Gerenciar os pagamentos dos pacientes e realizar uma boa gestão de cobranças é uma das atividades mais importantes na gestão financeira de uma clínica. Pois a partir daí, as informações sobre seus recursos financeiros ficam disponíveis mensalmente para a empresa organizar suas contas, no geral.
A gestão de cobranças não precisa ser complicada, basta que o gestor, gerente ou empreendedor haja de uma forma inteligente, utilizando sistemas e meios para otimizar essa cobrança ao paciente, além de gerenciar seus pagamentos e recebimentos.
Para ajudar nisso, reunimos algumas dicas para manter os pagamentos dos pacientes sob controle. Continue a leitura e confira.
Por que fazer uma gestão de cobranças e pagamentos dos pacientes?
A gestão de cobranças adequada dos pagamentos dos clientes é essencial para a gestão financeira de uma clínica ou consultório, incluindo hospital. Afinal, a empresa precisa saber quanto dinheiro esperar no final de cada mês. Essas informações são essenciais para um bom planejamento financeiro e para a atualização das contas fixas e variáveis da clínica.
A depender da forma de pagamento utilizada pelo paciente, os responsáveis pelo setor financeiro da clínica podem saber quanto tempo esperar para receber cada valor. Caso o paciente pague parcelado, a clínica sabe que ao longo de um período de tempo receberá uma determinada quantia por mês.
Isso fornece previsibilidade para que o setor de finanças possa negociar prazos com os fornecedores, evitando, assim, atrasos e multas. Além disso, o gerenciamento adequado dos pagamentos dos pacientes pode ajudar a manter um processo de cobrança de pagamentos saudável, mesmo que o cliente não esteja custeando.
Como fazer a gestão de cobranças dos pagamentos de pacientes em planilha?
Uma das melhores alternativas é usar uma planilha para gerir todos os detalhes. Dentro dela, você deve seguir os passos subsequentes:
Registro do cliente
Em primeiro lugar, é importante requerer todos os dados dos clientes para melhor monitorá-los e identificá-los. Para isso, crie colunas com as informações mais importantes sobre os clientes, como nome, telefone, endereço de e-mail, responsável pelo cliente, comentários, etc.
Em última análise, você decide quais informações são mais importantes para identificar e localizar esses clientes.
Detalhes dos produtos e serviços oferecidos e das cobranças
Neste ponto, você deve organizar seus produtos e serviços e seus respectivos pagamentos mensais em abas separadas. Fora isso, especificar o valor que cada cliente paga por cada serviço oferecido e a data de vencimento deste pagamento também. Na prática, você pode definir colunas da seguinte ordem:
- Data de vencimento;
- Nome do cliente
- Produtos e serviços;
- Custos;
- Status.
Se necessário, insira mais colunas com informações , sejam estas de juros, descontos ou qualquer outra coisa necessária para o acompanhamento.
Use uma fórmula
Para ter uma planilha mais dinâmica, que ofereça os indicadores necessários, sem precisar fazer o cálculo na calculadora linha a linha, conte com as fórmulas disponíveis na ferramenta. Assim, você conseguirá somar os saldos devedores aos juros aplicados ou aplicar descontos no final da venda, sem muito desgaste.
Diversifique os métodos de pagamento para seu cliente e tenha uma gestão de cobranças eficaz!
Se antigamente as clínicas aceitavam pagamentos em dinheiro, cheque, cartão de crédito ou débito, hoje podem utilizar pagamentos online, recibos, PIX e outros meios.
Como cada uma dessas formas faz parte de um hábito de consumo diferente, é importante oferecer mais opções para se adequar a diferentes tipos de perfis de consumo.
Pois, a forma de pagamento do tratamento é um dos fatores que determinam se o paciente vai continuar com os procedimentos. Dessa forma, você garante a competitividade da sua empresa oferecendo uma gama completa de serviços.
Apresentar a forma de pagamento preferida do paciente, mostra que você está um passo mais perto de sua lealdade. Além disso, o número de pagamentos em atraso compreende a diminuição quando os clientes usam métodos de pagamento com os quais estão familiarizados.
Como fazer uma boa gestão de cobranças com uma plataforma de pagamentos?
Gerenciamento de pagamento flexível
Um sistema de faturamento inteligente possui um modelo de pagamento online que auxilia e automatiza os processos internos da clínica, permitindo que você se concentre mais no atendimento ao paciente. Além disso, também permite atualizar ou cancelar boletos de forma simples e a qualquer momento.
Cobranças e suas programações
Para os pacientes cadastrados que desejam pagar com boleto bancário, um software ou plataforma de gestão permitirá definir a data em que cada um receberá o comprovante em seu e-mail com o valor da consulta. Esse recurso também envia notificações por e-mail quando os recibos estão atrasados.
Integração com o sistema bancário
Se você deseja uma cobrança mais prática, com o dinheiro caindo, basicamente na hora, é necessário contar com um sistema bancário integrado a uma plataforma.
Pois assim que o sistema gera um comprovante de pagamento e o manda ao paciente, a situação financeira muda para “disponível”. Imediatamente após o pagamento, a quitação do débito também acontece automaticamente.
Otimize a gestão do sistema financeiro com a Galax Pay
Para automatizar suas cobranças únicas, recorrentes por vários meios de pagamentos, deixando o seu cliente feliz, a Galax Pay pode te ajudar. A plataforma, além de fazer a gestão de cobranças, relatórios e tudo mais, proporciona muita economia de tempo.
Além disso, você terá uma diminuição de esforços da sua equipe para realizar determinadas atividades. Até porque, um sistema de cobrança e gestão pode facilitar, e muito, esse mecanismo de pagamento entre o cliente e a clínica. Mude já a forma de pagamento e gestão de cobranças da sua empresa com a Galax Pay!
