Você já se perguntou como otimizar processos, reduzir custos e aumentar a satisfação dos pacientes ao mesmo tempo? Tudo isso faz parte da gestão de clínicas médicas.
Ter uma clínica de sucesso ou qualquer estabelecimento do tipo demanda alguns cuidados. É preciso garantir que todas as necessidades desse setor sejam atendidas, já que a atenção às pessoas é o aspecto mais relevante.
Neste guia definitivo, queremos sanar as principais dúvidas sobre a gestão em saúde para que suas ações sejam um verdadeiro diferencial competitivo.
O que você vai ver:
- O que é a gestão de clínica médica?
- Por que a gestão médica é importante?
- Quais as atribuições de um gestor em saúde?
- Mercado de trabalho para profissionais de gestão em saúde
- Quais os principais desafios da gestão em saúde e como superá-los?
- Gestão financeira na saúde: Como garantir a sustentabilidade?
- Quais os indicadores devem ser acompanhados na gestão em saúde?
- Quais cursos podem ajudar na gestão em saúde?
- Quais as dicas para ter uma boa gestão em saúde?
- Quais os principais benefícios de uma gestão em saúde bem-feita?
- Como a tecnologia está transformando a gestão em saúde?
- Faça a escolha certa
1. O que é gestão de clínica médica?
Gestão de clínica médica é o conjunto de práticas e estratégias necessárias para organizar todas as áreas da instituição e assegurar que que ela funcione de maneira eficiente. Ela consiste em realizar a administração dos recursos, de modo a garantir os melhores resultados para o empreendimento, para os profissionais e para os pacientes.
Isso acontece, por exemplo, por meio do gerenciamento de pessoas, do planejamento de ações e do uso de tecnologia na estratégia. Inclusive, recorrer a softwares de gestão é cada vez mais comum, já que é uma forma de driblar diversos obstáculos.
De qualquer maneira, a gestão médica precisa de capacitação e planejamento, para atender às necessidades de cada estabelecimento. Feita corretamente, é capaz de gerar resultados muito positivos.
2. Por que a gestão médica é importante?
A gestão médica é importante porque com ela a clínica pode funcionar de forma organizada e eficiente. Ela ajuda a manter o controle das finanças, melhorar o atendimento aos pacientes, otimizar a equipe e garantir que tudo corra bem no dia a dia.
Com uma boa gestão, é possível oferecer serviços de qualidade, reduzir custos desnecessários e tomar decisões mais assertivas para o crescimento e sucesso da clínica. Para que não restem dúvidas, confira na sequência o que torna a gestão clínica uma alternativa tão relevante e compreenda quais são os pontos que merecem mais atenção.
2.1. Favorece o controle financeiro
Com uma boa gestão financeira da clínica, mais do que apenas fazer a cobrança dos pacientes, existe uma estratégia para que todos os valores sejam considerados. Isso garante maior segurança financeira e permite que o empreendimento cumpra seus compromissos.
Essa atuação é indispensável para buscar a redução dos custos e gastos desnecessários e para obter a maior lucratividade. Desse modo, há maior equilíbrio entre as finanças e a garantia de uma atividade saudável.
2.2. Garante máxima eficiência operacional
Com uma gestão em saúde de qualidade, evita-se desperdício de materiais, de tempo, de dinheiro e de oportunidades. Além disso, é possível maximizar os pontos positivos do estabelecimento de saúde e garantir a melhor atuação para os pacientes e para a continuidade do negócio.
É, portanto, um caminho para ter uma eficiência operacional maior, além de um profissionalismo reforçado. Como consequência, dá para obter resultados satisfatórios com o estabelecimento.
3. Quais as atribuições de um gestor em saúde?
O gestor de saúde é responsável por organizar e coordenar todas as operações de uma clínica. Suas atribuições incluem gerenciar a equipe, controlar as finanças, cuidar do estoque de materiais, acompanhar os indicadores de desempenho e garantir que os processos administrativos funcionem bem.
É bastante coisa, mas calma! O gestor deve sempre contar e confiar na sua equipe para o desenvolvimento das atividades e se possível, com um software médico que vai facilitar todas essas demandas. Veja algumas informações sobre as atribuições do gestor com mais detalhes:
3.1. Planejamento estratégico da instituição
A gestão médica ou gestão em saúde não pode acontecer de maneira estritamente reativa. É indispensável que ela se antecipe aos problemas e trabalhe para maximizar as oportunidades e o desempenho do negócio.
Então, o planejamento estratégico é um dos pontos de partida. Quem atua com gestão médica fica responsável por definir tudo o que é esperado na atuação do negócio, bem como quais pontos demandam maior atenção.
Com a criação de um orçamento e a definição de metas específicas, é possível estruturar como deve ocorrer a abordagem em determinado período. Um bom planejamento estratégico faz toda a diferença.
3.2. Acompanhamento dos principais setores e indicadores
O gerenciamento também tem como foco acompanhar todas as tarefas executadas no cotidiano. É o caso de verificar o total de atendimentos, como eles aconteceram ou quais são as características dos pacientes.
Acompanhar os indicadores corretos pode transformar a gestão de uma clínica médica, fazer com que os resultados melhorem e a clínica aumente o faturamento.
Mesmo quando decide terceirizar serviços, a gestão em saúde precisa garantir que tudo será cumprido conforme o esperado. A limpeza, por exemplo, tem que ocorrer de modo específico, para que todas as questões sanitárias sejam respeitadas.
3.3. Gerenciamento do estoque e dos ambientes
Outro ponto importante consiste no cuidado com o estoque. Isso demanda atenção com o armazenamento e com a organização, bem como com o inventário e com as compras. Desse modo, o gestor é o principal responsável por garantir que todos os profissionais tenham os insumos necessários.
Demais espaços da clínica também são considerados. Os consultórios e a sala de espera, por exemplo, precisam reunir as características para um bom atendimento. Inclusive, até a preocupação com decoração de clínicas passa pela gestão em saúde, já que tem a ver com o funcionamento do local.
3.4. Tomada de decisão embasada
Quem trabalha em gestão em saúde é responsável por tomar decisões adequadas e que se baseiam em informações e dados concretos É preciso ser capaz de contornar os principais desafios, sem desconsiderar os objetivos e as exigências de cada estabelecimento.
A sobriedade na tomada de decisões é um dos elementos mais importantes para o sucesso do empreendimento. Desta forma, é essencial que seja executado corretamente.
4. Mercado de trabalho para profissionais de gestão em saúde
Os profissionais de gestão de saúde possuem diversas oportunidades de atuação. Engana-se, portanto, quem acredita que o gestor de saúde atua de forma restrita em clínicas e hospitais.
O profissional também pode atuar em empresas prestadoras de serviço e cooperativas de saúde. Ainda assim, o mercado exige muita especialização de quem deseja atuar com gestão em saúde, dada a concorrência pelas vagas.
O gestor de saúde precisa buscar especializações e pós-graduações para se destacar no mercado. Estes cursos além da graduação possibilitam chances maiores de altos cargos e promoções na carreira.
As formações mais direcionadas auxiliam a atuação do gestor em determinados ambientes na área de saúde. Desta maneira, é possível preparar-se, de forma especializada, para ambientes laboratoriais ou casas de repouso, conhecendo as especificidades dos locais.
4.1. Especializações
Cursos MBA (Master in Business Administration) também são muito valorizados nos currículos de profissionais de gestão em saúde. Trata-se de uma pós-graduação voltada ao desenvolvimento de capacidades gerenciais e de liderança.
As chamadas Soft Skills, baseadas em liderança e inteligência emocional também vêm sendo buscadas no mercado. Confira, a seguir, algumas características exigidas na profissão, bem como a remuneração média do gestor de saúde.
4.2. O perfil de um gestor de saúde
O perfil para a profissão exige uma alta capacidade analítica por lidar com grandes responsabilidades nos processos de gestão. Isso ocorre em decorrência da obrigação de tomada de decisões que, para ser feita de maneira precisa, necessita de embasamento analítico.
Desta maneira, quem deseja atuar com gestão em saúde precisa possuir um conhecimento apurado de análise de dados. Para avaliar informações quantitativas e qualitativas, portanto, a capacidade analítica é fundamental.
4.2.1. Liderança
As ações do gestor impactam diretamente outras pessoas e setores de uma instituição, por isso é fundamental ter a capacidade de liderança. Por ser encarregado das condições de trabalho, o profissional precisa passar confiança e desenvolver uma visão ampla acerca do funcionamento interno dos processos.
Desta maneira, a capacidade de liderar, direcionar e se comunicar de forma inteligente precisa ser desenvolvida. O gestor de saúde precisa estar atento e ser um bom ouvinte para otimizar os planos com os quais está envolvido.
4.2.2. Estratégia e trabalho sob pressão
Para garantir a gestão adequada do ambiente, o perfil exigido para estes profissionais envolve a capacidade de ser estrategista. Desta forma é preciso correr atrás de novos conhecimentos e soluções tecnológicas. Assim, desenvolver estratégias de inovação é uma habilidade muito importante neste campo.
A organização constante, junto da necessidade de trabalhar com outras pessoas, pode também gerar muitos imprevistos. Por isso, a inteligência emocional e capacidade de lidar e gerenciar outros profissionais é essencial.
4.3. O salário de um profissional de gestão em saúde
Um profissional de gestão hospitalar possui uma remuneração conforme seu nível de experiência, qualificação e porte da instituição onde atua. Para se ter uma ideia, os valores iniciais partem de R$2.500 a nível Trainee e chegam a uma média de R$15.000 para profissionais Master.
O gestor hospitalar costuma ser melhor remunerado em grandes empresas, nas grandes metrópoles do país. As instituições de pequeno e médio porte apresentam salários, em média, menores, assim como cidades pequenas do interior do Brasil.
5. Quais os principais desafios da gestão em saúde e como superá-los?
A princípio, tudo deve funcionar de maneira integrada para atender às exigências do cotidiano. Isso traz diversos desafios, que precisam ser contornados para que seja possível chegar ao sucesso. Veja alguns:
5.1. Controle de agenda
Um dos maiores problemas, especialmente nas clínicas com mais profissionais, é o controle de agenda. É preciso lidar com os horários disponíveis e maximizar o aproveitamento, pois isso é positivo para o empreendimento, para os pacientes e para os profissionais.
É essencial, por exemplo, ter atenção com a disponibilidade de horário dos diversos profissionais. Muitos médicos atendem em mais de uma clínica, bem como em hospitais e instituições variadas. Isso gera uma escala diferenciada, que precisa do cuidado adequado para garantir bons resultados.
O gerenciamento depende, principalmente, da centralização de informações. É fundamental conhecer todos os horários dos profissionais, para entender quais são os períodos que podem ser aproveitados.
5.1.1. Otimização do tempo
Também é indispensável localizar furos da agenda, em busca de otimização. Se o médico fica parado na clínica, entre uma consulta e outra, há um subaproveitamento da sua capacidade de atendimento. Com um bom software médico, há como contornar essa dificuldade.
5.1.2. Tempo médio de atendimento
Em um contexto de otimização avançada da agenda, ainda é possível conferir os tempos médios de atendimento para fazer a melhor marcação. Isso é essencial para evitar o estouro dos horários disponíveis, o que pode comprometer a qualidade e a satisfação dos pacientes.
A tecnologia ajuda nessa etapa de gestão em saúde, pois simplifica a avaliação dos horários e permite ter muita visibilidade. Com isso, o planejamento é favorecido e o gerenciamento garante um ótimo reforço.
5.2 Controle financeiro
Outro problema comum nessa questão tem a ver com as finanças. O cuidado com os valores é essencial para que o negócio consiga cumprir os seus compromissos, além de ser capaz de gerar lucro e bons resultados.
Um dos aspectos relevantes quanto a essa questão é o fluxo de caixa. É fundamental estruturar as contas a pagar e a receber, de modo a manter o dinheiro necessário para fazer os pagamentos. Com essa ferramenta também é possível identificar se é preciso buscar mais pacientes, de modo a fechar as contas.
Ainda é essencial ficar de olho em relatórios, demonstrativos e outros recursos financeiros. A Demonstração do Resultado do Exercício, por exemplo, permite identificar se houve lucro ou prejuízo, qual é a estrutura de pagamento de impostos e onde estão os principais gargalos.
5.2.1. Comissionamento de serviços prestados
Na maior parte das vezes, o médico não é um funcionário, mas um prestador de serviços. Em vez de receber salário, ganha de acordo com a produtividade, como atendimentos, exames e procedimentos.
O problema é que isso pode causar dificuldades, especialmente quando as comissões variam com a ação — como 50% para atendimentos e 30% para um ultrassom.
É indispensável contar com uma estrutura que faça os lançamentos e acompanhamentos dentro do esperado, para saber o que foi atendido e o que há a receber.
Novamente, a tecnologia tem um papel importante. Com um bom software para gestão de clínica médica, é possível acompanhar todos esses valores e garantir que eles tenham o destino certo.
5.2.2. Repasse de valores
O repasse pode incluir uma tecnologia específica: o split de pagamento. Ele atua na hora em que a nota é emitida e o cliente paga. Nesse momento, o valor já é dividido entre as partes, o que traz eficiência e evita problemas como a bitributação.
5.3 Organização de dados
Não basta garantir que a clínica faça o atendimento necessário. É preciso entender como isso acontece, quais são os pontos cruciais e o que gera maior dificuldade. Para tanto, é importante coletar, analisar, organizar e armazenar os dados corretamente.
Pense em uma avaliação de no-show, ou seja, de pessoas que faltam às consultas marcadas. Nesse caso, existe um grande prejuízo para os profissionais, para a clínica e até para outros pacientes. Então, conhecer essa taxa faz a diferença para chegar a resultados melhores.
A análise quanto ao número de agendas, tempo médio de atendimento ou valores obtidos, vai alimentar tanto a organização de horários, quanto a proposta financeira. Então, isso não pode ser desconsiderado.
5.3.1. Diagnósticos e quadros frequentes
Outro aspecto relevante na gestão em saúde é realizar o levantamento de diagnósticos, doenças e procedimentos mais realizados. Uma clínica estética pode perceber uma procura maior por certo processo, como as próteses de silicone.
Já uma clínica de pediatria pode detectar um aumento das doenças respiratórias no inverno. Tudo isso ajuda a planejar melhor as ações. As informações obtidas nesses relatórios servem, ainda, para o estudo e a capacitação dos médicos.
Por meio da categorização na Classificação Internacional de Doenças (CID), é possível ter um controle de registros de atendimento e suas incidências. Nesse caso, a tecnologia permite automatizar todo esse contato.
5.3.2. Tipos de consultas
Há, ainda, uma análise segmentada, para cada tipo de procedimento, como consulta particular, de convênio, retorno, encaixe e assim por diante. Com essas informações, dá para conhecer cada grupo, o que permite entender e ter um melhor planejamento quanto à agenda.
5.4 Outros desafios
Além desses aspectos, há outras questões que precisam ser consideradas quando se fala nos desafios da gestão em saúde. Também são temas que podem ser solucionados com o auxílio de um bom sistema para clínica médica. Então, vale a pena selecionar a opção adequada para cada caso.
Em clínicas maiores, a automação se torna essencial para que seja viável coletar e analisar todos os dados. Sem isso, é impossível verificar quais são os aspectos essenciais e onde estão as chances de alcançar o desenvolvimento.
5.4.1. Relacionamento com pacientes
A relação com os pacientes não acontece apenas no momento em que eles estão no consultório. É fundamental fazer um acompanhamento e manter o contato, como forma de criar a oportunidade para novos agendamentos.
O envio de SMS ou e-mails em datas comemorativas, por exemplo, é essencial para fortalecer esse aspecto. Os lembretes também são bem-vindos, de modo a gerar aproximação e evitar que faltem na consulta.
Há, ainda, a questão do acompanhamento de saúde. Verificar o período de retorno, como em clínicas odontológicas, ajuda a contatar as pessoas no momento certo. Com a adoção do cronograma de manutenção de cuidados, dá para manter o contato próximo e garantir bons resultados.
5.4.2. Controle de estoque
Uma boa gestão em saúde inclui, ainda, o cuidado em relação a controle de estoque. É possível fazer com que ele atinja o nível mínimo, de modo a atender a certas exigências para evitar os desperdícios.
Também é viável verificar a saída de medicamentos ou insumos para tratamentos, entender a necessidade de novas compras e até se antecipar a elas. Isso otimiza a organização, evita o desabastecimento e permite ter economia.
5.4.3. Acompanhamento da legislação
Estar em conformidade com as regras e normas legislativas é uma tarefa do gestor nos processos internos da instituição. A responsabilidade de garantir as conformidades com a lei requer um acompanhamento constante da legislação, que é frequentemente atualizada.
Nestes casos, as falhas são de extremo risco e comprometem o funcionamento da instituição. Por isso, quem atua com gestão em saúde fica encarregado de acompanhar as mudanças na área de gestão hospitalar, bem como as diversas normas da área da saúde, ANS, DATASUS, TISS e RDC e de outros órgãos.
6. Como garantir a sustentabilidade na gestão financeira?
A base da gestão de clínicas médicas é garantir a sustentabilidade financeira. Para isso é importante que o gestor atue em algumas práticas, como no planejamento financeiro, desenvolvendo um orçamento que inclua todas as receitas e despesas.
No planejamento, considere também oferecer diferentes serviços e pacotes para atrair uma variedade maior de pacientes. Assim, diminui a dependência de uma única fonte de receita.
Mantenha um controle rigoroso do fluxo de caixa, para que haja sempre liquidez suficiente para cobrir as obrigações financeiras. Para facilitar ter mais segurança, utilize sistemas para clínicas que automatizem processos financeiros, como cobrança e faturamento.
7. Quais os indicadores devem ser acompanhados na gestão em saúde?
Para conquistar ótimos resultados na gestão em saúde, é fundamental acompanhar alguns indicadores. Eles definem o sucesso das ações e determinam onde é preciso agir com maior prioridade.
7.1. Faturamento
O faturamento corresponde à soma de todos os ganhos com consultas, exames e procedimentos em um período, como no mês. Além do número amplo, é possível acompanhar o faturamento médio, que consiste em dividir todos os ganhos pelo total de atendimentos ou pacientes.
7.2. Número total de atendimentos
É interessante acompanhar a soma de atendimentos. Assim é possível avaliar quantos foram realizados no dia, na semana ou no mês, de modo a identificar baixas. Também pode ser feito de acordo com cada profissional ou especialidade, além de revelar o total de pacientes únicos.
7.3. Índice de no-show
O no-show é um indicador obtido pela relação entre o total de não comparecimentos quanto às consultas marcadas. O ideal é que seja nulo ou o mais baixo possível. Com o cálculo, dá para verificar a necessidade e a efetividade de certas ações.
7.4. Tempo médio de espera
O tempo médio de espera representa qual é o período em que as pessoas têm que aguardar para que sejam atendidas. Essa média precisa ser baixa para garantir melhor experiência, então vale ficar de olho.
7.5 Taxa de retorno
Já a taxa de retorno é dada pela divisão entre o número de pacientes recorrentes e o de pacientes “inéditos”. Um número alto representa fidelização, mas se for alto demais, pode apontar a incapacidade de atrair novas pessoas.
7.6. Nível de satisfação do paciente
Além de tudo, vale identificar quão satisfeitos os pacientes estão. Normalmente, isso é obtido por métodos qualitativos, como o Net Promoter Score através de uma pesquisa de satisfação. Ao conhecer a percepção de quem é atendido, a gestão em saúde pode atuar em pontos específicos para melhorar os resultados.
8. Quais cursos podem ajudar na gestão em saúde?
Para ser um gestor em saúde, não é preciso, necessariamente, ter uma capacitação específica. No entanto, vale a pena buscar os conhecimentos certos para superar os desafios e alcançar o sucesso desejado.
Para quem deseja se especializar na área, é possível recorrer à pós-graduação, ao mestrado ou ao doutorado. Isso significa que não é preciso cursar Administração e que um médico pode assumir essa função, com os conhecimentos necessários.
Outra oportunidade consiste nos cursos livres e até mesmo cursos online gratuitos, sobre temas específicos. É o caso de realizar módulos sobre gestão financeira ou sobre como manter o relacionamento, por exemplo. O ideal é focar em adquirir os conhecimentos que “faltam” e que podem garantir níveis melhores.
9. Quais as dicas para ter uma boa gestão em saúde?
Um gerenciamento de qualidade inclui diversos aspectos, como a capacitação do gestor e a implementação em todo o estabelecimento. Porém, é preciso ir além, e algumas dicas ajudam a conquistar boa performance.
9.1. Capacite todos os profissionais
Ter uma clínica com pessoas qualificadas é essencial para um gerenciamento eficaz. Vale a pena treinar toda a equipe, de modo a garantir eficiência e máximo aproveitamento dos recursos disponíveis.
Mesmo os médicos, que não são funcionários, devem seguir um código de conduta. Com essa padronização, é possível obter a excelência para quem mais importa: o paciente.
9.2. Use relatórios e análises para reconhecer o cenário
Já que o gestor precisa tomar as principais decisões sobre o assunto, é essencial que use os relatórios adequados para tanto. Ao acompanhar quem são os pacientes inadimplentes, por exemplo, dá para criar uma rotina de cobrança.
Também é um jeito de se antecipar ao pagamento das horas extras ou da comissão de vendas. A partir da coleta dos dados gerados indicadores definidos, é possível obter uma atuação estratégica e muito integrada.
9.3. Conte com a tecnologia
Para conquistar os melhores resultados, o ideal é ter o apoio da tecnologia. Com um bom sistema para clínica, quase todas as operações se tornam automatizadas ou mais simples. Dá para fazer agendamento online, organizar e enviar confirmações e lembretes.
Também é um jeito de facilitar o armazenamento de documentos, de gerar orçamento médico padronizado e de acompanhar as finanças. No final, é algo que torna tudo mais eficiente.
10. Quais os principais benefícios de uma gestão em saúde bem-feita?
Além de toda a relevância relacionada a essa atividade, uma gestão bem-feita é capaz de gerar vantagens destacáveis. Ao conhecê-las, vai ficar claro porque é tão importante estruturá-las no negócio.
10.1. Maior produtividade
Com as etapas e as ferramentas certas, a clínica produtiva se torna mais produtiva. É possível cuidar melhor dos setores, otimizar a agenda e aproveitar ao máximo as oportunidades. Por fim, pode-se elevar o faturamento, a lucratividade e o diferencial competitivo.
10.2. Aumento da satisfação dos pacientes
Uma gestão em saúde eficiente também garante pacientes mais satisfeitos. As pessoas não precisam esperar tanto, a decoração da clínica é adequada e o atendimento é de primeira linha. Além de aumentar a fidelização, é um jeito de conseguir novas indicações e melhor posicionamento no mercado.
10.3. Ampliação da segurança no mercado
Uma boa atuação nesse sentido traz, principalmente, consistência de resultados. Tudo se torna mais profissional e até fácil de prever. Com pacientes satisfeitos e profissionais produtivos, os resultados acontecem.
A gestão em saúde ajuda a garantir o melhor retorno e máxima eficiência na clínica. Com essas dicas, é possível colocá-la em prática de forma estratégica e aproveitar seus benefícios.
11. A tecnologia está transformando a gestão em saúde
A gestão de uma clínica pode parecer bastante complicada e exigir muita dedicação do gestor. Mas a tecnologia é, cada vez mais, uma peça fundamental na rotina de uma clínica.
Com tanta responsabilidade em mãos, a gestão e a equipe podem ficar sobrecarregados se não utilizarem um sistema de qualidade. Existe atualmente tecnologias completas que atuam desde o agendamento ao faturamento, de forma sincronizada.
Praticamente toda a gestão é feita em um só lugar, com funcionalidades específicas para cada área de atuação e atualizações constantes para somar soluções de demanda do mercado. Por isso, faz parte do cuidado com a clínica, ter conhecimento do que há de melhor em tecnologia.
Faça a escolha certa
Tomar decisões é uma das responsabilidades mais críticas para quem está à frente de uma clínica médica. As escolhas que fazemos, baseadas em informações, estratégias bem estruturadas e uma visão de longo prazo, podem definir o sucesso ou o fracasso do negócio.
A importância de um bom sistema de gestão para clínicas entra exatamente nesse ponto. Como vimos, o sistema adequado ajuda a otimizar processos, reduzir custos, melhorar a comunicação e oferecer a visibilidade necessária para uma gestão assertiva, mas isso não é tudo.
Se você deseja se aprofundar na escolha de um software médico e entender como ele pode beneficiar sua clínica, acompanhe nosso blog e fique por dentro de tudo que um software completo precisa!
