo do fluxo de caixa é prever a liquidez da clínica, ajudando a planejar e assegurar que a clínica tenha dinheiro suficiente para cumprir suas obrigações financeiras futuras. É uma ferramenta estratégica de planejamento e gestão financeira.
Ambos têm importâncias diferentes e funcionam bem se utilizados da forma correta. Mas o que pode colocar no livro caixa?
Como deve ser feita a escrituração do livro-caixa
A escrituração do livro-caixa é uma prática essencial para a gestão financeira de uma clínica, garantindo que todas as transações sejam devidamente registradas e organizadas. Nele, existem alguns procedimentos importantes para garantir que a ferramenta cumpra com seu objetivo.
O termo de abertura deve conter a finalidade do documento e dados da empresa, como o nome e CNPJ. É essencial apontar o número de páginas e a data para seguir os padrões requisitados pelas autoridades fiscais.
Já nas folhas de escrituração propriamente ditas, é onde vão entrar as informações sobre as transações correspondentes à entrada e saída de valores, preenchidas, conforme explicaremos abaixo.
E o termo de encerramento, que nada mais é do que a última folha do caderno, deve finalizar com os mesmos dados do início, data de encerramento e assinatura do responsável.
Como preencher corretamente o livro-caixa da clínica?
Uma ferramenta tão importante quanto o livro-caixa para clínica só é efetiva se preenchida corretamente. Então uma das dúvidas mais frequentes é saber qual informação não pode faltar no livro-caixa da clínica?
Primeiro de tudo, é importante registrar todas as entradas e saídas diariamente para evitar esquecimentos e garantir precisão nos registros. As informações de registro, devem ser tudo que envolve determinada atividade financeira, por exemplo:
- Data: O dia em que a transação foi realizada.
- Descrição: Detalhamento da transação (ex: consulta médica, compra de materiais, pagamento de funcionários).
- Valor: Quanto foi envolvido na transação.
- Forma de Pagamento: Dinheiro, cartão de crédito, transferência bancária, etc.
- Categoria: Classifique a transação como receita ou despesa e especifique a categoria (ex.: receita de consultas, despesa com insumos médicos).
É importante se certificar de que todos os responsáveis pelo registro de transações estejam bem treinados e entendam a importância de manter o livro-caixa atualizado. Outra dica importante também, são revisões semanais e mensais para garantir que todos os registros estejam corretos.
Como a tecnologia ajuda no controle financeiro
Cuidar do controle financeiro da clínica é imprescindível para qualquer negócio se manter saudável. E a adoção de um sistema de gestão para clínicas é uma das maneiras mais eficazes de utilizar a tecnologia para melhorar o controle financeiro de uma clínica.
Um sistema de gestão automatiza o registro de entradas e saídas financeiras, o que ajuda na redução de erros humanos e economiza tempo. Todas as transações são registradas em tempo real, e assim os dados ficam sempre atualizados.
Como um software médico como este, que centraliza as informações, é possível gerar relatórios financeiros com o objetivo de entender como anda o desempenho da clínica.
Um software médico como o Clínica nas Nuvens, é o que toda clínica que deseja ter receita e despesas acessíveis de forma transparente e organizada precisa ter. Conheça melhor as funcionalidades solicitando uma demonstração gratuita!
